Automatizações: configuração, acionadores, receitas e monitorização

Last updated: October 23, 2026

As automatizações são regras que são executadas automaticamente quando algo acontece no Edvisor — por exemplo, enviar um e-mail a um novo estudante, fazer um seguimento quando uma proposta é visualizada ou aceite, notificar um consultor quando há uma alteração na fase do pipeline, criar uma tarefa, enviar dados para um webhook ou enviar um lembrete antes da data do visto ou da apólice de seguro. Este artigo consolidado abrange todo o processo de configuração (onde encontrar as Automatizações, ativar a funcionalidade, criar, encontrar, duplicar e gerir regras), uma referência aos 18 eventos disponíveis em cinco áreas (Estudantes, Propostas, Inscrições, Vendas, Seguros) com as opções de timing de «Quando é executado», condições, ações e variáveis, receitas de automatização prontas a usar e como monitorizar as execuções das automatizações nos registos.

As automatizações são regras que são executadas automaticamente quando algo acontece no Edvisor. Cada regra tem um evento (o que a inicia), condições opcionais (filtros) e uma ou mais ações (o que fazer). Este artigo explica onde encontrar as Automatizações, como ativar a funcionalidade e como criar, encontrar, duplicar e gerir as suas regras.

O que é

Uma automatização é uma regra que é executada automaticamente quando algo acontece no Edvisor. Cada automatização tem:

Um evento — o que a inicia.
Condições opcionais — filtros que têm de ser cumpridos.
Uma ou mais ações — o que fazer quando é executada.

Utilizações comuns:

Enviar um e-mail de boas-vindas quando é criado um novo estudante.
Notificar um consultor quando um estudante é atualizado.
Criar uma tarefa de seguimento quando um estudante corresponde a uma nacionalidade específica.
Enviar os dados do estudante para o seu próprio sistema através de um webhook.
Enviar um lembrete antes de o visto de um estudante expirar.
Fazer um seguimento quando um estudante visualiza ou aceita uma proposta, ou antes de uma proposta expirar.
Criar uma tarefa de passagem quando uma escola aceita uma inscrição.
Criar tarefas de integração quando uma venda é criada.
Enviar um lembrete ao consultor quando um estudante passa para uma determinada fase do pipeline.
Enviar um lembrete ao estudante antes de uma apólice de seguro começar ou terminar.

Eventos disponíveis

Uma automatização é acionada por um evento. Existem 18 eventos, agrupados em 5 áreas. Para obter todos os detalhes sobre cada um, consulte a secção Referência de acionadores, condições e ações abaixo.

Estudantes

É criado um novo estudante
Um estudante é atualizado
Um estudante é eliminado
É o aniversário de um estudante
O visto de um estudante está prestes a expirar

Propostas

É criada uma proposta
Proposta emitida — emitida ou enviada ao aluno. Anteriormente denominada Proposta publicada; foi renomeada para corresponder ao resto do produto.
Proposta visualizada — na primeira vez que o aluno abre a proposta, apenas uma vez.
Proposta aceite — acionada na transição para aceite.
Data de validade da proposta — antes, no próprio dia ou depois do dia em que a proposta expira.

Matrículas

É criada uma nova matrícula para um aluno
Uma matrícula é aceite pela escola

Vendas

É iniciada uma venda
É iniciada uma venda de alojamento
É criada uma venda
Alteração da fase do pipeline — com as condições Movido para a fase e Movido da fase. As reatribuições em massa não a acionam.

Seguros

Data de início da apólice
Data de término da apólice

Os eventos de seguros aplicam-se apenas a reservas confirmadas.

Nota: Serão adicionados novos eventos ao longo do tempo, para expandir o conjunto de eventos que podem acionar uma automatização.

Onde encontrar

Aceda a Definições > Recrutamento > Automatizações.

Apenas os administradores podem criar, editar, ativar, desativar ou eliminar automatizações. Os orientadores podem visualizar as automatizações, mas não podem alterá-las.

Ativar automatizações

Na primeira vez que abre a secção Automatizações, é apresentado um ecrã de ativação que explica a funcionalidade. A ativação gera um par de chaves API para a sua conta, que o Edvisor utiliza internamente para executar automatizações. Não precisa de gerir as chaves.

Após a ativação, é encaminhado para a vista de lista de Automatizações. O cabeçalho apresenta a contagem total (por exemplo, "Automatizações (21)") e cada automatização é apresentada como um cartão.

Cada cartão apresenta:

O nome da automatização.
O evento que a aciona.
Um chip de resumo das condições, por exemplo, "3 condições · qualquer", para que possa ver quantas condições existem e se utilizam a lógica de todas ou de qualquer uma, sem abrir a regra.
Chips de ações.
Um botão de alternância para ativar / desativar.
Um menu do cartão, onde pode duplicar uma automatização.

Criar uma automatização

Existem duas formas de começar:

Do zero — clique em Criar automatização no canto superior direito.
A partir de um modelo — escolha um modelo no painel do lado direito da vista de lista (por exemplo, "Dar as boas-vindas a um novo aluno"). Os modelos preenchem previamente um evento, condições e ações, para que apenas tenha de personalizar os detalhes.

O construtor

O construtor tem três partes:

Topo — Nome da automação (obrigatório), Descrição e um botão "Enviar-me um e-mail quando esta automação falhar". Deixe o botão ativado para receber um e-mail sempre que uma execução desta automação falhar.
Painel esquerdo — a sequência de regras, apresentada como três passos empilhados: EVENTO > CONDIÇÕES > AÇÕES. Clique em qualquer passo para o configurar.
Painel direito — a configuração do passo que selecionou.

Também pode avançar e recuar entre os passos através dos botões Evento / Condições / Ações na parte inferior do painel direito.

Ao configurar o Evento, também escolhe quando a automação é executada — Instantaneamente, ou Antes / No dia / Depois para eventos associados a uma data (define uma duração em dias). Para eventos baseados em datas, o criador reformula a regra para si em linguagem simples à medida que a constrói, para que possa verificar o momento antes de guardar.

Clique em Guardar no canto superior direito quando terminar. A opção Guardar permanece desativada até que todos os campos obrigatórios estejam preenchidos.

Encontrar uma automação

Quando tiver mais do que algumas regras, utilize a pesquisa na lista de Automações para encontrar uma pelo nome:

Escreva na caixa de pesquisa e a lista é filtrada à medida que escreve.
É apresentada uma contagem de resultados correspondentes.
Se não houver correspondências, verá um estado dedicado de sem resultados. Isto é diferente do ecrã vazio "crie a sua primeira automação", que agora só aparece quando não tem realmente nenhuma automação.

Duplicar uma automação

Para reutilizar uma regra em vez de a reconstruir, abra o menu do cartão da automação e escolha Duplicar. É apenas um clique.

A cópia fica desativada e apresenta um banner a informá-lo disso. Isto é intencional: nada é executado até que a tenha revisto. Abra a cópia, edite o nome e tudo o que precisar de ser alterado e, em seguida, ative-a através do botão.

Gerir automações existentes

Na lista de Automações, pode:

Abrir uma automação clicando no respetivo cartão. Isto abre Editar automação, com dois separadores: Automação (o criador) e Registos (histórico de execução).
Ativar ou desativar utilizando o botão no cartão. As automações desativadas são mantidas, mas não são executadas.
Duplicar uma automação a partir do menu do cartão (ver acima).
Eliminar uma automação na vista de edição. Os registos de execuções anteriores são mantidos.

Idioma

As automações estão totalmente traduzidas para 22 idiomas e seguem o idioma da sua conta.

Referência de acionadores, condições e ações

Esta é a referência dos componentes utilizados para criar uma automação: o evento que a inicia, as condições que determinam se é executada e as ações que realiza.

O que é

Cada automação é composta por três partes:

Evento — aquilo que acontece no Edvisor e inicia a automatização (por exemplo, é criado um novo estudante).
Condições (opcional) — regras adicionais que têm de ser verdadeiras para a automatização ser executada.
Ações — aquilo que a automatização faz quando é executada (por exemplo, enviar um e-mail).

Escolhe estes elementos no criador de automatizações. Esta secção apresenta todas as opções que podes selecionar.

Eventos

Um evento é o acionador que inicia uma automatização. Existem 18 eventos, agrupados em 5 categorias: Estudantes, Propostas, Inscrições, Vendas e Seguros.

Estudantes (5 eventos)

É criado um novo estudante
Um estudante é atualizado
Um estudante é eliminado
É o aniversário de um estudante
O visto de um estudante está prestes a expirar

Propostas (5 eventos)

É criada uma proposta
Proposta emitida — a proposta é emitida ou enviada ao estudante. Este evento chamava-se anteriormente Proposta publicada; o nome foi alterado para corresponder ao resto do produto.
Proposta visualizada — a primeira vez que o estudante abre a proposta. É acionado apenas uma vez e nunca mais em visualizações posteriores.
Proposta aceite — é acionado na transição efetiva para aceite. Se um estudante aceitar a opção A e depois a opção B, isso corresponde a um evento, não a dois.
Data de expiração da proposta — baseado numa data. Pode ser executado antes, no próprio dia ou depois do dia em que a proposta expira.

Inscrições (2 eventos)

É criada uma nova inscrição para um estudante
Uma inscrição é aceite pela escola

Vendas (4 eventos)

É iniciada uma venda
É iniciada uma venda de alojamento
É criada uma venda
Alteração de etapa do pipeline — um estudante passa de uma etapa para outra num pipeline. Seleciona as etapas através das condições Movido para a etapa e Movido da etapa (consulta a secção Condições abaixo). As reatribuições em massa não acionam este evento.

Seguros (2 eventos)

Data de início da apólice
Data de término da apólice

Ambos os eventos de Seguros são baseados em datas e aplicam-se apenas a reservas confirmadas — uma apólice numa reserva não confirmada não os acionará.

Nota: Serão adicionados novos eventos ao longo do tempo, para expandir o leque de eventos que podem acionar uma automatização.

Quando é executada

Para cada evento, defines o momento:

Imediatamente — a automatização é executada assim que o evento acontece.
Antes — é executada um determinado número de dias antes de uma data.
No próprio dia — é executada na própria data.
Depois — é executada um determinado número de dias depois de uma data.

Os eventos baseados em datas (como o termo de validade do visto de um estudante, a data de validade de uma proposta ou a data de início ou de término de uma apólice de seguros) pedem-lhe que introduza uma Duração em dias para Antes ou Depois. Os eventos baseados em datas não podem ser executados "Instantaneamente", porque dependem de uma data futura.

À medida que cria um acionador baseado em datas, o construtor repete a regra numa linguagem simples, para que possa confirmar se o momento é o que pretendia antes de guardar.

Condições

As condições são regras opcionais que têm de ser verdadeiras para que a automatização seja executada.

Combinar condições

Pode combinar condições com a lógica todas (todas as condições têm de ser verdadeiras) ou a lógica qualquer (pelo menos uma condição tem de ser verdadeira).
O cartão da automatização na vista de lista mostra um resumo do que definiu, por exemplo "3 condições · qualquer".
O mesmo campo pode ser utilizado mais do que uma vez numa automatização, para que possa criar intervalos e regras compostas a partir de um único campo.

Tipos de campos

Além dos campos originais em formato de lista, as condições suportam agora:

Campos de Data.
Campos de Texto.
Campos de Sim/não.

Campos de condições conhecidos

Nacionalidade do estudante — com operadores como "é qualquer um de". Por exemplo, executar uma automatização apenas para estudantes de uma nacionalidade específica.
País de destino do seguro — para regras relacionadas com seguros.
Seguradora — para regras relacionadas com seguros.
Movido para a fase e Movido da fase — utilizados com o evento Alteração da Fase do Pipeline. Os seletores apresentam os pipelines e as respetivas fases disponíveis, para que escolha primeiro o pipeline e depois a fase.

Alterações recentes

Estão agora disponíveis duas condições de propostas que anteriormente estavam ocultas. Não foram identificadas nas notas de lançamento, por isso, consulte o seletor de condições num evento de proposta para ver a lista atual.
Um operador foi descontinuado porque nunca fazia sentido para o campo ao qual se aplicava. Não foi identificado nas notas de lançamento. Se não conseguir encontrar um operador que utilizava anteriormente, esta é provavelmente a razão — reabra a condição e escolha o operador restante mais próximo.

Ações

As ações são aquilo que a automatização faz quando é executada. Pode adicionar mais do que uma. As ações são executadas uma após outra e cada uma é executada de forma independente — se uma ação falhar, as restantes continuam a ser executadas.

As ações estão agrupadas em duas categorias.

Comunicação

Enviar email ao estudante — envia um email ao estudante. O email do estudante é preenchido automaticamente. Define o Assunto e o Corpo (ambos obrigatórios) e pode utilizar variáveis (ver abaixo).
Enviar email ao conselheiro — envia um email ao conselheiro atribuído ao estudante.

Integrações

Criar tarefa — cria uma tarefa. Define o nome da tarefa, a data de vencimento e o responsável.
- Nota: as variáveis numa tarefa são armazenadas como texto simples e não são substituídas por valores reais. Não dependa de variáveis no nome de uma tarefa.
Enviar webhook — envia dados para um URL à sua escolha. Define o URL e o Payload. Por segurança, os webhooks só podem ser enviados para endereços públicos e seguem um máximo de 5 redirecionamentos.

Variáveis

As variáveis permitem inserir dados reais do estudante e da agência num e-mail. Quando a automação é executada, cada variável é substituída pelo valor real.

Estudante

ID do estudante
Nome próprio
Apelido
E-mail
Data de Nascimento

Agência

Nome da agência
Nome do escritório

Se não for possível preencher uma variável (por exemplo, se o estudante não tiver data de nascimento), o marcador de posição é removido da mensagem.

Idioma

O criador de automações, incluindo eventos, condições e ações, está totalmente traduzido para 22 idiomas e segue o idioma da sua conta.

Receitas de automação: configurações comuns

Esta secção descreve configurações de automação comuns que pode criar em Definições > Recrutamento > Automações. Cada receita segue a mesma estrutura — o que alcança, o acionador a selecionar, quando é executada, as condições a adicionar, as ações sugeridas e os aspetos a ter em conta — para que possa consultar rapidamente aquela de que precisa e criá-la em poucos minutos.

Serão adicionadas mais receitas ao longo do tempo, à medida que forem disponibilizados novos acionadores e condições, por isso considere isto uma biblioteca em crescimento e não uma lista fixa. Se criar algo útil que ainda não esteja aqui, pode ser acrescentado como outra secção.

Para obter a lista completa do que está disponível, consulte a secção de referência Acionadores, condições e ações acima.

Receita 1 — Acompanhar propostas

O que alcança: Mantém as propostas em andamento sem necessidade de acompanhamento manual. Lembra o estudante antes de a proposta expirar, faz o acompanhamento quando este a consulta mas não toma nenhuma ação e encaminha internamente no momento em que a aceita.

Acionador a selecionar: Uma automação por comportamento pretendido, do grupo Propostas:

Proposta consultada — a primeira vez que o estudante abre a proposta.
Proposta aceite — quando o estudante a aceita.
Data de expiração da proposta — um acionador baseado numa data que pode configurar para ser executado antes, no próprio dia ou depois do dia em que a proposta expira.

Quando é executada:

Proposta visualizada é acionada quando o estudante abre a proposta pela primeira vez e nunca mais em visualizações posteriores.
Proposta aceite é acionada na transição efetiva para aceite.
Data de expiração da proposta é executada relativamente à data de expiração — para um lembrete, defina-a alguns dias antes. Ao criar um acionador baseado numa data, o construtor reformula a regra para si em linguagem simples, para que possa confirmar que escolheu o desfasamento e a direção corretos.

Condições a adicionar: Restrinja a automação para que seja acionada apenas para os estudantes pretendidos — por exemplo, com base na Nacionalidade do estudante ou em campos da proposta, como o destino ou o tipo de programa. Pode utilizar o mesmo campo mais do que uma vez numa regra se precisar de fazer dois testes sobre o mesmo campo, e o cartão apresenta um resumo do que criou (por exemplo, "3 condições · qualquer"). Se quiser que tudo corresponda, mantenha o modo de correspondência definido como todas; utilize qualquer quando uma única condição for suficiente.

Ações sugeridas:

Antes da expiração: envie ao estudante um lembrete por e-mail com uma ligação para a proposta e crie uma tarefa para o orientador responsável lhe telefonar.
Após a aceitação: envie um e-mail de parabéns, crie a tarefa do passo seguinte (depósito, documentos) e notifique a equipa através de um webhook ou de uma notificação interna.
Visualizada, mas não aceite: associe uma automação de Proposta visualizada a um e-mail de acompanhamento após um período definido ou utilize o lembrete baseado na data de expiração para colmatar a lacuna.

Atenção a: Proposta visualizada só é acionada na primeira abertura — um estudante que reabra a proposta cinco vezes continua a gerar apenas um evento, por isso não crie uma lógica que pressuponha visualizações repetidas. Proposta aceite é acionada uma vez, na transição — se o estudante aceitar a opção A e depois mudar para a opção B, isso continua a ser um único evento, não dois, pelo que uma automação de aceitação não será executada novamente durante a mudança.

Receita 2 — Lembrar os estudantes das datas da apólice de seguro

O que permite alcançar: Os estudantes recebem um aviso antes do início e antes do fim da cobertura do seguro, para viajarem com uma cobertura ativa e saberem quando a renovar. Também dá à sua equipa um lembrete para verificar os documentos no momento certo.

Acionador a escolher: Na nova categoria de Seguros no seletor de acionadores:

Data de início da apólice — para mensagens de pré-chegada e do tipo "a sua cobertura começa em breve".
Data de fim da apólice — para lembretes de renovação e expiração.

Quando é executado: Ambos são baseados em datas, pelo que escolhe antes, no próprio dia ou depois do dia relevante — por exemplo, sete dias antes da data de início da apólice ou catorze dias antes da data de fim da apólice. O construtor reformula a regra em linguagem simples à medida que a define, para que possa confirmar se o desfasamento corresponde ao que pretendia antes de guardar.

Condições a adicionar: Utilize País de destino do seguro para enviar instruções específicas de cada país e Fornecedor do seguro quando o texto ou os documentos diferirem consoante o fornecedor. Combine-os quando precisar de ambos e utilize o resumo das condições no cartão para confirmar que a regra corresponde ao que descreveu.

Ações sugeridas:

Envie por email ao estudante os detalhes da apólice e o que deve levar consigo.
Crie uma tarefa para o orientador confirmar que o estudante tem os seus documentos.
Para datas de término, envie um lembrete de renovação por email e crie uma tarefa para discutir a extensão da cobertura.

Atenção a: Os acionadores de seguros aplicam-se apenas a reservas confirmadas. As apólices associadas a reservas que ainda não foram confirmadas não irão ativar estes acionadores, pelo que um estudante num estado pendente não receberá nada — não dependa desta receita como única verificação de cobertura.

Receita 3 — Reagir a alterações da etapa do funil

O que faz: Transforma automaticamente o movimento no funil em ações — mensagens de boas-vindas quando um estudante entra numa etapa, tarefas de passagem quando avança e alertas internos quando recua ou sai de uma etapa.

Acionador a selecionar: Alteração da etapa do funil.

Quando é executado: Sempre que a etapa do funil de um estudante é alterada. Depois, decide quais as alterações que lhe interessam utilizando as condições do acionador.

Condições a adicionar: Utilize "Movido para a etapa" para agir quando um estudante chega a uma etapa específica e "Movido da etapa" para agir quando sai de uma. Combine as duas para detetar uma transição específica (sair de uma etapa e entrar noutra) e adicione outras condições — nacionalidade, destino, programa — para manter a regra limitada aos estudantes certos.

Ações sugeridas:

Movido para uma nova etapa: envie o email adequado à etapa e crie a próxima tarefa para o responsável.
Movido para trás a partir de uma etapa ativa: notifique o gestor ou crie uma tarefa de revisão.
Qualquer alteração de etapa: acione um webhook para que os seus relatórios ou CRM se mantenham sincronizados.

Atenção a: As reatribuições em massa não o acionam. Se as etapas forem alteradas em massa, não é executada qualquer automatização, pelo que uma grande reorganização ou migração ficará sem registos nos logs. Planeie qualquer alteração de etapas em massa partindo do princípio de que os emails e as tarefas de acompanhamento não serão criados e trate desses casos manualmente.

Monitorizar execuções de automatizações

Sempre que uma automatização é executada, é registada uma entrada no registo. Esta secção explica onde encontrar esses registos, o significado de cada campo e como os interpretar quando algo corre mal.

As automatizações podem ser iniciadas por uma grande variedade de eventos — eventos de estudantes, propostas, inscrições, vendas e seguros — pelo que os registos de qualquer automatização refletem o acionador em que foi baseada. Os campos, estados e motivos de falha abaixo são os mesmos, independentemente do acionador que foi ativado.

O que é

Um registo é o histórico de uma única execução de automação. Cada execução cria uma entrada de registo, para que possa ver exatamente o que aconteceu, quando aconteceu e se funcionou. Os registos não podem ser editados nem eliminados — são um registo permanente.

Onde encontrar os registos

Aceda a Definições > Recrutamento > Automações.
Abra a automação que pretende verificar.
Na página Editar automação, mude do separador Automação para o separador Registos.

Se a automação nunca tiver sido executada, verá um estado vazio com a mensagem "Ainda não existem execuções" e um botão para ver a configuração da automação.

Como ler os registos

A vista Registos apresenta:

Um filtro de Estado (por exemplo, "Todos os estados") para filtrar as execuções por resultado.
Um contador que mostra quantas execuções estão listadas (por exemplo, "A mostrar 12").
Uma linha por execução.

Cada linha de registo apresenta estes campos:

Hora — quando ocorreu a execução.
Estado — o resultado (consulte abaixo).
Gatilho — o evento que iniciou a execução. Este é o gatilho em que a automação foi baseada, pelo que pode ser qualquer evento disponível. Alguns exemplos que poderá ver incluem Proposta criada, Proposta emitida (anteriormente designada Proposta publicada), Proposta visualizada, Proposta aceite, Data de expiração da proposta, Alteração da fase do funil e os gatilhos de seguros Data de início da apólice e Data de término da apólice.
ID de execução — um ID único da execução (começa por "exec-"). Indique o ID de execução ao comunicar um problema, para que seja possível encontrar a execução exata.
Ações — quantas ações foram executadas, sob a forma de uma proporção (por exemplo, "1/1" ou "0/1 ignorada").
Duração — quanto tempo demorou a execução.

Clique numa linha para a expandir e ver os detalhes de cada ação nessa execução.

Estados

Êxito — a automação foi executada e todas as ações foram concluídas.
Falhou — a execução não foi concluída.
Falha parcial — algumas ações foram concluídas e outras não.

Onde também aparecem as execuções

As execuções de automação também aparecem no feed de Atividades recentes do aluno, para que possa ver a atividade de automação no perfil do aluno.

Motivos comuns de falha

Se uma execução falhar, normalmente deve-se a um destes motivos:

O webhook devolveu uma resposta que não era 2xx.
O URL do webhook apontava para um endereço IP interno ou privado (estes endereços estão bloqueados).
O webhook seguiu mais de 5 redirecionamentos.
Não foi possível preencher uma variável obrigatória.

Porque é que uma automação pode não ter execuções

Se o separador Registos estiver vazio quando esperava encontrar entradas, verifique se a automação está ativada. Em particular, quando Duplica uma automação a partir do menu do cartão, a cópia fica desativada, com um banner na automação a indicar isso. Uma automação desativada nunca é executada, pelo que não produz quaisquer entradas de registo até ser ativada. Esta é a razão mais comum para uma automação recentemente duplicada parecer não fazer nada.

Também vale a pena confirmar se o acionador ocorreu efetivamente e se as condições da automação correspondem aos registos que espera — uma execução só é registada quando o acionador é acionado e as condições são cumpridas.

Quando verificar os registos

Verifique os registos quando um e-mail, uma tarefa ou um webhook esperado não tiver ocorrido, ou quando alguém comunicar que uma automação não está a funcionar. O estado e os detalhes expandidos das ações indicam qual o passo que falhou e porquê.