Formlar: oluşturma, paylaşma ve öğrenci portalı

Formlar, yeni ve mevcut öğrencilerden bilgi ve belge toplar. Yeni biri bir form doldurduğunda Edvisor onun için bir öğrenci profili oluşturur. Mevcut bir öğrenci doldurduğunda ise profili güncellenir. İhtiyacınız olan alanları sürükleyerek bir form oluşturur, ardından gönderimlerin nasıl işleneceğini belirlersiniz. Bu makale, form oluşturmayı, formu paylaşmayı veya atamayı ve öğrencilerin öğrenci portallarında bir formu tamamladıklarında ne gördüklerini açıklar.

Form oluşturma

Nedir?

Edvisor'daki bir form, öğrencilerden bilgi toplar. Yeni biri doldurduğunda Edvisor, işlem listenizde bir öğrenci profili oluşturur. Mevcut bir öğrenci doldurduğunda ise profili güncellenir. Formlar Ayarlar > İşe Alım > Formlar altında bulunur.

Yeni bir form oluşturma

1. Ayarlar > İşe Alım > Formlar bölümüne gidin.
2. + Yeni Form Oluştur seçeneğine tıklayın. Form oluşturucu iki sekmeyle açılır: Form Oluştur ve Form Ayarları (gönderimler geldikten sonra bir Yanıtlar sekmesi görünür).

Form Oluştur: alanları seçme

Soldaki Form Öğeleri panelinde üç kategori bulunur. Herhangi bir öğeyi sağdaki form alanına sürükleyin ve sürükleyerek yeniden sıralayın.

• Öğrenci — standart öğrenci profili alanları: Ad, Soyad, E-posta, Tercih Edilen Ad, Cinsiyet, Telefon Numarası, Doğum Tarihi, Ev Adresi, Uyruk, Mevcut Konum, Pasaport Numarası, Mevcut Pasaport Numarası, Vize Türü, Vize Son Kullanma Tarihi, Vize Ülkesi, İkincil İletişim Kişisi, İstenen Varış Noktası, İstenen Okullar, İstenen Programlar, İstenen Başlangıç Tarihi, İstenen Eğitim Süresi, Konaklama Tercihi ve Bütçe. Bu alanları kullanan bir form gönderildiğinde Edvisor, yeni öğrenciler için bu alanları doldurur veya mevcut öğrenciler için günceller.
• Temel — profil alanıyla eşleşmeyen veriler için genel alanlar: Metin Alanı, E-posta, Metin Bölümü, URL, Sayı, Telefon Numarası, Adres, Tarih/Saat, Gün, Onay Kutusu, Saat, Seçim Kutuları, Seçim, Radyo, Dosya ve Düğme.
• Premium — İmza.

Öğrencinin ne göreceğini istediğiniz zaman görmek için (sağ üstteki) Formu Önizle seçeneğini kullanın.

Form Ayarları: formun çalışma şekli

Bilgiler

• Ad (zorunlu) — Formlar listesinde ve form URL'sinde görünür.
• Gönderim Sonrası Mesaj — başarılı bir gönderimden sonra gösterilen metin (teşekkür notu veya sonraki adımlar).

Yeni Öğrenciler

Bir gönderim henüz bir profile kayıtlı olmayan bir e-posta adresinden geldiğinde Edvisor yeni bir öğrenci oluşturur. Dört açılır menü, öğrencinin nereye ekleneceğini belirler:

• Formdan oluşturulan yeni öğrenciler için ofis.
• Yeni öğrenciler için varsayılan işlem listesi.
• Varsayılan işlem listesi durumu.
• Yeni öğrencileri ata — atanmış danışman olacak ekip üyesi.

Mevcut Öğrenciler

Bir gönderim mevcut bir profille eşleştiğinde ve zaten veri içeren alanları içerdiğinde, "Alan değeri zaten mevcutsa ne olmalı?" ayarı davranışı kontrol eder (bu ayar alan başına değil, formun tamamına uygulanır):

• Değeri Ekle — mevcut değeri korur ve yenisini ekler.
• Değeri Değiştir — mevcut değerin üzerine yazar.
• Atla — yeni değeri yok sayar ve profildeki değeri korur.

Bildirimler

"Form gönderildiğinde bildirim" ayarı, e-postayı kimlerin alacağını kontrol eder:

• Öğrenciye atanmış ekip üyesi.
• Ajans yöneticisi.
• Tüm ekip üyeleri.

Kaydet

Kaydet'e tıklayın (sağ üst). Form artık paylaşılmaya hazırdır — herkese açık URL ve yerleştirme kodu hemen aşağıdaki Formu Paylaş bölümünde bulunur. Aşağıdaki Formu paylaşma veya atama bölümüne bakın.

Form yanıtlarını görüntüleme

Bir form gönderildikten sonra yanıtları iki şekilde görebilirsiniz:

• Öğrenci profilinden. Öğrencinin profilini açın ve o öğrencinin yanıtını görüntülemek için Formlar sekmesine gidin.
• Ayarlar'dan. Ayarlar > İşe Alım > Formlar bölümüne gidin, formu açın ve o forma ait tüm yanıtları görmek için Yanıtlar sekmesine gidin.

Yakında: form yanıtlarını doğrudan Edvisor'dan indirebileceksiniz.

İpuçları ve yaygın sorunlar

• Gönderimlerin öğrenci profilini otomatik olarak doldurması veya güncellemesi için mümkün olduğunca Öğrenci alanlarını kullanın.
• Her forma açık bir Ad verin — bu ad Formlar listesinde ve URL'de görünür.
• Öğrenci deneyimini doğrulamak için paylaşmadan önce önizleyin.

Formu paylaşma veya atama

Bir form kaydedildikten sonra, formu üç şekilde dağıtabilirsiniz: herkese açık bir bağlantı paylaşabilir, web sitenize yerleştirebilir veya işlem hattınızdaki bir öğrenciye atayabilirsiniz.

Bu nedir

Bir formu kaydettikten sonra üç dağıtım seçeneği kullanılabilir. İlk ikisi Form Ayarları > Formu Paylaş bölümünde bulunur; üçüncüsü ise öğrencinin profilinden çalışır.

Seçenek 1: Bağlantı yoluyla paylaşma

Edvisor her form için Form Ayarları > Formu Paylaş > Bağlantı Yoluyla Paylaş bölümünde gösterilen herkese açık bir URL oluşturur. Bağlantıyı Kopyala'ya tıklayın.

Potansiyel müşteri toplamak için herkese açık bir bağlantı kullanın — sosyal medya, e-posta imzaları veya pazarlama e-postaları. Bağlantıya sahip olan herkes, Edvisor hesabı olmasa bile formu gönderebilir.

Seçenek 2: Web sitenize yerleştirme

Aynı Formu Paylaş bölümü bir Web sitenize yerleştirin kod parçacığını içerir. Kod Parçacığını Kopyala'ya tıklayın ve web sitenizin HTML'sine yapıştırın.

Öğrencilerin Edvisor'a yönlendirilmek yerine kendi alan adınızda kalması için yerleştirme seçeneğini kendi pazarlama sitenizdeki potansiyel müşteri toplama formları için kullanın.

Seçenek 3: Belirli bir öğrenciye atama

İşlem hattınızda zaten bulunan bir öğrenciye form göndermek için:

1. Pipelines'a gidin ve öğrencinin profilini açın.
2. Forms sekmesine tıklayın.
3. Formu seçin ve öğrenciye atayın.

Bunu, bir öğrenci kayda alındıktan sonra vize veya pasaport bilgilerini toplamak, rezervasyon yapmadan önce bir öğrenciden bilgilerini onaylamasını veya güncellemesini istemek ya da kayıtlı bir öğrenciden yapılandırılmış veri toplamak için kullanın.

Bir form atadığınızda öğrenci formu öğrenci portalından doldurur — öğrencinin ne gördüğünü ve gönderdikten sonra ne olduğunu öğrenmek için aşağıdaki Öğrenci portalındaki formlar bölümüne bakın.

İpuçları ve yaygın sorunlar

• Henüz kayda alınmamış kişiler için Bağlantı yoluyla paylaş veya Yerleştir seçeneklerini kullanın; pipeline'ınızda zaten bulunan biri için Öğrenciye ata seçeneğini kullanın.
• Yanıt davranışı (Ekle, Değiştir veya Atla) formun kendisinde ayarlanır. Yukarıdaki Form oluşturma bölümüne bakın.

Öğrenci portalındaki formlar

Bir öğrenciye form atadığınızda (öğrenci profilindeki → Forms sekmesinden), öğrenci bilgilendirilir ve formu öğrenci portalından doldurur. Bu bölüm, öğrencinin ne gördüğünü açıklar.

E-posta

Öğrenci, kendisini bekleyen bir form olduğunu bildiren bir e-posta alır. E-posta, form adını ve öğrenci portalına bir bağlantıyı içerir.

Öğrenci portalında

Öğrenci giriş yaptığında, atanan form diğer portal içeriklerinin yanında görünür. Öğrenci şunları yapabilir:

• Formu açıp eklediğiniz tüm alanları görebilir.
• Yanıtlarını doldurabilir.
• İşini bitirdiğinde gönderebilir.

Göreceği alan türleri forma sürüklediğiniz bileşenlere bağlıdır — metin alanları, açılır menüler, onay kutuları, dosya yüklemeleri, imzalar ve daha fazlası.

Öğrenci gönderdiğinde

Gönderimden sonra birkaç işlem otomatik olarak gerçekleşir:

• Öğrenci profilindeki forma eklenen standart öğrenci alanları güncellenir. Mevcut değerler, formun Alan değeri zaten varsa ayarına bağlı olarak korunur, değiştirilir veya eklenir.
• Tam yanıt (özel Basic ve Premium bileşenleri dahil), ayarlarınızda formun Yanıtlar sekmesinde görünür.
• Gönderimi onaylayan bir e-posta bildirimi alırsınız.

Öğrenciye ata ne zaman kullanılmalı

Bu seçeneği, pipeline'ınızda zaten bulunan bir öğrenciden yapılandırılmış veriler almanız gerektiğinde kullanın — vize bilgileri, belge onayları, konaklama tercihleri. Henüz kayda alınmamış kişiler için bunun yerine web sitenizde Bağlantı yoluyla paylaş veya Yerleştir seçeneklerini kullanın.