Formularios: creación, uso compartido y el portal del estudiante

Los formularios recopilan información y documentos de estudiantes nuevos y existentes. Cuando alguien nuevo completa un formulario, Edvisor crea un perfil de estudiante para esa persona. Cuando lo completa un estudiante existente, su perfil se actualiza. Creas un formulario arrastrando los campos que necesitas y, luego, configuras cómo se gestionan los envíos. Este artículo cubre cómo crear un formulario, compartirlo o asignarlo y qué ven los estudiantes cuando completan un formulario en su portal de estudiante.

Crear un formulario

Qué es

Un formulario en Edvisor captura información de los estudiantes. Cuando alguien nuevo lo completa, Edvisor crea un perfil de estudiante en tu embudo. Cuando lo completa un estudiante existente, su perfil se actualiza. Los formularios se encuentran en Configuración > Reclutamiento > Formularios.

Crear un formulario nuevo

1. Ve a Configuración > Reclutamiento > Formularios.
2. Haz clic en + Crear nuevo formulario. El creador de formularios se abre con dos pestañas: Crear formulario y Configuración del formulario (la pestaña Respuestas aparece una vez que llegan los envíos).

Crear formulario: elegir los campos

El panel Elementos del formulario de la izquierda tiene tres categorías. Arrastra cualquier elemento al área del formulario de la derecha y cambia el orden arrastrándolos.

• Estudiante — los campos estándar del perfil del estudiante: Nombre, Apellido, Nombre preferido, Género, Correo electrónico, Número de teléfono, Fecha de nacimiento, Dirección particular, Nacionalidad, Ubicación actual, Número de pasaporte, Número de pasaporte actual, Tipo de visa, Fecha de vencimiento de la visa, País de la visa, Contacto secundario, Destino deseado, Escuelas deseadas, Programas deseados, Fecha de inicio deseada, Duración de estudios deseada, Preferencia de Alojamiento y Presupuesto. Cuando se envía un formulario que utiliza estos campos, Edvisor los completa para estudiantes nuevos o los actualiza para estudiantes existentes.
• Básico — campos generales para datos que no corresponden a un campo del perfil: Campo de texto, Correo electrónico, Área de texto, URL, Número, Número de teléfono, Dirección, Fecha/hora, Día, Casilla de verificación, Hora, Cuadros de selección, Selección, Botones de opción, Archivo y Botón.
• Premium — Firma.

Usa Vista previa del formulario (arriba a la derecha) en cualquier momento para ver lo que verá el estudiante.

Configuración del formulario: cómo funciona el formulario

Información

• Nombre (obligatorio) — aparece en la lista de Formularios y en la URL del formulario.
• Mensaje posterior al envío — el texto que se muestra después de un envío exitoso (una nota de agradecimiento o los siguientes pasos).

Estudiantes nuevos

Cuando un envío proviene de un correo electrónico que aún no está asociado a un perfil, Edvisor crea un estudiante nuevo. Cuatro menús desplegables controlan dónde se asigna:

• Oficina para los estudiantes nuevos creados a partir del formulario.
• Embudo predeterminado para estudiantes nuevos.
• Estado predeterminado del embudo.
• Asignar estudiantes nuevos a — el miembro del equipo que se convierte en el asesor asignado.

Estudiantes existentes

Cuando un envío coincide con un perfil existente e incluye campos que ya tienen datos, la configuración "¿Qué debería suceder si el valor del campo ya existe?" controla el comportamiento (esto se aplica a todo el formulario, no por campo):

• Añadir valor — conservar el valor existente y añadir el nuevo.
• Reemplazar valor — sobrescribir el valor existente.
• Omitir — ignorar el nuevo valor y conservar lo que está en el perfil.

Notificaciones

La configuración "Notificación cuando se envía el formulario" controla quién recibe el correo electrónico:

• Miembro del equipo asignado al estudiante.
• Administrador de la agencia.
• Todos los miembros del equipo.

Guardar

Haz clic en Guardar (arriba a la derecha). El formulario ya está listo para compartirlo — la URL pública y el fragmento de código para insertar se encuentran en la sección Compartir formulario, justo debajo. Consulta la sección Compartir o asignar un formulario a continuación.

Ver las respuestas del formulario

Después de enviar un formulario, puedes ver las respuestas de dos maneras:

• Desde el perfil del estudiante. Abre el perfil del estudiante y ve a la pestaña Formularios para consultar la respuesta de ese estudiante.
• Desde Configuración. Ve a Configuración > Reclutamiento > Formularios, abre el formulario y ve a la pestaña Respuestas para consultar todas las respuestas de ese formulario.

Próximamente: podrás descargar las respuestas de los formularios directamente desde Edvisor.

Consejos y problemas comunes

• Usa los campos de Estudiante siempre que sea posible para que los envíos completen o actualicen automáticamente el perfil del estudiante.
• Asigna a cada formulario un Nombre claro — aparece en la lista de Formularios y en la URL.
• Obtén una vista previa antes de compartirlo para confirmar la experiencia del estudiante.

Compartir o asignar un formulario

Una vez guardado un formulario, puedes distribuirlo de tres maneras: compartir un enlace público, insertarlo en tu sitio web o asignarlo a un estudiante en tu embudo.

Qué es

Después de guardar un formulario, hay tres opciones de distribución disponibles. Las dos primeras se encuentran en Configuración del formulario > Compartir formulario; la tercera funciona desde el perfil de un estudiante.

Opción 1: Compartir mediante un enlace

Edvisor genera una URL pública para cada formulario, que se muestra en Configuración del formulario > Compartir formulario > Compartir mediante un enlace. Haz clic en Copiar enlace.

Usa un enlace público para captar clientes potenciales — en redes sociales, firmas de correo electrónico o correos electrónicos de marketing. Cualquiera que tenga el enlace puede enviar el formulario, incluso sin una cuenta de Edvisor.

Opción 2: Insertar en tu sitio web

La misma sección Compartir formulario incluye un fragmento de código Insertar en tu sitio web. Haz clic en Copiar fragmento de código y pégalo en el HTML de tu sitio web.

Usa la inserción para formularios de captación de clientes potenciales en tu propio sitio de marketing, para que los estudiantes permanezcan en tu dominio en lugar de ser redirigidos a Edvisor.

Opción 3: Asignar a un estudiante específico

Para enviar un formulario a un estudiante que ya está en tu embudo:

1. Ve a Canalizaciones y abre el perfil del estudiante.
2. Haz clic en la pestaña Formularios.
3. Elige el formulario y asígnaselo al estudiante.

Usa esto para recopilar información de visa o pasaporte después de que un estudiante esté registrado, pedirle a un estudiante que confirme o actualice sus datos antes de hacer una reserva, o para cualquier recopilación estructurada de datos de un estudiante conocido.

Cuando asignas un formulario, el estudiante lo completa desde su portal de estudiante; consulta la sección Formularios en el portal del estudiante a continuación para saber qué ve y qué sucede después de enviarlo.

Consejos y problemas comunes

• Usa Compartir mediante enlace o Insertar para personas que aún no están registradas; usa Asignar a un estudiante para alguien que ya está en tu canalización.
• El comportamiento de las respuestas (Añadir, Reemplazar u Omitir) se establece en el propio formulario. Consulta la sección Crear un formulario más arriba.

Formularios en el portal del estudiante

Cuando asignas un formulario a un estudiante (desde su perfil de estudiante → pestaña Formularios), recibe una notificación y completa el formulario desde su portal de estudiante. En esta sección se describe lo que ve.

El correo electrónico

El estudiante recibe un correo electrónico informándole de que tiene un formulario pendiente. El correo incluye el nombre del formulario y un enlace a su portal de estudiante.

En el portal del estudiante

Cuando el estudiante inicia sesión, el formulario asignado aparece junto con el resto del contenido de su portal. Puede:

• Abrir el formulario y ver todos los campos que incluiste.
• Completar sus respuestas.
• Hacer clic en Enviar cuando termine.

Los tipos de campos que verá dependerán de lo que hayas añadido al formulario: campos de texto, menús desplegables, casillas de verificación, cargas de archivos, firmas, etc.

Cuando el estudiante envía el formulario

Después del envío, suceden varias cosas automáticamente:

• El perfil del estudiante se actualiza con los campos estándar del estudiante incluidos en el formulario. Los valores existentes se conservan, reemplazan o añaden dependiendo de la configuración del formulario Si el valor del campo ya existe.
• La respuesta completa (incluidos los componentes personalizados Básicos y Premium) aparece en la pestaña Respuestas del formulario, en tu configuración.
• Recibes una notificación por correo electrónico confirmando el envío.

Cuándo usar Asignar a un estudiante

Usa esta opción cuando necesites datos estructurados de un estudiante que ya esté en tu canalización: información de visa, confirmaciones de documentos, preferencias de Alojamiento. Para cualquier persona que aún no esté registrada, usa Compartir mediante enlace o Insertar en tu sitio web.