Moduli: creazione, condivisione e il portale studenti

I moduli raccolgono informazioni e documenti da studenti nuovi ed esistenti. Quando una persona nuova compila un modulo, Edvisor crea un profilo studente per lei. Quando lo compila uno studente esistente, il suo profilo viene aggiornato. Puoi creare un modulo trascinando i campi necessari, quindi impostare la gestione degli invii. Questo articolo illustra come creare un modulo, condividerlo o assegnarlo e cosa vedono gli studenti quando completano un modulo nel loro portale studente.

Creazione di un modulo

Che cos'è

Un modulo in Edvisor raccoglie informazioni dagli studenti. Quando una persona nuova lo compila, Edvisor crea un profilo studente nella tua pipeline. Quando lo compila uno studente esistente, il suo profilo viene aggiornato. I moduli si trovano in Impostazioni > Reclutamento > Moduli.

Creare un nuovo modulo

1. Vai a Impostazioni > Reclutamento > Moduli.
2. Fai clic su + Crea nuovo modulo. Il generatore di moduli si apre con due schede: Costruisci modulo e Impostazioni modulo (una scheda Risposte appare quando arrivano gli invii).

Costruisci modulo: scegli i campi

Il pannello Elementi del modulo sulla sinistra contiene tre categorie. Trascina qualsiasi elemento nell'area del modulo sulla destra e riordinali trascinandoli.

• Studente — i campi standard del profilo studente: Nome, Cognome, Email, Nome preferito, Genere, Numero di telefono, Data di nascita, Indirizzo di casa, Nazionalità, Posizione attuale, Numero di passaporto, Numero di passaporto attuale, Tipo di visto, Data di scadenza del visto, Paese del visto, Contatto secondario, Destinazione desiderata, Scuole desiderate, Programmi desiderati, Data di inizio desiderata, Durata degli studi desiderata, Preferenza di alloggio e Budget. Quando viene inviato un modulo che utilizza questi campi, Edvisor li compila per i nuovi studenti o li aggiorna per quelli esistenti.
• Base — campi generali per dati che non corrispondono a un campo del profilo: Campo di testo, Email, Area di testo, URL, Numero, Numero di telefono, Indirizzo, Data/Ora, Giorno, Casella di controllo, Ora, Caselle di selezione, Selezione, Pulsanti di opzione, File e Pulsante.
• Premium — Firma.

Utilizza Anteprima modulo (in alto a destra) in qualsiasi momento per vedere ciò che vedrà lo studente.

Impostazioni modulo: come si comporta il modulo

Informazioni

• Nome (obbligatorio) — appare nell'elenco dei moduli e nell'URL del modulo.
• Messaggio dopo l'invio — il testo mostrato dopo un invio riuscito (un messaggio di ringraziamento o i passaggi successivi).

Nuovi studenti

Quando un invio proviene da un'email che non è ancora associata a un profilo, Edvisor crea un nuovo studente. Quattro menu a discesa controllano dove viene inserito:

• Ufficio per i nuovi studenti creati dal modulo.
• Pipeline predefinita per i nuovi studenti.
• Stato predefinito della pipeline.
• Assegna i nuovi studenti a — il membro del team che diventa il consulente assegnato.

Studenti esistenti

Quando un invio corrisponde a un profilo esistente e include campi che contengono già dei dati, l'impostazione "Cosa deve succedere se il valore del campo esiste già?" controlla il comportamento (si applica all'intero modulo, non al singolo campo):

• Aggiungi valore — mantieni il valore esistente e aggiungi quello nuovo.
• Sostituisci valore — sovrascrivi il valore esistente.
• Ignora — ignora il nuovo valore e mantieni quello presente nel profilo.

Notifiche

L'impostazione "Notifica quando il modulo viene inviato" controlla chi riceve l'email:

• Membro del team assegnato allo studente.
• Amministratore dell'agenzia.
• Tutti i membri del team.

Salva

Fai clic su Salva (in alto a destra). Il modulo è ora pronto per essere condiviso — l'URL pubblico e lo snippet da incorporare si trovano nella sezione Condividi modulo appena sotto. Consulta la sezione Condividere o assegnare un modulo qui sotto.

Visualizzare le risposte del modulo

Dopo l'invio di un modulo, puoi visualizzare le risposte in due modi:

• Dal profilo dello studente. Apri il profilo dello studente e vai alla scheda Moduli per visualizzare la risposta di quello studente.
• Dalle Impostazioni. Vai a Impostazioni > Reclutamento > Moduli, apri il modulo e vai alla scheda Risposte per visualizzare tutte le risposte relative a quel modulo.

Prossimamente: potrai scaricare direttamente le risposte dei moduli da Edvisor.

Suggerimenti e problemi comuni

• Utilizza i campi Studente ogni volta che è possibile, in modo che gli invii compilino o aggiornino automaticamente il profilo dello studente.
• Assegna a ogni modulo un Nome chiaro — verrà visualizzato nell'elenco dei moduli e nell'URL.
• Visualizza l'anteprima prima di condividere il modulo per verificare l'esperienza dello studente.

Condividere o assegnare un modulo

Una volta salvato un modulo, puoi distribuirlo in tre modi: condividere un link pubblico, incorporarlo nel tuo sito web o assegnarlo a uno studente nella tua pipeline.

Cos'è

Dopo aver salvato un modulo, sono disponibili tre opzioni di distribuzione. Le prime due si trovano in Impostazioni del modulo > Condividi modulo; la terza funziona dal profilo di uno studente.

Opzione 1: Condividere tramite link

Edvisor genera un URL pubblico per ogni modulo, visualizzato in Impostazioni del modulo > Condividi modulo > Condividi tramite link. Fai clic su Copia link.

Utilizza un link pubblico per raccogliere contatti — sui social media, nelle firme delle email o nelle email di marketing. Chiunque disponga del link può inviare il modulo, anche senza un account Edvisor.

Opzione 2: Incorporare nel tuo sito web

La stessa sezione Condividi modulo include uno snippet Incorpora nel tuo sito web. Fai clic su Copia snippet e incollalo nell'HTML del tuo sito web.

Utilizza l'incorporamento per i moduli di raccolta contatti sul tuo sito di marketing, in modo che gli studenti rimangano sul tuo dominio invece di essere reindirizzati a Edvisor.

Opzione 3: Assegnare a uno studente specifico

Per inviare un modulo a uno studente già presente nella tua pipeline:

1. Vai a Pipeline e apri il profilo dello studente.
2. Fai clic sulla scheda Moduli.
3. Scegli il modulo e assegnalo allo studente.

Usa questa opzione per raccogliere informazioni sul visto o sul passaporto dopo che uno studente è stato inserito, chiedere a uno studente di confermare o aggiornare i dati prima della prenotazione oppure per qualsiasi raccolta strutturata di dati da uno studente conosciuto.

Quando assegni un modulo, lo studente lo completa dal proprio portale studente — consulta la sezione Moduli nel portale studente qui sotto per sapere cosa vede e cosa succede dopo l'invio.

Suggerimenti e problemi comuni

• Usa Condividi tramite link o Incorpora per le persone non ancora inserite; usa Assegna a uno studente per qualcuno già presente nella tua pipeline.
• Il comportamento delle risposte (Aggiungi, Sostituisci o Salta) è impostato nel modulo stesso. Consulta la sezione Creazione di un modulo qui sopra.

Moduli nel portale studente

Quando assegni un modulo a uno studente (dal suo profilo studente → scheda Moduli), riceve una notifica e completa il modulo dal proprio portale studente. Questa sezione descrive ciò che vede.

L'email

Lo studente riceve un'email che lo informa che c'è un modulo in attesa. L'email include il nome del modulo e un link al suo portale studente.

Nel portale studente

Quando lo studente accede, il modulo assegnato appare insieme agli altri contenuti del portale. Può:

• Aprire il modulo e visualizzare tutti i campi inclusi.
• Compilare le proprie risposte.
• Inviare il modulo al termine.

I tipi di campo visualizzati dipendono da ciò che hai trascinato nel modulo — campi di testo, menu a discesa, caselle di controllo, caricamenti di file, firme e così via.

Quando lo studente invia il modulo

Dopo l'invio, diverse operazioni avvengono automaticamente:

• Il profilo dello studente viene aggiornato con tutti i campi standard dello studente inclusi nel modulo. I valori esistenti vengono mantenuti, sostituiti o aggiunti a seconda dell'impostazione Se il valore del campo esiste già del modulo.
• La risposta completa (inclusi i componenti Basic e Premium personalizzati) appare nella scheda Risposte del modulo nelle tue impostazioni.
• Ricevi una notifica via email che conferma l'invio.

Quando usare Assegna a uno studente

Usa questa opzione quando ti servono dati strutturati da uno studente già presente nella tua pipeline — informazioni sul visto, conferme dei documenti, preferenze sull'alloggio. Per chi non è ancora inserito, usa Condividi tramite link o Incorpora sul tuo sito web.