Otomatisasi: pengaturan, pemicu, resep, dan pemantauan

Otomatisasi adalah aturan yang berjalan secara otomatis ketika sesuatu terjadi di Edvisor — misalnya mengirim email kepada siswa baru, menindaklanjuti ketika proposal dilihat atau diterima, memberi tahu konselor saat terjadi perubahan tahap pipeline, membuat tugas, mengirim data ke webhook, atau mengingatkan sebelum tanggal visa atau polis asuransi. artikel gabungan ini mencakup seluruh alur penyiapan (tempat menemukan Otomatisasi, mengaktifkan fitur, membuat, menemukan, menggandakan, dan mengelola aturan), referensi untuk 18 peristiwa yang tersedia di lima area (Siswa, Proposal, Pendaftaran, Penjualan, Asuransi) dengan opsi waktu 'Kapan dijalankan', kondisi, tindakan, dan variabel, resep otomatisasi siap pakai, serta cara memantau proses otomatisasi di log.

Otomatisasi adalah aturan yang berjalan sendiri ketika sesuatu terjadi di Edvisor. Setiap aturan memiliki peristiwa (apa yang memulainya), kondisi opsional (filter), dan satu atau beberapa tindakan (apa yang harus dilakukan). artikel ini membahas tempat menemukan Otomatisasi, cara mengaktifkan fitur, serta cara membuat, menemukan, menggandakan, dan mengelola aturan Anda.

Apa itu

Otomatisasi adalah aturan yang berjalan secara otomatis ketika sesuatu terjadi di Edvisor. Setiap otomatisasi memiliki:

• Peristiwa — apa yang memulainya.
• Kondisi opsional — filter yang harus dipenuhi.
• Satu atau beberapa tindakan — apa yang harus dilakukan saat dijalankan.

Penggunaan umum:

• Mengirim email selamat datang ketika siswa baru dibuat.
• Memberi tahu konselor ketika data siswa diperbarui.
• Membuat tugas tindak lanjut ketika siswa cocok dengan kewarganegaraan tertentu.
• Mengirim data siswa ke sistem Anda sendiri melalui webhook.
• Mengirim pengingat sebelum visa siswa kedaluwarsa.
• Menindaklanjuti ketika siswa melihat atau menerima proposal, atau sebelum proposal kedaluwarsa.
• Membuat tugas serah terima ketika sekolah menerima pendaftaran.
• Membuat tugas orientasi ketika penjualan dibuat.
• Mengingatkan konselor ketika siswa berpindah ke tahap pipeline tertentu.
• Mengingatkan siswa sebelum polis asuransi dimulai atau berakhir.

Peristiwa yang tersedia

Otomatisasi dipicu oleh sebuah peristiwa. Ada 18 peristiwa yang dikelompokkan ke dalam 5 area. Untuk detail lengkap tentang masing-masing peristiwa, lihat bagian Referensi pemicu, kondisi, dan tindakan di bawah ini.

Siswa

• Siswa baru dibuat
• Data siswa diperbarui
• Siswa dihapus
• Ini adalah hari ulang tahun siswa
• Visa siswa akan segera kedaluwarsa

Proposal

• Proposal dibuat
• Proposal Diterbitkan — diterbitkan atau dikirim kepada siswa. Sebelumnya disebut Proposal Dipublikasikan; diubah namanya agar sesuai dengan bagian lain dari produk.
• Proposal Dilihat — pertama kali siswa membuka proposal, hanya sekali.
• Proposal Diterima — dipicu saat transisi ke status diterima.
• Tanggal kedaluwarsa proposal — sebelum, pada, atau setelah hari proposal kedaluwarsa.

Pendaftaran

• Pendaftaran baru dibuat untuk seorang siswa
• Pendaftaran diterima oleh sekolah

Penjualan

• Diskon dimulai
• Diskon akomodasi dimulai
• Diskon dibuat
• Perubahan Tahap Pipeline — dengan kondisi Dipindahkan ke tahap dan Dipindahkan dari tahap. Penugasan ulang secara massal tidak memicunya.

Asuransi

• Tanggal mulai polis
• Tanggal akhir polis

Peristiwa asuransi hanya berlaku untuk pemesanan yang dikonfirmasi.

Catatan: Peristiwa baru akan ditambahkan seiring waktu untuk memperluas jenis peristiwa yang dapat memicu otomatisasi.

Di mana menemukannya

Buka Pengaturan > Perekrutan > Otomatisasi.

Hanya admin yang dapat membuat, mengedit, mengaktifkan, menonaktifkan, atau menghapus otomatisasi. Konselor dapat melihat otomatisasi tetapi tidak dapat mengubahnya.

Aktifkan Otomatisasi

Saat pertama kali membuka bagian Otomatisasi, Anda akan melihat layar aktivasi yang menjelaskan fitur tersebut. Mengaktifkannya akan menghasilkan sepasang kunci API untuk akun Anda, yang digunakan Edvisor secara internal untuk menjalankan otomatisasi. Anda tidak perlu mengelola kunci tersebut sendiri.

Setelah aktivasi, Anda akan masuk ke tampilan daftar Otomatisasi. Header menampilkan jumlah total (misalnya, "Otomatisasi (21)"), dan setiap otomatisasi ditampilkan sebagai kartu.

Setiap kartu menampilkan:

• nama otomatisasi.
• peristiwa yang memicunya.
• Chip ringkasan kondisi, misalnya "3 kondisi · apa pun", sehingga Anda dapat melihat jumlah kondisi dan apakah kondisi tersebut menggunakan logika semua atau apa pun tanpa membuka aturan.
• Chip Tindakan.
• Tombol aktifkan / nonaktifkan.
• Menu kartu, tempat Anda dapat menduplikasi otomatisasi.

Buat otomatisasi

Ada dua cara untuk memulai:

• Dari awal — klik Buat otomatisasi di kanan atas.
• Dari templat — pilih templat dari panel di sisi kanan tampilan daftar (misalnya, "Selamat Datang Siswa Baru"). Templat mengisi peristiwa, kondisi, dan tindakan terlebih dahulu, sehingga Anda hanya perlu menyesuaikan detailnya.

Penyusun

Penyusun terdiri dari tiga bagian:

• Bagian atas — Nama Otomatisasi (wajib), Deskripsi, dan tombol "Kirim email kepada saya saat otomatisasi ini gagal". Biarkan tombol tetap aktif agar Anda menerima email setiap kali proses otomatisasi ini gagal.
• Panel kiri — urutan aturan, ditampilkan sebagai tiga langkah bertumpuk: PERISTIWA > KONDISI > TINDAKAN. Klik langkah mana pun untuk mengonfigurasinya.
• Panel kanan — konfigurasi untuk langkah yang Anda pilih.

Anda juga dapat maju dan mundur melalui langkah-langkah tersebut dengan tombol Peristiwa / Kondisi / Tindakan di bagian bawah panel kanan.

Saat mengonfigurasi Peristiwa, Anda juga memilih kapan otomatisasi berjalan — Secara instan, atau Sebelum / Pada hari / Setelah untuk peristiwa yang terkait dengan tanggal (Anda menetapkan durasi dalam hari). Untuk peristiwa berbasis tanggal, pembuat otomatisasi menyatakan kembali aturan tersebut kepada Anda dalam bahasa sederhana saat Anda membuatnya, sehingga Anda dapat memeriksa waktunya sebelum menyimpan.

Klik Simpan di kanan atas setelah selesai. Simpan tetap dinonaktifkan sampai semua bidang wajib diisi.

Menemukan otomatisasi

Setelah Anda memiliki lebih dari beberapa aturan, gunakan pencarian pada daftar Otomatisasi untuk menemukan aturan berdasarkan nama:

• Ketik di kotak pencarian dan daftar akan difilter saat Anda mengetik.
• Anda mendapatkan jumlah hasil yang cocok.
• Jika tidak ada yang cocok, Anda akan melihat keadaan khusus tidak ada hasil. Ini berbeda dari layar kosong "buat otomatisasi pertama Anda", yang sekarang hanya muncul saat Anda benar-benar belum memiliki otomatisasi sama sekali.

Menduplikasi otomatisasi

Untuk menggunakan kembali aturan tanpa membuatnya dari awal, buka menu kartu pada otomatisasi dan pilih Duplikat. Prosesnya hanya memerlukan satu klik.

Salinan tiba dalam keadaan nonaktif, dan menampilkan banner yang memberi tahu Anda tentang hal tersebut. Ini memang disengaja: tidak ada yang berjalan sampai Anda meninjaunya. Buka salinan tersebut, edit nama dan hal lain yang perlu diubah, lalu aktifkan dengan tombol.

Mengelola otomatisasi yang ada

Dari daftar Otomatisasi, Anda dapat:

• Membuka otomatisasi dengan mengeklik kartunya. Ini akan membuka Edit Otomatisasi, dengan dua tab: Otomatisasi (pembuat otomatisasi) dan Log (riwayat eksekusi).
• Mengaktifkan atau menonaktifkan menggunakan tombol pada kartu. Otomatisasi yang dinonaktifkan tetap disimpan tetapi tidak berjalan.
• Menduplikasi otomatisasi dari menu kartu (lihat di atas).
• Menghapus otomatisasi dari dalam tampilan edit. Log dari proses sebelumnya tetap disimpan.

Bahasa

Otomatisasi sepenuhnya diterjemahkan ke dalam 22 bahasa dan mengikuti bahasa akun Anda.

Referensi pemicu, kondisi, dan tindakan

Ini adalah referensi untuk blok penyusun yang Anda gunakan untuk membuat otomatisasi: peristiwa yang memulainya, kondisi yang menentukan apakah otomatisasi berjalan, dan tindakan yang dilakukannya.

Apa itu

Setiap otomatisasi terdiri dari tiga bagian:

• Peristiwa — hal yang terjadi di Edvisor yang memulai otomatisasi (misalnya, siswa baru dibuat).
• Kondisi (opsional) — aturan tambahan yang harus terpenuhi agar otomatisasi berjalan.
• Tindakan — hal yang dilakukan otomatisasi saat berjalan (misalnya, mengirim email).

Anda memilihnya di pembuat otomatisasi. Bagian ini mencantumkan setiap opsi yang dapat Anda pilih.

Peristiwa

Peristiwa adalah pemicu yang memulai otomatisasi. Ada 18 peristiwa, yang dikelompokkan ke dalam 5 kategori: Siswa, Proposal, Pendaftaran, Penjualan, dan Asuransi.

Siswa (5 peristiwa)

• Siswa baru dibuat
• Data siswa diperbarui
• Siswa dihapus
• Ini adalah hari ulang tahun siswa
• Visa siswa akan segera kedaluwarsa

Proposal (5 peristiwa)

• Proposal dibuat
• Proposal Diterbitkan — proposal diterbitkan atau dikirim kepada siswa. Peristiwa ini sebelumnya disebut Proposal Dipublikasikan; namanya diubah agar sesuai dengan bagian lain dari produk.
• Proposal Dilihat — pertama kali siswa membuka proposal. Peristiwa ini hanya dipicu sekali, dan tidak pernah lagi pada tampilan berikutnya.
• Proposal Diterima — dipicu saat benar-benar beralih ke status diterima. Jika siswa menerima opsi A lalu opsi B, itu dihitung sebagai satu peristiwa, bukan dua.
• Tanggal kedaluwarsa proposal — berdasarkan tanggal. Peristiwa ini dapat berjalan sebelum, pada, atau setelah hari proposal kedaluwarsa.

Pendaftaran (2 peristiwa)

• Pendaftaran baru dibuat untuk siswa
• Pendaftaran diterima oleh sekolah

Penjualan (4 peristiwa)

• Penjualan dimulai
• Penjualan akomodasi dimulai
• Penjualan dibuat
• Perubahan Tahap Pipeline — siswa berpindah antar tahap dalam pipeline. Anda memilih tahap dengan kondisi Dipindahkan ke tahap dan Dipindahkan dari tahap (lihat Kondisi di bawah). Penugasan ulang massal tidak memicu peristiwa ini.

Asuransi (2 peristiwa)

• Tanggal mulai polis
• Tanggal akhir polis

Kedua peristiwa Asuransi ini berdasarkan tanggal, dan hanya berlaku untuk pemesanan yang dikonfirmasi — polis pada pemesanan yang belum dikonfirmasi tidak akan memicunya.

Catatan: Peristiwa baru akan ditambahkan seiring waktu untuk memperluas rangkaian peristiwa yang dapat memicu otomatisasi.

Saat berjalan

Untuk setiap peristiwa, Anda mengatur waktunya:

• Segera — otomatisasi berjalan segera setelah peristiwa terjadi.
• Sebelum — berjalan beberapa hari sebelum tanggal tertentu.
• Pada hari tersebut — berjalan pada tanggal itu sendiri.
• Setelah — berjalan beberapa hari setelah tanggal tertentu.

Peristiwa berbasis tanggal (seperti masa berlaku visa pelajar, tanggal kedaluwarsa proposal, atau tanggal mulai atau berakhirnya polis asuransi) meminta Anda memasukkan Durasi dalam hari untuk Sebelum atau Setelah. Peristiwa berbasis tanggal tidak dapat berjalan "Secara instan", karena bergantung pada tanggal di masa mendatang.

Saat Anda membuat pemicu berbasis tanggal, pembuat otomatisasi menyatakan kembali aturan tersebut kepada Anda dalam bahasa sederhana, sehingga Anda dapat memeriksa bahwa waktunya terbaca sesuai dengan yang Anda maksud sebelum menyimpannya.

Kondisi

Kondisi adalah aturan opsional yang harus terpenuhi agar otomatisasi berjalan.

Menggabungkan kondisi

• Anda dapat menggabungkan kondisi dengan logika semua (setiap kondisi harus terpenuhi) atau logika apa pun (setidaknya satu kondisi harus terpenuhi).
• Kartu otomatisasi dalam tampilan daftar menampilkan ringkasan pengaturan Anda, misalnya "3 kondisi · apa pun".
• Kolom yang sama dapat digunakan lebih dari sekali dalam satu otomatisasi, sehingga Anda dapat membuat rentang dan aturan multi-bagian dari satu kolom.

Jenis kolom

Selain kolom bergaya daftar yang asli, kondisi kini mendukung:

• Kolom Tanggal.
• Kolom Teks.
• Kolom Ya/tidak.

Kolom kondisi yang diketahui

• Kebangsaan Pelajar — dengan operator seperti "adalah salah satu dari". Misalnya, jalankan otomatisasi hanya untuk pelajar dari kebangsaan tertentu.
• negara tujuan Asuransi — untuk aturan terkait asuransi.
• penyedia Asuransi — untuk aturan terkait asuransi.
• Dipindahkan ke tahap dan Dipindahkan dari tahap — digunakan dengan peristiwa Perubahan Tahap Pipeline. Pemilih menampilkan pipeline dan tahap yang tersedia, sehingga Anda memilih pipeline terlebih dahulu, lalu tahapnya.

Perubahan terbaru

• Dua kondisi proposal yang sebelumnya tersembunyi kini tersedia. Keduanya tidak disebutkan dalam catatan rilis, jadi periksa pemilih kondisi pada peristiwa proposal untuk melihat daftar saat ini.
• Satu operator telah dihentikan karena tidak pernah sesuai untuk kolom yang diterapkannya. Operator tersebut tidak disebutkan dalam catatan rilis. Jika Anda tidak dapat menemukan operator yang pernah digunakan sebelumnya, kemungkinan besar inilah alasannya — buka kembali kondisi tersebut dan pilih operator tersisa yang paling mendekati.

Tindakan

Tindakan adalah hal yang dilakukan otomatisasi saat berjalan. Anda dapat menambahkan lebih dari satu. Tindakan berjalan satu demi satu dan masing-masing berjalan secara independen — jika satu tindakan gagal, tindakan lainnya tetap berjalan.

Tindakan dikelompokkan ke dalam dua kategori.

Komunikasi

• Email pelajar — mengirim email kepada pelajar. Email pelajar diisi secara otomatis. Anda mengatur Subjek dan Isi (keduanya wajib diisi), dan Anda dapat menggunakan variabel (lihat di bawah).
• Email Konselor — mengirim email kepada konselor yang ditugaskan kepada pelajar.

Integrasi

• Buat Tugas — membuat tugas. Anda mengatur nama tugas, tanggal jatuh tempo, dan penerima tugas.
  • Catatan: Variabel dalam tugas disimpan sebagai teks biasa dan tidak diganti dengan nilai sebenarnya. Jangan mengandalkan variabel di dalam nama tugas.
• Kirim Webhook — mengirim data ke URL yang Anda pilih. Anda mengatur URL dan Payload. Demi keamanan, webhook hanya dapat dikirim ke alamat publik, dan mengikuti maksimum 5 pengalihan.

Variabel

Variabel memungkinkan Anda memasukkan detail siswa dan agensi yang sebenarnya ke dalam email. Saat otomatisasi berjalan, setiap variabel diganti dengan nilai sebenarnya.

Siswa

• ID Siswa
• Nama Depan
• Nama Belakang
• Email
• Tanggal Lahir

Agensi

• Nama Agensi
• Nama Kantor

Jika variabel tidak dapat diisi (misalnya, siswa tidak memiliki tanggal lahir), placeholder akan dihapus dari pesan.

Bahasa

Pembangun otomatisasi, termasuk peristiwa, kondisi, dan tindakan, sepenuhnya diterjemahkan ke dalam 22 bahasa dan mengikuti bahasa akun Anda.

Resep otomatisasi: pengaturan umum

Bagian ini menjelaskan pengaturan otomatisasi umum yang dapat Anda buat di Pengaturan > Perekrutan > Otomatisasi. Setiap resep mengikuti bentuk yang sama — apa yang dicapainya, pemicu yang harus dipilih, kapan dijalankan, kondisi yang perlu ditambahkan, tindakan yang disarankan, dan hal-hal yang perlu diperhatikan — sehingga Anda dapat langsung melihat resep yang dibutuhkan dan membuatnya dalam beberapa menit.

Resep lainnya akan ditambahkan di sini seiring waktu saat pemicu dan kondisi baru dirilis, jadi anggap ini sebagai pustaka yang terus berkembang, bukan daftar tetap. Jika Anda membuat sesuatu yang berguna tetapi belum ada di sini, resep tersebut dapat ditambahkan sebagai bagian lain.

Untuk daftar lengkap yang tersedia, lihat bagian referensi Pemicu, kondisi, dan tindakan di atas.

Resep 1 — Menindaklanjuti proposal

Yang dicapai: Menjaga proposal tetap berjalan tanpa perlu mengejar secara manual. Anda mengingatkan siswa sebelum proposal kedaluwarsa, menindaklanjuti ketika mereka telah melihatnya tetapi belum melakukan tindakan, dan meneruskannya secara internal segera setelah mereka menerimanya.

Pemicu yang dipilih: Satu otomatisasi untuk setiap perilaku yang Anda inginkan, dari grup Proposal:

• Proposal Dilihat — pertama kali siswa membuka proposal.
• Proposal Diterima — saat siswa menerimanya.
• Tanggal kedaluwarsa proposal — pemicu berbasis tanggal yang dapat diatur untuk dijalankan sebelum, pada, atau setelah hari proposal kedaluwarsa.

Saat dijalankan:

• Proposal Dilihat dipicu saat siswa pertama kali membuka proposal dan tidak pernah lagi dipicu pada tampilan berikutnya.
• Proposal Diterima dipicu saat benar-benar beralih ke status diterima.
• Tanggal kedaluwarsa proposal berjalan relatif terhadap tanggal kedaluwarsa — untuk pengingat, atur beberapa hari sebelumnya. Saat Anda membuat pemicu berbasis tanggal, pembuat aturan menyatakan kembali aturan tersebut kepada Anda dalam bahasa sederhana sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda memilih offset dan arah yang tepat.

Kondisi yang perlu ditambahkan: Persempit otomatisasi sehingga hanya dipicu untuk siswa yang Anda maksud — misalnya berdasarkan Kebangsaan Siswa, atau pada bidang proposal seperti tujuan atau jenis program. Anda dapat menggunakan bidang yang sama lebih dari sekali dalam satu aturan jika memerlukan dua pengujian pada bidang tersebut, dan kartu akan menampilkan ringkasan dari yang Anda buat (misalnya "3 kondisi · apa pun"). Jika Anda ingin semuanya cocok, pertahankan mode pencocokan pada semua; gunakan apa pun ketika satu kondisi sudah cukup.

Tindakan yang disarankan:

• Sebelum kedaluwarsa: kirim email pengingat kepada siswa dengan tautan ke proposal, dan buat tugas bagi konselor yang bertanggung jawab untuk menelepon mereka.
• Saat diterima: kirim email ucapan selamat, buat tugas langkah berikutnya (deposit, dokumen), dan beri tahu tim melalui webhook atau notifikasi internal.
• Dilihat tetapi tidak diterima: pasangkan otomatisasi Proposal Dilihat dengan email tindak lanjut beberapa waktu kemudian, atau gunakan pengingat tanggal kedaluwarsa untuk menutup jeda tersebut.

Perhatikan: Proposal Dilihat hanya dipicu pada pembukaan pertama — siswa yang membuka kembali proposal lima kali tetap hanya menghasilkan satu kejadian, jadi jangan buat logika yang mengasumsikan tampilan berulang. Proposal Diterima dipicu sekali, saat transisi — jika siswa menerima opsi A lalu beralih ke opsi B, itu tetap satu kejadian, bukan dua, sehingga otomatisasi penerimaan tidak akan berjalan lagi saat peralihan tersebut.

Resep 2 — Ingatkan siswa tentang tanggal polis asuransi

Yang dicapai: Siswa mendapat pemberitahuan sebelum pertanggungan asuransi mereka dimulai dan sebelum berakhir, sehingga mereka bepergian dengan pertanggungan aktif dan tahu kapan harus memperbaruinya. Ini juga memberi tim Anda pengingat untuk memeriksa dokumen pada waktu yang tepat.

Pemicu yang dipilih: Dari kategori Asuransi baru di pemilih pemicu:

• Tanggal mulai polis — untuk pesan sebelum kedatangan dan pesan "pertanggungan Anda segera dimulai".
• Tanggal akhir polis — untuk pengingat perpanjangan dan kedaluwarsa.

Saat dijalankan: Keduanya berbasis tanggal, jadi Anda memilih sebelum, pada, atau setelah hari yang relevan — misalnya tujuh hari sebelum tanggal mulai polis, atau empat belas hari sebelum tanggal akhir polis. Pembuat aturan menyatakan kembali aturan tersebut dalam bahasa sederhana saat Anda mengaturnya, sehingga Anda dapat memeriksa bahwa offset terbaca sesuai dengan yang Anda maksud sebelum menyimpannya.

Kondisi yang ditambahkan: Gunakan negara tujuan Asuransi untuk mengirim instruksi khusus negara, dan penyedia Asuransi jika kata-kata atau dokumennya berbeda menurut penyedia. Gabungkan keduanya saat Anda memerlukan kedua kondisi tersebut, dan gunakan ringkasan kondisi pada kartu untuk memastikan aturan sesuai dengan yang Anda jelaskan.

Tindakan yang disarankan:

• Kirimkan email kepada siswa berisi detail polis mereka dan apa yang harus dibawa.
• Buat tugas untuk konselor guna mengonfirmasi bahwa siswa memiliki dokumen mereka.
• Untuk tanggal akhir, kirim email pengingat perpanjangan dan buat tugas untuk membahas perpanjangan pertanggungan.

Hal yang perlu diperhatikan: Pemicu Asuransi hanya berlaku untuk pemesanan yang telah dikonfirmasi. Polis yang dilampirkan pada pemesanan yang belum dikonfirmasi tidak akan memicu pemicu ini, sehingga siswa dalam status tertunda tidak mendapatkan apa pun — jangan mengandalkan resep ini sebagai satu-satunya pemeriksaan pertanggungan Anda.

Resep 3 — Menanggapi perubahan tahapan pipeline

Manfaatnya: Mengubah perpindahan pipeline menjadi tindakan secara otomatis — pesan sambutan saat siswa memasuki suatu tahapan, tugas serah terima saat mereka maju, dan peringatan internal saat mereka kembali atau meninggalkan suatu tahapan.

Pemicu yang dipilih: Perubahan Tahapan Pipeline.

Kapan dijalankan: Setiap kali tahapan pipeline siswa berubah. Anda kemudian menentukan perubahan mana yang penting bagi Anda menggunakan kondisi pemicu.

Kondisi yang ditambahkan: Gunakan "Pindah ke tahapan" untuk bertindak saat siswa tiba di tahapan tertentu, dan "Pindah dari tahapan" untuk bertindak saat mereka meninggalkannya. Gabungkan keduanya untuk menangkap transisi tertentu (keluar dari satu tahapan dan masuk ke tahapan lainnya), lalu tambahkan kondisi lain — kewarganegaraan, tujuan, program — agar aturan tetap terbatas pada siswa yang tepat.

Tindakan yang disarankan:

• Pindah ke tahapan baru: kirim email yang sesuai dengan tahapan tersebut dan buat tugas berikutnya untuk pemilik.
• Pindah mundur dari tahapan aktif: beri tahu manajer, atau buat tugas peninjauan.
• Setiap perubahan tahapan: jalankan webhook agar pelaporan atau CRM Anda tetap selaras.

Hal yang perlu diperhatikan: Penetapan ulang secara massal tidak memicunya. Jika tahapan diubah secara massal, tidak ada otomatisasi yang berjalan, sehingga pembersihan atau migrasi besar akan tampak tidak tercatat dalam log. Rencanakan setiap perpindahan tahapan secara massal dengan asumsi bahwa email tindak lanjut dan tugas tidak akan dibuat, lalu tangani secara manual.

Memantau proses otomatisasi

Setiap kali otomatisasi berjalan, sistem mencatat entri log. Bagian ini menjelaskan tempat menemukan log tersebut, arti setiap bidang, dan cara membacanya saat terjadi kesalahan.

Otomatisasi dapat dimulai oleh berbagai peristiwa — peristiwa siswa, proposal, pendaftaran, penjualan, dan Asuransi — sehingga log untuk otomatisasi tertentu mencerminkan pemicu yang menjadi dasarnya. Bidang, status, dan alasan kegagalan di bawah ini sama terlepas dari pemicu mana yang dijalankan.

Apa itu

Log adalah catatan dari satu kali proses otomatisasi. Setiap proses membuat satu entri log, sehingga Anda dapat melihat dengan tepat apa yang terjadi, kapan, dan apakah proses tersebut berhasil. Log tidak dapat diedit atau dihapus — log merupakan catatan permanen.

Tempat menemukan log

1. Buka Pengaturan > Rekrutmen > Otomatisasi.
2. Buka otomatisasi yang ingin Anda periksa.
3. Pada layar Edit Otomatisasi, beralih dari tab Otomatisasi ke tab Log.

Jika otomatisasi belum pernah dijalankan, Anda akan melihat keadaan kosong yang bertuliskan "Belum ada eksekusi" dengan tombol untuk melihat konfigurasi otomatisasi.

Membaca log

Tampilan Log menampilkan:

• Filter Status (misalnya, "Semua status") untuk memfilter proses berdasarkan hasil.
• Penghitung yang menunjukkan berapa banyak proses yang tercantum (misalnya, "Menampilkan 12").
• Satu baris untuk setiap proses.

Setiap baris log menampilkan bidang berikut:

• Waktu — kapan proses berlangsung.
• Status — hasilnya (lihat di bawah).
• Pemicu — peristiwa yang memulai proses. Ini adalah pemicu yang digunakan untuk membuat otomatisasi, sehingga dapat berupa peristiwa apa pun yang tersedia. Contoh yang mungkin Anda lihat termasuk Proposal dibuat, Proposal Diterbitkan (sebelumnya disebut Proposal Dipublikasikan), Proposal Dilihat, Proposal Diterima, tanggal kedaluwarsa proposal, Perubahan Tahap Pipeline, dan pemicu asuransi tanggal mulai polis serta tanggal berakhir polis.
• ID Eksekusi — ID unik untuk proses (dimulai dengan "exec-"). Sertakan ID Eksekusi saat melaporkan masalah, agar proses yang tepat dapat ditemukan.
• Tindakan — jumlah tindakan yang dijalankan, dalam bentuk rasio (misalnya, "1/1" atau "0/1 dilewati").
• Durasi — berapa lama proses berlangsung.

Klik satu baris untuk memperluasnya dan melihat detail setiap tindakan dalam proses tersebut.

Status

• Berhasil — otomatisasi berjalan dan semua tindakan selesai.
• Gagal — proses tidak selesai.
• Kegagalan Parsial — beberapa tindakan selesai dan beberapa lainnya tidak.

Tempat proses juga muncul

Proses otomatisasi juga muncul di feed Aktivitas Terbaru siswa, sehingga Anda dapat melihat aktivitas otomatisasi dari profil siswa.

Alasan umum kegagalan

Jika proses gagal, biasanya salah satu alasan berikut:

• Webhook mengembalikan respons non-2xx.
• URL webhook mengarah ke alamat IP internal atau privat (alamat ini diblokir).
• Webhook mengikuti lebih dari 5 pengalihan.
• Variabel yang diperlukan tidak dapat diisi.

Mengapa otomatisasi mungkin tidak memiliki proses

Jika tab Logs kosong padahal Anda mengharapkan adanya entri, periksa apakah otomatisasi tersebut diaktifkan. Khususnya, ketika Anda memilih Duplikat otomatisasi dari menu kartu, salinannya tiba dalam keadaan dinonaktifkan, dengan banner pada otomatisasi yang menyatakan hal tersebut. Otomatisasi yang dinonaktifkan tidak pernah berjalan, sehingga tidak menghasilkan entri log sama sekali sampai Anda mengaktifkannya. Ini adalah alasan paling umum mengapa otomatisasi yang baru diduplikat tampak tidak melakukan apa-apa.

Anda juga sebaiknya memastikan bahwa pemicu benar-benar telah terjadi dan bahwa kondisi pada otomatisasi sesuai dengan rekaman yang Anda harapkan — proses hanya dicatat ketika pemicu aktif dan kondisinya terpenuhi.

Kapan harus memeriksa log

Periksa log ketika email, tugas, atau webhook yang diharapkan tidak terjadi, atau ketika seseorang melaporkan bahwa otomatisasi tidak berfungsi. Status dan detail tindakan yang diperluas memberi tahu Anda langkah mana yang gagal dan alasannya.