Otomasyonlar: kurulum, tetikleyiciler, tarifler ve izleme

Otomasyonlar, Edvisor'da bir şey olduğunda otomatik olarak çalışan kurallardır — örneğin yeni bir öğrenciye e-posta göndermek, bir teklif görüntülendiğinde veya kabul edildiğinde takip yapmak, bir işlem hattı aşaması değişikliğinde bir danışmana bildirim göndermek, bir görev oluşturmak, verileri bir webhook'a aktarmak ya da bir vize veya sigorta poliçesi tarihinden önce hatırlatma yapmak. Bu kapsamlı makale, kurulum akışının tamamını (Otomasyonları nerede bulacağınız, özelliği etkinleştirme, kurallar oluşturma, bulma, çoğaltma ve yönetme), beş alandaki (Öğrenciler, Teklifler, Kayıtlar, Satışlar, Sigorta) mevcut 18 etkinlik için "Çalışma zamanı" seçenekleri, koşullar, eylemler ve değişkenler referansını, kullanıma hazır otomasyon tariflerini ve otomasyon çalışmalarını günlüklerde nasıl izleyeceğinizi kapsar.

Otomasyonlar, Edvisor'da bir şey olduğunda kendi kendine çalışan kurallardır. Her kuralın bir etkinliği (onu başlatan şey), isteğe bağlı koşulları (filtreler) ve bir veya daha fazla eylemi (yapılacak işlem) vardır. Bu makale, Otomasyonları nerede bulacağınızı, özelliği nasıl etkinleştireceğinizi ve kurallarınızı nasıl oluşturacağınızı, bulacağınızı, çoğaltacağınızı ve yöneteceğinizi kapsar.

Bu nedir

Otomasyon, Edvisor'da bir şey olduğunda otomatik olarak çalışan bir kuraldır. Her otomasyonda şunlar bulunur:

• Bir etkinlik — onu başlatan şey.
• İsteğe bağlı koşullar — karşılanması gereken filtreler.
• Bir veya daha fazla eylem — çalıştığında yapılacak işlem.

Yaygın kullanım alanları:

• Yeni bir öğrenci oluşturulduğunda hoş geldin e-postası gönderin.
• Bir öğrenci güncellendiğinde bir danışmana bildirim gönderin.
• Bir öğrenci belirli bir uyruğa uyduğunda takip görevi oluşturun.
• Öğrenci verilerini bir webhook aracılığıyla kendi sisteminize aktarın.
• Bir öğrencinin vizesi sona ermeden önce hatırlatma gönderin.
• Bir öğrenci bir teklifi görüntülediğinde veya kabul ettiğinde ya da teklifin süresi dolmadan önce takip yapın.
• Bir okul bir kaydı kabul ettiğinde devir görevi oluşturun.
• Bir satış oluşturulduğunda işe alıştırma görevleri oluşturun.
• Bir öğrenci belirli bir işlem hattı aşamasına geçtiğinde danışmana hatırlatma gönderin.
• Bir sigorta poliçesi başlamadan veya sona ermeden önce öğrenciye hatırlatma gönderin.

Mevcut etkinlikler

Bir otomasyon bir etkinlik tarafından tetiklenir. Beş alanda gruplanmış 18 etkinlik vardır. Her biriyle ilgili tüm ayrıntılar için aşağıdaki Tetikleyiciler, koşullar ve eylemler referansı bölümüne bakın.

Öğrenciler

• Yeni bir öğrenci oluşturulur
• Bir öğrenci güncellenir
• Bir öğrenci silinir
• Bir öğrencinin doğum günüdür
• Bir öğrencinin vizesinin süresi dolmak üzeredir

Teklifler

• Bir teklif oluşturulur
• Teklif Yayınlandı — öğrenciye verilir veya gönderilir. Önceden Teklif Yayımlandı olarak adlandırılıyordu; ürünün geri kalanıyla uyumlu olması için yeniden adlandırıldı.
• Teklif Görüntülendi — öğrencinin teklifi ilk kez açtığı anda, yalnızca bir kez tetiklenir.
• Teklif Kabul Edildi — kabul edildi durumuna geçişte tetiklenir.
• Teklif son kullanma tarihi — teklifin sona erdiği günden önce, o gün veya sonrasında.

Kayıtlar

• Bir öğrenci için yeni bir kayıt oluşturulur
• Bir kayıt okul tarafından kabul edilir

Satışlar

• Bir satış başlatılır
• Bir konaklama satışı başlatılır
• Bir satış oluşturulur
• Huni Aşaması Değişikliği — Aşamaya taşındı ve Aşamadan taşındı koşullarıyla. Toplu yeniden atamalar bunu tetiklemez.

Sigorta

• Poliçe başlangıç tarihi
• Poliçe bitiş tarihi

Sigorta etkinlikleri yalnızca onaylanmış rezervasyonlar için geçerlidir.

Not: Otomasyonu tetikleyebilecek etkinliklerin kapsamını genişletmek için zaman içinde yeni etkinlikler eklenecektir.

Nerede bulunur

Ayarlar > İşe Alım > Otomasyonlar bölümüne gidin.

Yalnızca yöneticiler otomasyon oluşturabilir, düzenleyebilir, etkinleştirebilir, devre dışı bırakabilir veya silebilir. Danışmanlar otomasyonları görüntüleyebilir ancak değiştiremez.

Otomasyonları Etkinleştirme

Otomasyonlar bölümünü ilk kez açtığınızda, özelliği açıklayan bir etkinleştirme ekranı görürsünüz. Etkinleştirme, hesabınız için Edvisor'ın otomasyonları çalıştırmak üzere dahili olarak kullandığı bir API anahtarı çifti oluşturur. Anahtarları kendiniz yönetmeniz gerekmez.

Etkinleştirmeden sonra Otomasyonlar liste görünümüne yönlendirilirsiniz. Üst bilgi toplam sayıyı gösterir (örneğin, "Otomasyonlar (21)") ve her otomasyon bir kart olarak görünür.

Her kart şunları gösterir:

• Otomasyonun adı.
• Onu tetikleyen etkinlik.
• Örneğin, kaç koşul olduğunu ve kuralı açmadan tümü veya herhangi biri mantığının kullanılıp kullanılmadığını görebilmeniz için "3 koşul · herhangi biri" gibi bir koşul özeti çipi.
• Eylem çipleri.
• Bir etkinleştir / devre dışı bırak düğmesi.
• Bir otomasyonu çoğaltabileceğiniz kart menüsü.

Otomasyon oluşturma

Başlamanın iki yolu vardır:

• Sıfırdan — sağ üstteki Otomasyon oluştur seçeneğine tıklayın.
• Şablondan — liste görünümünün sağ tarafındaki panelden bir şablon seçin (örneğin, "Yeni Öğrenciyi Karşılama"). Şablonlar bir etkinliği, koşulları ve eylemleri önceden doldurur; böylece yalnızca ayrıntıları özelleştirirsiniz.

Oluşturucu

Oluşturucunun üç bölümü vardır:

• Üst — Otomasyon Adı (gerekli), Açıklama ve "Bu otomasyon başarısız olduğunda bana e-posta gönder" anahtarı. Bu otomasyonun bir çalıştırılması başarısız olduğunda e-posta almak için anahtarı açık bırakın.
• Sol panel — üç üst üste yığılmış adım olarak gösterilen kural dizisi: OLAY > KOŞULLAR > EYLEMLER. Yapılandırmak için herhangi bir adıma tıklayın.
• Sağ panel — seçtiğiniz adımın yapılandırması.

Sağ panelin altındaki Olay / Koşullar / Eylemler düğmeleriyle adımlar arasında ileri ve geri de gidebilirsiniz.

Olayı yapılandırırken otomasyonun ne zaman çalışacağını da seçersiniz — Anında veya bir tarihe bağlı olaylar için Gününden önce / Gününde / Gününden sonra (gün cinsinden bir süre belirlersiniz). Tarihe dayalı olaylarda oluşturucu, zamanlamayı kaydetmeden önce kontrol edebilmeniz için kuralı oluştururken size sade bir dille yeniden ifade eder.

İşiniz bittiğinde sağ üstteki Kaydet'e tıklayın. Tüm gerekli alanlar doldurulana kadar Kaydet devre dışı kalır.

Bir otomasyon bulma

Birkaç kuraldan fazlasına sahip olduğunuzda, ada göre bir otomasyon bulmak için Otomasyonlar listesinde araştırma özelliğini kullanın:

• Arama kutusuna yazın; liste siz yazdıkça filtrelenir.
• Eşleşmeler için bir sonuç sayısı görürsünüz.
• Hiçbir eşleşme yoksa özel bir sonuç yok durumu görürsünüz. Bu, yalnızca gerçekten hiç otomasyonunuz olmadığında görünen "ilk otomasyonunuzu oluşturun" boş ekranından farklıdır.

Bir otomasyonu çoğaltma

Bir kuralı yeniden oluşturmak yerine yeniden kullanmak için otomasyonun üzerindeki kart menüsünü açın ve Çoğalt'ı seçin. Bu işlem tek tıklamayla yapılır.

Kopya devre dışı olarak gelir ve bunu belirten bir banner gösterir. Bu kasıtlıdır: siz gözden geçirene kadar hiçbir şey çalışmaz. Kopyayı açın, adı ve değiştirilmesi gereken diğer her şeyi düzenleyin, ardından anahtarla etkinleştirin.

Mevcut otomasyonları yönetme

Otomasyonlar listesinden şunları yapabilirsiniz:

• Kartına tıklayarak bir otomasyonu açabilirsiniz. Bu işlem, iki sekmeli Otomasyonu Düzenle ekranını açar: Otomasyon (oluşturucu) ve Günlükler (çalıştırma geçmişi).
• Kart üzerindeki anahtarı kullanarak etkinleştirebilir veya devre dışı bırakabilirsiniz. Devre dışı otomasyonlar tutulur ancak çalışmaz.
• Kart menüsünden bir otomasyonu çoğaltabilirsiniz (yukarıya bakın).
• Düzenleme görünümünden bir otomasyonu silebilirsiniz. Geçmiş çalıştırmaların günlükleri tutulur.

Dil

Otomasyonlar 22 dile tamamen çevrilmiştir ve hesap dilinizi izler.

Tetikleyiciler, koşullar ve eylemler başvurusu

Bu, bir otomasyon oluşturmak için kullandığınız yapı taşlarının başvurusudur: onu başlatan olay, çalışıp çalışmayacağına karar veren koşullar ve gerçekleştirdiği eylemler.

Bu nedir

Her otomasyon üç bölümden oluşur:

• Etkinlik — Edvisor'da gerçekleşen ve otomasyonu başlatan şeydir (örneğin, yeni bir öğrenci oluşturulur).
• Koşullar (isteğe bağlı) — otomasyonun çalışması için doğru olması gereken ek kurallardır.
• Eylemler — otomasyon çalıştığında yaptığı şeydir (örneğin, bir e-posta göndermek).

Bunları otomasyon oluşturucuda seçersiniz. Bu bölüm, seçebileceğiniz tüm seçenekleri listeler.

Etkinlikler

Bir etkinlik, otomasyonu başlatan tetikleyicidir. 5 kategoride gruplandırılmış 18 etkinlik vardır: Öğrenciler, Teklifler, Kayıtlar, Satışlar ve Sigorta.

Öğrenciler (5 etkinlik)

• Yeni bir öğrenci oluşturulur
• Bir öğrenci güncellenir
• Bir öğrenci silinir
• Bir öğrencinin doğum günüdür
• Bir öğrencinin vizesinin süresi dolmak üzeredir

Teklifler (5 etkinlik)

• Bir teklif oluşturulur
• Teklif Gönderildi — teklif öğrenciye gönderilir veya iletilir. Bu etkinlik daha önce Teklif Yayınlandı olarak adlandırılıyordu; ürünün geri kalanıyla uyumlu olması için adı değiştirildi.
• Teklif Görüntülendi — öğrencinin teklifi ilk kez açmasıdır. Yalnızca bir kez tetiklenir ve sonraki görüntülemelerde tekrar tetiklenmez.
• Teklif Kabul Edildi — kabul durumuna gerçek geçişte tetiklenir. Bir öğrenci önce A seçeneğini, ardından B seçeneğini kabul ederse bu iki değil, tek bir etkinliktir.
• Teklifin sona erme tarihi — tarihe dayalıdır. Teklifin sona erdiği günden önce, o gün veya o günden sonra çalışabilir.

Kayıtlar (2 etkinlik)

• Bir öğrenci için yeni bir kayıt oluşturulur
• Bir kayıt okul tarafından kabul edilir

Satışlar (4 etkinlik)

• Bir satış başlatılır
• Bir konaklama satışı başlatılır
• Bir satış oluşturulur
• Satış Aşaması Değişikliği — bir öğrenci bir işlem hattındaki aşamalar arasında hareket eder. Aşamaları Taşındığı aşama ve Taşındığı aşama koşullarıyla seçersiniz (aşağıdaki Koşullar bölümüne bakın). Toplu yeniden atamalar bu etkinliği tetiklemez.

Sigorta (2 etkinlik)

• Poliçe başlangıç tarihi
• Poliçe bitiş tarihi

Her iki Sigorta etkinliği de tarihe dayalıdır ve yalnızca onaylanmış rezervasyonlar için geçerlidir — onaylanmamış bir rezervasyondaki poliçe bu etkinlikleri tetiklemez.

Not: Bir otomasyonu tetikleyebilecek etkinliklerin kapsamını genişletmek için zaman içinde yeni etkinlikler eklenecektir.

Ne zaman çalışır?

Her etkinlik için zamanlamayı belirlersiniz:

• Anında — otomasyon, etkinlik gerçekleşir gerçekleşmez çalışır.
• Önce — bir tarihten belirli sayıda gün önce çalışır.
• Gününde — doğrudan tarihin kendisinde çalışır.
• Sonra — bir tarihten belirli sayıda gün sonra çalışır.

Öğrenci vizesinin sona ermesi, teklifin sona erme tarihi veya bir Sigorta poliçesinin başlangıç ya da bitiş tarihi gibi tarih tabanlı etkinlikler, Önce veya Sonra için gün cinsinden bir Süre girmenizi ister. Tarih tabanlı etkinlikler gelecekteki bir tarihe bağlı oldukları için "Anında" çalıştırılamaz.

Tarih tabanlı bir tetikleyici oluştururken oluşturucu, kaydetmeden önce zamanlamanın amaçladığınız şekilde olduğundan emin olabilmeniz için kuralı size sade bir dille yeniden ifade eder.

Koşullar

Koşullar, otomasyonun çalışması için doğru olması gereken isteğe bağlı kurallardır.

Koşulları birleştirme

• Koşulları tümü mantığıyla (her koşul doğru olmalıdır) veya herhangi biri mantığıyla (en az bir koşul doğru olmalıdır) birleştirebilirsiniz.
• Liste görünümündeki otomasyon kartı, ayarladıklarınızın bir özetini gösterir; örneğin "3 koşul · herhangi biri".
• Tek bir otomasyonda aynı alan birden fazla kez kullanılabilir; böylece tek bir alandan aralıklar ve çok parçalı kurallar oluşturabilirsiniz.

Alan türleri

Özgün liste tarzı alanların yanı sıra koşullar artık şunları da desteklemektedir:

• Tarih alanları.
• Metin alanları.
• Evet/hayır alanları.

Bilinen koşul alanları

• Öğrenci Uyruğu — "şunlardan herhangi biri" gibi operatörlerle. Örneğin, bir otomasyonu yalnızca belirli bir uyruğa sahip öğrenciler için çalıştırabilirsiniz.
• Sigorta varış ülkesi — Sigorta ile ilgili kurallar için.
• Sigorta sağlayıcısı — Sigorta ile ilgili kurallar için.
• Aşamaya taşındı ve Aşamadan taşındı — İşlem Hattı Aşaması Değişikliği etkinliğiyle kullanılır. Seçiciler mevcut işlem hatlarını ve aşamalarını listeler; böylece önce işlem hattını, ardından aşamayı seçersiniz.

Son değişiklikler

• Daha önce gizli olan iki teklif koşulu artık kullanılabilir. Sürüm notlarında adları belirtilmediğinden, mevcut liste için bir teklif etkinliğindeki koşul seçicisini kontrol edin.
• Bir operatör kullanımdan kaldırıldı; çünkü uygulandığı alan için hiçbir zaman anlamlı değildi. Sürüm notlarında adı belirtilmedi. Daha önce kullandığınız bir operatörü bulamıyorsanız, büyük olasılıkla nedeni budur — koşulu yeniden açın ve kalan operatörler arasından en uygun olanı seçin.

Eylemler

Eylemler, otomasyon çalıştığında yaptığı işlemlerdir. Birden fazla eylem ekleyebilirsiniz. Eylemler birbiri ardına çalışır ve her biri bağımsız olarak yürütülür — bir eylem başarısız olsa bile diğerleri çalışmaya devam eder.

Eylemler iki kategoriye ayrılır.

İletişim

• Öğrenciye e-posta gönder — öğrenciye bir e-posta gönderir. Öğrencinin e-posta adresi otomatik olarak doldurulur. Konu ve Gövde'yi (ikisi de zorunludur) siz belirlersiniz ve değişkenleri kullanabilirsiniz (aşağıya bakın).
• Danışmana e-posta gönder — öğrencinin atanmış danışmanına bir e-posta gönderir.

Entegrasyonlar

• Görev Oluştur — bir görev oluşturur. Görev adını, son tarihi ve atanacak kişiyi belirlersiniz.
  • Not: Bir görevdeki değişkenler düz metin olarak saklanır ve gerçek değerlerle değiştirilmez. Görev adı içinde değişkenlere güvenmeyin.
• Webhook Gönder — seçtiğiniz bir URL'ye veri gönderir. URL'yi ve Yükü belirlersiniz. Güvenlik nedeniyle web kancaları yalnızca herkese açık adreslere gönderilebilir ve en fazla 5 yönlendirmeyi takip eder.

Değişkenler

Değişkenler, gerçek öğrenci ve acente ayrıntılarını bir e-postaya eklemenizi sağlar. Otomasyon çalıştığında her değişken gerçek değerle değiştirilir.

Öğrenci

• Öğrenci Kimliği
• Ad
• Soyadı
• E-posta
• Doğum Tarihi

Acente

• Acente Adı
• Ofis Adı

Bir değişken doldurulamıyorsa (örneğin öğrencinin doğum tarihi yoksa), yer tutucu mesajdan kaldırılır.

Dil

Etkinlikler, koşullar ve eylemler dahil olmak üzere otomasyon oluşturucu tamamen 22 dile çevrilmiştir ve hesap dilinizi kullanır.

Otomasyon tarifleri: yaygın kurulumlar

Bu bölüm, Ayarlar > İşe Alım > Otomasyonlar bölümünde oluşturabileceğiniz yaygın otomasyon kurulumlarını açıklar. Her tarif aynı yapıyı izler — neyi gerçekleştirdiği, seçilecek tetikleyici, ne zaman çalıştığı, eklenecek koşullar, önerilen eylemler ve dikkat edilmesi gerekenler — böylece ihtiyacınız olan tarife göz atabilir ve birkaç dakika içinde oluşturabilirsiniz.

Yeni tetikleyiciler ve koşullar kullanıma sunuldukça zaman içinde buraya daha fazla tarif eklenecektir; bu nedenle burayı sabit bir listeden ziyade büyüyen bir kitaplık olarak değerlendirin. Burada henüz yer almayan yararlı bir şey oluşturursanız, başka bir bölüm olarak eklenebilir.

Mevcut seçeneklerin tam listesi için yukarıdaki Tetikleyiciler, koşullar ve eylemler referans bölümüne bakın.

Tarif 1 — Teklifleri takip etme

Ne işe yarar: Manuel takip yapmadan tekliflerin ilerlemesini sağlar. Teklifin süresi dolmadan önce öğrenciyi uyarır, teklife baktığında ancak işlem yapmadığında takip eder ve kabul ettiği anda kurum içinde ilgili kişiye devreder.

Seçilecek tetikleyici: Gerçekleştirmek istediğiniz her davranış için Teklifler grubundan alınan bir otomasyon:

• Teklif Görüntülendi — öğrencinin teklifi ilk kez açtığı zaman.
• Teklif Kabul Edildi — öğrenci kabul ettiğinde.
• Teklifin son kullanma tarihi — teklifin süresinin dolduğu günden önce, o gün veya sonra çalışacak şekilde ayarlayabileceğiniz tarih tabanlı bir tetikleyici.

Ne zaman çalışır:

• Teklif Görüntülendi, öğrencinin teklifi ilk kez açmasıyla tetiklenir ve sonraki görüntülemelerde bir daha tetiklenmez.
• Teklif Kabul Edildi, kabul durumuna gerçek geçişte tetiklenir.
• Teklif son kullanma tarihi, son kullanma tarihine göre çalışır — bir hatırlatma için tarihi birkaç gün öncesine ayarlayın. Tarihe dayalı bir tetikleyici oluştururken oluşturucu, doğru ofseti ve yönü seçtiğinizi onaylayabilmeniz için kuralı anlaşılır bir dille size yeniden ifade eder.

Eklenecek koşullar: Otomasyonu yalnızca amaçladığınız öğrenciler için çalışacak şekilde daraltın — örneğin Öğrenci Uyruğu veya varış noktası ya da program türü gibi teklif alanları üzerinden. Bir alan üzerinde iki test yapmanız gerekiyorsa aynı alanı bir kuralda birden fazla kez kullanabilirsiniz. Kart, oluşturduğunuz kuralın bir özetini gösterir (örneğin "3 koşul · herhangi biri"). Her şeyin eşleşmesini istiyorsanız eşleşme modunu tümü olarak bırakın; tek bir koşulun yeterli olduğu durumlarda herhangi biri seçeneğini kullanın.

Önerilen eylemler:

• Son kullanma tarihinden önce: öğrenciye teklife bağlantı içeren bir hatırlatma e-postası gönderin ve sorumlu danışmanın öğrenciyi araması için bir görev oluşturun.
• Kabul edildiğinde: bir tebrik e-postası gönderin, sonraki adım görevini (depozito, belgeler) oluşturun ve ekibi webhook veya dahili bildirim yoluyla bilgilendirin.
• Görüntülendi ancak kabul edilmedi: Teklif Görüntülendi otomasyonunu belirli bir süre sonra gönderilecek bir takip e-postasıyla eşleştirin veya aradaki boşluğu kapatmak için son kullanma tarihi hatırlatmasını kullanın.

Dikkat edilmesi gerekenler: Teklif Görüntülendi yalnızca ilk açılışta tetiklenir — teklifi beş kez yeniden açan bir öğrenci yine de yalnızca bir etkinlik oluşturur; bu nedenle tekrarlanan görüntülemeleri varsayan bir mantık oluşturmayın. Teklif Kabul Edildi geçiş sırasında bir kez tetiklenir — öğrenci A seçeneğini kabul edip ardından B seçeneğine geçerse bu yine iki değil, tek bir etkinliktir; dolayısıyla kabul otomasyonu geçişte yeniden çalışmaz.

Tarif 2 — Öğrencilere sigorta poliçesi tarihlerini hatırlatın

Ne sağlar: Öğrenciler, sigorta kapsamlarının başlamasından ve sona ermesinden önce bilgilendirilir; böylece aktif bir sigortayla seyahat eder ve ne zaman yenileme yapmaları gerektiğini bilirler. Ayrıca ekibin belgeleri doğru zamanda kontrol etmesi için bir hatırlatma sağlar.

Seçilecek tetikleyici: Tetikleyici seçicisindeki yeni Sigorta kategorisinden:

• Poliçe başlangıç tarihi — varış öncesi ve "sigortanız yakında başlayacak" mesajları için.
• Poliçe bitiş tarihi — yenileme ve son kullanma tarihi hatırlatmaları için.

Ne zaman çalışır: Her ikisi de tarihe dayalıdır; bu nedenle ilgili günden önce, o gün veya sonra seçeneklerinden birini seçersiniz — örneğin poliçe başlangıç tarihinden yedi gün önce ya da poliçe bitiş tarihinden on dört gün önce. Kaydetmeden önce ofsetin amaçladığınız şekilde göründüğünü kontrol edebilmeniz için oluşturucu, siz ayarlarken kuralı anlaşılır bir dille yeniden ifade eder.

Eklenecek koşullar: Ülkeye özgü talimatlar göndermek için Sigorta varış ülkesi seçeneğini, ifadelerin veya belgelerin sağlayıcıya göre farklılık gösterdiği durumlarda ise Sigorta sağlayıcısı seçeneğini kullanın. Her ikisine de ihtiyaç duyduğunuzda bunları birleştirin ve kuralın açıkladığınız durumla eşleştiğini doğrulamak için karttaki koşul özetini kullanın.

Önerilen eylemler:

• Öğrenciye poliçe ayrıntılarını ve yanında bulundurması gerekenleri e-posta ile gönderin.
• Öğrencinin belgelerinin yanında olduğunu doğrulaması için danışmana bir görev oluşturun.
• Bitiş tarihleri için yenileme hatırlatması içeren bir e-posta gönderin ve teminatın uzatılmasını görüşmek üzere bir görev oluşturun.

Dikkat edilmesi gerekenler: Sigorta tetikleyicileri yalnızca onaylanmış rezervasyonlar için geçerlidir. Henüz onaylanmamış rezervasyonlara bağlı poliçeler bu tetikleyicileri çalıştırmaz; dolayısıyla beklemede olan bir öğrenci hiçbir şey almaz — bu tarife tek teminat kontrolünüz olarak güvenmeyin.

Tarif 3 — İşlem hattı aşaması değişikliklerine tepki verme

Sağladığı fayda: İşlem hattındaki hareketi otomatik olarak eyleme dönüştürür — bir öğrenci bir aşamaya girdiğinde hoş geldin mesajları, ilerlediğinde devir teslim görevleri ve bir aşamaya geri döndüğünde veya aşamadan ayrıldığında dahili uyarılar gönderir.

Seçilecek tetikleyici: İşlem Hattı Aşaması Değişikliği.

Ne zaman çalışır: Bir öğrencinin işlem hattı aşaması her değiştiğinde. Ardından tetikleyicinin koşullarını kullanarak hangi değişiklikleri dikkate almak istediğinize karar verirsiniz.

Eklenecek koşullar: Bir öğrenci belirli bir aşamaya geldiğinde işlem yapmak için "Aşamaya taşındı" seçeneğini, bir aşamadan ayrıldığında işlem yapmak için "Aşamadan taşındı" seçeneğini kullanın. Belirli bir geçişi yakalamak için ikisini birleştirin (bir aşamadan çıkıp diğerine geçme) ve kuralı doğru öğrencilerle sınırlamak için diğer koşulları — uyruk, varış yeri, program — ekleyin.

Önerilen eylemler:

• Yeni bir aşamaya taşındı: aşamaya uygun e-postayı gönderin ve sorumlu kişi için sonraki görevi oluşturun.
• Etkin bir aşamadan geriye taşındı: yöneticiyi bilgilendirin veya bir inceleme görevi oluşturun.
• Herhangi bir aşama değişikliği: raporlamanızın veya CRM'nizin eşzamanlı kalması için bir webhook tetikleyin.

Dikkat edilmesi gerekenler: Toplu yeniden atamalar bunu tetiklemez. Aşamalar toplu olarak değiştirilirse hiçbir otomasyon çalışmaz; bu nedenle büyük bir düzenleme veya geçiş, günlüklerde sessiz görünecektir. Takip e-postalarının ve görevlerin oluşturulmayacağını varsayarak toplu aşama değişikliklerini planlayın ve bunları manuel olarak yönetin.

Otomasyon çalıştırmalarını izleme

Bir otomasyon her çalıştığında bir günlük girdisi kaydeder. Bu bölümde bu günlüklerin nerede bulunacağı, her alanın ne anlama geldiği ve bir sorun olduğunda bunların nasıl okunacağı açıklanmaktadır.

Otomasyonlar çok çeşitli olaylarla başlatılabilir — öğrenci, teklif, kayıt, satış ve sigorta olayları — bu nedenle belirli bir otomasyonun günlükleri, oluşturulduğu tetikleyiciye göre şekillenir. Aşağıdaki alanlar, durumlar ve hata nedenleri, hangi tetikleyicinin çalıştığından bağımsız olarak aynıdır.

Nedir

Bir günlük, tek bir otomasyon çalıştırmasının kaydıdır. Her çalıştırma bir günlük girdisi oluşturur; böylece tam olarak ne olduğunu, ne zaman gerçekleştiğini ve başarılı olup olmadığını görebilirsiniz. Günlükler düzenlenemez veya silinemez — kalıcı bir kayıttır.

Günlükler nerede bulunur?

1. Ayarlar > İşe Alım > Otomasyonlar bölümüne gidin.
2. Kontrol etmek istediğiniz otomasyonu açın.
3. Otomasyonu Düzenle ekranında Otomasyon sekmesinden Günlükler sekmesine geçin.

Otomasyon hiç çalışmadıysa, otomasyon yapılandırmasını görüntülemek için bir düğmeyle birlikte "Henüz yürütme yok" şeklinde boş bir durum görürsünüz.

Günlükleri okuma

Günlükler görünümünde şunlar gösterilir:

• Çalıştırmaları sonuca göre filtrelemek için bir Durum filtresi (örneğin, "Tüm durumlar").
• Listelenen çalıştırma sayısını gösteren bir sayaç (örneğin, "12 gösteriliyor").
• Her çalıştırma için bir satır.

Her günlük satırı şu alanları gösterir:

• Zaman — çalıştırmanın gerçekleştiği zaman.
• Durum — sonuç (aşağıya bakın).
• Tetikleyici — çalıştırmayı başlatan olay. Bu, otomasyonun temel aldığı tetikleyicidir; dolayısıyla mevcut herhangi bir olay olabilir. Görebileceğiniz örnekler arasında Teklif oluşturuldu, Teklif düzenlendi (önceden Teklif yayımlandı olarak adlandırılıyordu), Teklif görüntülendi, Teklif kabul edildi, Teklif son kullanma tarihi, Huni Aşaması Değişikliği ve sigorta tetikleyicileri olan Poliçe başlangıç tarihi ile Poliçe bitiş tarihi bulunur.
• Yürütme Kimliği — çalıştırma için benzersiz bir kimlik ("exec-" ile başlar). Bir sorun bildirirken Yürütme Kimliğine başvurun; böylece tam çalıştırma bulunabilir.
• Eylemler — oran olarak kaç eylemin çalıştırıldığı (örneğin, "1/1" veya "0/1 atlandı").
• Süre — çalıştırmanın ne kadar sürdüğü.

Bu çalıştırmadaki her eylemin ayrıntılarını görmek için bir satıra tıklayarak satırı genişletin.

Durumlar

• Başarılı — otomasyon çalıştı ve tüm eylemler tamamlandı.
• Başarısız — çalıştırma tamamlanmadı.
• Kısmi Başarısızlık — bazı eylemler tamamlandı, bazıları tamamlanmadı.

Çalıştırmaların göründüğü diğer yerler

Otomasyon çalıştırmaları öğrencinin Son Etkinlikler akışında da görünür; böylece otomasyon etkinliğini öğrencinin profilinden görebilirsiniz.

Yaygın başarısızlık nedenleri

Bir çalıştırma başarısız olursa bunun nedeni genellikle şunlardan biridir:

• Webhook, 2xx olmayan bir yanıt döndürdü.
• Webhook URL'si dahili veya özel bir IP adresine yönlendirildi (bunlar engellenir).
• Webhook 5'ten fazla yönlendirme izledi.
• Gerekli bir değişken doldurulamadı.

Bir otomasyonun neden hiç çalıştırması olmayabilir?

Girişler beklediğiniz halde Günlükler sekmesi boşsa, otomasyonun etkin olup olmadığını kontrol edin. Özellikle kart menüsünden bir otomasyonu Çoğalttığınızda, kopya devre dışı olarak gelir ve otomasyonun üzerinde bunu belirten bir banner bulunur. Devre dışı bırakılmış bir otomasyon hiçbir zaman çalışmaz; bu nedenle etkinleştirene kadar hiç günlük girişi oluşturmaz. Yeni çoğaltılmış bir otomasyonun hiçbir şey yapmıyor gibi görünmesinin en yaygın nedeni budur.

Tetikleyicinin gerçekten gerçekleştiğini ve otomasyondaki koşulların beklediğiniz kayıtlarla eşleştiğini de doğrulamanız faydalı olacaktır — bir çalıştırma yalnızca tetikleyici etkinleştiğinde ve koşullar karşılandığında günlüğe kaydedilir.

Günlükler ne zaman kontrol edilmeli?

Beklenen bir e-posta, görev veya webhook gerçekleşmediğinde ya da biri bir otomasyonun çalışmadığını bildirdiğinde günlükleri kontrol edin. Durum ve genişletilmiş eylem ayrıntıları, hangi adımın başarısız olduğunu ve nedenini gösterir.