Biểu mẫu: tạo, chia sẻ và cổng thông tin sinh viên

Các biểu mẫu thu thập thông tin và tài liệu từ học sinh mới và hiện tại. Khi một người mới điền vào biểu mẫu, Edvisor sẽ tạo hồ sơ học sinh cho họ. Khi một học sinh hiện tại điền vào biểu mẫu, hồ sơ của họ sẽ được cập nhật. Bạn tạo biểu mẫu bằng cách kéo các trường cần thiết vào, sau đó thiết lập cách xử lý các lượt gửi. Bài báo này đề cập đến việc tạo biểu mẫu, chia sẻ hoặc giao biểu mẫu, cũng như những gì học sinh nhìn thấy khi hoàn thành biểu mẫu trong cổng thông tin học sinh của họ.

Tạo biểu mẫu

Đây là gì

Một biểu mẫu trong Edvisor thu thập thông tin từ học sinh. Khi một người mới điền vào biểu mẫu, Edvisor sẽ tạo hồ sơ học sinh trong quy trình của bạn. Khi một học sinh hiện tại điền vào biểu mẫu, hồ sơ của họ sẽ được cập nhật. Các biểu mẫu nằm trong Cài đặt > Tuyển sinh > Biểu mẫu.

Tạo biểu mẫu mới

1. Đi đến Cài đặt > Tuyển sinh > Biểu mẫu.
2. Nhấp vào + Tạo biểu mẫu mới. Trình tạo biểu mẫu mở ra với hai tab: Xây dựng biểu mẫu và Cài đặt biểu mẫu (tab Phản hồi sẽ xuất hiện khi có lượt gửi).

Xây dựng biểu mẫu: chọn các trường

Bảng Phần tử biểu mẫu ở bên trái có ba danh mục. Kéo bất kỳ phần tử nào vào khu vực biểu mẫu ở bên phải và sắp xếp lại bằng cách kéo.

• Học sinh — các trường hồ sơ học sinh tiêu chuẩn: Tên, Họ, Email, Tên thường gọi, Giới tính, Số điện thoại, Ngày sinh, Địa chỉ nhà, Quốc tịch, Vị trí hiện tại, Số hộ chiếu, Số hộ chiếu hiện tại, Loại thị thực, Ngày hết hạn thị thực, Quốc gia cấp thị thực, Người liên hệ phụ, Điểm đến mong muốn, Trường học mong muốn, Chương trình mong muốn, Ngày bắt đầu mong muốn, Thời gian học mong muốn, Sở thích về chỗ ở và Ngân sách. Khi một biểu mẫu sử dụng các trường này được gửi đi, Edvisor sẽ điền thông tin cho học sinh mới hoặc cập nhật thông tin cho học sinh hiện tại.
• Cơ bản — các trường chung dành cho dữ liệu không tương ứng với trường hồ sơ: Trường văn bản, Email, Vùng văn bản, URL, Số, Số điện thoại, Địa chỉ, Ngày/Giờ, Ngày, Hộp kiểm, Thời gian, Các hộp lựa chọn, Lựa chọn, Nút radio, Tệp và Nút.
• Cao cấp — Chữ ký.

Sử dụng Xem trước biểu mẫu (phía trên bên phải) bất kỳ lúc nào để xem những gì học sinh sẽ nhìn thấy.

Cài đặt biểu mẫu: cách biểu mẫu hoạt động

Thông tin

• Tên (bắt buộc) — xuất hiện trong danh sách Biểu mẫu và trong URL của biểu mẫu.
• Thông báo sau khi gửi — văn bản hiển thị sau khi gửi thành công (lời cảm ơn hoặc các bước tiếp theo).

Học sinh mới

Khi một lượt gửi đến từ email chưa có trên hồ sơ, Edvisor sẽ tạo một học sinh mới. Bốn danh sách thả xuống kiểm soát nơi họ được đưa vào:

• Văn phòng dành cho học sinh mới được tạo từ biểu mẫu.
• Quy trình mặc định dành cho học sinh mới.
• Trạng thái quy trình mặc định.
• Giao học sinh mới cho — thành viên nhóm trở thành tư vấn viên được phân công.

Học sinh hiện tại

Khi một nội dung gửi khớp với hồ sơ hiện có và bao gồm các trường đã có dữ liệu, cài đặt "Nếu giá trị trường đã tồn tại thì điều gì sẽ xảy ra?" sẽ kiểm soát hành vi (áp dụng cho toàn bộ biểu mẫu, không áp dụng riêng cho từng trường):

• Thêm giá trị — giữ giá trị hiện có và thêm giá trị mới.
• Thay thế giá trị — ghi đè giá trị hiện có.
• Bỏ qua — bỏ qua giá trị mới và giữ lại thông tin trên hồ sơ.

Thông báo

Cài đặt "Thông báo khi biểu mẫu được gửi" kiểm soát những ai sẽ nhận được email:

• Thành viên nhóm được phân công cho học viên.
• Quản trị viên đại lý.
• Tất cả thành viên nhóm.

Lưu

Nhấp vào Lưu (góc trên bên phải). Biểu mẫu hiện đã sẵn sàng để chia sẻ — URL công khai và đoạn mã nhúng nằm trong phần Chia sẻ biểu mẫu ngay bên dưới. Xem phần Chia sẻ hoặc phân công biểu mẫu bên dưới.

Xem phản hồi biểu mẫu

Sau khi biểu mẫu được gửi, bạn có thể xem phản hồi theo hai cách:

• Từ hồ sơ học viên. Mở hồ sơ của học viên và đi đến tab Biểu mẫu để xem phản hồi của học viên đó.
• Từ phần Cài đặt. Đi đến Cài đặt > Tuyển sinh > Biểu mẫu, mở biểu mẫu và đi đến tab Phản hồi để xem tất cả phản hồi của biểu mẫu đó.

Sắp ra mắt: bạn sẽ có thể tải xuống phản hồi biểu mẫu trực tiếp từ Edvisor.

Mẹo và các vấn đề thường gặp

• Sử dụng các trường Học viên bất cứ khi nào có thể để nội dung gửi tự động điền hoặc cập nhật hồ sơ học viên.
• Đặt cho mỗi biểu mẫu một Tên rõ ràng — tên này sẽ hiển thị trong danh sách Biểu mẫu và URL.
• Xem trước trước khi chia sẻ để xác nhận trải nghiệm của học viên.

Chia sẻ hoặc phân công biểu mẫu

Sau khi biểu mẫu được lưu, bạn có thể phân phối theo ba cách: chia sẻ liên kết công khai, nhúng biểu mẫu vào trang web hoặc phân công biểu mẫu cho một học viên trong quy trình của bạn.

Nội dung

Sau khi lưu biểu mẫu, có ba tùy chọn phân phối. Hai tùy chọn đầu tiên nằm trong Cài đặt biểu mẫu > Chia sẻ biểu mẫu; tùy chọn thứ ba được thực hiện từ hồ sơ của học viên.

Tùy chọn 1: Chia sẻ qua liên kết

Edvisor tạo một URL công khai cho mỗi biểu mẫu, được hiển thị trong Cài đặt biểu mẫu > Chia sẻ biểu mẫu > Chia sẻ qua liên kết. Nhấp vào Sao chép liên kết.

Sử dụng liên kết công khai để thu thập khách hàng tiềm năng — trên mạng xã hội, chữ ký email hoặc email tiếp thị. Bất kỳ ai có liên kết đều có thể gửi biểu mẫu, ngay cả khi không có tài khoản Edvisor.

Tùy chọn 2: Nhúng vào trang web

Phần Chia sẻ biểu mẫu tương tự cũng bao gồm đoạn mã Nhúng vào trang web. Nhấp vào Sao chép đoạn mã và dán vào HTML của trang web.

Sử dụng tính năng nhúng cho các biểu mẫu thu thập khách hàng tiềm năng trên trang tiếp thị của riêng bạn, để học viên vẫn ở trên miền của bạn thay vì được chuyển hướng đến Edvisor.

Tùy chọn 3: Phân công cho một học viên cụ thể

Để gửi biểu mẫu cho một học viên đã có trong quy trình của bạn:

1. Đi tới Quy trình và mở hồ sơ của sinh viên.
2. Nhấp vào tab Biểu mẫu.
3. Chọn biểu mẫu và gán biểu mẫu đó cho sinh viên.

Sử dụng cách này để thu thập thông tin thị thực hoặc hộ chiếu sau khi sinh viên đã có hồ sơ, yêu cầu sinh viên xác nhận hoặc cập nhật thông tin trước khi đặt chỗ, hoặc thu thập bất kỳ dữ liệu có cấu trúc nào từ một sinh viên đã được xác định.

Khi bạn gán một biểu mẫu, sinh viên sẽ hoàn thành biểu mẫu đó từ cổng thông tin sinh viên của họ — xem phần Biểu mẫu trong cổng thông tin sinh viên bên dưới để biết họ nhìn thấy gì và điều gì xảy ra sau khi họ gửi biểu mẫu.

Mẹo và các vấn đề thường gặp

• Sử dụng Chia sẻ qua liên kết hoặc Nhúng cho những người chưa có hồ sơ; sử dụng Gán cho sinh viên cho người đã có trong quy trình của bạn.
• Cách xử lý phản hồi (Nối thêm, Thay thế hoặc Bỏ qua) được thiết lập trên chính biểu mẫu đó. Xem phần Tạo biểu mẫu ở trên.

Biểu mẫu trong cổng thông tin sinh viên

Khi bạn gán một biểu mẫu cho sinh viên (từ hồ sơ sinh viên → tab Biểu mẫu), họ sẽ nhận được thông báo và hoàn thành biểu mẫu từ cổng thông tin sinh viên của mình. Phần này mô tả những gì họ nhìn thấy.

Email

Sinh viên sẽ nhận được email thông báo rằng có một biểu mẫu đang chờ họ hoàn thành. Email bao gồm tên biểu mẫu và liên kết đến cổng thông tin sinh viên của họ.

Trong cổng thông tin sinh viên

Khi sinh viên đăng nhập, biểu mẫu được gán sẽ xuất hiện cùng với các nội dung khác trong cổng thông tin của họ. Họ có thể:

• Mở biểu mẫu và xem tất cả các trường bạn đã đưa vào.
• Điền câu trả lời.
• Gửi đi khi hoàn tất.

Các loại trường họ nhìn thấy phụ thuộc vào những gì bạn đã kéo vào biểu mẫu — trường văn bản, danh sách thả xuống, hộp kiểm, tải tệp lên, chữ ký, v.v.

Khi sinh viên gửi biểu mẫu

Sau khi gửi, một số việc sẽ tự động diễn ra:

• Hồ sơ sinh viên của họ được cập nhật với mọi trường thông tin sinh viên tiêu chuẩn có trong biểu mẫu. Các giá trị hiện có sẽ được giữ nguyên, thay thế hoặc nối thêm tùy thuộc vào cài đặt Nếu giá trị trường đã tồn tại của biểu mẫu.
• Toàn bộ phản hồi (bao gồm các thành phần Basic và Premium tùy chỉnh) sẽ xuất hiện trong tab Phản hồi của biểu mẫu trong phần cài đặt của bạn.
• Bạn sẽ nhận được email thông báo xác nhận việc gửi biểu mẫu.

Khi nào nên sử dụng Gán cho sinh viên

Sử dụng cách này khi bạn cần dữ liệu có cấu trúc từ một sinh viên đã có trong quy trình của mình — thông tin thị thực, xác nhận tài liệu, tùy chọn chỗ ở. Với những người chưa có hồ sơ, hãy sử dụng Chia sẻ qua liên kết hoặc Nhúng trên trang web của bạn.