Como configurar Automações

Automations são regras que funcionam automaticamente quando algo acontece no ED — por exemplo, enviar um e-mail de boas-vindas para um novo estudante, acompanhar quando uma proposta é visualizada ou aceita, notificar um conselheiro sobre uma mudança de estágio no pipeline, criar uma tarefa, enviar dados para um webhook ou lembrar antes de uma data de visto ou apólice de seguro. Este artigo explica o que é uma automação, lista os 18 eventos disponíveis em cinco áreas (Estudantes, Propostas, Matrículas, Vendas, Seguros) e cobre onde encontrar as Automations, ativar o recurso, criar sua primeira regra, pesquisar na lista e duplicar uma regra (a cópia fica desativada).

Automations são regras que funcionam por si mesmas quando algo acontece no ED. Cada regra tem um evento (o que a inicia), condições opcionais (filtros) e uma ou mais ações (o que fazer). Este artigo cobre onde encontrar as Automations, como ativar o recurso e como criar, encontrar, duplicar e gerenciar suas regras.

O que é

Uma automação é uma regra que funciona automaticamente quando algo acontece no ED. Cada automação possui:

• Um evento — o que a inicia.
• Condições opcionais — filtros que devem ser atendidos.
• Uma ou mais ações — o que fazer quando ela é acionada.

Usos comuns:

• Enviar um e-mail de boas-vindas quando um novo estudante é criado.
• Notificar um conselheiro quando um estudante é atualizado.
• Criar uma tarefa de acompanhamento quando um estudante corresponde a uma nacionalidade específica.
• Enviar dados do estudante para seu próprio sistema via webhook.
• Lembrar antes de uma data de visto do estudante expirar.
• Acompanhar quando um estudante visualiza ou aceita uma proposta, ou antes que uma proposta expire.
• Criar uma tarefa de transferência quando uma escola aceita uma matrícula.
• Criar tarefas de onboarding quando uma venda é criada.
• Alertar o conselheiro quando um estudante avança para uma fase específica no pipeline.
• Lembrar o estudante antes do início ou término de uma apólice de seguro.

Eventos disponíveis

Uma automação é acionada por um evento. Existem 18 eventos, agrupados em 5 áreas. Para detalhes completos de cada um, veja Referência de gatilhos, condições e ações.

Estudantes

• Um novo estudante é criado
• Um estudante é atualizado
• Um estudante é excluído
• É o aniversário de um estudante
• A visto de um estudante está prestes a expirar

Propostas

• Uma proposta é criada
• Proposta Emitida — emitida ou enviada ao estudante. Anteriormente chamada de Proposta Publicada; renomeada para coincidir com o restante do produto.
• Proposta Visualizada — a primeira vez que o estudante abre a proposta, uma única vez.
• Proposta Aceita — dispara na transição para aceita.
• Data de expiração da proposta — antes, na ou após o dia em que a proposta expira.

Matrículas

• Uma nova matrícula é criada para um estudante
• Uma matrícula é aceita pela escola

Vendas

• Uma venda é iniciada
• Uma venda de acomodação é iniciada
• Uma venda é criada
• Alteração de Etapa do Pipeline — com condições Movido para etapa e Movido de etapa. Reatribuições em massa não a acionam.

Seguros

• Data de início da apólice
• Data de término da apólice

Eventos de seguros se aplicam a reservas confirmadas apenas.

Nota: Novos eventos serão adicionados ao longo do tempo, para expandir o alcance dos eventos que podem acionar uma automação.

Onde encontrá-lo

Vá para Configurações > Recrutamento > Automações.

Apenas administradores podem criar, editar, ativar, desativar ou excluir automações. Conselheiros podem visualizar automações, mas não alterá-las.

Ativar Automações

A primeira vez que você abre a seção de Automações, você verá uma tela de ativação explicando o recurso. Ativá-lo gera um par de chaves API para sua conta, que a ED utiliza internamente para executar automações. Você não precisa gerenciar as chaves sozinho.

Após a ativação, você chega na visualização da lista de automações. O cabeçalho mostra o total (por exemplo, "Automações (21)"), e cada automação aparece como um cartão.

Cada cartão mostra:

• O nome da automação.
• O evento que a aciona.
• Um resumo de condição em forma de chip, por exemplo "3 condições · qualquer", para que você possa ver quantas condições há e se usam toda a lógica ou qualquer uma, sem abrir a regra.
• Chips de Ação.
• Um toggle de ativar / desativar.
• Um menu de cartão, que é onde você duplica uma automação.

Criar uma automação

Existem duas maneiras de começar:

• Do zero — clique em Criar automação no canto superior direito.
• De um modelo — escolha um modelo no painel à direita da visualização da lista (por exemplo, "Bem-vindo Novo Estudante"). Os modelos pré-preenchem um evento, condições e ações, então você só precisa personalizar os detalhes.

O construtor

O construtor tem três partes:

• Topo — Nome da Automação (obrigatório), Descrição, e um toggle de "Envie-me um email quando esta automação falhar". Deixe o toggle ativado para receber um email sempre que uma execução desta automação falhar.
• Painel esquerdo — a sequência de regras, mostrada como três etapas empilhadas: EVENTO > CONDIÇÕES > AÇÕES. Clique em qualquer etapa para configurá-la.
• Painel direito — a configuração para a etapa que você selecionou.

Você também pode avançar e voltar pelas etapas com os botões Evento / Condições / Ações na parte inferior do painel direito.

Quando você configura o Evento, também escolhe quando a automação será executada — Instantaneamente, ou Antes / No dia / Após para eventos vinculados a uma data (você define uma duração em dias). Para eventos baseados em data, o construtor reafirma a regra para você em linguagem simples enquanto você a constrói, para que possa verificar o timing antes de salvar.

Clique Salvar no canto superior direito quando terminar. O botão Salvar permanece desativado até que todos os campos obrigatórios estejam preenchidos.

Encontrar uma automação

Depois de ter mais de um punhado de regras, use pesquisar na lista de Automations para encontrar uma pelo nome:

• Digite na caixa de pesquisa e a lista será filtrada conforme você digita.
• Você recebe uma contagem de resultados para as correspondências.
• Se nada corresponder, você verá um estado dedicado de sem resultados. Isso é diferente da tela vazia de "crie sua primeira automação", que agora aparece apenas quando você realmente não tem automações.

Duplicar uma automação

Para reutilizar uma regra em vez de reconstruí-la, abra o menu do cartão na automação e escolha Duplicar. É um clique.

A cópia chega desativada, e mostra uma faixa informando isso. Isso é intencional: nada será executado até que você a revise. Abra a cópia, edite o nome e o que mais precisar ser alterado, depois ative-a com o toggle.

Gerenciar automações existentes

Na lista de Automations, você pode:

• Abrir uma automação clicando no seu cartão. Isso abre Editar Automação, com duas abas: Automação (o construtor) e Logs (histórico de execução).
• Ativar ou desativar usando o toggle no cartão. Automations desativadas são mantidas, mas não são executadas.
• Duplicar uma automação a partir do menu do cartão (veja acima).
• Excluir uma automação na visualização de edição. Os logs de execuções passadas são mantidos.

Idioma

Automations são totalmente traduzidas para 22 idiomas e seguem o idioma da sua conta.

Relacionado

• Referência de gatilhos, condições e ações — detalhes completos sobre eventos, condições, ações, timing e variáveis.
• Monitoramento de execuções de automações — onde ver logs de execução e solucionar falhas.