Hồ sơ học viên: các tab và hành động

Hồ sơ học viên trên các tab và cột quản lý cố định: tab Thông tin (Thông tin học viên, Trường tùy chỉnh, Người liên hệ phụ), các tab Mục tiêu + Khóa học / Đề xuất + Hóa đơn / Tệp, và các thao tác quản lý (cột bên phải: Người được giao, Trạng thái, Quy trình, Tags; thao tác nhanh cho công việc, ghi chú, tags, email, cập nhật quy trình, lưu trữ, xóa).

Hồ sơ học viên sắp xếp thông tin của học viên trên nhiều tab, với một cột quản lý cố định luôn hiển thị.

Tab Thông tin

Tab Thông tin là phần dữ liệu nền tảng của hồ sơ học viên.

Thông tin học viên

Được điền sẵn khi tạo hồ sơ. Hoàn tất thông tin của học viên, bao gồm:

• Giới tính.
• Số điện thoại.
• Ngày sinh.
• Địa chỉ nhà, thành phố và mã bưu chính/mã zip.
• Quốc tịch.
• Số hộ chiếu.
• Hộ chiếu hiện tại — đối với học viên có nhiều hơn một hộ chiếu, ghi lại hộ chiếu mà họ đang sử dụng.
• Ngày hết hạn thị thực.
• Quốc gia cấp thị thực.
• Loại thị thực học viên.

Trường tùy chỉnh

Edvisor cung cấp các trường được tạo sẵn, phổ biến đối với các đại lý giáo dục quốc tế. Quản trị viên có thể tạo thêm các trường tùy chỉnh phù hợp với đại lý.

Ví dụ: nguồn khách hàng tiềm năng, trình độ ngôn ngữ, trình độ học vấn.

Các trường tùy chỉnh được quản lý trong Cài đặt → Văn phòng.

Người liên hệ phụ

Lưu trữ thông tin về những người có liên quan đến học viên:

• Cha mẹ.
• Người giám hộ.
• Thành viên gia đình khác.
• Bạn bè hoặc người bảo trợ.

Giúp tất cả người liên hệ có liên quan luôn có thể truy cập từ hồ sơ học viên.

Mục tiêu + Khóa học, Đề xuất + Hóa đơn, Tệp

Ba tab để theo dõi vòng đời học viên và tài liệu.

Tab Mục tiêu + Khóa học

Mục tiêu của học viên. Lưu trữ thông tin lập kế hoạch học tập:

• Quốc gia muốn học.
• Thời lượng học.
• Ngân sách.
• Số giờ mỗi tuần.
• Ngày bắt đầu chỗ ở.

Khóa học hiện tại và trước đây. Khi học viên đăng ký các chương trình cụ thể, hãy lưu trữ thông tin đó tại đây. Liên kết đến các lời nhắc cá nhân được thiết lập trong cài đặt cá nhân.

Tab Đề xuất + Hóa đơn

Hiển thị tất cả đề xuất và hóa đơn liên quan đến học viên. Tab này sẽ trống cho đến khi đề xuất hoặc hóa đơn đầu tiên được tạo.

Khi đề xuất hoặc hóa đơn được gửi, chúng sẽ tự động xuất hiện tại đây.

Tab Tệp

Lưu trữ tài liệu không giới hạn:

• Hộ chiếu.
• Thị thực.
• Hóa đơn.
• Thư chấp nhận (LoA).
• Các tài liệu khác của học viên.

Giới hạn kích thước tệp. Mỗi tài liệu phải nhỏ hơn 5MB.

Thao tác quản lý

Cột bên phải của hồ sơ học viên là một phần cố định, hiển thị trên tất cả các tab. Sử dụng cột này để quản lý toàn bộ quy trình tư vấn.

Luôn hiển thị

• Được giao cho. Nhân viên tư vấn phụ trách sinh viên. Chỉ quản trị viên mới có thể thay đổi.
• Trạng thái. Trạng thái hiện tại của sinh viên.
• Quy trình. Quy trình và giai đoạn hiện tại.
• Tags. Nhãn tùy chỉnh để tổ chức.

Thao tác nhanh

• Tạo tác vụ. Tạo các mục việc cần làm được liên kết với sinh viên. Tác vụ có thể được giao cho bạn, một đồng đội hoặc chính sinh viên — khi được giao cho sinh viên, họ sẽ thấy tác vụ đó trong cổng thông tin của mình và có thể đánh dấu là đã hoàn thành.
• Thêm ghi chú. Ghi chú nội bộ dành cho nhóm.
• Tạo tags. Áp dụng hoặc tạo tags mới.
• Gửi email. Soạn và gửi email cho sinh viên.
• Cập nhật quy trình. Di chuyển sinh viên qua các giai đoạn của quy trình bán hàng.
• Lưu trữ sinh viên. Đưa sinh viên ra khỏi cơ sở dữ liệu đang hoạt động nhưng vẫn bảo toàn lịch sử.
• Xóa sinh viên. Xóa vĩnh viễn (không thể hoàn tác).

Khi nào nên sử dụng thao tác nào

• Tác vụ. Theo dõi, thời hạn, các mục việc cần làm.
• Ghi chú. Nhận xét nội bộ không được chia sẻ với sinh viên.
• Email. Trao đổi trực tiếp với sinh viên.
• Tags. Nhóm sinh viên theo chiến dịch, nguồn hoặc thuộc tính.
• Lưu trữ. Hồ sơ không hoạt động nhưng vẫn có giá trị lịch sử.
• Xóa. Chỉ dùng cho dữ liệu thử nghiệm hoặc bản trùng lặp.