Como configurar Automatizações

Automations são regras que funcionam automaticamente quando algo acontece no Edvisor — por exemplo, enviar um email de boas-vindas a um novo estudante, fazer um acompanhamento quando uma proposta é visualizada ou aceita, notificar um conselheiro sobre uma mudança de estágio no pipeline, criar uma tarefa, enviar dados para um webhook ou lembrar antes de uma data de visto ou apólice de seguro. Este artigo explica o que é uma automação, lista os 18 eventos disponíveis em cinco áreas (Estudantes, Propostas, Matrículas, Vendas, Seguros) e cobre onde encontrar Automations, ativar o recurso, criar sua primeira regra, pesquisar na lista e duplicar uma regra (a cópia fica desativada).

Automations são regras que funcionam por si mesmas quando algo acontece no Edvisor. Cada regra tem um evento (o que a inicia), condições opcionais (filtros) e uma ou mais ações (o que fazer). Este artigo cobre onde encontrar Automations, como ativar o recurso e como criar, encontrar, duplicar e gerenciar suas regras.

O que é

Uma automação é uma regra que funciona automaticamente quando algo acontece no Edvisor. Cada automação tem:

• Um evento — o que a inicia.
• Condições opcionais — filtros que devem ser atendidos.
• Uma ou mais ações — o que fazer quando ela é acionada.

Usos comuns:

• Enviar um email de boas-vindas quando um novo estudante é criado.
• Notificar um conselheiro quando um estudante é atualizado.
• Criar uma tarefa de acompanhamento quando um estudante corresponde a uma nacionalidade específica.
• Enviar dados do estudante para seu próprio sistema via webhook.
• Lembrar antes de a visto do estudante expirar.
• Fazer acompanhamento quando um estudante visualiza ou aceita uma proposta, ou antes que uma proposta expire.
• Criar uma tarefa de transferência quando uma escola aceita uma matrícula.
• Criar tarefas de onboarding quando uma venda é criada.
• Alertar o conselheiro quando um estudante avança para um estágio específico no pipeline.
• Lembrar o estudante antes do início ou término de uma apólice de seguro.

Eventos disponíveis

Uma automação é acionada por um evento. Existem 18 eventos, agrupados em 5 áreas. Para detalhes completos de cada um, consulte Referência de gatilhos, condições e ações.

Estudantes

• Um novo estudante é criado
• Um estudante é atualizado
• Um estudante é excluído
• É o aniversário de um estudante
• A visto de um estudante está prestes a expirar

Propostas

• Uma proposta é criada
• Proposta Emitida — emitida ou enviada ao estudante. Anteriormente chamada de Proposta Publicada; renomeada para coincidir com o restante do produto.
• Proposta Visualizada — a primeira vez que o estudante abre a proposta, uma única vez.
• Proposta Aceita — dispara na transição para aceita.
• Data de Término da Proposta — antes, na ou após o dia em que a proposta expira.

Matrículas

• Uma nova inscrição é criada para um estudante
• Uma inscrição é aceite pela escola

Vendas

• Uma venda é iniciada
• Uma venda de alojamento é iniciada
• Uma venda é criada
• Alteração de Etapa do Pipeline — com condições Movido para etapa e Movido de etapa. Reatribuições em massa não a ativam.

Seguros

• Data de início da apólice
• Data de término da apólice

Eventos de seguros aplicam-se apenas a reservas confirmadas.

Nota: Novos eventos serão adicionados ao longo do tempo, para expandir o alcance dos eventos que podem ativar uma automação.

Onde encontrá-lo

Vá para Configurações > Recrutamento > Automações.

Apenas administradores podem criar, editar, ativar, desativar ou excluir automações. Conselheiros podem visualizar automações, mas não alterá-las.

Ativar Automação

A primeira vez que abrir a seção de Automações, verá uma tela de ativação explicando o recurso. Ativá-lo gera um par de chaves API para sua conta, que a Edvisor usa internamente para executar automações. Você não precisa gerenciar as chaves por conta própria.

Após a ativação, você chega na visualização da lista de automações. O cabeçalho mostra o total (por exemplo, "Automações (21)"), e cada automação aparece como um cartão.

Cada cartão mostra:

• O nome da automação.
• O evento que a ativa.
• Um resumo de condição em forma de chip, por exemplo "3 condições · qualquer", para que possa ver quantas condições há e se usam toda ou alguma lógica sem abrir a regra.
• Chips de Ação.
• Um interruptor ativar / desativar.
• Um menu do cartão, que é onde você duplica uma automação.

Criar uma automação

Existem duas formas de começar:

• Do zero — clique em Criar automação no canto superior direito.
• De um modelo — escolha um modelo no painel à direita da visualização da lista (por exemplo, "Bem-vindo Novo Estudante"). Os modelos pré-preenchem um evento, condições e ações, então você só precisa personalizar os detalhes.

O construtor

O construtor tem três partes:

• Cima — Nome da Automação (obrigatório), Descrição, e um interruptor "Envie-me um email quando esta automação falhar". Deixe o interruptor ativado para receber um email sempre que uma execução desta automação falhar.
• Painel esquerdo — a sequência de regras, mostrada como três etapas empilhadas: EVENTO > CONDIÇÕES > AÇÕES. Clique em qualquer etapa para configurá-la.
• Painel direito — a configuração para a etapa selecionada.

Você também pode avançar e voltar pelas etapas com os botões Evento / Condições / Ações na parte inferior do painel direito.

Quando configurar o Evento, também escolhe quando a automação será executada — Instantaneamente, ou Antes / No dia / Depois para eventos ligados a uma data (você define uma duração em dias). Para eventos baseados em data, o construtor reafirma a regra para si em linguagem simples enquanto a constrói, para que possa verificar o timing antes de guardar.

Clique em Guardar no canto superior direito quando terminar. A opção Guardar permanece desativada até que todos os campos obrigatórios estejam preenchidos.

Encontrar uma automação

Depois de ter mais de uma mão cheia de regras, utilize pesquisar na lista de Automations para encontrar uma pelo nome:

• Digite na caixa de pesquisa e a lista filtra à medida que escreve.
• Recebe um contagem de resultados para as correspondências.
• Se nada corresponder, verá um estado dedicado de sem resultados. Isto é diferente da tela vazia de "crie a sua primeira automação", que agora só aparece quando realmente não tem automações.

Duplicar uma automação

Para reutilizar uma regra em vez de a reconstruir, abra o menu do cartão na automação e escolha Duplicar. É um clique.

A cópia chega desligada, e mostra um banner a informar isso. Isto é intencional: nada é executado até que a revise. Abra a cópia, edite o nome e o que mais precisar de mudar, depois ative-a com o toggle.

Gerir automações existentes

Na lista de Automations, pode:

• Abrir uma automação clicando no seu cartão. Isto abre Editar Automação, com duas abas: Automação (o construtor) e Registos (histórico de execução).
• Ativar ou desativar usando o toggle no cartão. Automations desativadas são mantidas, mas não são executadas.
• Duplicar uma automação a partir do menu do cartão (ver acima).
• Eliminar uma automação a partir da vista de edição. Os registos de execuções passadas são mantidos.

Língua

As automações estão totalmente traduzidas para 22 línguas e seguem a língua da sua conta.

Relacionado

• Referência de gatilhos, condições e ações — detalhes completos sobre eventos, condições, ações, timing e variáveis.
• Monitorização de execuções de automações — onde ver registos de execução e solucionar falhas.