Формы: создание, предоставление доступа и портал для студентов

Формы собирают информацию и документы от новых и существующих студентов. Когда новый пользователь заполняет форму, Edvisor создаёт для него профиль студента. Когда существующий студент заполняет форму, его профиль обновляется. Вы создаёте форму, перетаскивая нужные поля, а затем настраиваете обработку отправленных данных. В этой статье рассказывается о создании формы, её предоставлении или назначении, а также о том, что видят студенты при заполнении формы в своём студенческом портале.

Создание формы

Что это такое

Форма в Edvisor собирает информацию о студентах. Когда новый пользователь заполняет её, Edvisor создаёт профиль студента в вашей воронке. Когда существующий студент заполняет её, его профиль обновляется. Формы находятся в разделе Настройки > Набор студентов > Формы.

Создание новой формы

1. Перейдите в раздел Настройки > Набор студентов > Формы.
2. Нажмите + Создать новую форму. Откроется конструктор форм с двумя вкладками: Создание формы и Настройки формы (вкладка Ответы появляется после получения отправленных данных).

Создание формы: выбор полей

Панель Элементы формы слева содержит три категории. Перетащите любой элемент в область формы справа и изменяйте порядок элементов перетаскиванием.

• Студент — стандартные поля профиля студента: Имя, Фамилия, Электронная почта, Предпочтительное имя, Пол, Номер телефона, Дата рождения, Домашний адрес, Национальность, Текущее местоположение, Номер паспорта, Номер текущего паспорта, Тип визы, Дата окончания визы, Страна выдачи визы, Второй контакт, Желаемое направление, Желаемые учебные заведения, Желаемые программы, Желаемая дата начала, Желаемая продолжительность обучения, Предпочтительное размещение и Бюджет. Когда форма с этими полями отправляется, Edvisor заполняет их для новых студентов или обновляет их для существующих студентов.
• Базовые — общие поля для данных, которые не соответствуют полю профиля: Текстовое поле, Электронная почта, Текстовая область, URL, Число, Номер телефона, Адрес, Дата/время, День, Флажок, Время, Поля выбора, Выбор, Переключатель, Файл и Кнопка.
• Премиум — Подпись.

Используйте Предварительный просмотр формы (в правом верхнем углу) в любой момент, чтобы увидеть, что будет отображаться студенту.

Настройки формы: как работает форма

Информация

• Название (обязательно) — отображается в списке форм и в URL формы.
• Сообщение после отправки — текст, отображаемый после успешной отправки (благодарность или дальнейшие инструкции).

Новые студенты

Если отправка поступает с адреса электронной почты, который ещё не указан в профиле, Edvisor создаёт нового студента. Четыре выпадающих списка определяют, куда он будет добавлен:

• Офис для новых студентов, созданных из формы.
• Воронка по умолчанию для новых студентов.
• Статус воронки по умолчанию.
• Назначить новых студентов — сотрудник команды, который становится назначенным консультантом.

Существующие студенты

Когда отправленная форма соответствует существующему профилю и содержит поля, в которых уже есть данные, настройка "Что должно произойти, если значение поля уже существует?" определяет поведение (это применяется ко всей форме, а не к отдельным полям):

• Добавить значение — сохранить существующее значение и добавить новое.
• Заменить значение — перезаписать существующее значение.
• Пропустить — проигнорировать новое значение и сохранить данные профиля.

Уведомления

Настройка "Уведомление при отправке формы" определяет, кто получит электронное письмо:

• Сотрудник команды, назначенный студенту.
• Администратор агентства.
• Все сотрудники команды.

Сохранение

Нажмите Сохранить (в правом верхнем углу). Теперь форма готова к публикации — общедоступный URL и фрагмент для встраивания находятся в разделе Поделиться формой сразу ниже. См. раздел Публикация или назначение формы ниже.

Просмотр ответов на форму

После отправки формы ответы можно просмотреть двумя способами:

• Из профиля студента. Откройте профиль студента и перейдите на вкладку Формы, чтобы просмотреть ответ этого студента.
• В разделе «Настройки». Перейдите в Настройки > Набор студентов > Формы, откройте форму и перейдите на вкладку Ответы, чтобы просмотреть все ответы на эту форму.

Скоро: вы сможете скачивать ответы на формы непосредственно из Edvisor.

Советы и распространённые проблемы

• По возможности используйте поля Студент, чтобы отправленные данные автоматически заполняли или обновляли профиль студента.
• Присвойте каждой форме понятное Название — оно отображается в списке форм и в URL.
• Перед публикацией просмотрите форму, чтобы убедиться, что взаимодействие студента с ней будет корректным.

Публикация или назначение формы

После сохранения формы её можно распространить тремя способами: поделиться общедоступной ссылкой, встроить её на свой веб-сайт или назначить студенту в вашей воронке.

Что это такое

После сохранения формы доступны три варианта распространения. Первые два находятся в разделе Настройки формы > Поделиться формой; третий выполняется из профиля студента.

Вариант 1: поделиться ссылкой

Edvisor создаёт общедоступный URL для каждой формы. Он отображается в разделе Настройки формы > Поделиться формой > Поделиться ссылкой. Нажмите Копировать ссылку.

Используйте общедоступную ссылку для привлечения потенциальных клиентов — в социальных сетях, подписях электронной почты или маркетинговых письмах. Любой пользователь, у которого есть ссылка, может отправить форму, даже без аккаунта Edvisor.

Вариант 2: встроить форму на веб-сайт

В том же разделе Поделиться формой находится фрагмент Встроить на веб-сайт. Нажмите Копировать фрагмент и вставьте его в HTML-код своего веб-сайта.

Используйте встраивание для форм привлечения потенциальных клиентов на собственном маркетинговом сайте, чтобы студенты оставались на вашем домене, а не перенаправлялись в Edvisor.

Вариант 3: назначить конкретному студенту

Чтобы отправить форму студенту, который уже находится в вашей воронке:

1. Перейдите в раздел Воронки и откройте профиль студента.
2. Нажмите вкладку Формы.
3. Выберите форму и назначьте её студенту.

Используйте эту функцию для сбора информации о визе или паспорте после добавления студента в систему, чтобы попросить студента подтвердить или обновить данные перед бронированием, а также для любого структурированного сбора данных от известного студента.

Когда вы назначаете форму, студент заполняет её через свой портал студента — в разделе Формы на портале студента ниже описано, что он видит и что происходит после отправки формы.

Советы и распространённые проблемы

• Используйте Поделиться ссылкой или Встроить для людей, которые ещё не добавлены в систему; используйте Назначить студенту для тех, кто уже находится в вашей воронке.
• Поведение при ответе (добавить, заменить или пропустить) задаётся в самой форме. См. раздел Создание формы выше.

Формы на портале студента

Когда вы назначаете форму студенту (в его профиле студента → вкладка «Формы»), он получает уведомление и заполняет форму через свой портал студента. В этом разделе описано, что он видит.

Электронное письмо

Студент получает электронное письмо с уведомлением о том, что его ждёт форма. В письме указаны название формы и ссылка на его портал студента.

На портале студента

Когда студент входит в систему, назначенная форма отображается вместе с остым содержимым его портала. Он может:

• Открыть форму и просмотреть все добавленные вами поля.
• Заполнить свои ответы.
• Отправить форму после заполнения.

Типы полей, которые он увидит, зависят от того, что вы добавили в форму, — текстовые поля, раскрывающиеся списки, флажки, загрузка файлов, подписи и так далее.

После отправки студентом

После отправки автоматически происходит несколько действий:

• Профиль студента обновляется всеми стандартными полями студента, включёнными в форму. Существующие значения сохраняются, заменяются или дополняются в зависимости от настройки формы Если значение поля уже существует.
• Полный ответ (включая пользовательские компоненты Basic и Premium) появляется на вкладке Ответы формы в ваших настройках.
• Вы получаете уведомление по электронной почте, подтверждающее отправку.

Когда использовать «Назначить студенту»

Используйте эту функцию, когда вам нужны структурированные данные от студента, который уже находится в вашей воронке, — сведения о визе, подтверждения документов, предпочтения по размещению. Для тех, кто ещё не добавлен в систему, вместо этого используйте «Поделиться ссылкой» или «Встроить» на своём веб-сайте.