Quản lý học viên: chế độ xem, lọc và thao tác hàng loạt

Theo dõi mọi học sinh từ lần hỏi thông tin đầu tiên đến khi ghi danh cuối cùng.

Quản lý học sinh

Thêm học sinh

Truy cập Học sinh và nhấp vào Thêm học sinh. Nhập thông tin cơ bản của họ:

• Tên, email (bắt buộc — dùng để đăng nhập cổng thông tin), ngày sinh, quốc tịch
• Số điện thoại, địa chỉ, số hộ chiếu, loại thị thực
• Mục tiêu học tập: điểm đến, trường học, chương trình, ngày bắt đầu, thời lượng, ngân sách

Bạn cũng có thể thêm học sinh thông qua Biểu mẫu (xem hướng dẫn "Cách sử dụng Biểu mẫu").

Quy trình

Quy trình sắp xếp học sinh theo từng giai đoạn. Mỗi quy trình có các trạng thái (ví dụ: Khách hàng tiềm năng mới → Đã liên hệ → Đã gửi đề xuất → Đã đặt chỗ → Đã ghi danh). Mỗi trạng thái có thể có một danh sách kiểm tra để đội ngũ của bạn biết cần làm gì ở từng giai đoạn.

Một học sinh có thể thuộc nhiều quy trình cùng lúc — ví dụ, một quy trình cho toàn bộ quá trình bán hàng và một quy trình khác để theo dõi thị thực.

Phân công học sinh

Phân công mỗi học sinh cho một thành viên trong đội ngũ. Người đó sẽ nhận tất cả thông báo về học sinh — lời nhắc, cập nhật và cảnh báo nhiệm vụ.

Tags

Thêm tags vào học sinh để dễ dàng lọc. Tags là văn bản tự do — tạo bất kỳ tag nào bạn cần (ví dụ: "VIP", "Học bổng", "Đang chờ thị thực").

Trường tùy chỉnh

Nếu bạn cần theo dõi thông tin không có trong các trường tiêu chuẩn, hãy tạo trường tùy chỉnh (văn bản, danh sách thả xuống hoặc ngày tháng) trong cài đặt văn phòng.

Lưu trữ

Học sinh được lưu trữ, không bị xóa. Học sinh đã lưu trữ sẽ chuyển đến một danh sách riêng và không còn xuất hiện trong chế độ xem quy trình của bạn. Bạn có thể thiết lập tự động lưu trữ đối với những học sinh không có hoạt động sau một số ngày nhất định.

[Ảnh chụp màn hình: Chế độ xem quy trình học sinh]

[Ảnh chụp màn hình: Hồ sơ học sinh]

Chế độ xem và quy trình

Phần Học sinh là cốt lõi CRM của Edvisor để theo dõi và quản lý cơ sở dữ liệu học sinh.

Cách truy cập

Học sinh trong menu bên trái.

Chế độ xem mặc định

• Tất cả. Tất cả học sinh đang hoạt động.
• Không có quy trình. Học sinh chưa được phân công vào quy trình.

Chế độ xem bổ sung

• Học sinh đã lưu trữ. Nhấp vào biểu tượng 3 chấm bên cạnh Không có quy trình. Để bỏ lưu trữ, mở hồ sơ học sinh và nhấp vào Khôi phục học sinh.
• Quy trình học sinh. Các quy trình tùy chỉnh mô phỏng quá trình bán hàng. Mỗi giai đoạn = một bước hướng tới chuyển đổi.

Quy trình là gì

Các công cụ trực quan mô phỏng quá trình bán hàng bằng cách tạo ra các giai đoạn. Mỗi giai đoạn thể hiện một bước mà khách hàng tiềm năng thực hiện trước khi trở thành khách hàng.

Chọn quy trình

Chọn một quy trình từ menu thả xuống Quy trình ở phía trên bên trái màn hình Học sinh. Học sinh sẽ được sắp xếp lại theo các giai đoạn của quy trình đó, xuất hiện dưới dạng các tab ở phía trên cùng với số lượng ở mỗi giai đoạn.

Chế độ xem danh sách và chế độ xem bảng

Chuyển đổi giữa hai bố cục bằng nút chuyển Danh sách / Bảng ở phía trên bên phải:

• Danh sách. Một bảng gồm các sinh viên, mỗi hàng là một sinh viên.
• Bảng. Một bảng kanban với một cột cho mỗi giai đoạn trong quy trình. Mỗi sinh viên xuất hiện dưới dạng một thẻ. Kéo một thẻ từ cột này sang cột khác để chuyển sinh viên đó sang giai đoạn mới — không cần mở từng hồ sơ.

Thay đổi giai đoạn có thể kích hoạt các quy trình tự động

Chuyển một sinh viên sang giai đoạn mới — chẳng hạn bằng cách kéo thẻ trong chế độ xem Bảng — có thể kích hoạt một quy trình tự động. Trình kích hoạt Thay đổi giai đoạn trong quy trình hỗ trợ các điều kiện "Đã chuyển sang giai đoạn" và "Đã chuyển khỏi giai đoạn", vì vậy một quy trình tự động có thể theo dõi cả hai hướng. Việc phân công lại hàng loạt không kích hoạt trình này, do đó những sinh viên được chuyển hàng loạt sẽ không kích hoạt các quy trình tự động dựa trên giai đoạn.

Xem Cách thiết lập Quy trình tự động.

Tùy chỉnh các cột (chế độ xem Danh sách)

1. Nhấp vào biểu tượng 3 dấu chấm bên cạnh phân trang danh sách.
2. Chọn Quản lý các cột của bảng.
3. ID và Tên là các cột mặc định và luôn hiển thị. Đánh dấu các trường bổ sung bạn muốn hiển thị, sau đó kéo các trường đã chọn để sắp xếp lại.
4. Nhấp vào Lưu.

Lựa chọn cột được thiết lập theo từng người dùng — mỗi thành viên trong nhóm sẽ thấy cấu hình riêng của mình.

Lọc và tìm kiếm

Tìm các sinh viên cụ thể bằng bộ lọc và chức năng tìm kiếm.

Bộ lọc

1. Nhấp vào Bộ lọc ở đầu chế độ xem Sinh viên.
2. Chọn tiêu chí bạn muốn lọc. Các tùy chọn bao gồm Nhân viên phụ trách, Quốc tịch, Quốc gia hiện tại, Thành phố quê quán, Đã đánh dấu, Tags, Văn phòng, Chương trình hiện tại, Chương trình trước đây, Trường hiện tại và Trường trước đây.
3. Kết hợp các bộ lọc để thu hẹp danh sách.

Bộ lọc giữ nguyên chế độ xem đang hoạt động nhưng giới hạn chế độ xem đó ở những sinh viên phù hợp.

Thanh tìm kiếm

Sử dụng thanh tìm kiếm ở đầu màn hình để tìm một sinh viên cụ thể theo tên, email hoặc ID.

Chức năng tìm kiếm sẽ tìm trên toàn bộ cơ sở dữ liệu, bất kể chế độ xem đang hoạt động (vì vậy một sinh viên trong quy trình vẫn sẽ xuất hiện ngay cả khi đang ở chế độ xem Tất cả).

Khi nào nên sử dụng tính năng nào

• Bộ lọc để xem các nhóm (ví dụ: tất cả sinh viên có quốc gia hiện tại là Brazil hoặc tất cả mọi người trong một chương trình nhất định).
• Tìm kiếm để tìm một sinh viên cụ thể đã biết.

Thao tác hàng loạt

Áp dụng thao tác cho nhiều sinh viên cùng lúc.

Cách truy cập

Trong chế độ xem danh sách Sinh viên, đánh dấu vào các ô bên cạnh những sinh viên bạn muốn chọn. Một thanh thao tác hàng loạt sẽ xuất hiện.

Để thao tác trên toàn bộ danh sách, hãy đánh dấu vào ô trong tiêu đề bảng. Thao tác này sẽ chọn mọi sinh viên trên trang hiện tại, sau đó bạn có thể chọn tất cả sinh viên trên mọi trang của danh sách đã lọc — không chỉ trang bạn đang xem.

Các thao tác hàng loạt khả dụng

• Phân công lại. Gán những học sinh đã chọn cho một thành viên nhóm khác.
• Gắn thẻ. Áp dụng thẻ để tổ chức hoặc phục vụ các chiến dịch.
• Quy trình. Thêm những học sinh đã chọn vào một quy trình.
• Email. Gửi một email đến tất cả học sinh đã chọn. Các thông tin được cá nhân hóa (chẳng hạn như tên của từng học sinh) sẽ được tự động điền cho mỗi người nhận. Bạn có thể gửi email cho tối đa 50 học sinh mỗi lần gửi.
• Xóa. Xóa vĩnh viễn (không thể hoàn tác).

Nhập hàng loạt

Để thêm nhiều học sinh cùng lúc, hãy sử dụng tính năng nhập hàng loạt:

1. Nhấp vào biểu tượng 3 dấu chấm bên cạnh + Thêm học sinh.
2. Chọn Nhập học sinh.
3. Làm theo quy trình nhập.

Lưu ý. Chỉ Quản trị viên mới có thể thực hiện việc nhập hàng loạt.

Khi nào nên sử dụng hàng loạt thay vì từng cá nhân

• Hàng loạt cho: chiến dịch, phân công lại hàng loạt, gửi email cho một nhóm.
• Cá nhân cho: cập nhật đơn lẻ, thay đổi trạng thái, hoàn thiện hồ sơ.