Comment configurer les Automations

Les automatisations sont des règles qui s'exécutent automatiquement lorsqu'il se passe quelque chose dans Edvisor — par exemple envoyer un email à un nouvel étudiant, faire un suivi lorsqu'une proposition est consultée ou acceptée, notifier un conseiller lors d'un changement d'étape dans un pipeline, créer une tâche, pousser des données vers un webhook, ou rappeler avant la date d'une assurance ou d'un visa. Cet article explique ce qu'est une automatisation, liste les 18 événements disponibles dans cinq domaines (Étudiants, Propositions, Inscriptions, Ventes, Assurances), et couvre où trouver les automatisations, activer la fonctionnalité, construire votre première règle, rechercher dans la liste, et dupliquer une règle (la copie est désactivée).

Les automatisations sont des règles qui s'exécutent par elles-mêmes lorsqu'il se passe quelque chose dans Edvisor. Chaque règle a un événement (ce qui la déclenche), des conditions optionnelles (filtres), et une ou plusieurs actions (ce qu'il faut faire). Cet article couvre où trouver les automatisations, comment activer la fonctionnalité, et comment construire, trouver, dupliquer, et gérer vos règles.

Ce que c'est

Une automatisation est une règle qui s'exécute automatiquement lorsqu'il se passe quelque chose dans Edvisor. Chaque automatisation possède :

• Un événement — ce qui la déclenche.
• Conditions optionnelles — des filtres qui doivent être remplis.
• Une ou plusieurs actions — ce qu'il faut faire lorsqu'elle s'exécute.

Usages courants :

• Envoyer un email de bienvenue lorsqu'un nouvel étudiant est créé.
• Notifier un conseiller lorsqu'un étudiant est mis à jour.
• Créer une tâche de suivi lorsqu'un étudiant correspond à une nationalité spécifique.
• Pousser les données de l'étudiant vers votre propre système via un webhook.
• Rappeler avant l'expiration du visa d'un étudiant.
• Faire un suivi lorsqu'un étudiant consulte ou accepte une proposition, ou avant qu'une proposition n'expire.
• Créer une tâche de transfert lorsqu'une école accepte une inscription.
• Créer des tâches d'intégration lorsqu'une vente est créée.
• Rappeler le conseiller lorsqu'un étudiant passe à une étape particulière dans le pipeline.
• Rappeler à l'étudiant avant le début ou la fin d'une police d'assurance.

Événements disponibles

Une automatisation est déclenchée par un événement. Il y a 18 événements, regroupés en 5 domaines. Pour le détail complet de chacun, voir Références des déclencheurs, conditions, et actions.

Étudiants

• Un nouvel étudiant est créé
• Un étudiant est mis à jour
• Un étudiant est supprimé
• C'est l'anniversaire d'un étudiant
• Le visa d'un étudiant est sur le point d'expirer

Propositions

• Une proposition est créée
• Proposition Émise — émise ou envoyée à l'étudiant. Précédemment appelée Proposition Publiée ; renommée pour correspondre au reste du produit.
• Proposition Consultée — la première fois que l'étudiant ouvre la proposition, une seule fois.
• Proposition Acceptée — déclenche lors de la transition vers acceptée.
• Date d'expiration de la proposition — avant, le jour ou après l'expiration de la proposition.

Inscriptions

• Une nouvelle inscription est créée pour un étudiant
• Une inscription est acceptée par l'école

Ventes

• Une vente est lancée
• Une vente d'hébergement est lancée
• Une vente est créée
• Changement d'étape du pipeline — avec Passé à l'étape et Passé de l'étape conditions. Les réaffectations en masse ne le déclenchent pas.

Assurance

• Date de début de la police
• Date de fin de la police

Les événements d'assurance s'appliquent uniquement aux réservations confirmées.

Note : De nouveaux événements seront ajoutés au fil du temps, pour élargir la gamme d'événements pouvant déclencher une automatisation.

Où le trouver

Allez dans Paramètres > Recrutement > Automatisations.

Seuls les administrateurs peuvent créer, modifier, activer, désactiver ou supprimer des automatisations. Les conseillers peuvent voir les automatisations mais pas les modifier.

Activer les automatisations

La première fois que vous ouvrez la section Automatisations, vous voyez un écran d'activation expliquant la fonctionnalité. L'activation génère une paire de clés API pour votre compte, que Edvisor utilise en interne pour exécuter les automatisations. Vous n'avez pas besoin de gérer les clés vous-même.

Après l'activation, vous atterrissez dans la liste des automatisations. L'en-tête affiche le nombre total (par exemple, "Automatisations (21)"), et chaque automatisation apparaît sous forme de carte.

Chaque carte affiche :

• Le nom de l'automatisation.
• L'événement qui la déclenche.
• Un résumé de condition sous forme de puce, par exemple "3 conditions · toutes", pour que vous puissiez voir combien de conditions il y a et si elles utilisent toute ou partie de la logique sans ouvrir la règle.
• Des puces Action.
• Un bouton d'activation / désactivation.
• Un menu de carte, qui est l'endroit où vous dupliquez une automatisation.

Créer une automatisation

Il y a deux façons de commencer :

• Depuis zéro — cliquez sur Créer une automatisation en haut à droite.
• Depuis un modèle — choisissez un modèle dans le panneau à droite de la liste (par exemple, "Bienvenue Nouvel Étudiant"). Les modèles pré-remplissent un événement, des conditions et des actions, vous n'avez qu'à personnaliser les détails.

Le constructeur

Le constructeur comporte trois parties :

• Haut — Nom de l'automatisation (obligatoire), Description, et un bouton d'activation "Envoyez-moi un email si cette automatisation échoue". Laissez le bouton activé pour recevoir un email à chaque échec de cette automatisation.
• Panneau gauche — la séquence de règles, affichée sous forme de trois étapes empilées : ÉVÉNEMENT > CONDITIONS > ACTIONS. Cliquez sur n'importe quelle étape pour la configurer.
• Panneau droit — la configuration de l'étape que vous avez sélectionnée.

Vous pouvez également avancer et reculer dans les étapes avec les boutons Événement / Conditions / Actions en bas du panneau droit.

Lorsque vous configurez l'événement, vous choisissez également quand l'automatisation s'exécute — Instantanément, ou Avant / Le jour / Après pour les événements liés à une date (vous définissez une durée en jours). Pour les événements basés sur la date, le constructeur reformule la règle pour vous en langage simple pendant que vous la construisez, afin que vous puissiez vérifier le timing avant de l'enregistrer.

Cliquez sur Enregistrer en haut à droite lorsque vous avez terminé. L'enregistrement reste désactivé jusqu'à ce que tous les champs requis soient remplis.

Trouver une automatisation

Une fois que vous avez plus d'une poignée de règles, utilisez recherche dans la liste des automatisations pour en trouver une par nom :

• Tapez dans la boîte de recherche et la liste se filtre au fur et à mesure de votre saisie.
• Vous obtenez un nombre de résultats pour les correspondances.
• Si aucune ne correspond, vous voyez un état dédié pas de résultats. Cela diffère de l'écran vide "créez votre première automatisation", qui n'apparaît maintenant que lorsque vous n'avez réellement aucune automatisation.

Dupliquer une automatisation

Pour réutiliser une règle au lieu de la reconstruire, ouvrez le menu de la carte sur l'automatisation et choisissez Dupliquer. C'est un clic.

La copie est désactivée, et elle affiche une bannière vous l'indiquant. C'est délibéré : rien ne s'exécute tant que vous ne l'avez pas revue. Ouvrez la copie, modifiez le nom et tout autre élément à changer, puis activez-la avec le toggle.

Gérer les automatisations existantes

Dans la liste des automatisations, vous pouvez :

• Ouvrir une automatisation en cliquant sur sa carte. Cela ouvre Modifier l'automatisation, avec deux onglets : Automatisation (le constructeur) et Journaux (historique d'exécution).
• Activer ou désactiver en utilisant le toggle sur la carte. Les automatisations désactivées sont conservées mais ne s'exécutent pas.
• Dupliquer une automatisation depuis le menu de la carte (voir ci-dessus).
• Supprimer une automatisation depuis la vue d'édition. Les journaux des exécutions passées sont conservés.

Langue

Les automatisations sont entièrement traduites en 22 langues et suivent la langue de votre compte.

Lié

• Référence des déclencheurs, conditions et actions — détails complets sur les événements, conditions, actions, timing et variables.
• Surveillance des exécutions d'automatisation — où voir les journaux d'exécution et dépanner les échecs.