Hồ sơ đơn đăng ký: chi tiết, tài liệu và trạng thái

Tài liệu tham khảo tổng hợp về hồ sơ ứng tuyển. Các phần của hồ sơ: Thông tin học viên (có thể chỉnh sửa, thông báo cho trường về các thay đổi), Thông tin ứng tuyển (chương trình/Chỗ ở/bảo hiểm/dịch vụ), Hộp trò chuyện/Trò chuyện trực tiếp (liên lạc trực tiếp với trường/cơ quan, hồ sơ tập trung), Tài liệu (thỏa thuận đã ký, hóa đơn tổng/ròng, LoA) và Chia sẻ tệp. Các phần thông tin hiển thị khi mở một hồ sơ ứng tuyển (Thông tin học viên, Thông tin ứng tuyển, Trò chuyện trực tiếp). Tài liệu và quản lý tài liệu: Thỏa thuận, Hóa đơn tổng, Hóa đơn ròng, Thư chấp nhận, thông báo cập nhật, lý do tải lên trong Edvisor. Trạng thái hồ sơ ứng tuyển: Đang chờ xử lý, Đang xử lý, Đã chấp nhận, Đã từ chối, cùng thời điểm cập nhật và mẹo xử lý trong <48 giờ.

Hồ sơ ứng tuyển là chế độ xem toàn diện về thông tin chi tiết hồ sơ ứng tuyển của học viên.

Thông tin học viên

Thông tin nhận dạng cơ bản từ hồ sơ học viên hoặc biểu mẫu ứng tuyển.

Nhấp vào Chỉnh sửa trên hồ sơ học viên để cập nhật. Thông báo cho trường về mọi thay đổi sau khi gửi.

Thông tin ứng tuyển

• Thông tin chương trình.
• Chỗ ở.
• Bảo hiểm.
• Dịch vụ.

Có thể chỉnh sửa bất cứ lúc nào, ngay cả sau khi gửi. Thông báo kịp thời cho trường về các thay đổi.

Hộp trò chuyện

Kênh liên lạc trực tiếp chuyên biệt với trường cho hồ sơ ứng tuyển này.

• Tin nhắn được gửi qua trò chuyện sẽ xuất hiện trên nền tảng Edvisor của trường.
• Câu trả lời của trường sẽ xuất hiện trong hộp trò chuyện của hồ sơ ứng tuyển.
• Tất cả tin nhắn được lưu trữ tại một nơi.

Tại sao nên sử dụng hộp trò chuyện thay vì email bên ngoài:

• Lưu trữ tập trung cho hồ sơ ứng tuyển.
• Cả hai bên đều có lịch sử đầy đủ.
• Giảm nhầm lẫn và thất lạc thông tin.

Nếu trường không phản hồi qua trò chuyện, hãy khuyến khích họ sử dụng kênh này. Việc cả hai bên cùng sử dụng sẽ tối đa hóa giá trị của hệ thống.

Tài liệu

Bốn tài liệu phổ biến trong tất cả hồ sơ ứng tuyển:

• Thỏa thuận đã ký.
• Hóa đơn tổng.
• Hóa đơn ròng.
• Thư chấp nhận (LoA).

Chia sẻ tệp

Chia sẻ và nhận bất kỳ tài liệu bổ sung nào dành riêng cho hồ sơ ứng tuyển này ngoài bốn tài liệu tiêu chuẩn.

Các phần thông tin

Khi mở một hồ sơ ứng tuyển, ba phần thông tin chính sẽ xuất hiện.

Thông tin học viên

Tất cả các trường thông tin học viên được cấu hình trong biểu mẫu ứng tuyển (xem Cách chỉnh sửa biểu mẫu ứng tuyển).

Thông tin ứng tuyển

Được chia thành:

• Thông tin chương trình. Khóa học mà học viên đăng ký, cùng với ngày bắt đầu, thời lượng và cường độ.
• Thông tin Chỗ ở. Loại Chỗ ở được chọn, loại phòng, loại phòng tắm, số bữa ăn mỗi ngày, ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

Nếu cơ quan hoặc học viên không chọn Chỗ ở, hoặc không có Chỗ ở, phần này sẽ trống.

Quản lý tài liệu

Các tài liệu được tải lên và quản lý trong một hồ sơ ứng tuyển.

Loại tài liệu

Thông báo cập nhật

Hệ thống Edvisor thông báo cho trường về mọi cập nhật đơn đăng ký từ đại lý:

• Tài liệu mới được đính kèm.
• Thay đổi ngày bắt đầu hoặc thời lượng.
• Tin nhắn mới trong trò chuyện trực tiếp.

Có thể lọc thông báo (xem Cách cấu hình thông báo đơn đăng ký).

Tại sao nên tải tài liệu lên Edvisor

Lưu giữ tất cả hồ sơ đăng ký ở một nơi cho cả trường và đại lý. Cả hai bên đều có thể truy cập bất cứ lúc nào.

Trạng thái đơn đăng ký

Bốn trạng thái theo dõi tiến trình của một đơn đăng ký.

Luồng trạng thái

Khi nào cần cập nhật

• Đang chờ → Đang xử lý. Ngay khi trường mở đơn đăng ký. Điều này báo hiệu cho đại lý rằng công việc đã bắt đầu, ngay cả khi còn thiếu hoặc đang chờ thông tin.
• Đang xử lý → Đã chấp nhận. Sau khi tải lên hóa đơn ròng/tổng và thư chấp nhận.
• Đang xử lý → Bị từ chối. Nếu học viên hủy vì bất kỳ lý do nào (bảo lưu hồ sơ).

Mẹo hữu ích

Trong một khảo sát của Edvisor, hơn 3.000 đại lý cho biết việc xử lý đơn đăng ký trong chưa đầy 48 giờ là cực kỳ quan trọng. Các trường có thời gian xử lý nhanh nhất được đánh giá rất cao.