Automações: configuração, gatilhos, receitas e monitoramento

Last updated: October 23, 2026

As automações são regras executadas automaticamente quando algo acontece no Edvisor — por exemplo, enviar um e-mail para um novo aluno, fazer um acompanhamento quando uma proposta é visualizada ou aceita, notificar um orientador quando há uma alteração no estágio do pipeline, criar uma tarefa, enviar dados para um webhook ou enviar um lembrete antes da data de um visto ou de uma apólice de seguro. Este artigo consolidado aborda todo o fluxo de configuração (onde encontrar as Automações, ativar o recurso, criar, encontrar, duplicar e gerenciar regras), uma referência para os 18 eventos disponíveis em cinco áreas (Alunos, Propostas, Matrículas, Vendas, Seguros) com as opções de tempo “Quando é executado”, condições, ações e variáveis, receitas de automação prontas e como monitorar as execuções de automações nos logs.

As automações são regras executadas automaticamente quando algo acontece no Edvisor. Cada regra tem um evento (o que a inicia), condições opcionais (filtros) e uma ou mais ações (o que fazer). Este artigo aborda onde encontrar as Automações, como ativar o recurso e como criar, encontrar, duplicar e gerenciar suas regras.

O que é

Uma automação é uma regra executada automaticamente quando algo acontece no Edvisor. Cada automação tem:

Um evento — o que a inicia.
Condições opcionais — filtros que devem ser atendidos.
Uma ou mais ações — o que fazer quando ela é executada.

Usos comuns:

Enviar um e-mail de boas-vindas quando um novo aluno é criado.
Notificar um orientador quando um aluno é atualizado.
Criar uma tarefa de acompanhamento quando um aluno corresponde a uma nacionalidade específica.
Enviar os dados do aluno para o seu próprio sistema por meio de um webhook.
Enviar um lembrete antes de o visto de um aluno expirar.
Fazer um acompanhamento quando um aluno visualiza ou aceita uma proposta, ou antes de uma proposta expirar.
Criar uma tarefa de transferência quando uma escola aceita uma matrícula.
Criar tarefas de integração quando uma venda é criada.
Lembrar o orientador quando um aluno passa para um estágio específico do pipeline.
Lembrar o aluno antes do início ou término de uma apólice de seguro.

Eventos disponíveis

Uma automação é acionada por um evento. Há 18 eventos, agrupados em 5 áreas. Para obter todos os detalhes de cada um, consulte a seção Referência de acionadores, condições e ações abaixo.

Alunos

Um novo aluno é criado
Um aluno é atualizado
Um aluno é excluído
É aniversário de um aluno
O visto de um aluno está prestes a expirar

Propostas

Uma proposta é criada
Proposta Emitida — emitida ou enviada ao aluno. Anteriormente chamada de Proposta Publicada; renomeada para corresponder ao restante do produto.
Proposta Visualizada — na primeira vez que o aluno abre a proposta, apenas uma vez.
Proposta Aceita — acionada na transição para aceita.
Data de expiração da proposta — antes, no dia ou após o dia em que a proposta expira.

Matrículas

Uma nova matrícula é criada para um aluno
Uma matrícula é aceita pela escola

Liquidações

Uma liquidação é iniciada
Uma liquidação de acomodação é iniciada
Uma liquidação é criada
Alteração de Etapa do Pipeline — com as condições Movido para a etapa e Movido da etapa. Reatribuições em massa não a acionam.

Seguros

Data de início da apólice
Data de término da apólice

Os eventos de seguros se aplicam apenas a reservas confirmadas.

Observação: Novos eventos serão adicionados ao longo do tempo para ampliar o intervalo de eventos que podem acionar uma automação.

Onde encontrar

Acesse Configurações > Recrutamento > Automações.

Apenas administradores podem criar, editar, ativar, desativar ou excluir automações. Os orientadores podem visualizar as automações, mas não alterá-las.

Ativar automações

Na primeira vez que você abre a seção Automações, uma tela de ativação explicando o recurso é exibida. A ativação gera um par de chaves de API para sua conta, que o Edvisor usa internamente para executar automações. Você não precisa gerenciar as chaves.

Após a ativação, você acessa a visualização da lista de Automações. O cabeçalho mostra a contagem total (por exemplo, "Automações (21)"), e cada automação aparece como um cartão.

Cada cartão mostra:

O nome da automação.
O evento que a aciona.
Um chip de resumo das condições, por exemplo, "3 condições · qualquer", para que você veja quantas condições existem e se elas usam a lógica de todas ou qualquer uma, sem abrir a regra.
Chips de ações.
Um botão de alternância para ativar / desativar.
Um menu do cartão, onde você pode duplicar uma automação.

Criar uma automação

Há duas maneiras de começar:

Do zero — clique em Criar automação no canto superior direito.
A partir de um modelo — escolha um modelo no painel à direita da visualização da lista (por exemplo, "Dar boas-vindas ao novo aluno"). Os modelos preenchem previamente um evento, condições e ações, para que você personalize apenas os detalhes.

O construtor

O construtor tem três partes:

Parte superior — Nome da automação (obrigatório), Descrição e uma opção "Envie-me um e-mail quando esta automação falhar". Mantenha a opção ativada para receber um e-mail sempre que uma execução desta automação falhar.
Painel esquerdo — a sequência de regras, exibida como três etapas empilhadas: EVENTO > CONDIÇÕES > AÇÕES. Clique em qualquer etapa para configurá-la.
Painel direito — a configuração da etapa selecionada.

Você também pode avançar e voltar entre as etapas usando os botões Evento / Condições / Ações na parte inferior do painel direito.

Ao configurar o Evento, você também escolhe quando a automação será executada — Instantaneamente ou Antes / No dia / Depois para eventos vinculados a uma data (você define uma duração em dias). Para eventos baseados em data, o criador reformula a regra para você em linguagem simples à medida que você a cria, para que possa verificar o momento antes de salvar.

Clique em Salvar no canto superior direito quando terminar. Salvar permanece desativado até que todos os campos obrigatórios sejam preenchidos.

Encontrar uma automação

Quando você tiver mais do que algumas regras, use a pesquisa na lista de Automações para encontrar uma pelo nome:

Digite na caixa de pesquisa e a lista será filtrada enquanto você digita.
Você verá uma contagem de resultados para as correspondências.
Se nada corresponder, você verá um estado dedicado de nenhum resultado. Isso é diferente da tela vazia de "crie sua primeira automação", que agora só aparece quando você realmente não tem nenhuma automação.

Duplicar uma automação

Para reutilizar uma regra em vez de recriá-la, abra o menu do cartão da automação e escolha Duplicar. É um clique.

A cópia chega desativada e exibe um banner informando isso. Isso é intencional: nada será executado até que você a revise. Abra a cópia, edite o nome e tudo mais que precisar ser alterado e, em seguida, ative-a usando a opção.

Gerenciar automações existentes

Na lista de Automações, você pode:

Abrir uma automação clicando no cartão. Isso abre Editar automação, com duas abas: Automação (o criador) e Logs (histórico de execução).
Ativar ou desativar usando a opção no cartão. As automações desativadas são mantidas, mas não são executadas.
Duplicar uma automação pelo menu do cartão (veja acima).
Excluir uma automação na visualização de edição. Os logs de execuções anteriores são mantidos.

Idioma

As automações estão totalmente traduzidas para 22 idiomas e seguem o idioma da sua conta.

Referência de gatilhos, condições e ações

Esta é a referência dos blocos de construção usados para criar uma automação: o evento que a inicia, as condições que determinam se ela será executada e as ações que ela realiza.

O que é

Cada automação é composta por três partes:

Evento — o que acontece no Edvisor que inicia a automação (por exemplo, um novo estudante é criado).
Condições (opcional) — regras adicionais que devem ser verdadeiras para a automação ser executada.
Ações — o que a automação faz quando é executada (por exemplo, enviar um e-mail).

Você escolhe essas opções no criador de automações. Esta seção lista todas as opções que você pode selecionar.

Eventos

Um evento é o gatilho que inicia uma automação. Há 18 eventos, agrupados em 5 categorias: Estudantes, Propostas, Matrículas, Vendas e Seguros.

Estudantes (5 eventos)

Um novo estudante é criado
Um estudante é atualizado
Um estudante é excluído
É aniversário de um estudante
O visto de um estudante está prestes a expirar

Propostas (5 eventos)

Uma proposta é criada
Proposta emitida — a proposta é emitida ou enviada ao estudante. Este evento era chamado anteriormente de Proposta publicada; ele foi renomeado para corresponder ao restante do produto.
Proposta visualizada — a primeira vez que o estudante abre a proposta. Ele é acionado apenas uma vez e nunca mais em visualizações posteriores.
Proposta aceita — é acionado na transição efetiva para aceita. Se um estudante aceitar a opção A e depois a opção B, isso será um evento, não dois.
Data de expiração da proposta — baseado em data. Ele pode ser executado antes, no dia ou depois do dia em que a proposta expira.

Matrículas (2 eventos)

Uma nova matrícula é criada para um estudante
Uma matrícula é aceita pela escola

Vendas (4 eventos)

Uma liquidação é iniciada
Uma liquidação de acomodação é iniciada
Uma liquidação é criada
Alteração de etapa do pipeline — um estudante passa de uma etapa para outra em um pipeline. Você escolhe as etapas usando as condições Movido para a etapa e Movido da etapa (consulte Condições abaixo). Reatribuições em massa não acionam este evento.

Seguros (2 eventos)

Data de início da apólice
Data de término da apólice

Ambos os eventos de Seguros são baseados em data e se aplicam somente a reservas confirmadas — uma apólice em uma reserva não confirmada não os acionará.

Observação: Novos eventos serão adicionados ao longo do tempo para ampliar a variedade de eventos que podem acionar uma automação.

Quando é executada

Para cada evento, você define o momento:

Instantaneamente — a automação é executada assim que o evento acontece.
Antes — é executada um número definido de dias antes de uma data.
No dia — é executada na própria data.
Depois — é executada um número definido de dias depois de uma data.

Eventos baseados em data (como a data de expiração do visto de um estudante, a data de expiração de uma proposta ou a data de início ou término de uma apólice de seguro) pedem que você insira uma Duração em dias para Antes ou Depois. Eventos baseados em data não podem ser executados "Instantaneamente", pois dependem de uma data futura.

Ao criar um gatilho baseado em data, o construtor reformula a regra para você em linguagem simples, para que você possa verificar se o momento está conforme o pretendido antes de salvar.

Condições

As condições são regras opcionais que devem ser verdadeiras para que a automação seja executada.

Combinação de condições

Você pode combinar condições com a lógica todas (todas as condições devem ser verdadeiras) ou qualquer (pelo menos uma condição deve ser verdadeira).
O cartão da automação na visualização em lista mostra um resumo do que você definiu, por exemplo "3 condições · qualquer".
O mesmo campo pode ser usado mais de uma vez em uma automação, para que você possa criar intervalos e regras de várias partes a partir de um único campo.

Tipos de campo

Além dos campos originais no estilo lista, as condições agora são compatíveis com:

Campos de Data.
Campos de Texto.
Campos de Sim/não.

Campos de condição conhecidos

Nacionalidade do estudante — com operadores como "é qualquer um de". Por exemplo, execute uma automação apenas para estudantes de uma nacionalidade específica.
País de destino do seguro — para regras relacionadas a seguros.
Provedor de seguros — para regras relacionadas a seguros.
Movido para a etapa e Movido da etapa — usados com o evento Alteração de Etapa do Pipeline. Os seletores listam os pipelines e suas etapas disponíveis, então você escolhe primeiro o pipeline e depois a etapa.

Alterações recentes

Duas condições de proposta que estavam ocultas anteriormente agora estão disponíveis. Elas não foram nomeadas nas notas de versão, então verifique o seletor de condições em um evento de proposta para ver a lista atual.
Um operador foi descontinuado porque nunca fez sentido para o campo ao qual se aplicava. Ele não foi nomeado nas notas de versão. Se você não encontrar um operador que usava antes, esse é o provável motivo — reabra a condição e escolha o operador restante mais próximo.

Ações

As ações são o que a automação faz quando é executada. Você pode adicionar mais de uma. As ações são executadas uma após a outra e cada uma é executada de forma independente — se uma ação falhar, as outras ainda serão executadas.

As ações são agrupadas em duas categorias.

Comunicação

Enviar e-mail ao estudante — envia um e-mail ao estudante. O e-mail do estudante é preenchido automaticamente. Você define o Assunto e o Corpo (ambos obrigatórios) e pode usar variáveis (veja abaixo).
Enviar e-mail ao conselheiro — envia um e-mail ao conselheiro designado do estudante.

Integrações

Criar tarefa — cria uma tarefa. Você define o nome da tarefa, a data de vencimento e o responsável.
- Observação: as variáveis em uma tarefa são armazenadas como texto simples e não são substituídas por valores reais. Não dependa de variáveis dentro do nome de uma tarefa.
Enviar webhook — envia dados para uma URL escolhida por você. Você define a URL e a carga útil. Por segurança, os webhooks só podem ser enviados para endereços públicos e seguem no máximo 5 redirecionamentos.

Variáveis

As variáveis permitem inserir dados reais do estudante e da agência em um e-mail. Quando a automação é executada, cada variável é substituída pelo valor real.

Estudante

ID do estudante
Nome
Sobrenome
E-mail
Data de Nascimento

Agência

Nome da agência
Nome do escritório

Se uma variável não puder ser preenchida (por exemplo, se o estudante não tiver uma data de nascimento), o espaço reservado será removido da mensagem.

Idioma

O criador de automações, incluindo eventos, condições e ações, está totalmente traduzido para 22 idiomas e segue o idioma da sua conta.

Receitas de automação: configurações comuns

Esta seção descreve configurações comuns de automação que você pode criar em Configurações > Recrutamento > Automações. Cada receita segue o mesmo formato — o que ela realiza, o gatilho a selecionar, quando é executada, condições a adicionar, ações sugeridas e pontos de atenção — para que você possa encontrar rapidamente a que precisa e criá-la em poucos minutos.

Mais receitas serão adicionadas aqui ao longo do tempo, à medida que novos gatilhos e condições forem lançados. Portanto, considere esta seção uma biblioteca em expansão, e não uma lista fixa. Se você criar algo útil que ainda não esteja aqui, ele poderá ser adicionado como outra seção.

Para ver a lista completa do que está disponível, consulte a seção de referência Gatilhos, condições e ações acima.

Receita 1 — Acompanhar propostas

O que ela realiza: mantém as propostas em andamento sem a necessidade de acompanhamentos manuais. Você lembra o estudante antes de a proposta expirar, faz um acompanhamento quando ele a visualiza, mas não toma nenhuma ação, e encaminha internamente assim que ele a aceita.

Gatilho a selecionar: uma automação por comportamento desejado, do grupo Propostas:

Proposta visualizada — na primeira vez que o estudante abre a proposta.
Proposta aceita — quando o estudante aceita.
Data de vencimento da proposta — um gatilho baseado em data que você pode configurar para ser executado antes, no dia ou depois do dia em que a proposta expira.

Quando é executada:

Proposta visualizada é acionada na primeira abertura da proposta pelo estudante e nunca mais em visualizações posteriores.
Proposta aceita é acionada na transição efetiva para aceita.
Data de vencimento da proposta é executada em relação à data de vencimento — para um lembrete, defina-a alguns dias antes. Ao criar um acionador baseado em data, o construtor repete a regra para você em linguagem simples, para que possa confirmar se escolheu o deslocamento e a direção corretos.

Condições a adicionar: Restrinja a automação para que ela seja acionada apenas para os estudantes desejados — por exemplo, com base em Nacionalidade do estudante ou em campos da proposta, como destino ou tipo de programa. Você pode usar o mesmo campo mais de uma vez em uma regra se precisar de dois testes para ele, e o cartão mostra um resumo do que você criou (por exemplo, "3 condições · qualquer"). Se quiser que tudo corresponda, mantenha o modo de correspondência definido como todos; use qualquer quando uma única condição for suficiente.

Ações sugeridas:

Antes do vencimento: envie ao estudante um lembrete com um link para a proposta e crie uma tarefa para o orientador responsável ligar para ele.
Após a aceitação: envie um e-mail de congratulações, crie a tarefa da próxima etapa (depósito, documentos) e notifique a equipe por webhook ou notificação interna.
Visualizada, mas não aceita: combine uma automação de Proposta visualizada com um e-mail de acompanhamento após um período definido ou use o lembrete da data de vencimento para cobrir essa lacuna.

Atenção: Proposta visualizada é acionada apenas na primeira abertura — um estudante que reabra a proposta cinco vezes ainda gera um único evento; portanto, não crie uma lógica que presuma visualizações repetidas. Proposta aceita é acionada uma vez, na transição — se o estudante aceitar a opção A e depois mudar para a opção B, isso ainda será um único evento, não dois; portanto, uma automação de aceitação não será executada novamente na mudança.

Receita 2 — Lembrar os estudantes sobre as datas da apólice de seguros

O que ela proporciona: Os estudantes recebem um aviso antes do início e antes do término da cobertura de seguros, para viajarem com cobertura ativa e saberem quando renová-la. Isso também dá à sua equipe um lembrete para verificar os documentos no momento certo.

Acionador a escolher: Na nova categoria Seguros do seletor de acionadores:

Data de início da apólice — para mensagens de pré-chegada e "sua cobertura começa em breve".
Data de término da apólice — para lembretes de renovação e vencimento.

Quando é executado: Ambos são baseados em data, então você escolhe antes, no dia ou depois do dia relevante — por exemplo, sete dias antes da data de início da apólice ou quatorze dias antes da data de término da apólice. O construtor repete a regra em linguagem simples enquanto você a configura, para que possa verificar se o deslocamento está como pretendido antes de salvar.

Condições a adicionar: Use País de destino do seguro para enviar instruções específicas de cada país e Provedor do seguro quando o texto ou os documentos variarem de acordo com o provedor. Combine-os quando precisar de ambos e use o resumo da condição no cartão para confirmar se a regra corresponde ao que você descreveu.

Ações sugeridas:

Envie por e-mail os detalhes da apólice do estudante e o que ele deve levar consigo.
Crie uma tarefa para o orientador confirmar se o estudante está com seus documentos.
Para datas de término, envie um lembrete de renovação por e-mail e crie uma tarefa para discutir a extensão da cobertura.

Atenção: Os gatilhos de seguro se aplicam apenas a reservas confirmadas. As apólices vinculadas a reservas que ainda não foram confirmadas não acionarão esses gatilhos, portanto um estudante em estado pendente não receberá nada — não dependa desta receita como sua única verificação de cobertura.

Receita 3 — Reagir a alterações na etapa do funil

O que ela faz: Transforma automaticamente o avanço no funil em ação — mensagens de boas-vindas quando um estudante entra em uma etapa, tarefas de transferência quando ele avança e alertas internos quando ele retorna ou sai de uma etapa.

Gatilho a escolher: Alteração da etapa do funil.

Quando é executada: Sempre que a etapa do funil de um estudante é alterada. Em seguida, você decide quais alterações são importantes usando as condições do gatilho.

Condições a adicionar: Use "Movido para a etapa" para agir quando um estudante chegar a uma etapa específica e "Movido da etapa" para agir quando ele sair de uma. Combine as duas para capturar uma transição específica (saindo de uma etapa e entrando em outra) e adicione outras condições — nacionalidade, destino, programa — para manter a regra limitada aos estudantes certos.

Ações sugeridas:

Movido para uma nova etapa: envie o e-mail apropriado para a etapa e crie a próxima tarefa para o responsável.
Movido de uma etapa ativa para trás: notifique o gerente ou crie uma tarefa de revisão.
Qualquer alteração de etapa: dispare um webhook para que seus relatórios ou CRM permaneçam sincronizados.

Atenção: Reatribuições em massa não acionam o gatilho. Se as etapas forem alteradas em massa, nenhuma automação será executada, portanto uma grande reorganização ou migração parecerá silenciosa nos logs. Planeje qualquer movimentação em massa de etapas presumindo que os e-mails e as tarefas de acompanhamento não serão criados e cuide deles manualmente.

Monitoramento das execuções de automação

Sempre que uma automação é executada, ela registra uma entrada no log. Esta seção explica onde encontrar esses logs, o que cada campo significa e como interpretá-los quando algo dá errado.

As automações podem ser iniciadas por uma ampla variedade de eventos — eventos de estudantes, propostas, matrículas, vendas e seguros — portanto, os logs de qualquer automação refletem o gatilho em que ela foi baseada. Os campos, status e motivos de falha abaixo são os mesmos, independentemente de qual gatilho foi acionado.

O que é

Um log é o registro de uma única execução de automação. Cada execução cria uma entrada de log, para que você possa ver exatamente o que aconteceu, quando aconteceu e se funcionou. Os logs não podem ser editados ou excluídos — eles são um registro permanente.

Onde encontrar os logs

Acesse Configurações > Recrutamento > Automações.
Abra a automação que você deseja verificar.
Na tela Editar automação, alterne da aba Automação para a aba Logs.

Se a automação nunca tiver sido executada, você verá um estado vazio com a mensagem "Nenhuma execução ainda" e um botão para visualizar a configuração da automação.

Como ler os logs

A visualização de Logs mostra:

Um filtro de Status (por exemplo, "Todos os status") para filtrar as execuções por resultado.
Um contador mostrando quantas execuções estão listadas (por exemplo, "Mostrando 12").
Uma linha por execução.

Cada linha de log mostra estes campos:

Horário — quando a execução aconteceu.
Status — o resultado (veja abaixo).
Gatilho — o evento que iniciou a execução. Esse é o gatilho no qual a automação foi criada, portanto pode ser qualquer evento disponível. Alguns exemplos que você pode ver incluem Proposta criada, Proposta emitida (anteriormente chamada de Proposta publicada), Proposta visualizada, Proposta aceita, Data de expiração da proposta, Alteração de etapa do pipeline e os gatilhos de seguros Data de início da apólice e Data de término da apólice.
ID de execução — um ID exclusivo para a execução (começa com "exec-"). Informe o ID de execução ao relatar um problema, para que a execução exata possa ser encontrada.
Ações — quantas ações foram executadas, como uma proporção (por exemplo, "1/1" ou "0/1 ignorada").
Duração — quanto tempo a execução levou.

Clique em uma linha para expandi-la e ver os detalhes de cada ação nessa execução.

Status

Sucesso — a automação foi executada e todas as ações foram concluídas.
Falha — a execução não foi concluída.
Falha parcial — algumas ações foram concluídas e outras não.

Onde as execuções também aparecem

As execuções de automação também aparecem no feed de Atividades recentes do estudante, para que você possa ver a atividade da automação no perfil do estudante.

Motivos comuns de falha

Se uma execução falhar, geralmente é por um destes motivos:

O webhook retornou uma resposta não 2xx.
A URL do webhook apontava para um endereço IP interno ou privado (esses endereços são bloqueados).
O webhook seguiu mais de 5 redirecionamentos.
Não foi possível preencher uma variável obrigatória.

Por que uma automação pode não ter execuções

Se a aba Logs estiver vazia quando você esperava ver entradas, verifique se a automação está ativada. Em particular, quando você Duplica uma automação pelo menu do cartão, a cópia chega desativada, com um banner na automação informando isso. Uma automação desativada nunca é executada, portanto não produz nenhuma entrada de log até que você a ative. Esse é o motivo mais comum para uma automação recém-duplicada parecer não estar fazendo nada.

Também vale confirmar se o gatilho realmente ocorreu e se as condições da automação correspondem aos registros que você espera — uma execução só é registrada quando o gatilho é acionado e as condições são atendidas.

Quando verificar os logs

Verifique os logs quando um e-mail, uma tarefa ou um webhook esperado não tiver sido enviado ou executado, ou quando alguém informar que uma automação não está funcionando. O status e os detalhes expandidos da ação mostram qual etapa falhou e por quê.