Tự động hóa: thiết lập, trình kích hoạt, công thức và giám sát

Last updated: October 23, 2026

Tự động hóa là các quy tắc tự động chạy khi có điều gì đó xảy ra trong Edvisor — ví dụ: gửi email cho học viên mới, theo dõi khi một đề xuất được xem hoặc chấp nhận, thông báo cho chuyên viên tư vấn khi giai đoạn quy trình thay đổi, tạo tác vụ, đẩy dữ liệu đến webhook hoặc nhắc nhở trước ngày của thị thực hoặc hợp đồng bảo hiểm. Bài viết tổng hợp này trình bày toàn bộ quy trình thiết lập (nơi tìm Tự động hóa, kích hoạt tính năng, xây dựng, tìm, nhân bản và quản lý các quy tắc), tài liệu tham khảo về 18 sự kiện có sẵn trong năm nhóm (Học viên, Đề xuất, Ghi danh, Bán hàng, Bảo hiểm) cùng các tùy chọn thời gian “Khi nào chạy”, điều kiện, hành động và biến, các công thức tự động hóa có sẵn, cũng như cách theo dõi các lần chạy tự động hóa trong nhật ký.

Tự động hóa là các quy tắc tự chạy khi có điều gì đó xảy ra trong Edvisor. Mỗi quy tắc có một sự kiện (điều khởi động quy tắc), các điều kiện tùy chọn (bộ lọc) và một hoặc nhiều hành động (việc cần thực hiện). Bài viết này trình bày nơi tìm Tự động hóa, cách kích hoạt tính năng cũng như cách xây dựng, tìm, nhân bản và quản lý các quy tắc của bạn.

Nội dung

Tự động hóa là một quy tắc tự động chạy khi có điều gì đó xảy ra trong Edvisor. Mỗi quy tắc tự động hóa có:

  • Một sự kiện — điều khởi động quy tắc.
  • Các điều kiện tùy chọn — những bộ lọc phải được đáp ứng.
  • Một hoặc nhiều hành động — việc cần thực hiện khi quy tắc chạy.

Các trường hợp sử dụng phổ biến:

  • Gửi email chào mừng khi một học viên mới được tạo.
  • Thông báo cho chuyên viên tư vấn khi thông tin học viên được cập nhật.
  • Tạo tác vụ theo dõi khi học viên phù hợp với một quốc tịch cụ thể.
  • Đẩy dữ liệu học viên đến hệ thống của bạn thông qua webhook.
  • Gửi lời nhắc trước khi thị thực của học viên hết hạn.
  • Theo dõi khi học viên xem hoặc chấp nhận một đề xuất, hoặc trước khi đề xuất hết hạn.
  • Tạo tác vụ bàn giao khi một trường chấp nhận việc ghi danh.
  • Tạo các tác vụ hướng dẫn ban đầu khi một giao dịch bán hàng được tạo.
  • Nhắc nhở chuyên viên tư vấn khi học viên chuyển sang một giai đoạn cụ thể trong quy trình.
  • Nhắc học viên trước khi hợp đồng bảo hiểm bắt đầu hoặc kết thúc.

Các sự kiện có sẵn

Tự động hóa được kích hoạt bởi một sự kiện. Có 18 sự kiện, được nhóm thành 5 lĩnh vực. Để xem đầy đủ thông tin chi tiết về từng sự kiện, hãy xem phần Tài liệu tham khảo về trình kích hoạt, điều kiện và hành động bên dưới.

Học viên

  • Một học viên mới được tạo
  • Thông tin học viên được cập nhật
  • Một học viên bị xóa
  • Đến sinh nhật của học viên
  • Thị thực của học viên sắp hết hạn

Đề xuất

  • Một đề xuất được tạo
  • Đề xuất đã phát hành — được phát hành hoặc gửi cho sinh viên. Trước đây được gọi là Đề xuất đã xuất bản; đã đổi tên để phù hợp với các phần còn lại của sản phẩm.
  • Đề xuất đã được xem — lần đầu tiên sinh viên mở đề xuất, chỉ một lần.
  • Đề xuất đã được chấp nhận — được kích hoạt khi chuyển sang trạng thái đã chấp nhận.
  • Ngày hết hạn đề xuất — trước, vào hoặc sau ngày đề xuất hết hạn.

Ghi danh

  • Một lượt ghi danh mới được tạo cho sinh viên
  • Một lượt ghi danh được trường chấp nhận

Bán hàng

  • Một giao dịch bán hàng được bắt đầu
  • Một giao dịch bán chỗ ở được bắt đầu
  • Một giao dịch bán hàng được tạo
  • Thay đổi giai đoạn quy trình — với các điều kiện Đã chuyển sang giai đoạn và Đã chuyển khỏi giai đoạn. Việc phân công lại hàng loạt không kích hoạt sự kiện này.

Bảo hiểm

  • Ngày bắt đầu hợp đồng
  • Ngày kết thúc hợp đồng

Các sự kiện bảo hiểm chỉ áp dụng cho các lượt đặt chỗ đã xác nhận.

Lưu ý: Các sự kiện mới sẽ được bổ sung theo thời gian để mở rộng phạm vi sự kiện có thể kích hoạt một quy trình tự động.

Tìm ở đâu

Đi đến Cài đặt > Tuyển sinh > Quy trình tự động.

Chỉ quản trị viên mới có thể tạo, chỉnh sửa, bật, tắt hoặc xóa các quy trình tự động. Tư vấn viên có thể xem các quy trình tự động nhưng không thể thay đổi chúng.

Kích hoạt quy trình tự động

Lần đầu mở phần Quy trình tự động, bạn sẽ thấy màn hình kích hoạt giải thích về tính năng này. Việc kích hoạt sẽ tạo một cặp khóa API cho tài khoản của bạn mà Edvisor sử dụng nội bộ để chạy các quy trình tự động. Bạn không cần tự quản lý các khóa này.

Sau khi kích hoạt, bạn sẽ được chuyển đến chế độ xem danh sách Quy trình tự động. Phần tiêu đề hiển thị tổng số lượng (ví dụ: "Quy trình tự động (21)"), và mỗi quy trình tự động xuất hiện dưới dạng một thẻ.

Mỗi thẻ hiển thị:

  • tên của quy trình tự động.
  • sự kiện kích hoạt quy trình.
  • Thẻ tóm tắt điều kiện, ví dụ "3 điều kiện · bất kỳ", để bạn có thể xem có bao nhiêu điều kiện và chúng sử dụng logic tất cả hoặc bất kỳ mà không cần mở quy tắc.
  • Các thẻ Hành động.
  • Nút chuyển đổi bật / tắt.
  • menu thẻ, nơi bạn có thể nhân bản một quy trình tự động.

Tạo quy trình tự động

Có hai cách để bắt đầu:

  • Từ đầu — nhấp vào Tạo quy trình tự động ở góc trên bên phải.
  • Từ mẫu — chọn một mẫu từ bảng ở bên phải chế độ xem danh sách (ví dụ: "Chào mừng sinh viên mới"). Các mẫu điền sẵn một sự kiện, các điều kiện và hành động, vì vậy bạn chỉ cần tùy chỉnh các chi tiết.

Công cụ xây dựng

Công cụ xây dựng có ba phần:

  • Trên cùng — Tên tự động hóa (bắt buộc), Mô tả và nút chuyển đổi "Gửi email cho tôi khi quá trình tự động hóa này không thành công". Giữ nút chuyển đổi bật để nhận email bất cứ khi nào một lần chạy của quá trình tự động hóa này không thành công.
  • Bảng điều khiển bên trái — chuỗi quy tắc, được hiển thị dưới dạng ba bước xếp chồng: SỰ KIỆN > ĐIỀU KIỆN > HÀNH ĐỘNG. Nhấp vào bất kỳ bước nào để cấu hình.
  • Bảng điều khiển bên phải — cấu hình cho bước bạn đã chọn.

Bạn cũng có thể chuyển tiếp và quay lại giữa các bước bằng các nút Sự kiện / Điều kiện / Hành động ở cuối bảng điều khiển bên phải.

Khi cấu hình Sự kiện, bạn cũng chọn thời điểm quá trình tự động hóa chạy — Ngay lập tức hoặc Trước / Vào ngày / Sau đối với các sự kiện gắn với một ngày (bạn đặt khoảng thời gian theo số ngày). Đối với các sự kiện dựa trên ngày, trình tạo sẽ diễn đạt lại quy tắc bằng ngôn ngữ đơn giản trong khi bạn xây dựng, để bạn có thể kiểm tra thời gian trước khi lưu.

Nhấp vào Lưu ở phía trên bên phải khi bạn hoàn tất. Lưu sẽ vẫn bị vô hiệu hóa cho đến khi tất cả các trường bắt buộc được điền.

Tìm một quá trình tự động hóa

Sau khi có nhiều hơn một vài quy tắc, hãy sử dụng tìm kiếm trong danh sách Tự động hóa để tìm một quy tắc theo tên:

  • Nhập vào hộp tìm kiếm và danh sách sẽ được lọc khi bạn nhập.
  • Bạn sẽ nhận được số lượng kết quả phù hợp.
  • Nếu không có kết quả phù hợp, bạn sẽ thấy trạng thái không có kết quả riêng. Điều này khác với màn hình trống "tạo quá trình tự động hóa đầu tiên", màn hình này giờ chỉ xuất hiện khi bạn thực sự không có quá trình tự động hóa nào.

Nhân bản một quá trình tự động hóa

Để sử dụng lại một quy tắc thay vì xây dựng lại, hãy mở menu thẻ trên quá trình tự động hóa và chọn Nhân bản. Chỉ cần một cú nhấp.

Bản sao sẽ được chuyển sang trạng thái tắt và hiển thị biểu ngữ cho bạn biết điều đó. Đây là chủ ý: không có gì chạy cho đến khi bạn xem xét. Mở bản sao, chỉnh sửa tên và bất kỳ nội dung nào khác cần thay đổi, sau đó bật bằng nút chuyển đổi.

Quản lý các quá trình tự động hóa hiện có

Từ danh sách Tự động hóa, bạn có thể:

  • Mở một quá trình tự động hóa bằng cách nhấp vào thẻ của quá trình đó. Thao tác này mở Chỉnh sửa quá trình tự động hóa, với hai tab: Tự động hóa (trình tạo) và Nhật ký (lịch sử thực thi).
  • Bật hoặc tắt bằng nút chuyển đổi trên thẻ. Các quá trình tự động hóa bị tắt vẫn được giữ lại nhưng không chạy.
  • Nhân bản một quá trình tự động hóa từ menu thẻ (xem ở trên).
  • Xóa một quá trình tự động hóa từ bên trong giao diện chỉnh sửa. Nhật ký của các lần chạy trước đây vẫn được giữ lại.

Ngôn ngữ

Các quá trình tự động hóa được dịch đầy đủ sang 22 ngôn ngữ và tuân theo ngôn ngữ tài khoản của bạn.

Tài liệu tham khảo về trình kích hoạt, điều kiện và hành động

Đây là tài liệu tham khảo cho các khối xây dựng bạn sử dụng để xây dựng một quá trình tự động hóa: sự kiện bắt đầu quá trình, các điều kiện quyết định liệu quá trình có chạy hay không và các hành động mà quá trình thực hiện.

Đây là gì

Mỗi quá trình tự động hóa gồm ba phần:

  • Sự kiện — điều xảy ra trong Edvisor và bắt đầu quy trình tự động (ví dụ: một học viên mới được tạo).
  • Điều kiện (tùy chọn) — các quy tắc bổ sung phải đúng để quy trình tự động chạy.
  • Hành động — những gì quy trình tự động thực hiện khi chạy (ví dụ: gửi email).

Bạn chọn các mục này trong trình tạo quy trình tự động. Phần này liệt kê mọi tùy chọn bạn có thể chọn.

Sự kiện

Sự kiện là yếu tố kích hoạt bắt đầu một quy trình tự động. Có 18 sự kiện, được nhóm thành 5 danh mục: Học viên, Đề xuất, Ghi danh, Bán hàng và Bảo hiểm.

Học viên (5 sự kiện)

  • Một học viên mới được tạo
  • Một học viên được cập nhật
  • Một học viên bị xóa
  • Đó là sinh nhật của một học viên
  • Thị thực của một học viên sắp hết hạn

Đề xuất (5 sự kiện)

  • Một đề xuất được tạo
  • Đề xuất đã phát hành — đề xuất được phát hành hoặc gửi cho học viên. Sự kiện này trước đây có tên là Đề xuất đã xuất bản; tên đã được đổi để phù hợp với phần còn lại của sản phẩm.
  • Đề xuất đã được xem — lần đầu tiên học viên mở đề xuất. Sự kiện này chỉ được kích hoạt một lần và không bao giờ được kích hoạt lại khi xem những lần sau.
  • Đề xuất đã được chấp nhận — được kích hoạt khi thực sự chuyển sang trạng thái đã chấp nhận. Nếu học viên chấp nhận tùy chọn A rồi sau đó là tùy chọn B, thì đó là một sự kiện, không phải hai.
  • Ngày hết hạn đề xuất — dựa trên ngày tháng. Có thể chạy trước, vào hoặc sau ngày đề xuất hết hạn.

Ghi danh (2 sự kiện)

  • Một lượt ghi danh mới được tạo cho học viên
  • Một lượt ghi danh được trường chấp nhận

Bán hàng (4 sự kiện)

  • Một giao dịch bán hàng được bắt đầu
  • Một giao dịch bán chỗ ở được bắt đầu
  • Một giao dịch bán hàng được tạo
  • Thay đổi giai đoạn quy trình — một học viên chuyển giữa các giai đoạn trong một quy trình. Bạn chọn các giai đoạn bằng các điều kiện Đã chuyển đến giai đoạn và Đã chuyển từ giai đoạn (xem phần Điều kiện bên dưới). Việc phân công lại hàng loạt không kích hoạt sự kiện này.

Bảo hiểm (2 sự kiện)

  • Ngày bắt đầu hợp đồng
  • Ngày kết thúc hợp đồng

Cả hai sự kiện Bảo hiểm đều dựa trên ngày tháng và chỉ áp dụng cho các đặt chỗ đã được xác nhận — hợp đồng trong một đặt chỗ chưa được xác nhận sẽ không kích hoạt các sự kiện này.

Lưu ý: Các sự kiện mới sẽ được thêm theo thời gian để mở rộng phạm vi sự kiện có thể kích hoạt một quy trình tự động.

Khi quy trình chạy

Đối với mỗi sự kiện, bạn thiết lập thời điểm:

  • Ngay lập tức — quy trình tự động chạy ngay khi sự kiện xảy ra.
  • Trước — chạy trước một số ngày nhất định so với một ngày cụ thể.
  • Vào ngày đó — chạy ngay vào ngày đó.
  • Sau — chạy sau một số ngày nhất định kể từ một ngày cụ thể.

Các sự kiện dựa trên ngày (chẳng hạn như ngày hết hạn thị thực của sinh viên, ngày hết hạn đề xuất hoặc ngày bắt đầu hay kết thúc hợp đồng bảo hiểm) yêu cầu bạn nhập Khoảng thời gian theo ngày cho Trước hoặc Sau. Các sự kiện dựa trên ngày không thể chạy "Ngay lập tức", vì chúng phụ thuộc vào một ngày trong tương lai.

Khi bạn xây dựng một trình kích hoạt dựa trên ngày, trình tạo sẽ diễn đạt lại quy tắc bằng ngôn ngữ đơn giản, để bạn có thể kiểm tra thời gian có đúng như dự định trước khi lưu hay không.

Điều kiện

Điều kiện là các quy tắc tùy chọn phải đúng để quá trình tự động hóa chạy.

Kết hợp các điều kiện

  • Bạn có thể kết hợp các điều kiện bằng logic tất cả (mọi điều kiện đều phải đúng) hoặc logic bất kỳ (ít nhất một điều kiện phải đúng).
  • Thẻ của quá trình tự động hóa trong chế độ xem danh sách hiển thị bản tóm tắt những gì bạn đã thiết lập, chẳng hạn như "3 điều kiện · bất kỳ".
  • Cùng một trường có thể được sử dụng nhiều hơn một lần trong một quá trình tự động hóa, vì vậy bạn có thể xây dựng các phạm vi và quy tắc gồm nhiều phần từ một trường duy nhất.

Loại trường

Bên cạnh các trường dạng danh sách ban đầu, điều kiện hiện hỗ trợ:

  • Các trường Ngày.
  • Các trường Văn bản.
  • Các trường Có/không.

Các trường điều kiện hiện có

  • Quốc tịch sinh viên — với các toán tử như "là một trong". Ví dụ: chỉ chạy quá trình tự động hóa cho sinh viên có quốc tịch cụ thể.
  • Quốc gia đến của bảo hiểm — dành cho các quy tắc liên quan đến bảo hiểm.
  • Nhà cung cấp bảo hiểm — dành cho các quy tắc liên quan đến bảo hiểm.
  • Đã chuyển sang giai đoạn và Đã chuyển khỏi giai đoạn — được sử dụng với sự kiện Thay đổi giai đoạn quy trình. Bộ chọn liệt kê các quy trình và giai đoạn hiện có, vì vậy bạn chọn quy trình trước rồi chọn giai đoạn.

Thay đổi gần đây

  • Hai điều kiện đề xuất trước đây bị ẩn hiện đã có sẵn. Chúng không được nêu tên trong ghi chú phát hành, vì vậy hãy kiểm tra bộ chọn điều kiện trên một sự kiện đề xuất để xem danh sách hiện tại.
  • Một toán tử đã bị loại bỏ vì nó chưa bao giờ phù hợp với trường mà nó áp dụng. Toán tử này không được nêu tên trong ghi chú phát hành. Nếu bạn không thể tìm thấy một toán tử đã từng sử dụng trước đây, đây có thể là lý do — mở lại điều kiện và chọn toán tử còn lại gần nhất.

Hành động

Hành động là những gì quá trình tự động hóa thực hiện khi chạy. Bạn có thể thêm nhiều hành động. Các hành động chạy lần lượt và mỗi hành động chạy độc lập — nếu một hành động không thành công, các hành động khác vẫn chạy.

Các hành động được chia thành hai danh mục.

Giao tiếp

  • Gửi email cho sinh viên — gửi email cho sinh viên. Email của sinh viên được tự động điền. Bạn thiết lập Chủ đề và Nội dung (cả hai đều bắt buộc), đồng thời có thể sử dụng các biến (xem bên dưới).
  • Gửi email cho Cố vấn — gửi email cho cố vấn được phân công của sinh viên.

Tích hợp

  • Tạo tác vụ — tạo một tác vụ. Bạn đặt tên tác vụ, ngày đến hạn và người được giao.
    • Lưu ý: Các biến trong một tác vụ được lưu dưới dạng văn bản thuần túy và không được thay thế bằng giá trị thực. Không dựa vào các biến bên trong tên tác vụ.
  • Gửi Webhook — gửi dữ liệu đến URL bạn chọn. Bạn đặt URL và Payload. Để đảm bảo an toàn, webhook chỉ có thể được gửi đến các địa chỉ công khai và sẽ tuân theo tối đa 5 lần chuyển hướng.

Các biến

Các biến cho phép bạn chèn thông tin thực của học viên và cơ quan vào email. Khi tính năng tự động hóa chạy, mỗi biến sẽ được thay thế bằng giá trị thực.

Học viên

  • ID học viên
  • Tên
  • Họ
  • Email
  • Ngày sinh

Cơ quan

  • Tên cơ quan
  • Tên văn phòng

Nếu không thể điền một biến (ví dụ: học viên không có ngày sinh), phần giữ chỗ sẽ được xóa khỏi tin nhắn.

Ngôn ngữ

Trình tạo tính năng tự động hóa, bao gồm các sự kiện, điều kiện và hành động, được dịch đầy đủ sang 22 ngôn ngữ và tuân theo ngôn ngữ tài khoản của bạn.

Công thức tự động hóa: các thiết lập phổ biến

Phần này mô tả các thiết lập tự động hóa phổ biến mà bạn có thể xây dựng trong Cài đặt > Tuyển sinh > Tự động hóa. Mỗi công thức tuân theo cùng một cấu trúc — mục tiêu đạt được, trình kích hoạt cần chọn, thời điểm chạy, điều kiện cần thêm, các hành động được đề xuất và những điều cần lưu ý — để bạn có thể nhanh chóng tìm đến công thức mình cần và xây dựng trong vài phút.

Phần này sẽ được bổ sung thêm công thức theo thời gian khi có các trình kích hoạt và điều kiện mới, vì vậy hãy xem đây là một thư viện ngày càng phát triển thay vì một danh sách cố định. Nếu bạn xây dựng được điều gì hữu ích nhưng chưa có ở đây, bạn có thể thêm vào như một phần khác.

Để xem danh sách đầy đủ các mục hiện có, hãy xem phần tham khảo về Trình kích hoạt, điều kiện và hành động ở trên.

Công thức 1 — Theo dõi các đề xuất

Mục tiêu đạt được: Giúp các đề xuất được xử lý mà không cần theo dõi thủ công. Bạn nhắc học viên trước khi đề xuất hết hạn, theo dõi khi họ đã xem nhưng chưa thực hiện hành động, và chuyển giao nội bộ ngay khi họ chấp nhận.

Trình kích hoạt cần chọn: Một tính năng tự động hóa cho mỗi hành vi bạn muốn, lấy từ nhóm Đề xuất:

  • Đề xuất đã được xem — lần đầu tiên học viên mở đề xuất.
  • Đề xuất đã được chấp nhận — khi học viên chấp nhận.
  • Ngày hết hạn đề xuất — trình kích hoạt dựa trên ngày mà bạn có thể thiết lập để chạy trước, vào hoặc sau ngày đề xuất hết hạn.

Thời điểm chạy:

  • Đã xem đề xuất được kích hoạt khi học sinh mở đề xuất lần đầu tiên và không bao giờ được kích hoạt lại trong những lần xem sau.
  • Đề xuất đã được chấp nhận được kích hoạt khi thực sự chuyển sang trạng thái đã chấp nhận.
  • Ngày hết hạn đề xuất chạy dựa trên ngày hết hạn — để gửi lời nhắc, hãy đặt thời điểm này sớm hơn vài ngày. Khi bạn xây dựng trình kích hoạt dựa trên ngày, trình tạo sẽ diễn giải lại quy tắc bằng ngôn ngữ dễ hiểu để bạn xác nhận mình đã chọn đúng khoảng thời gian và hướng.

Các điều kiện cần thêm: Thu hẹp phạm vi tự động hóa để chỉ kích hoạt cho những học sinh bạn muốn — ví dụ theo Quốc tịch học sinh, hoặc theo các trường thông tin của đề xuất như điểm đến hoặc loại chương trình. Bạn có thể sử dụng cùng một trường nhiều hơn một lần trong một quy tắc nếu cần kiểm tra trường đó theo hai điều kiện, và thẻ sẽ hiển thị bản tóm tắt những gì bạn đã tạo (ví dụ "3 điều kiện · bất kỳ"). Nếu muốn tất cả điều kiện đều khớp, hãy giữ chế độ khớp là tất cả; sử dụng bất kỳ khi chỉ cần một điều kiện là đủ.

Các hành động được đề xuất:

  • Trước khi hết hạn: gửi email nhắc nhở cho học sinh kèm liên kết đến đề xuất, đồng thời tạo nhiệm vụ cho tư vấn viên phụ trách để gọi cho họ.
  • Khi được chấp nhận: gửi email chúc mừng, tạo nhiệm vụ cho bước tiếp theo (tiền đặt cọc, giấy tờ), và thông báo cho nhóm qua webhook hoặc thông báo nội bộ.
  • Đã xem nhưng chưa chấp nhận: kết hợp một tự động hóa Đã xem đề xuất với email theo dõi được gửi sau một khoảng thời gian nhất định, hoặc sử dụng lời nhắc theo ngày hết hạn để lấp đầy khoảng trống.

Lưu ý: Đã xem đề xuất chỉ được kích hoạt khi mở lần đầu tiên — một học sinh mở lại đề xuất năm lần vẫn chỉ tạo ra một sự kiện, vì vậy đừng xây dựng logic giả định rằng các lượt xem sẽ lặp lại. Đề xuất đã được chấp nhận được kích hoạt một lần, khi chuyển trạng thái — nếu học sinh chấp nhận lựa chọn A rồi chuyển sang lựa chọn B, đó vẫn là một sự kiện duy nhất, không phải hai sự kiện, nên tự động hóa chấp nhận sẽ không chạy lại khi chuyển đổi.

Công thức 2 — Nhắc học sinh về ngày của hợp đồng bảo hiểm

Đạt được điều gì: Học sinh nhận được thông báo trước khi bảo hiểm của họ bắt đầu và trước khi kết thúc, để họ đi du lịch khi vẫn có bảo hiểm còn hiệu lực và biết khi nào cần gia hạn. Điều này cũng giúp nhóm của bạn có lời nhắc kiểm tra giấy tờ vào đúng thời điểm.

Chọn trình kích hoạt: Từ danh mục Bảo hiểm mới trong trình chọn trình kích hoạt:

  • Ngày bắt đầu hợp đồng — dành cho tin nhắn trước khi đến và "bảo hiểm của bạn sắp bắt đầu".
  • Ngày kết thúc hợp đồng — dành cho lời nhắc gia hạn và hết hạn.

Khi nào chạy: Cả hai đều dựa trên ngày, vì vậy bạn chọn trước, đúng vào, hoặc sau ngày liên quan — ví dụ bảy ngày trước ngày bắt đầu hợp đồng, hoặc mười bốn ngày trước ngày kết thúc hợp đồng. Trình tạo sẽ diễn giải lại quy tắc bằng ngôn ngữ dễ hiểu khi bạn thiết lập, để bạn có thể kiểm tra xem khoảng thời gian có đúng như dự định trước khi lưu.

Điều kiện cần thêm: Sử dụng Quốc gia điểm đến bảo hiểm để gửi hướng dẫn theo từng quốc gia, và Nhà cung cấp bảo hiểm khi nội dung hoặc tài liệu khác nhau tùy nhà cung cấp. Kết hợp chúng khi bạn cần cả hai, và sử dụng phần tóm tắt điều kiện trên thẻ để xác nhận quy tắc khớp với nội dung bạn đã mô tả.

Hành động được đề xuất:

  • Gửi email cho học viên thông tin chi tiết về hợp đồng bảo hiểm và những gì họ cần mang theo.
  • Tạo một tác vụ cho tư vấn viên xác nhận học viên đã có các tài liệu của mình.
  • Đối với ngày kết thúc, gửi email nhắc gia hạn và tạo một tác vụ để trao đổi về việc gia hạn bảo hiểm.

Lưu ý: Các trình kích hoạt bảo hiểm chỉ áp dụng cho đặt chỗ đã được xác nhận. Các hợp đồng bảo hiểm gắn với đặt chỗ chưa được xác nhận sẽ không kích hoạt những trình này, vì vậy học viên đang ở trạng thái chờ sẽ không nhận được gì — đừng chỉ dựa vào công thức này để kiểm tra bảo hiểm.

Công thức 3 — Phản hồi khi giai đoạn quy trình thay đổi

Mục đích: Tự động biến việc chuyển đổi trong quy trình thành hành động — gửi tin nhắn chào mừng khi học viên vào một giai đoạn, tạo tác vụ bàn giao khi họ tiến triển, và gửi cảnh báo nội bộ khi họ quay lại hoặc rời khỏi một giai đoạn.

Trình kích hoạt cần chọn: Thay đổi giai đoạn quy trình.

Thời điểm chạy: Mỗi khi giai đoạn quy trình của học viên thay đổi. Sau đó, bạn quyết định những thay đổi nào cần quan tâm bằng cách sử dụng các điều kiện của trình kích hoạt.

Điều kiện cần thêm: Sử dụng "Đã chuyển đến giai đoạn" để thực hiện hành động khi học viên đến một giai đoạn cụ thể, và "Đã chuyển khỏi giai đoạn" để thực hiện hành động khi họ rời khỏi một giai đoạn. Kết hợp cả hai để bắt một chuyển đổi cụ thể (ra khỏi một giai đoạn và vào một giai đoạn khác), đồng thời thêm các điều kiện khác — quốc tịch, điểm đến, chương trình — để giới hạn quy tắc cho đúng học viên.

Hành động được đề xuất:

  • Đã chuyển sang giai đoạn mới: gửi email phù hợp với giai đoạn và tạo tác vụ tiếp theo cho người phụ trách.
  • Đã chuyển lùi khỏi một giai đoạn đang hoạt động: thông báo cho quản lý hoặc tạo tác vụ xem xét.
  • Bất kỳ thay đổi giai đoạn nào: kích hoạt webhook để hệ thống báo cáo hoặc CRM của bạn luôn đồng bộ.

Lưu ý: Việc phân công lại hàng loạt sẽ không kích hoạt trình này. Nếu các giai đoạn được thay đổi hàng loạt, sẽ không có tự động hóa nào chạy, vì vậy một đợt dọn dẹp hoặc di chuyển dữ liệu lớn sẽ không xuất hiện hoạt động trong nhật ký. Hãy lập kế hoạch cho mọi lần chuyển giai đoạn hàng loạt với giả định rằng email và tác vụ theo dõi sẽ không được tạo, đồng thời xử lý chúng theo cách thủ công.

Giám sát các lần chạy tự động hóa

Mỗi khi một tự động hóa chạy, hệ thống sẽ ghi lại một mục nhật ký. Phần này giải thích nơi tìm các nhật ký đó, ý nghĩa của từng trường và cách đọc chúng khi có sự cố.

Tự động hóa có thể được bắt đầu bởi nhiều loại sự kiện — sự kiện về học viên, đề xuất, ghi danh, bán hàng và bảo hiểm — vì vậy nhật ký của mỗi tự động hóa sẽ phản ánh trình kích hoạt mà nó được xây dựng dựa trên. Các trường, trạng thái và lý do thất bại dưới đây đều giống nhau bất kể trình kích hoạt nào đã chạy.

Nội dung của mục này

Nhật ký là bản ghi của một lần chạy tự động hóa. Mỗi lần chạy tạo một mục nhật ký, vì vậy bạn có thể xem chính xác điều gì đã xảy ra, khi nào và liệu nó có hoạt động hay không. Nhật ký không thể được chỉnh sửa hoặc xóa — chúng là bản ghi vĩnh viễn.

Nơi tìm nhật ký

  1. Đi tới Cài đặt > Tuyển dụng > Tự động hóa.
  2. Mở tự động hóa bạn muốn kiểm tra.
  3. Trên màn hình Chỉnh sửa tự động hóa, chuyển từ tab Tự động hóa sang tab Nhật ký.

Nếu tự động hóa chưa từng chạy, bạn sẽ thấy trạng thái trống với nội dung "Chưa có lần thực thi nào" cùng một nút để xem cấu hình tự động hóa.

Đọc nhật ký

Chế độ xem Nhật ký hiển thị:

  • Một bộ lọc Trạng thái (ví dụ: "Tất cả trạng thái") để lọc các lần chạy theo kết quả.
  • Một bộ đếm cho biết có bao nhiêu lần chạy được liệt kê (ví dụ: "Hiển thị 12").
  • Một hàng cho mỗi lần chạy.

Mỗi hàng nhật ký hiển thị các trường sau:

  • Thời gian — thời điểm lần chạy diễn ra.
  • Trạng thái — kết quả (xem bên dưới).
  • Kích hoạt — sự kiện bắt đầu lần chạy. Đây là trình kích hoạt mà tự động hóa được xây dựng dựa trên, vì vậy có thể là bất kỳ sự kiện nào có sẵn. Các ví dụ bạn có thể thấy bao gồm Đã tạo đề xuất, Đã phát hành đề xuất (trước đây gọi là Đã xuất bản đề xuất), Đã xem đề xuất, Đã chấp nhận đề xuất, Ngày hết hạn đề xuất, Thay đổi giai đoạn quy trình và các trình kích hoạt bảo hiểm Ngày bắt đầu hợp đồng và Ngày kết thúc hợp đồng.
  • ID thực thi — ID duy nhất của lần chạy (bắt đầu bằng "exec-"). Hãy tham chiếu ID thực thi khi báo cáo vấn đề để có thể tìm thấy chính xác lần chạy đó.
  • Hành động — số lượng hành động đã chạy, được hiển thị theo tỷ lệ (ví dụ: "1/1" hoặc "0/1 đã bỏ qua").
  • Thời lượng — thời gian lần chạy diễn ra.

Nhấp vào một hàng để mở rộng và xem chi tiết của từng hành động trong lần chạy đó.

Trạng thái

  • Thành công — tự động hóa đã chạy và tất cả hành động đã hoàn tất.
  • Thất bại — lần chạy chưa hoàn tất.
  • Thất bại một phần — một số hành động đã hoàn tất và một số hành động chưa hoàn tất.

Nơi các lần chạy cũng xuất hiện

Các lần chạy tự động hóa cũng xuất hiện trong nguồn Hoạt động gần đây của học sinh, vì vậy bạn có thể xem hoạt động tự động hóa từ hồ sơ của học sinh.

Các lý do thường gặp khiến chạy thất bại

Nếu một lần chạy thất bại, nguyên nhân thường là một trong những lý do sau:

  • Webhook trả về phản hồi không thuộc nhóm 2xx.
  • URL webhook trỏ đến một địa chỉ IP nội bộ hoặc riêng tư (những địa chỉ này bị chặn).
  • Webhook đã chuyển hướng hơn 5 lần.
  • Không thể điền một biến bắt buộc.

Tại sao một tự động hóa có thể không có lần chạy nào

Nếu tab Nhật ký trống trong khi bạn mong đợi có các mục, hãy kiểm tra xem tính năng tự động hóa đã được bật chưa. Đặc biệt, khi bạn Nhân bản một tính năng tự động hóa từ menu thẻ, bản sao sẽ ở trạng thái tắt, kèm theo một biểu ngữ trên tính năng tự động hóa cho biết điều đó. Một tính năng tự động hóa bị vô hiệu hóa sẽ không bao giờ chạy, vì vậy sẽ không tạo mục nhật ký nào cho đến khi bạn bật nó. Đây là lý do phổ biến nhất khiến một tính năng tự động hóa mới được nhân bản có vẻ như không hoạt động.

Bạn cũng nên xác nhận rằng trình kích hoạt thực sự đã xảy ra và các điều kiện trên tính năng tự động hóa khớp với những bản ghi bạn đang mong đợi — một lần chạy chỉ được ghi nhật ký khi trình kích hoạt được kích hoạt và các điều kiện được đáp ứng.

Khi nào cần kiểm tra nhật ký

Hãy kiểm tra nhật ký khi email, tác vụ hoặc webhook đáng lẽ phải xảy ra nhưng không xảy ra, hoặc khi ai đó báo cáo rằng một tính năng tự động hóa không hoạt động. Trạng thái và thông tin chi tiết mở rộng về hành động sẽ cho bạn biết bước nào đã thất bại và lý do tại sao.