Formulaires : création, partage et portail étudiant

Les formulaires recueillent des informations et des documents auprès des étudiants nouveaux et existants. Lorsqu'une nouvelle personne remplit un formulaire, Edvisor crée un profil étudiant pour elle. Lorsqu'un étudiant existant le remplit, son profil est mis à jour. Vous créez un formulaire en faisant glisser les champs dont vous avez besoin, puis vous définissez la manière dont les soumissions sont traitées. Cet article explique comment créer un formulaire, le partager ou l'attribuer, ainsi que ce que les étudiants voient lorsqu'ils remplissent un formulaire dans leur portail étudiant.

Créer un formulaire

De quoi s'agit-il ?

Un formulaire dans Edvisor recueille des informations auprès des étudiants. Lorsqu'une nouvelle personne le remplit, Edvisor crée un profil étudiant dans votre pipeline. Lorsqu'un étudiant existant le remplit, son profil est mis à jour. Les formulaires se trouvent sous Paramètres > Recrutement > Formulaires.

Créer un nouveau formulaire

1. Accédez à Paramètres > Recrutement > Formulaires.
2. Cliquez sur + Créer un nouveau formulaire. Le générateur de formulaires s'ouvre avec deux onglets : Créer le formulaire et Paramètres du formulaire (un onglet Réponses apparaît lorsque des soumissions sont reçues).

Créer le formulaire : choisir les champs

Le panneau Éléments du formulaire à gauche comporte trois catégories. Faites glisser n'importe quel élément dans la zone du formulaire à droite, puis réorganisez-les par glisser-déposer.

• Étudiant — les champs standards du profil étudiant : Prénom, Nom, E-mail, Prénom préféré, Genre, Numéro de téléphone, Date de naissance, Adresse personnelle, Nationalité, Lieu actuel, Numéro de passeport, Numéro de passeport actuel, Type de visa, Date d'expiration du visa, Pays du visa, Contact secondaire, Destination souhaitée, Écoles souhaitées, Programmes souhaités, Date de début souhaitée, Durée d'études souhaitée, Préférence d'Hébergement et Budget. Lorsqu'un formulaire utilisant ces champs est soumis, Edvisor les renseigne pour les nouveaux étudiants ou les met à jour pour les étudiants existants.
• Basique — les champs généraux pour les données qui ne correspondent pas à un champ de profil : Champ de texte, E-mail, Zone de texte, URL, Nombre, Numéro de téléphone, Adresse, Date/heure, Jour, Case à cocher, Heure, Cases de sélection, Sélection, Boutons radio, Fichier et Bouton.
• Premium — Signature.

Utilisez Aperçu du formulaire (en haut à droite) à tout moment pour voir ce que l'étudiant verra.

Paramètres du formulaire : comportement du formulaire

Informations

• Nom (obligatoire) — apparaît dans la liste des formulaires et dans l'URL du formulaire.
• Message après soumission — le texte affiché après une soumission réussie (un message de remerciement ou les prochaines étapes).

Nouveaux étudiants

Lorsqu'une soumission provient d'une adresse e-mail qui n'est pas encore associée à un profil, Edvisor crée un nouvel étudiant. Quatre menus déroulants déterminent où il sera affecté :

• Bureau pour les nouveaux étudiants créés à partir du formulaire.
• Pipeline par défaut pour les nouveaux étudiants.
• Statut du pipeline par défaut.
• Attribuer les nouveaux étudiants à — le membre de l'équipe qui devient le conseiller affecté.

Étudiants existants

Lorsqu'une soumission correspond à un profil existant et comprend des champs qui contiennent déjà des données, le paramètre « Que doit-il se passer si la valeur du champ existe déjà ? » contrôle le comportement (cela s'applique à l'ensemble du formulaire, et non à chaque champ) :

• Ajouter la valeur — conserver la valeur existante et ajouter la nouvelle.
• Remplacer la valeur — remplacer la valeur existante.
• Ignorer — ignorer la nouvelle valeur et conserver celle du profil.

Notifications

Le paramètre « Notification lors de la soumission du formulaire » contrôle les destinataires des e-mails :

• Membre de l'équipe assigné à l'étudiant.
• Administrateur de l'agence.
• Tous les membres de l'équipe.

Enregistrer

Cliquez sur Enregistrer (en haut à droite). Le formulaire est maintenant prêt à être partagé — l'URL publique et l'extrait à intégrer se trouvent dans la section Partager le formulaire, juste en dessous. Consultez la section Partager ou assigner un formulaire ci-dessous.

Afficher les réponses au formulaire

Après l'envoi d'un formulaire, vous pouvez voir les réponses de deux façons :

• Depuis le profil de l'étudiant. Ouvrez le profil de l'étudiant et accédez à l'onglet Formulaires pour afficher la réponse de cet étudiant.
• Depuis les paramètres. Accédez à Paramètres > Recrutement > Formulaires, ouvrez le formulaire et accédez à l'onglet Réponses pour voir toutes les réponses à ce formulaire.

Bientôt disponible : vous pourrez télécharger les réponses aux formulaires directement depuis Edvisor.

Conseils et problèmes courants

• Utilisez les champs Étudiant chaque fois que possible afin que les soumissions remplissent ou mettent automatiquement à jour le profil de l'étudiant.
• Donnez à chaque formulaire un Nom clair — il apparaît dans la liste des formulaires et dans l'URL.
• Prévisualisez le formulaire avant de le partager afin de vérifier l'expérience de l'étudiant.

Partager ou assigner un formulaire

Une fois un formulaire enregistré, vous pouvez le distribuer de trois façons : partager un lien public, l'intégrer à votre site web ou l'assigner à un étudiant dans votre pipeline.

Ce que c'est

Après avoir enregistré un formulaire, trois options de distribution sont disponibles. Les deux premières se trouvent dans Paramètres du formulaire > Partager le formulaire ; la troisième s'effectue depuis le profil d'un étudiant.

Option 1 : Partager via un lien

Edvisor génère une URL publique pour chaque formulaire, affichée dans Paramètres du formulaire > Partager le formulaire > Partager via un lien. Cliquez sur Copier le lien.

Utilisez un lien public pour recueillir des prospects — sur les réseaux sociaux, dans les signatures d'e-mails ou dans les e-mails marketing. Toute personne disposant du lien peut envoyer le formulaire, même sans compte Edvisor.

Option 2 : Intégrer à votre site web

La même section Partager le formulaire comprend un extrait Intégrer à votre site web. Cliquez sur Copier l'extrait et collez-le dans le code HTML de votre site web.

Utilisez l'intégration pour les formulaires de collecte de prospects sur votre propre site marketing, afin que les étudiants restent sur votre domaine au lieu d'être redirigés vers Edvisor.

Option 3 : Assigner à un étudiant spécifique

Pour envoyer un formulaire à un étudiant déjà présent dans votre pipeline :

1. Accédez à Pipelines et ouvrez le profil de l'étudiant.
2. Cliquez sur l'onglet Forms.
3. Sélectionnez le formulaire et assignez-le à l'étudiant.

Utilisez cette option pour recueillir des informations de visa ou de passeport après l'enregistrement d'un étudiant, demander à un étudiant de confirmer ou de mettre à jour ses informations avant une réservation, ou pour toute collecte de données structurée auprès d'un étudiant connu.

Lorsque vous assignez un formulaire, l'étudiant le remplit depuis son portail étudiant — consultez la section Formulaires dans le portail étudiant ci-dessous pour savoir ce qu'il voit et ce qui se passe après l'envoi.

Conseils et problèmes courants

• Utilisez Partager via un lien ou Intégrer pour les personnes qui ne sont pas encore enregistrées ; utilisez Assigner à un étudiant pour une personne déjà présente dans votre pipeline.
• Le comportement des réponses (Ajouter, Remplacer ou Ignorer) est défini dans le formulaire lui-même. Consultez la section Créer un formulaire ci-dessus.

Formulaires dans le portail étudiant

Lorsque vous assignez un formulaire à un étudiant (depuis son profil étudiant → onglet Forms), il reçoit une notification et remplit le formulaire depuis son portail étudiant. Cette section décrit ce qu'il voit.

L'e-mail

L'étudiant reçoit un e-mail l'informant qu'un formulaire l'attend. L'e-mail comprend le nom du formulaire et un lien vers son portail étudiant.

Dans le portail étudiant

Lorsque l'étudiant se connecte, le formulaire assigné apparaît avec le reste du contenu de son portail. Il peut :

• Ouvrir le formulaire et voir tous les champs que vous avez inclus.
• Remplir ses réponses.
• Soumettre une fois terminé.

Les types de champs qu'il verra dépendent de ce que vous avez ajouté au formulaire — champs de texte, listes déroulantes, cases à cocher, téléchargements de fichiers, signatures, etc.

Lorsque l'étudiant soumet le formulaire

Après l'envoi, plusieurs actions se produisent automatiquement :

• Son profil étudiant est mis à jour avec tous les champs étudiants standard inclus dans le formulaire. Les valeurs existantes sont conservées, remplacées ou ajoutées selon le paramètre Si la valeur du champ existe déjà du formulaire.
• L'intégralité de la réponse (y compris les composants Basic et Premium personnalisés) apparaît dans l'onglet Réponses des paramètres de votre compte.
• Vous recevez une notification par e-mail confirmant l'envoi.

Quand utiliser Assigner à un étudiant

Utilisez cette option lorsque vous avez besoin de données structurées provenant d'un étudiant déjà présent dans votre pipeline — informations de visa, confirmations de documents, préférences d'Hébergement. Pour toute personne qui n'est pas encore enregistrée, utilisez plutôt Partager via un lien ou Intégrer sur votre site web.