Automatyzacje: konfiguracja, wyzwalacze, receptury i monitorowanie

Automatyzacje to reguły uruchamiane automatycznie, gdy coś wydarzy się w Edvisor — na przykład wysłanie wiadomości e-mail do nowego ucznia, kontakt po wyświetleniu lub zaakceptowaniu oferty, powiadomienie doradcy o zmianie etapu lejka, utworzenie zadania, przesłanie danych do webhooka lub przypomnienie przed datą wizy lub polisy ubezpieczeniowej. Ten zbiorczy artykuł obejmuje pełny proces konfiguracji (gdzie znaleźć Automatyzacje, jak aktywować funkcję, tworzyć, znajdować, duplikować i zarządzać regułami), zestawienie 18 dostępnych zdarzeń w pięciu obszarach (Uczniowie, Oferty, Zapisy, Sprzedaż, Ubezpieczenie) wraz z opcjami czasu „Kiedy jest uruchamiana”, warunkami, działaniami i zmiennymi, gotowe przepisy automatyzacji oraz informacje o monitorowaniu uruchomień automatyzacji w dziennikach.

Automatyzacje to reguły uruchamiane samodzielnie, gdy coś wydarzy się w Edvisor. Każda reguła ma zdarzenie (co ją uruchamia), opcjonalne warunki (filtry) oraz jedno lub więcej działań (co należy zrobić). Ten artykuł wyjaśnia, gdzie znaleźć Automatyzacje, jak aktywować funkcję oraz jak tworzyć, znajdować, duplikować i zarządzać regułami.

Co to jest

Automatyzacja to reguła uruchamiana automatycznie, gdy coś wydarzy się w Edvisor. Każda automatyzacja obejmuje:

• Zdarzenie — co ją uruchamia.
• Opcjonalne warunki — filtry, które muszą zostać spełnione.
• Jedno lub więcej działań — co należy zrobić po jej uruchomieniu.

Typowe zastosowania:

• Wysłanie powitalnej wiadomości e-mail po utworzeniu nowego ucznia.
• Powiadomienie doradcy po zaktualizowaniu ucznia.
• Utworzenie zadania uzupełniającego, gdy uczeń ma określoną narodowość.
• Przesłanie danych ucznia do własnego systemu za pośrednictwem webhooka.
• Wysłanie przypomnienia przed wygaśnięciem wizy ucznia.
• Kontakt po wyświetleniu lub zaakceptowaniu oferty przez ucznia albo przed wygaśnięciem oferty.
• Utworzenie zadania przekazania, gdy szkoła zaakceptuje zapis.
• Utworzenie zadań wdrożeniowych po utworzeniu sprzedaży.
• Przypomnienie doradcy, gdy uczeń przejdzie do określonego etapu lejka.
• Przypomnienie uczniowi przed rozpoczęciem lub zakończeniem polisy ubezpieczeniowej.

Dostępne zdarzenia

Automatyzacja jest uruchamiana przez zdarzenie. Dostępnych jest 18 zdarzeń pogrupowanych w 5 obszarów. Szczegółowe informacje o każdym z nich znajdziesz w sekcji Informacje dotyczące wyzwalaczy, warunków i działań poniżej.

Uczniowie

• Utworzono nowego ucznia
• Zaktualizowano ucznia
• Usunięto ucznia
• Uczeń ma urodziny
• Wiza ucznia wkrótce wygaśnie

Oferty

• Tworzona jest oferta
• Oferta wydana — wydana lub wysłana studentowi. Wcześniej nazywana Ofertą opublikowaną; nazwa została zmieniona, aby pasowała do reszty produktu.
• Oferta wyświetlona — uruchamiane za pierwszym razem, gdy student otworzy ofertę, tylko raz.
• Oferta zaakceptowana — uruchamiane przy przejściu do statusu zaakceptowanej.
• Data wygaśnięcia oferty — przed, w dniu lub po dniu wygaśnięcia oferty.

Zapisy

• Tworzony jest nowy zapis studenta
• Zapis zostaje zaakceptowany przez szkołę

Sprzedaż

• Sprzedaż zostaje rozpoczęta
• Sprzedaż zakwaterowania zostaje rozpoczęta
• Sprzedaż zostaje utworzona
• Zmiana etapu lejka — z warunkami Przeniesiono do etapu i Przeniesiono z etapu. Masowe ponowne przypisania nie uruchamiają tego zdarzenia.

Ubezpieczenie

• Data rozpoczęcia polisy
• Data zakończenia polisy

Zdarzenia związane z ubezpieczeniem dotyczą tylko potwierdzonych rezerwacji.

Uwaga: Z czasem będą dodawane nowe zdarzenia, aby poszerzyć zakres zdarzeń, które mogą uruchamiać automatyzację.

Gdzie to znaleźć

Przejdź do Ustawienia > Rekrutacja > Automatyzacje.

Tylko administratorzy mogą tworzyć, edytować, włączać, wyłączać lub usuwać automatyzacje. Doradcy mogą wyświetlać automatyzacje, ale nie mogą ich zmieniać.

Aktywowanie automatyzacji

Po pierwszym otwarciu sekcji Automatyzacje zobaczysz ekran aktywacji wyjaśniający działanie tej funkcji. Jej aktywacja generuje parę kluczy API dla Twojego konta, których Edvisor używa wewnętrznie do uruchamiania automatyzacji. Nie musisz samodzielnie zarządzać kluczami.

Po aktywacji zostaniesz przeniesiony do widoku listy automatyzacji. Nagłówek pokazuje łączną liczbę (na przykład „Automatyzacje (21)”), a każda automatyzacja jest wyświetlana jako karta.

Każda karta pokazuje:

• nazwę automatyzacji.
• zdarzenie, które ją uruchamia.
• Element podsumowania warunków, na przykład „3 warunki · dowolny”, dzięki czemu możesz zobaczyć, ile jest warunków i czy stosują logikę wszystkich, czy dowolnego z nich, bez otwierania reguły.
• Elementy akcji.
• Przełącznik włączania / wyłączania.
• Menu karty, w którym możesz zduplikować automatyzację.

Tworzenie automatyzacji

Możesz rozpocząć na dwa sposoby:

• Od podstaw — kliknij Utwórz automatyzację w prawym górnym rogu.
• Z szablonu — wybierz szablon z panelu po prawej stronie widoku listy (na przykład „Powitaj nowego studenta”). Szablony wstępnie uzupełniają zdarzenie, warunki i akcje, więc wystarczy dostosować szczegóły.

Kreator

Kreator składa się z trzech części:

• GÓRA — Nazwa automatyzacji (wymagana), Opis oraz przełącznik „Wyślij mi wiadomość e-mail, gdy ta automatyzacja zakończy się niepowodzeniem”. Pozostaw przełącznik włączony, aby otrzymywać wiadomość e-mail za każdym razem, gdy wykonanie tej automatyzacji zakończy się niepowodzeniem.
• Lewy panel — sekwencja reguł wyświetlana jako trzy ułożone pionowo kroki: ZDARZENIE > WARUNKI > DZIAŁANIA. Kliknij dowolny krok, aby go skonfigurować.
• Prawy panel — konfiguracja wybranego kroku.

Możesz także przechodzić do przodu i do tyłu między krokami za pomocą przycisków Zdarzenie / Warunki / Działania znajdujących się na dole prawego panelu.

Podczas konfigurowania Zdarzenia wybierasz również, kiedy automatyzacja ma być uruchamiana — Natychmiast lub Przed / W dniu / Po wydarzeniach powiązanych z datą (ustawiasz czas trwania w dniach). W przypadku wydarzeń opartych na dacie kreator przedstawia utworzoną regułę prostym językiem, dzięki czemu możesz sprawdzić czas przed zapisaniem.

Po zakończeniu kliknij Zapisz w prawym górnym rogu. Przycisk Zapisz pozostaje nieaktywny, dopóki wszystkie wymagane pola nie zostaną wypełnione.

Znajdowanie automatyzacji

Gdy masz już więcej niż kilka reguł, użyj funkcji wyszukiwania na liście Automatyzacje, aby znaleźć regułę po nazwie:

• Wpisz tekst w polu wyszukiwania, a lista będzie filtrowana podczas pisania.
• Zobaczysz liczbę wyników dla dopasowań.
• Jeśli nic nie pasuje, zobaczysz osobny stan braku wyników. Różni się on od pustego ekranu „utwórz swoją pierwszą automatyzację”, który pojawia się teraz tylko wtedy, gdy naprawdę nie masz żadnych automatyzacji.

Duplikowanie automatyzacji

Aby ponownie użyć reguły zamiast tworzyć ją od nowa, otwórz menu karty automatyzacji i wybierz Duplikuj. Wystarczy jedno kliknięcie.

Kopia zostanie wyłączona i pojawi się na niej informujący o tym baner. Jest to celowe: nic nie zostanie uruchomione, dopóki nie sprawdzisz reguły. Otwórz kopię, zmień nazwę i wszystko inne, co wymaga zmiany, a następnie włącz ją za pomocą przełącznika.

Zarządzanie istniejącymi automatyzacjami

Na liście Automatyzacje możesz:

• Otworzyć automatyzację, klikając jej kartę. Spowoduje to otwarcie widoku Edytuj automatyzację z dwiema kartami: Automatyzacja (kreator) i Dzienniki (historia wykonywania).
• Włączać lub wyłączać automatyzację za pomocą przełącznika na karcie. Wyłączone automatyzacje są zachowywane, ale nie są uruchamiane.
• Duplikować automatyzację z menu karty (zobacz powyżej).
• Usunąć automatyzację w widoku edycji. Dzienniki wcześniejszych uruchomień zostają zachowane.

Język

Automatyzacje są w pełni przetłumaczone na 22 języki i korzystają z języka ustawionego na Twoim koncie.

Informacje o wyzwalaczach, warunkach i działaniach

To zestawienie elementów składowych używanych do tworzenia automatyzacji: zdarzenia, które ją uruchamia, warunków decydujących o jej wykonaniu oraz działań, które wykonuje.

Co to jest

Każda automatyzacja składa się z trzech części:

• Wydarzenie — rzecz, która dzieje się w Edvisor i uruchamia automatyzację (na przykład utworzenie nowego studenta).
• Warunki (opcjonalne) — dodatkowe reguły, które muszą być spełnione, aby automatyzacja mogła się uruchomić.
• Działania — to, co robi automatyzacja po uruchomieniu (na przykład wysłanie wiadomości e-mail).

Wybierasz je w kreatorze automatyzacji. W tej sekcji wymieniono wszystkie dostępne opcje.

Wydarzenia

Wydarzenie to wyzwalacz uruchamiający automatyzację. Istnieje 18 wydarzeń pogrupowanych w 5 kategorii: Studenci, Propozycje, Zapisy, Sprzedaż i Ubezpieczenie.

Studenci (5 wydarzeń)

• Utworzenie nowego studenta
• Aktualizacja danych studenta
• Usunięcie studenta
• Urodziny studenta
• Zbliżający się termin wygaśnięcia wizy studenta

Propozycje (5 wydarzeń)

• Utworzenie propozycji
• Wysłanie propozycji — propozycja zostaje wydana lub wysłana studentowi. To wydarzenie nosiło wcześniej nazwę Opublikowanie propozycji; zostało przemianowane, aby pasowało do pozostałych elementów produktu.
• Wyświetlenie propozycji — pierwszy moment, gdy student otwiera propozycję. Wydarzenie uruchamia się tylko raz i nigdy ponownie przy kolejnych wyświetleniach.
• Akceptacja propozycji — uruchamia się przy faktycznej zmianie statusu na zaakceptowany. Jeśli student zaakceptuje opcję A, a następnie opcję B, jest to jedno wydarzenie, a nie dwa.
• Data wygaśnięcia propozycji — zależne od daty. Może uruchomić się przed dniem wygaśnięcia propozycji, w tym dniu lub po nim.

Zapisy (2 wydarzenia)

• Utworzenie nowego zapisu studenta
• Akceptacja zapisu przez szkołę

Sprzedaż (4 wydarzenia)

• Rozpoczęcie sprzedaży
• Rozpoczęcie sprzedaży zakwaterowania
• Utworzenie sprzedaży
• Zmiana etapu lejka — student przechodzi między etapami w lejku. Etapy wybierasz za pomocą warunków Przeniesiono do etapu i Przeniesiono z etapu (zobacz sekcję Warunki poniżej). Masowe zmiany przypisania nie uruchamiają tego wydarzenia.

Ubezpieczenie (2 wydarzenia)

• Data rozpoczęcia polisy
• Data zakończenia polisy

Oba wydarzenia związane z ubezpieczeniem zależą od daty i dotyczą wyłącznie potwierdzonych rezerwacji — polisa przy niepotwierdzonej rezerwacji nie uruchomi tych wydarzeń.

Uwaga: Z czasem będą dodawane nowe wydarzenia, aby zwiększyć zakres wydarzeń, które mogą uruchamiać automatyzację.

Kiedy się uruchamia

Dla każdego wydarzenia ustawiasz czas:

• Natychmiast — automatyzacja uruchamia się zaraz po wystąpieniu wydarzenia.
• Przed — uruchamia się określoną liczbę dni przed daną datą.
• W dniu — uruchamia się w danym dniu.
• Po — uruchamia się określoną liczbę dni po danej dacie.

Wydarzenia oparte na datach (takie jak wygaśnięcie wizy studenta, data wygaśnięcia oferty lub data rozpoczęcia albo zakończenia polisy ubezpieczeniowej) wymagają podania czasu trwania w dniach dla opcji Przed lub Po. Wydarzenia oparte na datach nie mogą działać „Natychmiast”, ponieważ zależą od przyszłej daty.

Podczas tworzenia wyzwalacza opartego na dacie kreator przedstawia regułę w prostym języku, dzięki czemu możesz sprawdzić, czy czas jest ustawiony zgodnie z Twoimi zamierzeniami, zanim zapiszesz konfigurację.

Warunki

Warunki to opcjonalne reguły, które muszą być spełnione, aby automatyzacja została uruchomiona.

Łączenie warunków

• Możesz łączyć warunki za pomocą logiki wszystkie (każdy warunek musi być spełniony) lub dowolne (musi być spełniony co najmniej jeden warunek).
• Karta automatyzacji w widoku listy pokazuje podsumowanie ustawień, na przykład „3 warunki · dowolne”.
• To samo pole może być użyte więcej niż raz w jednej automatyzacji, dzięki czemu możesz tworzyć zakresy i wieloczęściowe reguły na podstawie jednego pola.

Typy pól

Oprócz oryginalnych pól w formie listy warunki obsługują teraz:

• pola daty.
• pola tekstowe.
• pola tak/nie.

Znane pola warunków

• Obywatelstwo studenta — z operatorami takimi jak „jest dowolnym z”. Na przykład możesz uruchomić automatyzację tylko dla studentów określonej narodowości.
• Kraj docelowy ubezpieczenia — dla reguł związanych z ubezpieczeniem.
• Ubezpieczyciel — dla reguł związanych z ubezpieczeniem.
• Przeniesiono do etapu i Przeniesiono z etapu — używane wraz ze zdarzeniem zmiany etapu lejka. Selektory pokazują dostępne lejki i ich etapy, więc najpierw wybierasz lejek, a następnie etap.

Najnowsze zmiany

• Dwa warunki dotyczące ofert, które wcześniej były ukryte, są teraz dostępne. Nie zostały wymienione w informacjach o wydaniu, dlatego sprawdź selektor warunków przy zdarzeniu dotyczącym oferty, aby zobaczyć aktualną listę.
• Jeden operator został wycofany, ponieważ nigdy nie miał sensu dla pola, do którego się odnosił. Nie został wymieniony w informacjach o wydaniu. Jeśli nie możesz znaleźć operatora, którego wcześniej używałeś, prawdopodobnie jest to przyczyna — otwórz ponownie warunek i wybierz najbardziej zbliżony z pozostałych operatorów.

Działania

Działania określają, co robi automatyzacja po uruchomieniu. Możesz dodać więcej niż jedno działanie. Działania są wykonywane jedno po drugim, a każde działa niezależnie — jeśli jedno działanie się nie powiedzie, pozostałe nadal zostaną wykonane.

Działania są podzielone na dwie kategorie.

Komunikacja

• Wyślij e-mail do studenta — wysyła wiadomość e-mail do studenta. Adres e-mail studenta jest wypełniany automatycznie. Ustawiasz Temat i treść (oba pola są wymagane); możesz także używać zmiennych (zobacz poniżej).
• Wyślij e-mail do doradcy — wysyła wiadomość e-mail do przypisanego doradcy studenta.

Integracje

• Utwórz zadanie — tworzy zadanie. Ustawiasz nazwę zadania, termin wykonania i osobę przypisaną.
  • Uwaga: Zmienne w zadaniu są przechowywane jako zwykły tekst i nie są zastępowane rzeczywistymi wartościami. Nie polegaj na zmiennych w nazwie zadania.
• Wyślij webhook — wysyła dane na wybrany adres URL. Ustawiasz adres URL i ładunek. Ze względów bezpieczeństwa webhooki mogą być wysyłane tylko na adresy publiczne i są obsługiwane maksymalnie przez 5 przekierowań.

Zmienne

Zmienne umożliwiają wstawienie do wiadomości e-mail rzeczywistych danych ucznia i agencji. Gdy automatyzacja zostanie uruchomiona, każda zmienna jest zastępowana rzeczywistą wartością.

Uczeń

• Identyfikator ucznia
• Imię
• Nazwisko
• Adres e-mail
• Data urodzenia

Agencja

• Nazwa agencji
• Nazwa biura

Jeśli zmiennej nie można uzupełnić (na przykład uczeń nie ma podanej daty urodzenia), symbol zastępczy zostanie usunięty z wiadomości.

Język

Kreator automatyzacji, w tym zdarzenia, warunki i działania, jest w pełni przetłumaczony na 22 języki i korzysta z języka ustawionego na koncie.

Przepisy na automatyzacje: typowe konfiguracje

W tej sekcji opisano typowe konfiguracje automatyzacji, które można utworzyć w Ustawienia > Rekrutacja > Automatyzacje. Każdy przepis ma tę samą strukturę — co umożliwia, jakie wyzwalanie wybrać, kiedy jest uruchamiany, jakie warunki dodać, sugerowane działania oraz na co zwrócić uwagę — dzięki czemu możesz szybko znaleźć potrzebny przepis i utworzyć go w kilka minut.

Z czasem będą tu dodawane kolejne przepisy, gdy pojawią się nowe wyzwalacze i warunki, więc potraktuj tę sekcję jako rozwijającą się bibliotekę, a nie zamkniętą listę. Jeśli utworzysz coś przydatnego, czego jeszcze tu nie ma, można to dodać jako kolejną sekcję.

Pełną listę dostępnych elementów znajdziesz w powyższej sekcji dotyczącej odwołań do wyzwalaczy, warunków i działań.

Przepis 1 — Dalsze działania dotyczące propozycji

Co umożliwia: Pomaga prowadzić propozycje bez konieczności ręcznego monitorowania. Przypominasz uczniowi przed wygaśnięciem propozycji, kontaktujesz się z nim, gdy ją wyświetlił, ale nie podjął działania, i przekazujesz sprawę wewnętrznie natychmiast po zaakceptowaniu propozycji.

Wyzwalacz do wyboru: Jedna automatyzacja dla każdego zachowania, które chcesz obsłużyć, z grupy Propozycje:

• Propozycja wyświetlona — pierwszy raz, gdy uczeń otworzy propozycję.
• Propozycja zaakceptowana — gdy uczeń ją zaakceptuje.
• Data wygaśnięcia propozycji — wyzwalacz oparty na dacie, który można ustawić tak, aby uruchamiał się przed dniem wygaśnięcia propozycji, w tym dniu lub po nim.

Kiedy jest uruchamiana:

• Wyświetlenie oferty uruchamia się przy pierwszym otwarciu oferty przez studenta i nigdy więcej przy kolejnych wyświetleniach.
• Akceptacja oferty uruchamia się przy faktycznej zmianie statusu na zaakceptowaną.
• Data wygaśnięcia oferty działa względem daty wygaśnięcia — w przypadku przypomnienia ustaw ją kilka dni wcześniej. Podczas tworzenia wyzwalacza opartego na dacie kreator przedstawia regułę w prostym języku, aby można było potwierdzić, że wybrano właściwe przesunięcie i kierunek.

Warunki do dodania: Zawęź automatyzację, aby uruchamiała się tylko dla wybranych studentów — na przykład na podstawie narodowości studenta lub pól oferty, takich jak miejsce docelowe albo typ programu. Możesz użyć tego samego pola więcej niż raz w regule, jeśli potrzebujesz dwóch testów dla tego pola, a karta wyświetla podsumowanie utworzonej reguły (na przykład „3 warunki · dowolny”). Jeśli chcesz, aby wszystkie warunki były spełnione, pozostaw tryb dopasowania ustawiony na wszystkie; użyj dowolny, gdy wystarczy jeden warunek.

Sugerowane działania:

• Przed wygaśnięciem: wyślij studentowi e-mail z przypomnieniem i linkiem do oferty oraz utwórz zadanie dla odpowiedzialnego doradcy, aby do niego zadzwonił.
• Po akceptacji: wyślij e-mail z gratulacjami, utwórz zadanie dotyczące kolejnego kroku (wpłata, dokumenty) i powiadom zespół za pomocą webhooka lub powiadomienia wewnętrznego.
• Wyświetlono, ale nie zaakceptowano: połącz automatyzację Wyświetlenie oferty z wiadomością e-mail wysłaną po określonym czasie albo użyj przypomnienia opartego na dacie wygaśnięcia, aby wypełnić tę lukę.

Uważaj na: Wyświetlenie oferty uruchamia się tylko przy pierwszym otwarciu — student, który otworzy ofertę ponownie pięć razy, nadal wygeneruje jedno zdarzenie, więc nie twórz logiki zakładającej powtarzające się wyświetlenia. Akceptacja oferty uruchamia się raz, przy zmianie statusu — jeśli student zaakceptuje opcję A, a następnie przełączy się na opcję B, nadal jest to jedno zdarzenie, a nie dwa, więc automatyzacja akceptacji nie uruchomi się ponownie przy tej zmianie.

Przepis 2 — Przypominanie studentom o datach obowiązywania polisy ubezpieczeniowej

Co zapewnia: Studenci otrzymują informację z wyprzedzeniem przed rozpoczęciem i zakończeniem ochrony ubezpieczeniowej, dzięki czemu podróżują z aktywnym ubezpieczeniem i wiedzą, kiedy je odnowić. Daje to również zespołowi impuls do sprawdzenia dokumentów we właściwym momencie.

Wybierz wyzwalacz: Z nowej kategorii Ubezpieczenie w selektorze wyzwalaczy:

• Data rozpoczęcia polisy — w przypadku wiadomości przed przyjazdem i komunikatów „Twoja ochrona wkrótce się rozpocznie”.
• Data zakończenia polisy — w przypadku przypomnień o odnowieniu i wygaśnięciu.

Kiedy się uruchamia: Oba wyzwalacze są oparte na dacie, więc wybierasz opcję przed, w dniu lub po odpowiednim dniu — na przykład siedem dni przed datą rozpoczęcia polisy albo czternaście dni przed datą zakończenia polisy. Podczas ustawiania reguły kreator przedstawia ją w prostym języku, dzięki czemu możesz sprawdzić, czy przesunięcie jest zgodne z zamierzeniem, zanim zapiszesz ustawienia.

Warunki do dodania: Użyj pola Kraj docelowy ubezpieczenia, aby wysyłać instrukcje dotyczące konkretnych krajów, oraz pola Ubezpieczyciel, gdy treść lub dokumenty różnią się w zależności od ubezpieczyciela. Połącz je, gdy potrzebujesz obu warunków, i użyj podsumowania warunku na karcie, aby potwierdzić, że reguła odpowiada temu, co opisano.

Sugerowane działania:

• Wyślij studentowi szczegóły jego polisy oraz informacje o tym, co powinien mieć przy sobie.
• Utwórz zadanie dla doradcy, aby potwierdził, że student ma swoje dokumenty.
• W przypadku dat zakończenia wyślij przypomnienie o odnowieniu i utwórz zadanie dotyczące omówienia przedłużenia ochrony.

Uważaj na: Wyzwalacze ubezpieczeniowe mają zastosowanie wyłącznie do potwierdzonych rezerwacji. Polisy przypisane do rezerwacji, które nie zostały jeszcze potwierdzone, nie uruchomią tych wyzwalaczy, więc student w stanie oczekującym nic nie otrzyma — nie polegaj na tym przepisie jako jedynym sprawdzeniu ochrony.

Przepis 3 — Reagowanie na zmiany etapów lejka

Co umożliwia: Automatycznie zamienia przechodzenie między etapami lejka w działanie — wiadomości powitalne, gdy student wchodzi na dany etap, zadania związane z przekazaniem, gdy przechodzi dalej, oraz wewnętrzne alerty, gdy cofa się lub opuszcza etap.

Wybierz wyzwalacz: Zmiana etapu lejka.

Kiedy jest uruchamiany: Za każdym razem, gdy zmienia się etap lejka studenta. Następnie za pomocą warunków wyzwalacza decydujesz, które zmiany Cię interesują.

Warunki do dodania: Użyj opcji „Przeniesiono do etapu”, aby działać, gdy student trafi do określonego etapu, oraz opcji „Przeniesiono z etapu”, aby działać, gdy go opuści. Połącz oba warunki, aby wychwycić konkretne przejście (z jednego etapu do drugiego), i dodaj inne warunki — narodowość, miejsce docelowe, program — aby ograniczyć regułę do właściwych studentów.

Sugerowane działania:

• Przeniesiono do nowego etapu: wyślij wiadomość e-mail odpowiednią dla etapu i utwórz kolejne zadanie dla właściciela.
• Przeniesiono z aktywnego etapu wstecz: powiadom kierownika lub utwórz zadanie przeglądu.
• Dowolna zmiana etapu: uruchom webhook, aby raportowanie lub CRM pozostały zsynchronizowane.

Uważaj na: Masowe zmiany przypisania nie uruchamiają tego wyzwalacza. Jeśli etapy zostaną zmienione masowo, żadna automatyzacja nie zostanie uruchomiona, więc duże porządkowanie lub migracja nie będą widoczne w logach. Planuj masowe przenoszenie między etapami z założeniem, że wiadomości e-mail i zadania uzupełniające nie zostaną utworzone, i obsłuż je ręcznie.

Monitorowanie uruchomień automatyzacji

Za każdym razem, gdy automatyzacja zostanie uruchomiona, zapisuje wpis w logu. W tej sekcji wyjaśniono, gdzie znaleźć te logi, co oznacza każde pole oraz jak je odczytywać, gdy coś pójdzie nie tak.

Automatyzacje mogą być uruchamiane przez szeroki zakres zdarzeń — dotyczących studentów, ofert, zapisów, sprzedaży i ubezpieczeń — dlatego logi danej automatyzacji odzwierciedlają wyzwalacz, na którym została oparta. Poniższe pola, statusy i przyczyny niepowodzeń są takie same niezależnie od tego, który wyzwalacz został uruchomiony.

Co to jest

Dziennik jest zapisem pojedynczego uruchomienia automatyzacji. Każde uruchomienie tworzy jeden wpis w dzienniku, dzięki czemu możesz dokładnie zobaczyć, co się wydarzyło, kiedy i czy zakończyło się powodzeniem. Dzienników nie można edytować ani usuwać — są trwałym zapisem.

Gdzie znaleźć dzienniki

1. Przejdź do Ustawienia > Rekrutacja > Automatyzacje.
2. Otwórz automatyzację, którą chcesz sprawdzić.
3. Na ekranie Edytuj automatyzację przełącz się z karty Automatyzacja na kartę Dzienniki.

Jeśli automatyzacja nigdy nie została uruchomiona, zobaczysz pusty stan z komunikatem "Brak wykonań" oraz przyciskiem umożliwiającym wyświetlenie konfiguracji automatyzacji.

Odczytywanie dzienników

Widok Dzienniki zawiera:

• Filtr statusu (na przykład "Wszystkie statusy") do filtrowania uruchomień według wyniku.
• Licznik pokazujący, ile uruchomień jest wymienionych (na przykład "Wyświetlanie 12").
• Jeden wiersz na każde uruchomienie.

Każdy wiersz dziennika zawiera następujące pola:

• Czas — kiedy nastąpiło uruchomienie.
• Status — wynik (zobacz poniżej).
• Wyzwalacz — zdarzenie, które rozpoczęło uruchomienie. Jest to wyzwalacz, na którym oparto automatyzację, więc może to być dowolne dostępne zdarzenie. Przykłady, które możesz zobaczyć, to Utworzono ofertę, Wystawiono ofertę (wcześniej nazywane Opublikowano ofertę), Wyświetlono ofertę, Zaakceptowano ofertę, Data wygaśnięcia oferty, Zmiana etapu lejka oraz wyzwalacze ubezpieczeniowe Data rozpoczęcia polisy i Data zakończenia polisy.
• Identyfikator wykonania — unikalny identyfikator uruchomienia (zaczyna się od "exec-"). Podaj identyfikator wykonania podczas zgłaszania problemu, aby można było znaleźć dokładne uruchomienie.
• Działania — liczba wykonanych działań, przedstawiona jako stosunek (na przykład "1/1" lub "0/1 pominięto").
• Czas trwania — jak długo trwało uruchomienie.

Kliknij wiersz, aby go rozwinąć i zobaczyć szczegóły każdego działania w ramach tego uruchomienia.

Statusy

• Powodzenie — automatyzacja została uruchomiona, a wszystkie działania zakończyły się powodzeniem.
• Niepowodzenie — uruchomienie nie zostało zakończone.
• Częściowe niepowodzenie — niektóre działania zostały wykonane, a inne nie.

Gdzie jeszcze pojawiają się uruchomienia

Uruchomienia automatyzacji pojawiają się również w kanale Ostatnia aktywność studenta, dzięki czemu możesz zobaczyć aktywność automatyzacji z profilu studenta.

Najczęstsze przyczyny niepowodzeń

Jeśli uruchomienie zakończy się niepowodzeniem, zwykle jest to spowodowane jednym z poniższych powodów:

• Webhook zwrócił odpowiedź inną niż 2xx.
• Adres URL webhooka wskazywał na wewnętrzny lub prywatny adres IP (takie adresy są blokowane).
• Webhook wykonał więcej niż 5 przekierowań.
• Nie można było uzupełnić wymaganej zmiennej.

Dlaczego automatyzacja może nie mieć żadnych uruchomień

Jeśli karta Logi jest pusta, mimo że spodziewasz się wpisów, sprawdź, czy automatyzacja jest włączona. W szczególności, gdy wybierzesz Duplikuj automatyzację z menu karty, kopia zostaje wyłączona, co sygnalizuje baner na automatyzacji. Wyłączona automatyzacja nigdy się nie uruchamia, więc nie tworzy żadnych wpisów w logach, dopóki jej nie włączysz. To najczęstszy powód, dla którego nowo zduplikowana automatyzacja wydaje się nic nie robić.

Warto również potwierdzić, że wyzwalacz rzeczywiście się uruchomił oraz że warunki automatyzacji pasują do oczekiwanych rekordów — przebieg jest rejestrowany tylko wtedy, gdy wyzwalacz się uruchomi, a warunki zostaną spełnione.

Kiedy sprawdzać logi

Sprawdzaj logi, gdy oczekiwana wiadomość e-mail, zadanie lub webhook nie zostały wykonane albo gdy ktoś zgłasza, że automatyzacja nie działa. Status i rozwinięte szczegóły działań informują, który krok zakończył się niepowodzeniem i dlaczego.