Formulários: criar, partilhar e o portal do estudante

Os formulários recolhem informações e documentos de estudantes novos e existentes. Quando uma pessoa nova preenche um formulário, o Edvisor cria um perfil de estudante para essa pessoa. Quando um estudante existente o preenche, o respetivo perfil é atualizado. Pode criar um formulário arrastando os campos de que necessita e, em seguida, definir como as submissões são processadas. Este artigo aborda a criação de um formulário, a sua partilha ou atribuição e o que os estudantes veem quando preenchem um formulário no portal do estudante.

Criar um formulário

O que é

Um formulário no Edvisor recolhe informações dos estudantes. Quando uma pessoa nova o preenche, o Edvisor cria um perfil de estudante no seu pipeline. Quando um estudante existente o preenche, o respetivo perfil é atualizado. Os formulários encontram-se em Definições > Recrutamento > Formulários.

Criar um novo formulário

1. Aceda a Definições > Recrutamento > Formulários.
2. Clique em + Criar novo formulário. O criador de formulários abre-se com dois separadores: Criar formulário e Definições do formulário (um separador Respostas aparece assim que forem recebidas submissões).

Criar formulário: escolher os campos

O painel Elementos do formulário, à esquerda, tem três categorias. Arraste qualquer elemento para a área do formulário, à direita, e reordene-os arrastando.

• Estudante — os campos padrão do perfil do estudante: Nome, Apelido, E-mail, Nome preferido, Género, Número de telefone, Data de Nascimento, Morada, Nacionalidade, Localização atual, Número do Passaporte, Número do Passaporte atual, Tipo de visto, Data de validade do visto, País do visto, Contacto secundário, Destino pretendido, Escolas pretendidas, Programas pretendidos, Data de início pretendida, Duração de estudo pretendida, Preferência de alojamento e Orçamento. Quando um formulário que utiliza estes campos é submetido, o Edvisor preenche-os para estudantes novos ou atualiza-os para estudantes existentes.
• Básico — campos gerais para dados que não correspondem a um campo de perfil: Campo de texto, E-mail, Área de texto, URL, Número, Número de telefone, Morada, Data/hora, Dia, Caixa de verificação, Hora, Caixas de seleção, Seleção, Botão de opção, Ficheiro e Botão.
• Premium — Assinatura.

Utilize Pré-visualizar formulário (no canto superior direito) a qualquer momento para ver o que o estudante verá.

Definições do formulário: como o formulário funciona

Informações

• Nome (obrigatório) — aparece na lista de Formulários e no URL do formulário.
• Mensagem após a submissão — o texto apresentado após uma submissão bem-sucedida (uma mensagem de agradecimento ou os passos seguintes).

Estudantes novos

Quando uma submissão é efetuada a partir de um e-mail que ainda não se encontra num perfil, o Edvisor cria um novo estudante. Quatro menus pendentes controlam o local onde este é colocado:

• Escritório para novos estudantes criados a partir do formulário.
• Pipeline predefinido para novos estudantes.
• Estado predefinido do pipeline.
• Atribuir novos estudantes a — o membro da equipa que se torna o orientador atribuído.

Estudantes existentes

Quando uma submissão corresponde a um perfil existente e inclui campos que já têm dados, a definição "Se o valor do campo já existir, o que deve acontecer?" controla o comportamento (isto aplica-se a todo o formulário, não por campo):

• Adicionar valor — manter o valor existente e adicionar o novo.
• Substituir valor — substituir o valor existente.
• Ignorar — ignorar o novo valor e manter o que está no perfil.

Notificações

A definição "Notificação quando o formulário é submetido" controla quem recebe o email:

• Membro da equipa atribuído ao estudante.
• Administrador da agência.
• Todos os membros da equipa.

Guardar

Clique em Guardar (canto superior direito). O formulário está agora pronto para ser partilhado — o URL público e o snippet de incorporação encontram-se na secção Partilhar formulário, logo abaixo. Consulte a secção Partilhar ou atribuir um formulário abaixo.

Ver respostas do formulário

Depois de um formulário ser submetido, pode ver as respostas de duas formas:

• A partir do perfil do estudante. Abra o perfil do estudante e aceda ao separador Formulários para ver a resposta desse estudante.
• A partir das Definições. Aceda a Definições > Recrutamento > Formulários, abra o formulário e aceda ao separador Respostas para ver todas as respostas desse formulário.

Em breve: poderá transferir as respostas dos formulários diretamente do Edvisor.

Dicas e problemas comuns

• Utilize os campos de Estudante sempre que possível, para que as submissões preencham ou atualizem automaticamente o perfil do estudante.
• Atribua a cada formulário um Nome claro — este é apresentado na lista de Formulários e no URL.
• Faça uma pré-visualização antes de partilhar, para confirmar a experiência do estudante.

Partilhar ou atribuir um formulário

Depois de guardar um formulário, pode distribuí-lo de três formas: partilhar uma ligação pública, incorporá-lo no seu website ou atribuí-lo a um estudante no seu pipeline.

O que é

Depois de guardar um formulário, estão disponíveis três opções de distribuição. As duas primeiras encontram-se em Definições do formulário > Partilhar formulário; a terceira funciona a partir do perfil de um estudante.

Opção 1: Partilhar através de uma ligação

O Edvisor gera um URL público para cada formulário, apresentado em Definições do formulário > Partilhar formulário > Partilhar através de uma ligação. Clique em Copiar ligação.

Utilize uma ligação pública para captar contactos — redes sociais, assinaturas de email ou emails de marketing. Qualquer pessoa com a ligação pode submeter o formulário, mesmo sem uma conta Edvisor.

Opção 2: Incorporar no seu website

A mesma secção Partilhar formulário inclui um snippet de Incorporação no seu website. Clique em Copiar snippet e cole-o no HTML do seu website.

Utilize a incorporação para formulários de captação de contactos no seu próprio website de marketing, para que os estudantes permaneçam no seu domínio em vez de serem redirecionados para o Edvisor.

Opção 3: Atribuir a um estudante específico

Para enviar um formulário a um estudante que já esteja no seu pipeline:

1. Vá a Pipelines e abra o perfil do estudante.
2. Clique no separador Formulários.
3. Escolha o formulário e atribua-o ao estudante.

Utilize esta opção para recolher informações sobre vistos ou passaportes depois de um estudante estar registado, pedir a um estudante que confirme ou atualize os seus dados antes de efetuar uma reserva, ou para qualquer recolha estruturada de dados de um estudante conhecido.

Quando atribui um formulário, o estudante preenche-o através do seu portal do estudante — consulte abaixo a secção Formulários no portal do estudante para saber o que este vê e o que acontece depois de submeter.

Dicas e problemas comuns

• Utilize Partilhar através de link ou Incorporar para pessoas que ainda não estão registadas; utilize Atribuir a um estudante para alguém que já esteja no seu pipeline.
• O comportamento das respostas (Adicionar, Substituir ou Ignorar) é definido no próprio formulário. Consulte acima a secção Criar um formulário.

Formulários no portal do estudante

Quando atribui um formulário a um estudante (a partir do perfil do estudante → separador Formulários), este recebe uma notificação e preenche o formulário através do seu portal do estudante. Esta secção descreve o que este vê.

O e-mail

O estudante recebe um e-mail a informá-lo de que tem um formulário pendente. O e-mail inclui o nome do formulário e um link para o seu portal do estudante.

No portal do estudante

Quando o estudante inicia sessão, o formulário atribuído aparece juntamente com os restantes conteúdos do seu portal. Pode:

• Abrir o formulário e ver todos os campos que incluiu.
• Preencher as suas respostas.
• Submeter quando terminar.

Os tipos de campos que verá dependem do que adicionou ao formulário — campos de texto, listas pendentes, caixas de seleção, carregamentos de ficheiros, assinaturas, entre outros.

Quando o estudante submete

Após a submissão, acontecem automaticamente várias coisas:

• O perfil do estudante é atualizado com quaisquer campos padrão do estudante incluídos no formulário. Os valores existentes são mantidos, substituídos ou adicionados, dependendo da definição Se o valor do campo já existir do formulário.
• A resposta completa (incluindo componentes Básicos e Premium personalizados) aparece no separador Respostas do formulário, nas suas definições.
• Recebe uma notificação por e-mail a confirmar a submissão.

Quando utilizar Atribuir a um estudante

Utilize esta opção quando precisar de dados estruturados de um estudante que já esteja no seu pipeline — informações sobre vistos, confirmações de documentos, preferências de alojamento. Para qualquer pessoa que ainda não esteja registada, utilize Partilhar através de link ou Incorporar no seu website.