Création de modèles d’e-mails et de chat sur EdCommerce

EdCommerce vous permet de créer des modèles d’e-mails et de chat afin que votre équipe puisse communiquer rapidement et de manière cohérente avec les étudiants et les clients. Cet article explique comment configurer chaque type.

Modèles d’e-mails

La création de modèles d’e-mails pour votre équipe peut vous faire gagner du temps et garantir la cohérence des communications de votre entreprise. En quelques étapes simples, vous pouvez créer des modèles d’e-mails sur EdCommerce, en intégrant votre image de marque et vos éléments de design.

Types de notifications par e-mail

1. Confirmations de réservation

• À : Étudiants — « Étudiant - Confirmation de réservation ». L’étudiant recevra une notification l’informant que la réservation a été créée et que vous le contacterez pour poursuivre le processus de candidature.
• À : Utilisateurs administrateurs — « Administrateur - Confirmation de réservation ». Les utilisateurs administrateurs de votre compte EdCommerce peuvent également recevoir une notification lorsqu’un étudiant effectue une réservation via la plateforme.

2. Identifiants de connexion

• À : Étudiants — « Étudiant - Identifiants de connexion ». L’étudiant recevra une notification par e-mail contenant ses identifiants de connexion et son mot de passe.
• À : Administrateurs EdCommerce — « Administrateur - Identifiants de connexion ». Vos utilisateurs administrateurs recevront une notification par e-mail contenant leurs identifiants de connexion et leur mot de passe.

3. Confirmation de réinitialisation du mot de passe

• À : Étudiants — « Confirmation de réinitialisation du mot de passe ». L’étudiant recevra cette notification par e-mail pour réinitialiser son mot de passe.
• À : Administrateurs EdCommerce — « Administrateur - Confirmation de réinitialisation du mot de passe ». Les utilisateurs administrateurs recevront cette notification par e-mail pour réinitialiser leur mot de passe.

4. Confirmation du formulaire de contact

• À : Étudiants — « Étudiant - Confirmation du formulaire de contact ». Lorsqu’un étudiant remplit l’un de vos formulaires de contact, il recevra cette confirmation par e-mail l’informant que ses informations ont bien été reçues.
• À : Administrateurs EdCommerce — « Administrateur - Confirmation de l’e-mail de contact ». Cet e-mail sera envoyé aux utilisateurs administrateurs pour les informer qu’un étudiant a rempli le formulaire de contact.

Comment personnaliser le contenu de vos modèles d’e-mails

La première étape consiste à accéder à la section des paramètres de votre site EdCommerce > Modèles d’e-mails > Éditeur.

Image d’en-tête

Le premier champ vous permet de télécharger une image d’en-tête à inclure dans vos e-mails, comme le logo de votre entreprise ou d’autres éléments de votre image de marque. Cela améliore instantanément la reconnaissance de vos e-mails et renforce l’identité de marque de votre entreprise.

Blocs de contenu

Les blocs de contenu regroupent tous les éléments prédéfinis qui composent un e-mail, notamment l’en-tête, le corps, le pied de page et le bouton d’appel à l’action. Vous pouvez activer ou désactiver ces blocs et les personnaliser selon vos besoins.

Il est important de comprendre la distinction entre "Blocs de contenu" et "Modèles d’e-mails" :

• Les blocs de contenu désignent la zone où vous pouvez personnaliser et concevoir le contenu de votre e-mail.
• Les modèles d’e-mails définissent la structure globale de votre e-mail, qui peut inclure différents blocs de contenu avec du contenu prédéfini.

Pour travailler avec les blocs de contenu :

• Pour créer un nouveau bloc de contenu, cliquez sur le bouton bleu Ajouter des blocs de contenu.
• Pour modifier un bloc de contenu, cliquez sur l’icône représentant trois points, puis sur Modifier. Les deux options ouvrent un aperçu de votre bloc de contenu sur le côté gauche de l’écran ; sur le côté droit, vous pouvez modifier le titre, le sous-titre, la description et d’autres détails. Une fois satisfait, enregistrez-le et il sera disponible pour être utilisé dans vos modèles d’e-mails.

Dans la section Blocs de contenu, vous trouverez également un bloc conçu pour le pied de page de vos e-mails, ainsi qu’un bloc pour vos coordonnées. Vous pouvez faire glisser et déposer ces deux blocs à la fin de vos e-mails afin de fournir des informations supplémentaires et de garantir le respect des exigences légales.

Modèles d’e-mails

Une fois que vous avez personnalisé tous les blocs de contenu, il est temps de personnaliser vos modèles d’e-mails, qui définissent la structure de vos e-mails. Faites défiler la page jusqu’à la section Modèles d’e-mails, puis suivez le même processus :

• Pour créer un nouveau modèle, cliquez sur le bouton bleu Ajouter un design.
• Pour modifier un modèle, cliquez sur l’icône représentant trois points et sélectionnez Modifier.

Vous aurez alors accès à l’éditeur, où vous pourrez modifier la structure de votre modèle d’e-mail. Sur le côté gauche, vous verrez un aperçu du modèle d’e-mail de notification ; sur le côté droit, une liste des blocs de contenu créés précédemment. Les boutons à bascule situés à côté de chaque bloc de contenu vous permettent de les activer ou de les désactiver, et vous pouvez faire glisser et déposer les blocs de contenu actifs dans l’aperçu de l’e-mail afin de les organiser. N’oubliez pas d’enregistrer votre design avant de quitter la page.

Comment définir les destinataires de vos notifications par e-mail

Pour définir les destinataires de chaque modèle d’e-mail, retournez à la section principale, cliquez sur l’icône représentant trois points et sélectionnez Modifier les équipes. Vous trouverez ici la liste de tous les coéquipiers que vous avez ajoutés à la plateforme EdCommerce. Selon le modèle d’e-mail que vous modifiez, vous pouvez sélectionner la personne qui recevra les notifications lorsqu’un étudiant effectue une réservation, crée un compte ou demande davantage d’informations via le formulaire de contact.

Modèles de chat

Si votre équipe gère les demandes des clients via le chat en direct, la création de modèles de chat ou de textes prédéfinis peut vous faire gagner du temps et garantir des réponses cohérentes. En quelques étapes, vous pouvez créer et utiliser des modèles de chat dans vos conversations en direct.

Pour créer un nouveau modèle de chat, accédez simplement à la section des paramètres, cliquez sur "Modèles d’e-mails" > "Chats" > "Ajouter un modèle de chat".

Vous serez invité à donner au modèle un titre, une description et un document facultatif à inclure avec l'extrait. Une fois les détails renseignés, cliquez sur "Enregistrer" et le modèle de chat sera ajouté à votre liste de modèles.

À partir de là, vous pouvez activer et désactiver les modèles de chat pour les rendre accessibles à votre équipe lors des conversations de chat en direct. Vous pouvez également accéder aux modèles pour les modifier ou les supprimer selon vos besoins.

Comment utiliser les modèles de chat ?

Lorsque votre équipe traite des demandes via le chat en direct, elle peut accéder à une liste de ces modèles de chat et les utiliser pour répondre rapidement et efficacement aux questions des clients. Cela peut contribuer à garantir une communication cohérente et à faire gagner du temps à votre équipe.

En créant des modèles de chat, vous pouvez rationaliser votre processus de chat en direct et fournir aux clients des réponses rapides et précises. Cela peut contribuer à améliorer la satisfaction des clients et à rendre le service client de votre entreprise plus efficace.