Автоматизации: настройка, триггеры, рецепты и мониторинг

Автоматизации — это правила, которые запускаются автоматически, когда что-то происходит в Edvisor, — например, отправляют электронное письмо новому студенту, напоминают о себе, когда предложение просмотрено или принято, уведомляют консультанта об изменении этапа воронки, создают задачу, отправляют данные на веб-перехватчик или напоминают о приближении даты визы или страхового полиса. В этой сводной статье описан полный процесс настройки (где найти автоматизации, как активировать функцию, создавать, находить, дублировать и управлять правилами), приведён справочник по 18 доступным событиям в пяти областях (Студенты, Предложения, Зачисления, Продажи, Страхование) с вариантами времени «Когда запускается», условиями, действиями и переменными, готовыми рецептами автоматизаций, а также объясняется, как отслеживать запуски автоматизаций в журналах.

Автоматизации — это правила, которые самостоятельно запускаются, когда что-то происходит в Edvisor. Каждое правило содержит событие (что его запускает), необязательные условия (фильтры) и одно или несколько действий (что нужно сделать). В этой статье описано, где найти автоматизации, как активировать функцию, а также как создавать, находить, дублировать и управлять правилами.

Что это такое

Автоматизация — это правило, которое запускается автоматически, когда что-то происходит в Edvisor. Каждая автоматизация включает:

• Событие — что её запускает.
• Необязательные условия — фильтры, которые должны быть выполнены.
• Одно или несколько действий — что нужно сделать при запуске.

Распространённые варианты использования:

• Отправка приветственного письма при создании нового студента.
• Уведомление консультанта при обновлении данных студента.
• Создание задачи для последующего контакта, когда студент соответствует определённой национальности.
• Отправка данных студента в собственную систему через веб-перехватчик.
• Отправка напоминания до истечения срока действия визы студента.
• Последующий контакт, когда студент просматривает или принимает предложение либо до истечения срока действия предложения.
• Создание задачи для передачи дела, когда школа принимает зачисление.
• Создание задач для адаптации при создании продажи.
• Напоминание консультанту, когда студент переходит на определённый этап воронки.
• Напоминание студенту до начала или окончания действия страхового полиса.

Доступные события

Автоматизация запускается событием. Доступно 18 событий, сгруппированных в 5 областей. Полную информацию о каждом из них см. в разделе Справочник триггеров, условий и действий ниже.

Студенты

• Создан новый студент
• Студент обновлён
• Студент удалён
• День рождения студента
• Срок действия визы студента скоро истечёт

Предложения

• Создано предложение
• Предложение выдано — выдано или отправлено студенту. Ранее называлось «Предложение опубликовано»; переименовано для соответствия остальной части продукта.
• Предложение просмотрено — срабатывает только один раз, когда студент впервые открывает предложение.
• Предложение принято — срабатывает при переходе в статус «принято».
• Дата истечения срока действия предложения — до, в день или после дня истечения срока действия предложения.

Зачисления

• Для студента создано новое зачисление
• Школа приняла зачисление

Продажи

• Продажа начата
• Продажа размещения начата
• Продажа создана
• Изменение этапа воронки — с условиями Перемещено на этап и Перемещено с этапа. Массовое переназначение не запускает это событие.

Страхование

• Дата начала действия полиса
• Дата окончания действия полиса

События страхования применяются только к подтверждённым бронированиям.

Примечание: Со временем будут добавляться новые события, чтобы расширить набор событий, которые могут запускать автоматизацию.

Где это найти

Перейдите в раздел Настройки > Набор студентов > Автоматизация.

Только администраторы могут создавать, редактировать, включать, отключать или удалять автоматизации. Консультанты могут просматривать автоматизации, но не могут изменять их.

Активация автоматизаций

При первом открытии раздела «Автоматизация» отображается экран активации с описанием функции. Активация создаёт пару ключей API для вашей учётной записи, которую Edvisor использует внутри системы для запуска автоматизаций. Вам не нужно управлять ключами самостоятельно.

После активации открывается список автоматизаций. В заголовке отображается общее количество (например, «Автоматизации (21)»), а каждая автоматизация представлена в виде карточки.

В каждой карточке отображаются:

• название автоматизации.
• событие, которое её запускает.
• чип с описанием условий, например «3 условия · любое», чтобы можно было увидеть количество условий и понять, используется ли логика «все» или «любое», не открывая правило.
• Чипы действий.
• Переключатель включения / отключения.
• меню карточки, где можно дублировать автоматизацию.

Создание автоматизации

Начать можно двумя способами:

• С нуля — нажмите Создать автоматизацию в правом верхнем углу.
• Из шаблона — выберите шаблон на панели в правой части списка (например, «Приветствие нового студента»). Шаблоны предварительно заполняют событие, условия и действия, поэтому вам нужно только настроить детали.

Конструктор

Конструктор состоит из трёх частей:

• Вверху — Название автоматизации (обязательно), Описание и переключатель «Отправлять мне электронное письмо при сбое этой автоматизации». Оставьте переключатель включённым, чтобы получать электронное письмо каждый раз при сбое запуска этой автоматизации.
• Левая панель — последовательность правил, отображаемая в виде трёх расположенных друг над другом шагов: СОБЫТИЕ > УСЛОВИЯ > ДЕЙСТВИЯ. Нажмите любой шаг, чтобы настроить его.
• Правая панель — настройки выбранного шага.

Вы также можете переходить вперёд и назад между шагами с помощью кнопок «Событие» / «Условия» / «Действия» в нижней части правой панели.

При настройке события вы также выбираете, когда запускается автоматизация: мгновенно или до / в день / после события, связанного с датой (вы задаёте продолжительность в днях). Для событий, связанных с датой, конструктор по мере настройки формулирует правило простым языком, чтобы вы могли проверить сроки перед сохранением.

Когда закончите, нажмите Сохранить в правом верхнем углу. Кнопка «Сохранить» остаётся отключённой, пока не будут заполнены все обязательные поля.

Найти автоматизацию

Если у вас больше нескольких правил, используйте поиск в списке автоматизаций, чтобы найти нужное по названию:

• Введите текст в поле поиска, и список будет фильтроваться по мере ввода.
• Вы увидите количество результатов поиска.
• Если совпадений нет, отображается отдельное состояние нет результатов. Оно отличается от пустого экрана «создайте свою первую автоматизацию», который теперь появляется только тогда, когда у вас действительно нет автоматизаций.

Дублировать автоматизацию

Чтобы повторно использовать правило, а не создавать его заново, откройте меню карточки автоматизации и выберите Дублировать. Это действие выполняется одним нажатием.

Копия создаётся отключённой, и на ней отображается баннер, сообщающий об этом. Это сделано намеренно: ничего не запускается, пока вы не проверите настройки. Откройте копию, измените название и всё остальное, что необходимо, затем включите её с помощью переключателя.

Управление существующими автоматизациями

В списке автоматизаций вы можете:

• Открыть автоматизацию, нажав на её карточку. Откроется раздел «Редактировать автоматизацию» с двумя вкладками: «Автоматизация» (конструктор) и «Журналы» (история выполнения).
• Включить или отключить автоматизацию с помощью переключателя на карточке. Отключённые автоматизации сохраняются, но не запускаются.
• Дублировать автоматизацию через меню карточки (см. выше).
• Удалить автоматизацию в режиме редактирования. Журналы прошлых запусков сохраняются.

Язык

Автоматизации полностью переведены на 22 языка и используют язык вашей учётной записи.

Справочник триггеров, условий и действий

Это справочник строительных блоков, которые используются для создания автоматизации: события, которое её запускает, условий, определяющих, будет ли она выполняться, и действий, которые она выполняет.

Что это такое

Каждая автоматизация состоит из трёх частей:

• Событие — то, что происходит в Edvisor и запускает автоматизацию (например, создаётся новый студент).
• Условия (необязательно) — дополнительные правила, которые должны быть выполнены для запуска автоматизации.
• Действия — то, что делает автоматизация при запуске (например, отправляет электронное письмо).

Вы выбираете их в конструкторе автоматизаций. В этом разделе перечислены все доступные варианты.

События

Событие — это триггер, который запускает автоматизацию. Всего доступно 18 событий, сгруппированных в 5 категорий: Студенты, Предложения, Зачисления, Продажи и Страхование.

Студенты (5 событий)

• Создан новый студент
• Данные студента обновлены
• Студент удалён
• День рождения студента
• Срок действия визы студента скоро истечёт

Предложения (5 событий)

• Создано предложение
• Предложение выдано — предложение выдано или отправлено студенту. Ранее это событие называлось Предложение опубликовано; оно было переименовано, чтобы соответствовать остальной части продукта.
• Предложение просмотрено — первый раз, когда студент открывает предложение. Событие срабатывает только один раз и больше не срабатывает при последующих просмотрах.
• Предложение принято — срабатывает при фактическом переходе предложения в статус принятого. Если студент принимает вариант A, а затем вариант B, это одно событие, а не два.
• Дата истечения срока действия предложения — событие, основанное на дате. Оно может сработать до, в день или после истечения срока действия предложения.

Зачисления (2 события)

• Для студента создано новое зачисление
• Зачисление принято учебным заведением

Продажи (4 события)

• Начата Распродажа
• Начата Распродажа Размещения
• Создана Распродажа
• Изменение этапа воронки — студент перемещается между этапами воронки. Вы выбираете этапы с помощью условий Перемещён на этап и Перемещён с этапа (см. раздел «Условия» ниже). Массовое перераспределение не запускает это событие.

Страхование (2 события)

• Дата начала действия полиса
• Дата окончания действия полиса

Оба события, связанные со Страхованием, основаны на датах и применяются только к подтверждённым бронированиям — полис для неподтверждённого бронирования не запустит эти события.

Примечание: Со временем будут добавляться новые события, чтобы расширить диапазон событий, которые могут запускать автоматизацию.

Когда запускается

Для каждого события вы устанавливаете время запуска:

• Мгновенно — автоматизация запускается сразу после наступления события.
• До — запускается за заданное количество дней до даты.
• В день события — запускается в саму дату.
• После — запускается через заданное количество дней после даты.

События, основанные на датах (например, истечение срока действия визы студента, дата истечения срока действия предложения или дата начала или окончания страхового полиса), требуют указать Продолжительность в днях для параметра «До» или «После». События, основанные на датах, не могут запускаться «Мгновенно», поскольку зависят от будущей даты.

При создании триггера, основанного на дате, конструктор повторяет правило для вас простым языком, чтобы вы могли проверить, что время указано так, как нужно, до сохранения.

Условия

Условия — это необязательные правила, которые должны быть выполнены, чтобы автоматизация запустилась.

Объединение условий

• Вы можете объединять условия с логикой все (каждое условие должно быть выполнено) или любое (должно быть выполнено хотя бы одно условие).
• На карточке автоматизации в виде списка отображается сводка заданных параметров, например «3 условия · любое».
• Одно и то же поле можно использовать более одного раза в одной автоматизации, чтобы создавать диапазоны и составные правила на основе одного поля.

Типы полей

Помимо исходных полей в виде списков, условия теперь поддерживают:

• поля Даты;
• поля Текста;
• поля Да/нет.

Известные поля условий

• Национальность студента — с операторами, такими как «является одной из». Например, запускать автоматизацию только для студентов определённой национальности.
• Страна назначения страхования — для правил, связанных со страхованием.
• Страховая компания — для правил, связанных со страхованием.
• Переход на этап и Переход с этапа — используются с событием изменения этапа воронки. В списках отображаются доступные воронки и их этапы: сначала выберите воронку, а затем этап.

Недавние изменения

• Два условия для предложений, которые ранее были скрыты, теперь доступны. В примечаниях к выпуску они не были названы, поэтому проверьте список условий в событии, связанном с предложением.
• Один оператор был удалён, поскольку он не имел смысла для поля, к которому применялся. В примечаниях к выпуску он не был назван. Если вы не можете найти оператор, которым пользовались ранее, скорее всего, причина в этом — снова откройте условие и выберите наиболее подходящий из оставшихся операторов.

Действия

Действия — это то, что выполняет автоматизация при запуске. Вы можете добавить несколько действий. Действия выполняются одно за другим, и каждое из них запускается независимо — если одно действие завершится ошибкой, остальные всё равно выполнятся.

Действия разделены на две категории.

Коммуникация

• Отправить письмо студенту — отправляет письмо студенту. Адрес электронной почты студента подставляется автоматически. Вы задаёте Тему и текст письма (оба поля обязательны), а также можете использовать переменные (см. ниже).
• Отправить письмо консультанту — отправляет письмо назначенному консультанту студента.

Интеграции

• Создать задачу — создаёт задачу. Вы указываете название задачи, срок выполнения и исполнителя.
  • Примечание: переменные в задаче сохраняются как обычный текст и не заменяются реальными значениями. Не полагайтесь на переменные внутри названия задачи.
• Отправить вебхук — отправляет данные на выбранный вами URL. Вы указываете URL и полезную нагрузку. В целях безопасности вебхуки можно отправлять только на общедоступные адреса; допускается не более 5 перенаправлений.

Переменные

Переменные позволяют вставлять в электронное письмо реальные данные о студенте и агентстве. При запуске автоматизации каждая переменная заменяется реальным значением.

Студент

• ID студента
• Имя
• Фамилия
• Электронная почта
• Дата рождения

Агентство

• Название агентства
• Название офиса

Если переменную невозможно заполнить (например, у студента нет даты рождения), заполнитель удаляется из сообщения.

Язык

Конструктор автоматизаций, включая события, условия и действия, полностью переведён на 22 языка и соответствует языку вашей учётной записи.

Рецепты автоматизаций: распространённые настройки

В этом разделе описаны распространённые настройки автоматизаций, которые можно создать в Настройки > Набор студентов > Автоматизации. Каждый рецепт имеет одинаковую структуру — что он делает, какой триггер выбрать, когда он запускается, какие условия добавить, рекомендуемые действия и на что обратить внимание, — чтобы вы могли быстро найти нужный вариант и создать его за несколько минут.

Со временем здесь будут появляться новые рецепты по мере выпуска новых триггеров и условий, поэтому воспринимайте этот раздел как растущую библиотеку, а не фиксированный список. Если вы создадите полезную автоматизацию, которой здесь ещё нет, её можно добавить как отдельный раздел.

Полный список доступных возможностей см. в разделе справочника по триггерам, условиям и действиям выше.

Рецепт 1 — Последующие действия по предложениям

Что делает: Помогает продвигать предложения без ручного контроля. Вы напоминаете студенту до истечения срока действия предложения, связываетесь с ним, когда он просмотрел предложение, но не предпринял никаких действий, и сразу передаёте информацию внутренней команде после его принятия.

Триггер для выбора: Одна автоматизация для каждого нужного вам поведения из группы Предложения:

• Предложение просмотрено — при первом открытии предложения студентом.
• Предложение принято — когда студент принимает предложение.
• Дата окончания срока действия предложения — триггер на основе даты, который можно настроить для запуска до, в день или после даты окончания срока действия предложения.

Когда запускается:

• Предложение просмотрено срабатывает при первом открытии предложения студентом и больше никогда не срабатывает при последующих просмотрах.
• Предложение принято срабатывает при фактическом переходе к статусу «принято».
• Дата истечения срока действия предложения работает относительно даты истечения срока действия — для напоминания установите её за несколько дней до этой даты. При создании триггера на основе даты конструктор формулирует правило в виде понятного описания, чтобы вы могли убедиться, что выбрали правильное смещение и направление.

Условия для добавления: Ограничьте автоматизацию, чтобы она срабатывала только для нужных студентов — например, по полю Национальность студента или по таким полям предложения, как направление или тип программы. При необходимости одно и то же поле можно использовать в правиле более одного раза, чтобы проверить два условия; на карточке отображается сводка созданного правила (например, «3 условия · любое»). Если должны выполняться все условия, оставьте режим сопоставления «все»; используйте «любое», когда достаточно одного условия.

Рекомендуемые действия:

• До истечения срока действия: отправьте студенту напоминание по электронной почте со ссылкой на предложение и создайте задачу для ответственного консультанта, чтобы он позвонил студенту.
• При принятии: отправьте поздравительное письмо, создайте задачу следующего шага (внести депозит, предоставить документы) и уведомите команду через вебхук или внутреннее уведомление.
• Просмотрено, но не принято: объедините автоматизацию Предложение просмотрено с последующим письмом через заданный промежуток времени или используйте напоминание о дате истечения срока действия, чтобы закрыть этот пробел.

Обратите внимание: Предложение просмотрено срабатывает только при первом открытии — студент, который открывает предложение пять раз, всё равно создаёт только одно событие, поэтому не создавайте логику, предполагающую повторные просмотры. Предложение принято срабатывает один раз, при переходе — если студент принимает вариант A, а затем переключается на вариант B, это всё равно одно событие, а не два, поэтому автоматизация принятия не запустится повторно при переключении.

Рецепт 2 — Напоминание студентам о датах страхового полиса

Что это даёт: Студенты получают предупреждение до начала и окончания страхового покрытия, поэтому путешествуют с действующей страховкой и знают, когда её продлить. Это также даёт вашей команде повод проверить документы в нужный момент.

Выберите триггер: В новой категории Страхование в окне выбора триггера:

• Дата начала действия полиса — для сообщений перед прибытием и сообщений «ваше страховое покрытие скоро начнёт действовать».
• Дата окончания действия полиса — для напоминаний о продлении и истечении срока действия.

Когда он срабатывает: Оба триггера основаны на дате, поэтому вы выбираете период до, в день или после соответствующего дня — например, за семь дней до даты начала действия полиса или за четырнадцать дней до даты окончания действия полиса. При настройке конструктор формулирует правило в виде понятного описания, чтобы перед сохранением вы могли проверить, что смещение указано именно так, как вы задумали.

Условия для добавления: Используйте страна назначения страхования, чтобы отправлять инструкции для конкретной страны, и страховой провайдер, если формулировки или документы различаются в зависимости от провайдера. Объединяйте их, когда нужны оба условия, и используйте сводку условий на карточке, чтобы убедиться, что правило соответствует описанному вами.

Рекомендуемые действия:

• Отправьте студенту по электронной почте сведения о его полисе и информацию о том, что ему нужно взять с собой.
• Создайте задачу для консультанта, чтобы подтвердить наличие у студента необходимых документов.
• Для дат окончания отправьте напоминание о продлении и создайте задачу для обсуждения продления страхового покрытия.

Обратите внимание: Триггеры страхования применяются только к подтвержденным бронированиям. Полисы, прикрепленные к еще не подтвержденным бронированиям, не будут запускать эти триггеры, поэтому студент в состоянии ожидания не получит ничего — не полагайтесь на этот рецепт как на единственную проверку страхового покрытия.

Рецепт 3 — Реагирование на изменения этапа воронки

Что он делает: Автоматически превращает перемещение по воронке в действие — отправляет приветственные сообщения, когда студент переходит на этап, создает задачи для передачи дел при продвижении и отправляет внутренние уведомления, когда студент возвращается назад или покидает этап.

Выберите триггер: Изменение этапа воронки.

Когда он запускается: Каждый раз, когда изменяется этап воронки студента. Затем вы решаете, какие изменения важны для вас, используя условия триггера.

Условия для добавления: Используйте "Перемещен на этап", чтобы выполнить действие, когда студент переходит на определенный этап, и "Перемещен с этапа", чтобы выполнить действие, когда он покидает этап. Объединяйте эти условия, чтобы отследить конкретный переход (с одного этапа на другой), и добавляйте другие условия — национальность, направление, программу — чтобы ограничить правило подходящими студентами.

Рекомендуемые действия:

• Перемещение на новый этап: отправьте письмо, соответствующее этапу, и создайте следующую задачу для ответственного.
• Возврат с активного этапа назад: уведомите менеджера или создайте задачу на проверку.
• Любое изменение этапа: запустите вебхук, чтобы отчетность или CRM оставались синхронизированными.

Обратите внимание: Массовое перераспределение не запускает его. Если этапы изменяются массово, автоматизация не запускается, поэтому масштабная очистка или миграция не будет отражена в журналах. Планируйте любое массовое перемещение этапов, исходя из того, что последующие письма и задачи созданы не будут, и обрабатывайте их вручную.

Мониторинг запусков автоматизации

Каждый раз, когда запускается автоматизация, в журнале создается запись. В этом разделе объясняется, где найти эти журналы, что означает каждое поле и как их читать, если что-то пошло не так.

Автоматизация может запускаться широким спектром событий — событиями, связанными со студентами, предложениями, зачислением, продажами и страхованием, — поэтому журналы любой автоматизации отражают тот триггер, на котором она была построена. Поля, статусы и причины сбоев ниже одинаковы независимо от того, какой триггер сработал.

Что это

Журнал — это запись одного запуска автоматизации. Каждый запуск создает одну запись в журнале, поэтому вы можете точно увидеть, что произошло, когда это произошло и был ли запуск успешным. Журналы нельзя редактировать или удалять — это постоянная запись.

Где найти журналы

1. Перейдите в Настройки > Подбор персонала > Автоматизации.
2. Откройте автоматизацию, которую хотите проверить.
3. На экране редактирования автоматизации переключитесь с вкладки Автоматизация на вкладку Журналы.

Если автоматизация еще ни разу не запускалась, отображается пустое состояние с текстом «Запусков еще не было» и кнопкой для просмотра конфигурации автоматизации.

Чтение журналов

В представлении «Журналы» отображаются:

• Фильтр статуса (например, «Все статусы») для фильтрации запусков по результату.
• Счетчик, показывающий количество отображаемых запусков (например, «Показано: 12»).
• Одна строка для каждого запуска.

В каждой строке журнала отображаются следующие поля:

• Время — когда произошел запуск.
• Статус — результат (см. ниже).
• Триггер — событие, запустившее автоматизацию. Это триггер, на основе которого была создана автоматизация, поэтому им может быть любое доступное событие. Например, вы можете увидеть Предложение создано, Предложение выставлено (ранее называлось «Предложение опубликовано»), Предложение просмотрено, Предложение принято, Дата истечения предложения, Изменение этапа воронки, а также триггеры страхования Дата начала полиса и Дата окончания полиса.
• ID выполнения — уникальный идентификатор запуска (начинается с «exec-»). Указывайте ID выполнения при сообщении о проблеме, чтобы можно было найти точный запуск.
• Действия — количество выполненных действий в виде соотношения (например, «1/1» или «0/1 пропущено»).
• Длительность — сколько времени занял запуск.

Нажмите на строку, чтобы развернуть ее и просмотреть сведения о каждом действии в этом запуске.

Статусы

• Успешно — автоматизация запустилась, и все действия были выполнены.
• Ошибка — запуск не был завершен.
• Частичная ошибка — некоторые действия были выполнены, а некоторые — нет.

Где также отображаются запуски

Запуски автоматизации также отображаются в ленте последних действий студента, поэтому вы можете просматривать активность автоматизации в профиле студента.

Распространенные причины сбоев

Если запуск завершился ошибкой, обычно причина заключается в одном из следующих пунктов:

• Вебхук вернул ответ, отличный от 2xx.
• URL вебхука указывал на внутренний или частный IP-адрес (такие адреса заблокированы).
• Вебхук перенаправлялся более 5 раз.
• Не удалось заполнить обязательную переменную.

Почему у автоматизации может не быть запусков

Если вкладка «Журналы» пуста, хотя вы ожидали увидеть записи, проверьте, включена ли автоматизация. В частности, когда вы дублируете автоматизацию из меню карточки, копия создаётся выключенной, и на автоматизации появляется соответствующий баннер. Отключённая автоматизация никогда не запускается, поэтому не создаёт никаких записей в журнале, пока вы её не включите. Это наиболее распространённая причина, по которой недавно дублированная автоматизация, кажется, ничего не делает.

Также стоит убедиться, что триггер действительно сработал и что условия автоматизации соответствуют ожидаемым записям — запуск фиксируется в журнале только тогда, когда срабатывает триггер и выполняются условия.

Когда проверять журналы

Проверяйте журналы, если ожидаемое электронное письмо, задача или вебхук не были отправлены или выполнены, либо если кто-то сообщает, что автоматизация не работает. Статус и развёрнутые сведения о действиях показывают, какой шаг завершился ошибкой и почему.