Gestion des étudiants : vues, filtrage et actions groupées

Suivez chaque étudiant, de la première demande à l'inscription finale.

Gérer vos étudiants

Ajouter un étudiant

Accédez à Étudiants et cliquez sur Ajouter un étudiant. Saisissez ses informations de base :

• Nom, e-mail (obligatoire — utilisé pour la connexion au portail), date de naissance, nationalité
• Téléphone, adresse, numéro de passeport, type de visa
• Objectifs d'études : destination, établissements, programmes, date de début, durée, budget

Vous pouvez également ajouter des étudiants via Formulaires (voir le guide « Comment utiliser les formulaires »).

Entonnoirs

Les entonnoirs organisent vos étudiants par étape. Chaque entonnoir comporte des statuts (par exemple, Nouveau prospect → Contacté → Proposition envoyée → Réservé → Inscrit). Chaque statut peut avoir une liste de contrôle afin que votre équipe sache quoi faire à chaque étape.

Un étudiant peut appartenir à plusieurs entonnoirs en même temps — par exemple, un entonnoir pour l'ensemble du processus commercial et un autre pour le suivi du visa.

Attribuer des étudiants

Attribuez chaque étudiant à un membre de l'équipe. Cette personne reçoit toutes les notifications concernant l'étudiant — rappels, mises à jour et alertes de tâches.

Étiquettes

Ajoutez des étiquettes aux étudiants pour faciliter le filtrage. Les étiquettes sont du texte libre — créez toutes les étiquettes dont vous avez besoin (par exemple, « VIP », « Bourse », « Visa en attente »).

Champs personnalisés

Si vous devez suivre des informations qui ne sont pas couvertes par les champs standard, créez des champs personnalisés (texte, liste déroulante ou date) dans les paramètres de votre bureau.

Archivage

Les étudiants sont archivés et non supprimés. Les étudiants archivés sont déplacés vers une liste distincte et n'apparaissent plus dans vos vues d'entonnoir. Vous pouvez configurer l'archivage automatique des étudiants n'ayant eu aucune activité après un certain nombre de jours.

[Capture d'écran : vue de l'entonnoir des étudiants]

[Capture d'écran : profil de l'étudiant]

Vues et entonnoirs

La section Étudiants constitue le cœur du CRM d'Edvisor pour suivre et gérer la base de données des étudiants.

Comment y accéder

Étudiants dans le menu latéral gauche.

Vues par défaut

• Tous. Tous les étudiants actifs.
• Aucun entonnoir. Étudiants qui ne sont pas encore affectés à un entonnoir.

Vues supplémentaires

• Étudiants archivés. Cliquez sur l'icône à 3 points à côté de Aucun entonnoir. Pour désarchiver, ouvrez l'étudiant et cliquez sur Restaurer l'étudiant.
• Entonnoirs étudiants. Entonnoirs personnalisés représentant le processus commercial. Chaque étape = un pas vers la conversion.

Que sont les entonnoirs

Des outils visuels qui représentent le processus commercial en créant des étapes. Chaque étape représente une action effectuée par un prospect avant de devenir un client.

Choisir un entonnoir

Sélectionnez un entonnoir dans la liste déroulante Entonnoir en haut à gauche de l'écran Étudiants. Les étudiants sont réorganisés selon les étapes de cet entonnoir, qui apparaissent sous forme d'onglets en haut, avec un nombre pour chaque étape.

Vue en liste et vue en tableau

Basculez entre deux mises en page à l'aide du bouton Liste / Tableau en haut à droite :

• Liste. Un tableau d’étudiants, une ligne par étudiant.
• Tableau. Un tableau kanban avec une colonne par étape du pipeline. Chaque étudiant apparaît sous forme de carte. Faites glisser une carte d’une colonne à une autre pour déplacer cet étudiant vers une nouvelle étape — inutile d’ouvrir chaque profil.

Les changements d’étape peuvent déclencher des automatisations

Déplacer un étudiant vers une nouvelle étape — par exemple en faisant glisser une carte dans la vue Tableau — peut déclencher une automatisation. Le déclencheur Changement d’étape du pipeline prend en charge les conditions "Déplacé vers l’étape" et "Déplacé depuis l’étape", afin qu’une automatisation puisse surveiller l’une ou l’autre direction. Les réaffectations groupées ne le déclenchent pas, de sorte que les étudiants déplacés en groupe ne déclencheront pas d’automatisations basées sur les étapes.

Consultez Comment configurer les automatisations.

Personnaliser les colonnes (vue Liste)

1. Cliquez sur l’icône à 3 points à côté de la pagination de la liste.
2. Sélectionnez Gérer les colonnes du tableau.
3. ID et Nom sont des colonnes par défaut et restent toujours visibles. Cochez les champs supplémentaires que vous souhaitez afficher, puis faites glisser les champs sélectionnés pour les réorganiser.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Les choix de colonnes sont propres à chaque utilisateur — chaque membre de l’équipe voit sa propre configuration.

Filtrer et rechercher

Trouvez des étudiants spécifiques à l’aide des filtres et de la recherche.

Filtres

1. Cliquez sur Filtres en haut de la vue Étudiants.
2. Choisissez les critères de filtrage. Les options incluent les agents, la nationalité, le pays actuel, la ville d’origine, les favoris, les Étiquettes, le bureau, le programme actuel, le programme passé, les écoles actuelles et les écoles passées.
3. Combinez les filtres pour affiner la liste.

Les filtres conservent la vue active, mais la limitent aux étudiants correspondants.

Barre de recherche

Utilisez la barre de recherche en haut de l’écran pour trouver un étudiant spécifique par nom, e-mail ou ID.

La recherche s’effectue dans l’ensemble de la base de données, quelle que soit la vue active (ainsi, un étudiant dans un pipeline apparaît même depuis la vue Tous).

Quand utiliser lequel

• Filtrez pour parcourir des groupes (par exemple, tous les étudiants dont le pays actuel est le Brésil, ou tous ceux qui suivent un programme donné).
• Recherchez pour trouver un étudiant spécifique que vous connaissez.

Actions groupées

Appliquez des actions à plusieurs étudiants à la fois.

Comment y accéder

Dans la vue en liste des Étudiants, cochez les cases à côté des étudiants souhaités. Une barre d’actions groupées apparaît.

Pour agir sur toute votre liste, cochez la case dans l’en-tête du tableau. Cela sélectionne chaque étudiant de la page actuelle, puis vous pouvez sélectionner tous les étudiants de toutes les pages de votre liste filtrée — et pas seulement ceux de la page que vous consultez.

Actions groupées disponibles

• Réattribuer. Attribuer les étudiants sélectionnés à un autre membre de l’équipe.
• Étiqueter. Appliquer des étiquettes pour l’organisation ou les campagnes.
• Pipeline. Ajouter les étudiants sélectionnés à un pipeline.
• E-mail. Envoyer un e-mail à tous les étudiants sélectionnés. Les informations personnalisées (comme le nom de chaque étudiant) sont automatiquement renseignées pour chaque destinataire. Vous pouvez envoyer un e-mail à 50 étudiants maximum par envoi.
• Supprimer. Suppression définitive (irréversible).

Importation en masse

Pour ajouter plusieurs étudiants à la fois, utilisez l’importation en masse :

1. Cliquez sur l’icône à trois points à côté de + Ajouter un étudiant.
2. Sélectionnez Importer des étudiants.
3. Suivez le processus d’importation.

Remarque. Seuls les administrateurs peuvent effectuer des importations en masse.

Quand utiliser l’importation en masse ou individuelle

• En masse pour : les campagnes, la réattribution en masse, l’envoi d’e-mails à un groupe.
• Individuelle pour : les mises à jour ponctuelles, les changements de statut, le renseignement du profil.