Διαχείριση μαθητών: προβολές, φιλτράρισμα και μαζικές ενέργειες

Παρακολουθήστε κάθε μαθητή από την πρώτη διερεύνηση έως την τελική εγγραφή.

Διαχείριση των μαθητών σας

Προσθήκη μαθητή

Μεταβείτε στους Μαθητές και κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη μαθητή. Εισαγάγετε τις βασικές πληροφορίες τους:

• Όνομα, email (απαιτείται — χρησιμοποιείται για τη σύνδεση στην πύλη), ημερομηνία γέννησης, εθνικότητα
• Τηλέφωνο, διεύθυνση, αριθμός διαβατηρίου, τύπος βίζας
• Στόχοι σπουδών: προορισμός, σχολεία, προγράμματα, ημερομηνία έναρξης, διάρκεια, προϋπολογισμός

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μαθητές μέσω των Φορμών (δείτε τον οδηγό «Πώς να χρησιμοποιείτε τις φόρμες»).

Διοχετεύσεις

Οι διοχετεύσεις οργανώνουν τους μαθητές σας ανά στάδιο. Κάθε διοχέτευση διαθέτει καταστάσεις (π.χ. Νέα επαφή → Έγινε επικοινωνία → Εστάλη προσφορά → Έγινε κράτηση → Εγγράφηκε). Κάθε κατάσταση μπορεί να διαθέτει λίστα ελέγχου, ώστε η ομάδα σας να γνωρίζει τι πρέπει να κάνει σε κάθε στάδιο.

Ένας μαθητής μπορεί να ανήκει σε πολλές διοχετεύσεις ταυτόχρονα — για παράδειγμα, μία διοχέτευση για τη συνολική διαδικασία πωλήσεων και μία άλλη για την παρακολούθηση της βίζας.

Ανάθεση μαθητών

Αναθέστε κάθε μαθητή σε ένα μέλος της ομάδας. Αυτό το άτομο λαμβάνει όλες τις ειδοποιήσεις για τον μαθητή — υπενθυμίσεις, ενημερώσεις και ειδοποιήσεις εργασιών.

Ετικέτες

Προσθέστε ετικέτες στους μαθητές για εύκολο φιλτράρισμα. Οι ετικέτες είναι ελεύθερο κείμενο — δημιουργήστε οποιαδήποτε ετικέτα χρειάζεστε (π.χ. «VIP», «Υποτροφία», «Εκκρεμεί η βίζα»).

Προσαρμοσμένα πεδία

Αν χρειάζεται να παρακολουθείτε πληροφορίες που δεν καλύπτονται από τα τυπικά πεδία, δημιουργήστε προσαρμοσμένα πεδία (κειμένου, αναπτυσσόμενης λίστας ή ημερομηνίας) στις ρυθμίσεις του γραφείου σας.

Αρχειοθέτηση

Οι μαθητές αρχειοθετούνται και δεν διαγράφονται. Οι αρχειοθετημένοι μαθητές μετακινούνται σε ξεχωριστή λίστα και δεν εμφανίζονται πλέον στις προβολές των διοχετεύσεών σας. Μπορείτε να ρυθμίσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση για μαθητές χωρίς δραστηριότητα μετά από συγκεκριμένο αριθμό ημερών.

[Στιγμιότυπο οθόνης: Προβολή διοχέτευσης μαθητών]

[Στιγμιότυπο οθόνης: Προφίλ μαθητή]

Προβολές και διοχετεύσεις

Η ενότητα Μαθητές αποτελεί τον πυρήνα του CRM του Edvisor για την παρακολούθηση και τη διαχείριση της βάσης δεδομένων μαθητών.

Τρόπος πρόσβασης

Μαθητές στο αριστερό πλευρικό μενού.

Προεπιλεγμένες προβολές

• Όλοι. Όλοι οι ενεργοί μαθητές.
• Χωρίς διοχέτευση. Μαθητές που δεν έχουν ακόμη ανατεθεί σε διοχέτευση.

Πρόσθετες προβολές

• Αρχειοθετημένοι μαθητές. Κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις 3 τελείες δίπλα στην επιλογή Χωρίς διοχέτευση. Για κατάργηση της αρχειοθέτησης, ανοίξτε τον μαθητή και κάντε κλικ στην επιλογή Επαναφορά μαθητή.
• Διοχετεύσεις μαθητών. Προσαρμοσμένες διοχετεύσεις που αντιστοιχίζουν τη διαδικασία πωλήσεων. Κάθε στάδιο = βήμα προς τη μετατροπή.

Τι είναι οι διοχετεύσεις

Οπτικά εργαλεία που χαρτογραφούν τη διαδικασία πωλήσεων δημιουργώντας στάδια. Κάθε στάδιο αντιπροσωπεύει ένα βήμα που κάνει ένας υποψήφιος πριν γίνει πελάτης.

Επιλογή διοχέτευσης

Επιλέξτε μια διοχέτευση από το αναπτυσσόμενο μενού Διοχέτευση επάνω αριστερά στην οθόνη Μαθητών. Οι μαθητές αναδιοργανώνονται σύμφωνα με τα στάδια της συγκεκριμένης διοχέτευσης, τα οποία εμφανίζονται ως καρτέλες στο επάνω μέρος, με μια καταμέτρηση για κάθε στάδιο.

Προβολή λίστας και προβολή πίνακα

Εναλλάσσεστε μεταξύ δύο διατάξεων χρησιμοποιώντας την εναλλαγή Λίστα / Πίνακας επάνω δεξιά:

• Λίστα. Ένας πίνακας με μαθητές, μία γραμμή για τον καθένα.
• Πίνακας. Ένας πίνακας kanban με μία στήλη για κάθε στάδιο της διοχέτευσης. Κάθε μαθητής εμφανίζεται ως κάρτα. Σύρετε μια κάρτα από τη μία στήλη στην άλλη για να μετακινήσετε τον μαθητή σε ένα νέο στάδιο — δεν χρειάζεται να ανοίξετε κάθε προφίλ.

Οι αλλαγές σταδίων μπορούν να ενεργοποιήσουν αυτοματισμούς

Η μετακίνηση ενός μαθητή σε νέο στάδιο — για παράδειγμα, με μεταφορά μιας κάρτας στην προβολή Πίνακα — μπορεί να ενεργοποιήσει έναν αυτοματισμό. Η ενεργοποίηση Αλλαγή σταδίου διοχέτευσης υποστηρίζει τις συνθήκες «Μετακινήθηκε στο στάδιο» και «Μετακινήθηκε από το στάδιο», ώστε ένας αυτοματισμός να μπορεί να παρακολουθεί οποιαδήποτε κατεύθυνση. Οι μαζικές επανεκχωρήσεις δεν την ενεργοποιούν, επομένως οι μαθητές που μετακινούνται μαζικά δεν θα ενεργοποιήσουν αυτοματισμούς βάσει σταδίου.

Δείτε Πώς να ρυθμίσετε τους Αυτοματισμούς.

Προσαρμογή στηλών (προβολή Λίστας)

1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις 3 τελείες δίπλα στην σελιδοποίηση της λίστας.
2. Επιλέξτε Διαχείριση στηλών πίνακα.
3. Οι ID και Όνομα είναι προεπιλεγμένες στήλες και παραμένουν πάντα ορατές. Επιλέξτε τα πρόσθετα πεδία που θέλετε να εμφανίζονται και, στη συνέχεια, σύρετε τα επιλεγμένα πεδία για να αλλάξετε τη σειρά τους.
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

Οι επιλογές στηλών είναι ανά χρήστη — κάθε μέλος της ομάδας βλέπει τη δική του διαμόρφωση.

Φιλτράρισμα και αναζήτηση

Βρείτε συγκεκριμένους μαθητές χρησιμοποιώντας φίλτρα και αναζήτηση.

Φίλτρα

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Φίλτρα στο επάνω μέρος της προβολής Μαθητών.
2. Επιλέξτε με βάση τι θέλετε να φιλτράρετε. Οι επιλογές περιλαμβάνουν Εκπροσώπους, Εθνικότητα, Τρέχουσα χώρα, Πόλη κατοικίας, Με αστέρι, Ετικέτες, Γραφείο, Τρέχον πρόγραμμα, Προηγούμενο πρόγραμμα, Τρέχοντα σχολεία και Προηγούμενα σχολεία.
3. Συνδυάστε φίλτρα για να περιορίσετε τη λίστα.

Τα φίλτρα διατηρούν την ενεργή προβολή, αλλά την περιορίζουν στους μαθητές που ταιριάζουν.

Γραμμή αναζήτησης

Χρησιμοποιήστε τη γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος της οθόνης για να βρείτε έναν συγκεκριμένο μαθητή לפי όνομα, email ή ID.

Η αναζήτηση πραγματοποιείται σε ολόκληρη τη βάση δεδομένων, ανεξάρτητα από την ενεργή προβολή (έτσι ένας μαθητής σε μια διοχέτευση εμφανίζεται ακόμη και από την προβολή Όλα).

Πότε να χρησιμοποιείτε το καθένα

• Φίλτρο για περιήγηση σε ομάδες (για παράδειγμα, όλους τους μαθητές των οποίων η τρέχουσα χώρα είναι η Βραζιλία ή όλους όσοι βρίσκονται σε ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα).
• Αναζήτηση για την εύρεση ενός συγκεκριμένου γνωστού μαθητή.

Μαζικές ενέργειες

Εφαρμόστε ενέργειες σε πολλούς μαθητές ταυτόχρονα.

Πώς να αποκτήσετε πρόσβαση

Στην προβολή λίστας Μαθητών, επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στους μαθητές που θέλετε. Εμφανίζεται μια γραμμή μαζικών ενεργειών.

Για να ενεργήσετε σε ολόκληρη τη λίστα σας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου στην κεφαλίδα του πίνακα. Αυτό επιλέγει κάθε μαθητή στην τρέχουσα σελίδα και, στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε όλους τους μαθητές σε κάθε σελίδα της φιλτραρισμένης λίστας σας — όχι μόνο τη σελίδα που βλέπετε.

Διαθέσιμες μαζικές ενέργειες

• Ανάθεση εκ νέου. Αναθέστε τους επιλεγμένους μαθητές σε διαφορετικό μέλος της ομάδας.
• Ετικέτα. Εφαρμόστε ετικέτες για οργάνωση ή καμπάνιες.
• Διοχέτευση. Προσθέστε τους επιλεγμένους μαθητές σε μια διοχέτευση.
• Email. Στείλτε ένα email σε όλους τους επιλεγμένους μαθητές. Οι εξατομικευμένες λεπτομέρειες (όπως το όνομα κάθε μαθητή) συμπληρώνονται αυτόματα για κάθε παραλήπτη. Μπορείτε να στείλετε email σε έως και 50 μαθητές ανά αποστολή.
• Διαγραφή. Οριστική διαγραφή (μη αναστρέψιμη).

Μαζική εισαγωγή

Για την προσθήκη πολλών μαθητών ταυτόχρονα, χρησιμοποιήστε τη μαζική εισαγωγή:

1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις 3 τελείες δίπλα στο + Προσθήκη μαθητή.
2. Επιλέξτε Εισαγωγή μαθητών.
3. Ακολουθήστε τη ροή εργασίας εισαγωγής.

Σημείωση. Μόνο οι διαχειριστές μπορούν να πραγματοποιούν μαζικές εισαγωγές.

Πότε να χρησιμοποιείτε τη μαζική έναντι της μεμονωμένης

• Μαζική για: καμπάνιες, μαζική εκ νέου ανάθεση, αποστολή email σε μια ομάδα.
• Μεμονωμένη για: μεμονωμένες ενημερώσεις, αλλαγές κατάστασης, ολοκλήρωση προφίλ.