ملف الطالب: علامات التبويب والإجراءات

ملف الطالب عبر علاماته والعمود الثابت للإدارة: علامة تبويب المعلومات (معلومات الطالب، والحقول المخصصة، وجهات الاتصال الثانوية)، وعلامات تبويب الأهداف + الدراسات / المقترحات + الفواتير / الملفات، وإجراءات الإدارة (العمود الأيمن: مُسند إلى، الحالة، المسار، العلامات؛ والإجراءات السريعة للمهام، والملاحظات، والعلامات، ورسائل البريد الإلكتروني، وتحديثات المسار، والأرشفة، والحذف).

ينظم ملف الطالب معلومات الطالب عبر عدة علامات تبويب، مع ظهور عمود ثابت للإدارة طوال الوقت.

علامة تبويب المعلومات

تُعد علامة تبويب المعلومات قسم البيانات الأساسي في ملف الطالب.

معلومات الطالب

تُملأ مسبقًا عند الإنشاء. أكمل بيانات الطالب، بما في ذلك:

• الجنس.
• رقم الهاتف.
• تاريخ الميلاد.
• عنوان المنزل، ومدينة المنزل، والرمز البريدي.
• الجنسية.
• رقم جواز السفر.
• جواز السفر الحالي — بالنسبة إلى الطالب الذي يحمل أكثر من جواز سفر، سجّل أيًّا منها يستخدمه حاليًا.
• تاريخ انتهاء صلاحية التأشيرة.
• بلد التأشيرة.
• نوع تأشيرة الطالب.

الحقول المخصصة

يتضمن Edvisor حقولًا مُنشأة مسبقًا شائعة الاستخدام لدى وكالات التعليم الدولي. ويمكن للمسؤولين إنشاء حقول مخصصة إضافية خاصة بالوكالة.

أمثلة: مصادر العملاء المحتملين، ومستويات اللغة، والمستويات التعليمية.

تتم إدارة الحقول المخصصة في الإعدادات → المكاتب.

جهات الاتصال الثانوية

خزّن معلومات الأشخاص المرتبطين بالطالب:

• الوالدان.
• الأوصياء.
• أفراد العائلة الآخرون.
• الأصدقاء أو الرعاة.

يُبقي جميع جهات الاتصال ذات الصلة متاحة من ملف الطالب.

الأهداف + الدراسات، المقترحات + الفواتير، الملفات

ثلاث علامات تبويب لتتبع دورة حياة الطالب والمستندات.

علامة تبويب الأهداف + الدراسات

أهداف الطالب. تخزّن تفاصيل التخطيط للدراسة:

• البلد المراد الدراسة فيه.
• مدة الدراسة.
• الميزانية.
• عدد الساعات أسبوعيًا.
• تاريخ بدء الإقامة.

الدراسات الحالية والسابقة. بمجرد أن يتقدم الطالب إلى برامج محددة، خزّن هذه المعلومات هنا. وترتبط بالتذكيرات الشخصية المحددة في الإعدادات الشخصية.

علامة تبويب المقترحات + الفواتير

تعرض جميع المقترحات والفواتير المرتبطة بالطالب. وتبقى فارغة حتى يتم إنشاء أول مقترح أو فاتورة.

عند إرسال مقترح أو فاتورة، يظهر تلقائيًا هنا.

علامة تبويب الملفات

تخزين غير محدود للمستندات:

• جوازات السفر.
• التأشيرات.
• الفواتير.
• خطابات القبول (LoAs).
• مستندات الطالب الأخرى.

حد حجم الملف. يجب أن يكون حجم كل مستند أقل من 5 ميغابايت.

إجراءات الإدارة

العمود الأيمن من ملف الطالب هو قسم ثابت يظهر عبر جميع علامات التبويب. استخدمه لإدارة عملية الإرشاد بأكملها.

ظاهر دائمًا

• مُعيّن إلى. مستشار الطالب. يمكن للمسؤولين فقط التغيير.
• الحالة. الحالة الحالية للطالب.
• مسار المبيعات. مسار المبيعات والمرحلة الحالية.
• العلامات. تسميات مخصصة للتنظيم.

الإجراءات السريعة

• إنشاء المهام. إنشاء عناصر مهام مرتبطة بالطالب. يمكن تعيين المهام إليك أو إلى أحد أعضاء الفريق أو إلى الطالب نفسه — عند تعيينها إلى الطالب، يراها في بوابته ويمكنه وضع علامة على إكمالها.
• إضافة ملاحظات. ملاحظات داخلية للفريق.
• إنشاء العلامات. تطبيق علامات جديدة أو إنشاؤها.
• إرسال رسائل البريد الإلكتروني. إنشاء رسائل بريد إلكتروني وإرسالها إلى الطالب.
• تحديث مسار المبيعات. نقل الطالب عبر مراحل مسار المبيعات.
• أرشفة الطالب. نقله خارج قاعدة البيانات النشطة مع الاحتفاظ بالسجل.
• حذف الطالب. إزالته نهائيًا (لا يمكن التراجع عن ذلك).

متى تستخدم كل إجراء

• المهام. المتابعات والمواعيد النهائية وعناصر الإجراءات.
• الملاحظات. تعليقات داخلية لا تتم مشاركتها مع الطالب.
• رسائل البريد الإلكتروني. التواصل المباشر مع الطالب.
• العلامات. تجميع الطلاب حسب الحملة أو المصدر أو السمة.
• الأرشفة. السجلات غير النشطة مع الاحتفاظ بتاريخها.
• الحذف. بيانات الاختبار أو التكرارات فقط.