إدارة الطلاب: طرق العرض والتصفية والإجراءات المجمّعة

تتبّع كل طالب من الاستفسار الأول إلى التسجيل النهائي.

إدارة الطلاب

إضافة طالب

انتقل إلى الطلاب وانقر على إضافة طالب. أدخل معلوماته الأساسية:

• الاسم، البريد الإلكتروني (مطلوب — يُستخدم لتسجيل الدخول إلى البوابة)، تاريخ الميلاد، الجنسية
• الهاتف، العنوان، رقم جواز السفر، نوع التأشيرة
• أهداف الدراسة: الوجهة، المدارس، البرامج، تاريخ البدء، المدة، الميزانية

يمكنك أيضًا إضافة الطلاب من خلال النماذج (راجع دليل "كيفية استخدام النماذج").

مسارات العمل

تنظّم مسارات العمل طلابك حسب المرحلة. يحتوي كل مسار عمل على حالات (مثل: عميل محتمل جديد → تم التواصل → تم إرسال العرض → تم الحجز → تم التسجيل). ويمكن أن تحتوي كل حالة على قائمة تحقق حتى يعرف فريقك ما يجب فعله في كل مرحلة.

يمكن أن ينتمي الطالب إلى مسارات عمل متعددة في الوقت نفسه — على سبيل المثال، مسار للعملية العامة للمبيعات وآخر لتتبّع التأشيرة.

تعيين الطلاب

عيّن كل طالب إلى أحد أعضاء الفريق. سيتلقى ذلك الشخص جميع الإشعارات المتعلقة بالطالب — التذكيرات والتحديثات وتنبيهات المهام.

العلامات

أضف علامات إلى الطلاب لتسهيل التصفية. العلامات عبارة عن نص حر — أنشئ أي علامة تحتاج إليها (مثل: "مهم"، "منحة دراسية"، "التأشيرة معلّقة").

الحقول المخصصة

إذا كنت بحاجة إلى تتبّع معلومات لا تغطيها الحقول القياسية، فأنشئ حقولًا مخصصة (نص أو قائمة منسدلة أو تاريخ) في إعدادات مكتبك.

الأرشفة

تتم أرشفة الطلاب ولا يتم حذفهم. ينتقل الطلاب المؤرشفون إلى قائمة منفصلة ولا يعودون يظهرون في عروض مسارات العمل لديك. يمكنك ضبط الأرشفة التلقائية للطلاب الذين لم يسجلوا أي نشاط بعد عدد معين من الأيام.

[لقطة شاشة: عرض مسار عمل الطالب]

[لقطة شاشة: ملف الطالب]

العروض ومسارات العمل

يُعد قسم الطلاب جوهر نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) في Edvisor لتتبّع قاعدة بيانات الطلاب وإدارتها.

كيفية الوصول

الطلاب في القائمة الجانبية اليسرى.

العروض الافتراضية

• الكل. جميع الطلاب النشطين.
• بدون مسار عمل. الطلاب الذين لم يتم تعيينهم إلى مسار عمل بعد.

العروض الإضافية

• الطلاب المؤرشفون. انقر على أيقونة النقاط الثلاث بجوار بدون مسار عمل. لإلغاء الأرشفة، افتح الطالب وانقر على استعادة الطالب.
• مسارات عمل الطلاب. مسارات عمل مخصصة لتحديد مراحل عملية المبيعات. كل مرحلة = خطوة نحو التحويل.

ما هي مسارات العمل

أدوات مرئية تحدد عملية المبيعات من خلال إنشاء مراحل. تمثل كل مرحلة خطوة يتخذها العميل المحتمل قبل أن يصبح عميلًا.

اختيار مسار عمل

حدد مسار عمل من القائمة المنسدلة مسار العمل في أعلى يسار شاشة الطلاب. يُعاد تنظيم الطلاب وفقًا لمراحل مسار العمل هذا، والتي تظهر كعلامات تبويب عبر الجزء العلوي مع عدد لكل مرحلة.

عرض القائمة وعرض اللوحة

بدّل بين تخطيطين باستخدام مفتاح التبديل القائمة / اللوحة في أعلى اليمين:

• القائمة. جدول بالطلاب، صف واحد لكل طالب.
• لوحة. لوحة كانبان تحتوي على عمود لكل مرحلة من مراحل خط الأنابيب. يظهر كل طالب كبطاقة. اسحب بطاقة من عمود إلى آخر لنقل ذلك الطالب إلى مرحلة جديدة — لا حاجة لفتح كل ملف شخصي.

يمكن أن تؤدي تغييرات المرحلة إلى تشغيل عمليات تلقائية

يمكن أن يؤدي نقل طالب إلى مرحلة جديدة — على سبيل المثال، عن طريق سحب بطاقة في عرض اللوحة — إلى تشغيل عملية تلقائية. يدعم مشغّل تغيير مرحلة خط الأنابيب الشرطين "تم النقل إلى المرحلة" و"تم النقل من المرحلة"، بحيث يمكن للعملية التلقائية مراقبة أي من الاتجاهين. لا تؤدي عمليات إعادة التعيين الجماعية إلى تشغيله، لذلك لن تؤدي عمليات نقل الطلاب بشكل جماعي إلى تشغيل العمليات التلقائية المستندة إلى المرحلة.

راجع كيفية إعداد العمليات التلقائية.

تخصيص الأعمدة (عرض القائمة)

1. انقر على أيقونة النقاط الثلاث بجوار ترقيم صفحات القائمة.
2. حدد إدارة أعمدة الجدول.
3. يُعد المعرّف والاسم عمودين افتراضيين ويظلان ظاهرين دائمًا. حدد الحقول الإضافية التي تريد إظهارها، ثم اسحب الحقول المحددة لإعادة ترتيبها.
4. انقر على حفظ.

تختلف اختيارات الأعمدة حسب المستخدم — إذ يرى كل عضو في الفريق تكوينه الخاص.

التصفية والبحث

اعثر على طلاب محددين باستخدام عوامل التصفية والبحث.

عوامل التصفية

1. انقر على عوامل التصفية في أعلى عرض الطلاب.
2. اختر ما تريد التصفية حسبه. تشمل الخيارات الوكلاء، والجنسية، والبلد الحالي، والمدينة الأصلية، والمميز بنجمة، والعلامات، والمكتب، والبرنامج الحالي، والبرنامج السابق، والمدارس الحالية، والمدارس السابقة.
3. اجمع بين عوامل التصفية لتضييق القائمة.

تحافظ عوامل التصفية على العرض النشط، لكنها تقصره على الطلاب المطابقين.

شريط البحث

استخدم شريط البحث في أعلى الشاشة للعثور على طالب محدد حسب الاسم أو البريد الإلكتروني أو المعرّف.

يبحث شريط البحث في قاعدة البيانات بأكملها، بغض النظر عن العرض النشط (لذلك يظهر الطالب الموجود في خط أنابيب حتى من عرض الكل).

متى تستخدم كل منهما

• التصفية لتصفح المجموعات (على سبيل المثال، جميع الطلاب الذين بلدهم الحالي هو البرازيل، أو كل من ينتمي إلى برنامج معين).
• البحث للعثور على طالب محدد معروف.

الإجراءات الجماعية

طبّق الإجراءات على عدة طلاب في آن واحد.

كيفية الوصول

في عرض قائمة الطلاب، حدد مربعات الاختيار بجوار الطلاب الذين تريدهم. سيظهر شريط الإجراءات الجماعية.

لتنفيذ إجراء على القائمة بأكملها، حدد مربع الاختيار الموجود في رأس الجدول. يؤدي ذلك إلى تحديد كل طالب في الصفحة الحالية، ويمكنك بعد ذلك تحديد جميع الطلاب عبر كل صفحات قائمتك المصفاة — وليس الصفحة التي تعرضها فقط.

الإجراءات الجماعية المتاحة

• إعادة التعيين. عيّن الطلاب المحددين لعضو فريق مختلف.
• وضع علامة. طبّق العلامات لأغراض التنظيم أو الحملات.
• مسار. أضف الطلاب المحددين إلى مسار.
• بريد إلكتروني. أرسل رسالة بريد إلكتروني واحدة إلى جميع الطلاب المحددين. تتم تعبئة التفاصيل المخصصة (مثل اسم كل طالب) تلقائيًا لكل مستلم. يمكنك إرسال بريد إلكتروني إلى ما يصل إلى 50 طالبًا في كل إرسال.
• حذف. حذف نهائي (لا يمكن التراجع عنه).

استيراد جماعي

لإضافة العديد من الطلاب دفعة واحدة، استخدم الاستيراد الجماعي:

1. انقر على أيقونة النقاط الثلاث بجوار + إضافة طالب.
2. حدد استيراد الطلاب.
3. اتبع سير عمل الاستيراد.

ملاحظة. يمكن للمسؤولين فقط إجراء عمليات الاستيراد الجماعي.

متى تستخدم الاستيراد الجماعي مقابل الفردي

• جماعي من أجل: الحملات، وإعادة التعيين الجماعية، وإرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة.
• فردي من أجل: التحديثات لمرة واحدة، وتغييرات الحالة، واستكمال الملف الشخصي.