Gestión de estudiantes: vistas, filtrado y acciones masivas

Haz seguimiento de cada estudiante desde la primera consulta hasta la matrícula final.

Gestión de tus estudiantes

Añadir un estudiante

Ve a Estudiantes y haz clic en Añadir estudiante. Introduce su información básica:

• Nombre, correo electrónico (obligatorio — se utiliza para iniciar sesión en el portal), fecha de nacimiento, nacionalidad
• Teléfono, dirección, número de pasaporte, tipo de visado
• Objetivos de estudio: destino, centros educativos, programas, fecha de inicio, duración, presupuesto

También puedes añadir estudiantes a través de Formularios (consulta la guía "Cómo usar los formularios").

Embudos

Los embudos organizan a tus estudiantes por etapa. Cada embudo tiene estados (por ejemplo, Nuevo contacto → Contactado → Propuesta enviada → Reservado → Matriculado). Cada estado puede tener una lista de tareas para que tu equipo sepa qué hacer en cada etapa.

Un estudiante puede pertenecer a varios embudos al mismo tiempo; por ejemplo, un embudo para el proceso general de ventas y otro para el seguimiento del visado.

Asignar estudiantes

Asigna cada estudiante a un miembro del equipo. Esa persona recibe todas las notificaciones del estudiante: recordatorios, actualizaciones y alertas de tareas.

Etiquetas

Añade etiquetas a los estudiantes para filtrarlos fácilmente. Las etiquetas son texto libre: crea cualquier etiqueta que necesites (por ejemplo, "VIP", "Beca", "Visado pendiente").

Campos personalizados

Si necesitas hacer seguimiento de información que no está incluida en los campos estándar, crea campos personalizados (de texto, lista desplegable o fecha) en la configuración de tu oficina.

Archivado

Los estudiantes se archivan, no se eliminan. Los estudiantes archivados pasan a una lista separada y dejan de aparecer en las vistas de tus embudos. Puedes configurar el archivado automático de estudiantes que no tengan actividad después de cierto número de días.

[Captura de pantalla: vista del embudo de estudiantes]

[Captura de pantalla: perfil del estudiante]

Vistas y embudos

La sección Estudiantes es el núcleo del CRM de Edvisor para hacer seguimiento y gestionar la base de datos de estudiantes.

Cómo acceder

Estudiantes en el menú lateral izquierdo.

Vistas predeterminadas

• Todos. Todos los estudiantes activos.
• Sin embudo. Estudiantes que aún no están asignados a un embudo.

Vistas adicionales

• Estudiantes archivados. Haz clic en el icono de 3 puntos junto a Sin embudo. Para desarchivar, abre el estudiante y haz clic en Restaurar estudiante.
• Embudos de estudiantes. Embudos personalizados que representan el proceso de ventas. Cada etapa = un paso hacia la conversión.

Qué son los embudos

Son herramientas visuales que representan el proceso de ventas mediante la creación de etapas. Cada etapa representa un paso que da un posible cliente antes de convertirse en cliente.

Elegir un embudo

Selecciona un embudo en el menú desplegable Embudos situado en la parte superior izquierda de la pantalla de Estudiantes. Los estudiantes se reorganizan según las etapas de ese embudo, que aparecen como pestañas en la parte superior con un recuento en cada etapa.

Vista de lista y vista de tablero

Cambia entre dos diseños mediante el selector Lista / Tablero situado en la parte superior derecha:

• Lista. Una tabla de estudiantes, una fila por cada uno.
• Tablero. Un tablero kanban con una columna por cada etapa del flujo. Cada estudiante aparece como una tarjeta. Arrastra una tarjeta de una columna a otra para mover a ese estudiante a una nueva etapa — no es necesario abrir cada perfil.

Los cambios de etapa pueden activar automatizaciones

Mover a un estudiante a una nueva etapa — por ejemplo, arrastrando una tarjeta en la vista de tablero — puede activar una automatización. El activador de Cambio de etapa del flujo admite las condiciones "Movido a la etapa" y "Movido desde la etapa", por lo que una automatización puede supervisar cualquiera de las dos direcciones. Las reasignaciones masivas no lo activan, por lo que los estudiantes movidos en masa no activarán automatizaciones basadas en etapas.

Consulta Cómo configurar automatizaciones.

Personalizar columnas (vista de lista)

1. Haz clic en el icono de 3 puntos junto a la paginación de la lista.
2. Selecciona Administrar columnas de la tabla.
3. ID y Nombre son columnas predeterminadas y siempre permanecen visibles. Marca los campos adicionales que quieras mostrar y, luego, arrastra los campos seleccionados para reordenarlos.
4. Haz clic en Guardar.

Las opciones de columnas son por usuario: cada miembro del equipo ve su propia configuración.

Filtrar y buscar

Encuentra estudiantes específicos usando filtros y la búsqueda.

Filtros

1. Haz clic en Filtros en la parte superior de la vista de estudiantes.
2. Elige por qué filtrar. Las opciones incluyen Agentes, Nacionalidad, País actual, Ciudad de origen, Destacados, Etiquetas, Oficina, Programa actual, Programa anterior, Escuelas actuales y Escuelas anteriores.
3. Combina filtros para restringir la lista.

Los filtros mantienen la vista activa, pero la restringen a los estudiantes que coinciden.

Barra de búsqueda

Usa la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla para encontrar un estudiante específico por nombre, correo electrónico o ID.

La búsqueda se realiza en toda la base de datos, independientemente de la vista activa (por lo que un estudiante en un flujo aparece incluso desde la vista Todos).

Cuándo usar cada opción

• Filtrar para explorar grupos (por ejemplo, todos los estudiantes cuyo país actual es Brasil o todos los que están en un programa determinado).
• Buscar para encontrar un estudiante específico que ya conoces.

Acciones masivas

Aplica acciones a varios estudiantes a la vez.

Cómo acceder

En la vista de lista de estudiantes, marca las casillas junto a los estudiantes que quieras. Aparecerá una barra de acciones masivas.

Para actuar sobre toda la lista, marca la casilla en el encabezado de la tabla. Esto selecciona a todos los estudiantes de la página actual y, después, puedes seleccionar a todos los estudiantes de todas las páginas de tu lista filtrada, no solo de la página que estás viendo.

Acciones masivas disponibles

• Reasignar. Asigna los estudiantes seleccionados a un miembro diferente del equipo.
• Etiquetar. Aplica etiquetas para organización o campañas.
• Pipeline. Añade los estudiantes seleccionados a un pipeline.
• Correo electrónico. Envía un correo electrónico a todos los estudiantes seleccionados. Los detalles personalizados (como el nombre de cada estudiante) se completan automáticamente para cada destinatario. Puedes enviar correos electrónicos a hasta 50 estudiantes por envío.
• Eliminar. Eliminación permanente (irreversible).

Importación masiva

Para añadir muchos estudiantes a la vez, utiliza la importación masiva:

1. Haz clic en el icono de tres puntos junto a + Añadir estudiante.
2. Selecciona Importar estudiantes.
3. Sigue el flujo de importación.

Nota. Solo los administradores pueden realizar importaciones masivas.

Cuándo usar la opción masiva o individual

• Masiva para: campañas, reasignación masiva, enviar correos electrónicos a un grupo.
• Individual para: actualizaciones puntuales, cambios de estado, completar perfiles.