Başvuru profili: ayrıntılar, belgeler ve durumlar

Birleştirilmiş başvuru profili referansı. Profil bölümleri: Öğrenci Bilgileri (düzenlenebilir, değişiklikler okula bildirilir), Başvuru Bilgileri (program/konaklama/sigorta/hizmetler), Sohbet Kutusu/Canlı Sohbet (doğrudan okul/acente iletişimi, merkezi kayıt), Belgeler (imzalı sözleşme, brüt/net fatura, LoA) ve Dosya Paylaşımı. Bir başvuru açıldığında gösterilen bilgi bölümleri (Öğrenci Bilgileri, Başvuru Bilgileri, Canlı Sohbet). Belgeler ve belge yönetimi: Sözleşmeler, Brüt Fatura, Net Fatura, Kabul Mektubu, güncelleme bildirimleri, Edvisor'a neden yükleme yapılması gerektiği. Başvuru durumları: Beklemede, İşleniyor, Kabul Edildi, Reddedildi; ne zaman güncelleneceği ve <48 saatlik işlem süresi için profesyonel ipucu.

Başvuru profili, öğrencinin başvuru ayrıntılarını kapsamlı bir şekilde görüntüler.

Öğrenci Bilgileri

Öğrenci profilinden veya başvuru formundan alınan temel kimlik bilgileri.

Güncellemek için Öğrenci profilinde Düzenle seçeneğine tıklayın. Gönderimden sonra tüm değişiklikleri okula bildirin.

Başvuru Bilgileri

• Program ayrıntıları.
• Konaklama.
• Sigorta.
• Hizmetler.

Gönderimden sonra bile herhangi bir zamanda düzenlenebilir. Değişiklikleri derhal okula bildirin.

Sohbet Kutusu

Bu başvuru için okulla doğrudan iletişim kurmaya yönelik özel kanal.

• Sohbet üzerinden gönderilen mesajlar okulun Edvisor platformunda görünür.
• Okulun yanıtları başvuru sohbet kutusunda görünür.
• Tüm mesajlar tek bir yerde saklanır.

Harici e-posta yerine sohbet kutusunu neden kullanmalısınız:

• Başvuru için merkezi kayıt.
• Her iki taraf da eksiksiz geçmişe sahip olur.
• Karışıklığı ve bilgi kaybını azaltır.

Okul sohbet üzerinden yanıt vermiyorsa, yanıt vermelerini teşvik edin. Karşılıklı kullanım, sistemin değerini en üst düzeye çıkarır.

Belgeler

Tüm başvurularda ortak olan dört belge:

• İmzalı sözleşme.
• Brüt fatura.
• Net fatura.
• Kabul Mektubu (LoA).

Dosya Paylaşımı

Dört standart belgenin ötesinde, bu başvuruya özgü ek belgeleri paylaşın ve alın.

Bilgi bölümleri

Bir başvuru açıldığında üç ana bilgi bölümü görünür.

Öğrenci Bilgileri

Başvuru formunda yapılandırılan tüm öğrenci alanları (bkz. Başvuru formu nasıl düzenlenir).

Başvuru Bilgileri

Şunlardan oluşur:

• Program Bilgileri. Öğrencinin başvurduğu Kursun yanı sıra başlangıç tarihi, süresi ve yoğunluğu.
• Konaklama Bilgileri. Seçilen konaklama türü, oda türü, banyo türü, günlük yemek sayısı, başlangıç ve bitiş tarihleri.

Acente veya öğrenci konaklama seçmediyse ya da konaklama mevcut değilse bu bölüm boş görünür.

Belge Yönetimi

Bir başvuru içinde yüklenen ve yönetilen belgeler.

Belge türleri

Güncelleme bildirimleri

Edvisor sistemi, acente tarafından yapılan başvuru güncellemeleri hakkında okulu bilgilendirir:

• Yeni belgeler eklendi.
• Başlangıç tarihinde veya sürede değişiklikler yapıldı.
• Canlı sohbette yeni mesajlar var.

Bildirimler filtrelenebilir (bkz. Başvuru bildirimleri nasıl yapılandırılır).

Belgeleri Edvisor'a yükleme nedenleri

Hem okul hem de acente için tüm başvuru kayıtlarını tek bir yerde tutar. Her iki taraf da kayıtlara istedikleri zaman erişebilir.

Başvuru durumları

Dört durum, başvurunun ilerlemesini takip eder.

Durum akışı

Ne zaman güncellenmeli

• Beklemede → İşleniyor. Okul başvuruyu açar açmaz. Bilgiler eksik veya beklemede olsa bile bu, acenteye çalışmanın başladığını bildirir.
• İşleniyor → Kabul Edildi. Net/Brüt fatura ve Kabul Mektubu yüklendikten sonra.
• İşleniyor → Reddedildi. Öğrenci herhangi bir nedenle iptal ederse (kaydı korur).

Uzman ipucu

Edvisor tarafından yapılan bir ankette 3.000'den fazla acente, başvuruların 48 saatten kısa sürede işleme alınmasının son derece önemli olduğunu belirtti. En hızlı işlem sürelerine sahip okullara büyük değer veriliyor.