Cómo configurar Automatizaciones

Last updated: September 2, 2026

Las automatizaciones son reglas que se ejecutan automáticamente cuando sucede algo en Edvisor — por ejemplo, enviar un correo electrónico a un nuevo estudiante, hacer un seguimiento cuando se visualiza o acepta una propuesta, notificar a un consejero sobre un cambio en la etapa del pipeline, crear una tarea, enviar datos a un webhook, o recordar antes de la fecha de una póliza de visa o seguro. Este artículo explica qué es una automatización, enumera los 18 eventos disponibles en cinco áreas (Estudiantes, Propuestas, Inscripciones, Ventas, Seguros), y cubre dónde encontrar Automatizaciones, activar la función, crear tu primera regla, buscar en la lista y duplicar una regla (la copia llega desactivada).

Las automatizaciones son reglas que se ejecutan por sí mismas cuando sucede algo en Edvisor. Cada regla tiene un evento (lo que la inicia), condiciones opcionales (filtros), y una o más acciones (lo que hay que hacer). Este artículo cubre dónde encontrar Automatizaciones, cómo activar la función, y cómo crear, buscar, duplicar y gestionar tus reglas.

Qué es

Una automatización es una regla que se ejecuta automáticamente cuando sucede algo en Edvisor. Cada automatización tiene:

  • Un evento — lo que la inicia.
  • Condiciones opcionales — filtros que deben cumplirse.
  • Una o más acciones — lo que hay que hacer cuando se ejecuta.

Usos comunes:

  • Enviar un correo de bienvenida cuando se crea un nuevo estudiante.
  • Notificar a un consejero cuando se actualiza un estudiante.
  • Crear una tarea de seguimiento cuando un estudiante coincide con una nacionalidad específica.
  • Enviar datos del estudiante a tu propio sistema mediante un webhook.
  • Enviar un recordatorio antes de que expire la visa de un estudiante.
  • Hacer un seguimiento cuando un estudiante visualiza o acepta una propuesta, o antes de que expire una propuesta.
  • Crear una tarea de transferencia cuando una escuela acepta una inscripción.
  • Crear tareas de incorporación cuando se crea una venta.
  • Recordar al consejero cuando un estudiante pasa a una etapa particular del pipeline.
  • Recordar al estudiante antes de que comience o termine una póliza de seguros.

Eventos disponibles

Una automatización se activa por un evento. Hay 18 eventos, agrupados en 5 áreas. Para el detalle completo de cada uno, consulte Referencia de disparadores, condiciones y acciones.

Estudiantes

  • Se crea un nuevo estudiante
  • Se actualiza un estudiante
  • Se elimina un estudiante
  • Es el cumpleaños de un estudiante
  • La visa de un estudiante está a punto de expirar

Propuestas

  • Se crea una propuesta
  • Propuesta emitida — emitida o enviada al estudiante. Anteriormente llamada Propuesta publicada; renombrada para coincidir con el resto del producto.
  • Propuesta vista — la primera vez que el estudiante abre la propuesta, solo una vez.
  • Propuesta aceptada — se activa en la transición a aceptada.
  • Fecha de expiración de la propuesta — antes, en o después del día en que expira la propuesta.

Inscripciones

  • Se crea una nueva inscripción para un estudiante
  • Una inscripción es aceptada por la escuela

Ventas

  • Se inicia una venta
  • Se inicia una venta de alojamiento
  • Se crea una venta
  • Cambio de etapa en el pipeline — con condiciones Movido a etapa y Movido desde etapa. Las reasignaciones masivas no lo activan.

Seguros

  • Fecha de inicio de la póliza
  • Fecha de finalización de la póliza

Los eventos de seguros se aplican solo a reservas confirmadas.

Nota: Se agregarán nuevos eventos con el tiempo, para ampliar el rango de eventos que pueden activar una automatización.

Dónde encontrarlo

Ve a Configuraciones > Reclutamiento > Automatizaciones.

Sólo los administradores pueden crear, editar, habilitar, deshabilitar o eliminar automatizaciones. Los consejeros pueden ver las automatizaciones pero no modificarlas.

Activar automatizaciones

La primera vez que abras la sección de Automatizaciones, verás una pantalla de activación que explica la función. Activarla genera un par de claves API para tu cuenta, que ED utiliza internamente para ejecutar automatizaciones. No necesitas gestionar las claves tú mismo.

Después de la activación, llegarás a la vista de lista de automatizaciones. El encabezado muestra el conteo total (por ejemplo, "Automatizaciones (21)"), y cada automatización aparece como una tarjeta.

Cada tarjeta muestra:

  • El nombre de la automatización.
  • El evento que la activa.
  • Un chip de resumen de condición, por ejemplo "3 condiciones · cualquiera", para que puedas ver cuántas condiciones hay y si usan toda o alguna lógica sin abrir la regla.
  • Chips de acción.
  • Un interruptor de habilitar / deshabilitar.
  • Un menú de tarjeta, que es donde duplicas una automatización.

Crear una automatización

Hay dos formas de comenzar:

  • Desde cero — haz clic en Crear automatización en la esquina superior derecha.
  • Desde una plantilla — elige una plantilla del panel en el lado derecho de la vista de lista (por ejemplo, "Bienvenido Nuevo Estudiante"). Las plantillas prellenan un evento, condiciones y acciones, así que solo personalizas los detalles.

El constructor

El constructor tiene tres partes:

  • Arriba — Nombre de la automatización (requerido), Descripción, y un interruptor de "Envíame un correo cuando esta automatización falle". Deja el interruptor activado para recibir un correo cada vez que falle una ejecución de esta automatización.
  • Panel izquierdo — la secuencia de reglas, mostrada como tres pasos apilados: EVENTO > CONDICIONES > ACCIONES. Haz clic en cualquier paso para configurarlo.
  • Panel derecho — la configuración para el paso que seleccionaste.

También puedes avanzar y retroceder a través de los pasos con los botones Evento / Condiciones / Acciones en la parte inferior del panel derecho.

Cuando configuras el Evento, también eliges cuándo se ejecuta la automatización — Instantáneamente, o Antes / En el día / Después para eventos vinculados a una fecha (configuras una duración en días). Para eventos basados en fechas, el creador vuelve a expresar la regla en lenguaje sencillo a medida que la construyes, para que puedas verificar el momento antes de guardar.

Haz clic en Guardar en la esquina superior derecha cuando hayas terminado. Guardar permanece deshabilitado hasta que se completen todos los campos requeridos.

Encontrar una automatización

Una vez que tienes más de unos pocos reglas, usa Buscar en la lista de Automatizaciones para encontrar una por nombre:

  • Escribe en la caja de búsqueda y la lista se filtra a medida que escribes.
  • Obtienes un conteo de resultados para las coincidencias.
  • Si no hay coincidencias, ves un estado dedicado de sin resultados. Esto es diferente de la pantalla vacía de "crear tu primera automatización", que ahora solo aparece cuando realmente no tienes automatizaciones en absoluto.

Duplicar una automatización

Para reutilizar una regla en lugar de reconstruirla, abre el menú de tarjeta en la automatización y elige Duplicar. Es un clic.

La copia llega apagada, y muestra un banner que te lo indica. Esto es deliberado: nada se ejecuta hasta que la revises. Abre la copia, edita el nombre y lo que sea que necesite cambiar, luego habilítala con el interruptor.

Gestionar automatizaciones existentes

Desde la lista de Automatizaciones, puedes:

  • Abrir una automatización haciendo clic en su tarjeta. Esto abre Editar Automatización, con dos pestañas: Automatización (el creador) y Registros (historial de ejecuciones).
  • Habilitar o deshabilitar usando el interruptor en la tarjeta. Las automatizaciones deshabilitadas se mantienen pero no se ejecutan.
  • Duplicar una automatización desde el menú de tarjeta (ver arriba).
  • Eliminar una automatización desde la vista de edición. Se mantienen los registros de ejecuciones pasadas.

Idioma

Las automatizaciones están completamente traducidas a 22 idiomas y siguen el idioma de tu cuenta.

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