ملف تعريف الطلب: التفاصيل والمستندات والحالات

مرجع موحد وشامل لملف تعريف الطلب. أقسام الملف: معلومات الطالب (قابلة للتحرير، مع إخطار المدرسة بالتغييرات)، معلومات الطلب (البرنامج/الإقامة/التأمين/الخدمات)، صندوق الدردشة/الدردشة المباشرة (التواصل المباشر مع المدرسة/الوكالة، وسجل مركزي)، المستندات (الاتفاقية الموقعة، الفاتورة الإجمالية/الصافية، خطاب القبول) ومشاركة الملفات. أقسام المعلومات التي تظهر عند فتح الطلب (معلومات الطالب، معلومات الطلب، الدردشة المباشرة). المستندات وإدارة المستندات: الاتفاقيات، الفاتورة الإجمالية، الفاتورة الصافية، خطاب القبول، إشعارات التحديث، وسبب الرفع في Edvisor. حالات الطلب: قيد الانتظار، قيد المعالجة، مقبول، مرفوض، مع توضيح متى يجب التحديث ونصيحة المعالجة خلال أقل من 48 ساعة.

ملف تعريف الطلب هو عرض شامل لتفاصيل طلب الطالب.

معلومات الطالب

تفاصيل التعريف الأساسية من ملف تعريف الطالب أو نموذج الطلب.

انقر على تحرير في ملف تعريف الطالب للتحديث. أبلغ المدرسة بأي تغييرات بعد الإرسال.

معلومات الطلب

• تفاصيل البرنامج.
• الإقامة.
• التأمين.
• الخدمات.

يمكن تعديلها في أي وقت، حتى بعد الإرسال. أبلغ المدرسة بالتغييرات فورًا.

صندوق الدردشة

قناة تواصل مباشرة مخصصة مع المدرسة لهذا الطلب.

• تظهر الرسائل المرسلة عبر الدردشة في منصة Edvisor الخاصة بالمدرسة.
• تظهر ردود المدرسة في صندوق دردشة الطلب.
• تُخزَّن جميع الرسائل في مكان واحد.

لماذا تستخدم صندوق الدردشة بدلًا من البريد الإلكتروني الخارجي:

• سجل مركزي للطلب.
• يمتلك الطرفان السجل الكامل.
• يقلل الالتباس وفقدان المعلومات.

إذا لم ترد المدرسة عبر الدردشة، شجعها على ذلك. ويؤدي الاستخدام المتبادل إلى زيادة قيمة النظام إلى أقصى حد.

المستندات

أربعة مستندات شائعة في جميع الطلبات:

• الاتفاقية الموقعة.
• الفاتورة الإجمالية.
• الفاتورة الصافية.
• خطاب القبول (LoA).

مشاركة الملفات

شارك واستلم أي مستندات إضافية خاصة بهذا الطلب بخلاف المستندات الأربعة القياسية.

أقسام المعلومات

عند فتح الطلب، تظهر ثلاثة أقسام رئيسية للمعلومات.

معلومات الطالب

جميع حقول الطالب المُهيأة في نموذج الطلب (راجع كيفية تحرير نموذج الطلب).

معلومات الطلب

مقسمة إلى:

• معلومات البرنامج. الدورة التي يتقدم إليها الطالب، بالإضافة إلى تاريخ البدء والمدة وكثافة الدورة.
• معلومات الإقامة. نوع الإقامة المحدد، ونوع الغرفة، ونوع الحمام، وعدد الوجبات يوميًا، وتاريخا البدء والانتهاء.

إذا لم تحدد الوكالة أو الطالب الإقامة، أو لم تتوفر إقامة، فسيظهر هذا القسم فارغًا.

إدارة المستندات

المستندات التي يتم رفعها وإدارتها ضمن الطلب.

أنواع المستندات

إشعارات التحديث

يُخطر نظام Edvisor المدرسة بأي تحديثات على الطلب من قبل الوكالة:

• إرفاق مستندات جديدة.
• تعديلات على تاريخ البدء أو المدة.
• رسائل جديدة في الدردشة المباشرة.

يمكن تصفية الإشعارات (راجع كيفية تكوين إشعارات الطلبات).

لماذا يتم تحميل المستندات في Edvisor

يحافظ على جميع سجلات الطلبات في مكان واحد لكل من المدرسة والوكالة. ويمكن لكلا الطرفين الوصول إليها في أي وقت.

حالات الطلب

تتتبع أربع حالات تقدم الطلب.

تدفق الحالات

متى يتم التحديث

• قيد الانتظار → قيد المعالجة. بمجرد أن تفتح المدرسة الطلب. يشير ذلك إلى الوكالة بأن العمل قد بدأ، حتى إذا كانت بعض المعلومات مفقودة أو معلقة.
• قيد المعالجة → مقبول. بعد تحميل الفاتورة الصافية/الإجمالية وخطاب القبول.
• قيد المعالجة → مرفوض. إذا ألغى الطالب لأي سبب (مع الحفاظ على السجل).

نصيحة مهمة

في استطلاع أجرته Edvisor، أفاد أكثر من 3,000 وكيل بأن معالجة الطلبات في أقل من 48 ساعة أمر بالغ الأهمية. وتحظى المدارس ذات أسرع أوقات المعالجة بتقدير كبير.