Φόρμες: δημιουργία, κοινοποίηση και η πύλη φοιτητών

Οι φόρμες συλλέγουν πληροφορίες και έγγραφα από νέους και υπάρχοντες μαθητές. Όταν κάποιος νέος συμπληρώνει μια φόρμα, το Edvisor δημιουργεί ένα προφίλ μαθητή για αυτόν. Όταν ένας υπάρχων μαθητής τη συμπληρώνει, το προφίλ του ενημερώνεται. Δημιουργείτε μια φόρμα σύροντας τα πεδία που χρειάζεστε και, στη συνέχεια, ορίζετε τον τρόπο διαχείρισης των υποβολών. Αυτό το άρθρο καλύπτει τη δημιουργία μιας φόρμας, την κοινοποίηση ή την ανάθεσή της και το τι βλέπουν οι μαθητές όταν συμπληρώνουν μια φόρμα στην πύλη μαθητών τους.

Δημιουργία μιας φόρμας

Τι είναι

Μια φόρμα στο Edvisor καταγράφει πληροφορίες από μαθητές. Όταν κάποιος νέος τη συμπληρώνει, το Edvisor δημιουργεί ένα προφίλ μαθητή στη διοχέτευσή σας. Όταν ένας υπάρχων μαθητής τη συμπληρώνει, το προφίλ του ενημερώνεται. Οι φόρμες βρίσκονται στην ενότητα Settings > Recruitment > Forms.

Δημιουργία νέας φόρμας

1. Μεταβείτε στην ενότητα Settings > Recruitment > Forms.
2. Κάντε κλικ στο + Create New Form. Ανοίγει το εργαλείο δημιουργίας φορμών με δύο καρτέλες: Build Form και Form Settings (μια καρτέλα Responses εμφανίζεται μόλις υποβληθούν απαντήσεις).

Build Form: επιλογή των πεδίων

Το πλαίσιο Form Elements στα αριστερά διαθέτει τρεις κατηγορίες. Σύρετε οποιοδήποτε στοιχείο στην περιοχή της φόρμας στα δεξιά και αλλάξτε τη σειρά σύροντάς το.

• Student — τα τυπικά πεδία προφίλ μαθητή: Όνομα, Επώνυμο, Email, Προτιμώμενο όνομα, Φύλο, Αριθμός τηλεφώνου, Ημερομηνία γέννησης, Διεύθυνση κατοικίας, Εθνικότητα, Τρέχουσα τοποθεσία, Αριθμός διαβατηρίου, Τρέχων αριθμός διαβατηρίου, Τύπος βίζας, Ημερομηνία λήξης βίζας, Χώρα έκδοσης βίζας, Δευτερεύουσα επαφή, Επιθυμητός προορισμός, Επιθυμητά σχολεία, Επιθυμητά προγράμματα, Ημερομηνία έναρξης, Επιθυμητή διάρκεια σπουδών, Προτίμηση διαμονής και Προϋπολογισμός. Όταν υποβάλλεται μια φόρμα που χρησιμοποιεί αυτά τα πεδία, το Edvisor τα συμπληρώνει για νέους μαθητές ή τα ενημερώνει για υπάρχοντες μαθητές.
• Basic — γενικά πεδία για δεδομένα που δεν αντιστοιχούν σε πεδίο προφίλ: Πεδίο κειμένου, Email, Περιοχή κειμένου, URL, Αριθμός, Αριθμός τηλεφώνου, Διεύθυνση, Ημερομηνία/Ώρα, Ημέρα, Πλαίσιο ελέγχου, Ώρα, Πλαίσια επιλογής, Επιλογή, Κουμπιά επιλογής, Αρχείο και Κουμπί.
• Premium — Υπογραφή.

Χρησιμοποιήστε την επιλογή Preview Form (πάνω δεξιά) οποιαδήποτε στιγμή για να δείτε τι θα βλέπει ο μαθητής.

Form Settings: πώς λειτουργεί η φόρμα

Πληροφορίες

• Name (απαιτείται) — εμφανίζεται στη λίστα φορμών και στη διεύθυνση URL της φόρμας.
• Post Submission Message — το κείμενο που εμφανίζεται μετά από μια επιτυχημένη υποβολή (ένα ευχαριστήριο μήνυμα ή τα επόμενα βήματα).

Νέοι μαθητές

Όταν μια υποβολή προέρχεται από email που δεν υπάρχει ακόμη σε κάποιο προφίλ, το Edvisor δημιουργεί έναν νέο μαθητή. Τέσσερα αναπτυσσόμενα μενού καθορίζουν πού θα καταχωρηθεί:

• Γραφείο για νέους μαθητές που δημιουργούνται από τη φόρμα.
• Προεπιλεγμένη διοχέτευση για νέους μαθητές.
• Προεπιλεγμένη κατάσταση διοχέτευσης.
• Ανάθεση νέων μαθητών σε — το μέλος της ομάδας που γίνεται ο υπεύθυνος σύμβουλος.

Υπάρχοντες μαθητές

Όταν μια υποβολή αντιστοιχεί σε ένα υπάρχον προφίλ και περιλαμβάνει πεδία που έχουν ήδη δεδομένα, η ρύθμιση "Τι θα πρέπει να συμβεί εάν η τιμή του πεδίου υπάρχει ήδη;" ελέγχει τη συμπεριφορά (αυτό ισχύει για ολόκληρη τη φόρμα, όχι ανά πεδίο):

• Προσθήκη τιμής — διατήρηση της υπάρχουσας τιμής και προσθήκη της νέας.
• Αντικατάσταση τιμής — αντικατάσταση της υπάρχουσας τιμής.
• Παράλειψη — αγνόηση της νέας τιμής και διατήρηση της τιμής στο προφίλ.

Ειδοποιήσεις

Η ρύθμιση "Ειδοποίηση κατά την υποβολή της φόρμας" ελέγχει ποιοι λαμβάνουν email:

• Το μέλος της ομάδας που έχει ανατεθεί στον μαθητή.
• Ο διαχειριστής του οργανισμού.
• Όλα τα μέλη της ομάδας.

Αποθήκευση

Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση (πάνω δεξιά). Η φόρμα είναι πλέον έτοιμη για κοινοποίηση — η δημόσια διεύθυνση URL και το απόσπασμα ενσωμάτωσης βρίσκονται στην ενότητα Κοινοποίηση φόρμας ακριβώς παρακάτω. Δείτε την παρακάτω ενότητα Κοινοποίηση ή ανάθεση μιας φόρμας.

Προβολή απαντήσεων φόρμας

Μετά την υποβολή μιας φόρμας, μπορείτε να δείτε τις απαντήσεις με δύο τρόπους:

• Από το προφίλ του μαθητή. Ανοίξτε το προφίλ του μαθητή και μεταβείτε στην καρτέλα Φόρμες για να δείτε την απάντηση του συγκεκριμένου μαθητή.
• Από τις Ρυθμίσεις. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Προσλήψεις > Φόρμες, ανοίξτε τη φόρμα και μεταβείτε στην καρτέλα Απαντήσεις για να δείτε όλες τις απαντήσεις για τη συγκεκριμένη φόρμα.

Σύντομα διαθέσιμο: θα μπορείτε να κατεβάζετε απευθείας τις απαντήσεις των φορμών από το Edvisor.

Συμβουλές και συνήθη προβλήματα

• Χρησιμοποιείτε τα πεδία Μαθητής όποτε είναι δυνατό, ώστε οι υποβολές να συμπληρώνουν ή να ενημερώνουν αυτόματα το προφίλ του μαθητή.
• Δώστε σε κάθε φόρμα ένα σαφές Όνομα — εμφανίζεται στη λίστα φορμών και στη διεύθυνση URL.
• Κάντε προεπισκόπηση πριν από την κοινοποίηση, για να επιβεβαιώσετε την εμπειρία του μαθητή.

Κοινοποίηση ή ανάθεση μιας φόρμας

Μόλις αποθηκευτεί μια φόρμα, μπορείτε να τη διανείμετε με τρεις τρόπους: να κοινοποιήσετε έναν δημόσιο σύνδεσμο, να την ενσωματώσετε στον ιστότοπό σας ή να την αναθέσετε σε έναν μαθητή στη διοχέτευση υποψηφίων σας.

Τι είναι

Αφού αποθηκεύσετε μια φόρμα, είναι διαθέσιμες τρεις επιλογές διανομής. Οι δύο πρώτες βρίσκονται στις Ρυθμίσεις φόρμας > Κοινοποίηση φόρμας· η τρίτη λειτουργεί από το προφίλ ενός μαθητή.

Επιλογή 1: Κοινοποίηση μέσω συνδέσμου

Το Edvisor δημιουργεί μια δημόσια διεύθυνση URL για κάθε φόρμα, η οποία εμφανίζεται στις Ρυθμίσεις φόρμας > Κοινοποίηση φόρμας > Κοινοποίηση μέσω συνδέσμου. Κάντε κλικ στην επιλογή Αντιγραφή συνδέσμου.

Χρησιμοποιήστε έναν δημόσιο σύνδεσμο για τη συλλογή υποψηφίων — στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, σε υπογραφές email ή σε email μάρκετινγκ. Οποιοσδήποτε διαθέτει τον σύνδεσμο μπορεί να υποβάλει τη φόρμα, ακόμη και χωρίς λογαριασμό Edvisor.

Επιλογή 2: Ενσωμάτωση στον ιστότοπό σας

Η ίδια ενότητα Κοινοποίηση φόρμας περιλαμβάνει ένα απόσπασμα Ενσωμάτωση στον ιστότοπό σας. Κάντε κλικ στην επιλογή Αντιγραφή αποσπάσματος και επικολλήστε το στον κώδικα HTML του ιστότοπού σας.

Χρησιμοποιήστε την ενσωμάτωση για φόρμες συλλογής υποψηφίων στον δικό σας ιστότοπο μάρκετινγκ, ώστε οι μαθητές να παραμένουν στον δικό σας τομέα αντί να ανακατευθύνονται στο Edvisor.

Επιλογή 3: Ανάθεση σε συγκεκριμένο μαθητή

Για να στείλετε μια φόρμα σε έναν μαθητή που βρίσκεται ήδη στη διοχέτευση υποψηφίων σας:

1. Μεταβείτε στις Διοχετεύσεις και ανοίξτε το προφίλ του μαθητή.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Φόρμες.
3. Επιλέξτε τη φόρμα και αναθέστε την στον μαθητή.

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη λειτουργία για τη συλλογή πληροφοριών σχετικά με τη βίζα ή το διαβατήριο αφού ένας μαθητής έχει καταχωρηθεί, για να ζητήσετε από έναν μαθητή να επιβεβαιώσει ή να ενημερώσει τα στοιχεία του πριν από την κράτηση ή για οποιαδήποτε δομημένη συλλογή δεδομένων από έναν γνωστό μαθητή.

Όταν αναθέτετε μια φόρμα, ο μαθητής τη συμπληρώνει από την πύλη μαθητή του — ανατρέξτε στην παρακάτω ενότητα Φόρμες στην πύλη μαθητή για να δείτε τι βλέπει και τι συμβαίνει μετά την υποβολή.

Συμβουλές και συνηθισμένα ζητήματα

• Χρησιμοποιήστε την επιλογή Κοινοποίηση μέσω συνδέσμου ή Ενσωμάτωση για άτομα που δεν έχουν καταχωρηθεί ακόμη· χρησιμοποιήστε την επιλογή Ανάθεση σε μαθητή για κάποιον που βρίσκεται ήδη στη διοχέτευσή σας.
• Η συμπεριφορά απόκρισης (Προσθήκη, Αντικατάσταση ή Παράλειψη) ορίζεται στην ίδια τη φόρμα. Ανατρέξτε στην παραπάνω ενότητα Δημιουργία φόρμας.

Φόρμες στην πύλη μαθητή

Όταν αναθέτετε μια φόρμα σε έναν μαθητή (από το προφίλ μαθητή → καρτέλα Φόρμες), αυτός ειδοποιείται και συμπληρώνει τη φόρμα από την πύλη μαθητή του. Αυτή η ενότητα περιγράφει τι βλέπει.

Το email

Ο μαθητής λαμβάνει ένα email που τον ενημερώνει ότι υπάρχει μια φόρμα σε αναμονή για αυτόν. Το email περιλαμβάνει το όνομα της φόρμας και έναν σύνδεσμο προς την πύλη μαθητή του.

Στην πύλη μαθητή

Όταν ο μαθητής συνδέεται, η ανατεθειμένη φόρμα εμφανίζεται μαζί με το υπόλοιπο περιεχόμενο της πύλης του. Μπορεί να:

• Ανοίξει τη φόρμα και να δει όλα τα πεδία που έχετε συμπεριλάβει.
• Συμπληρώσει τις απαντήσεις του.
• Επιλέξει Υποβολή όταν ολοκληρώσει.

Οι τύποι πεδίων που θα βλέπει εξαρτώνται από τα στοιχεία που σύρατε στη φόρμα — πεδία κειμένου, αναπτυσσόμενα μενού, πλαίσια ελέγχου, μεταφορτώσεις αρχείων, υπογραφές και άλλα.

Όταν ο μαθητής υποβάλλει τη φόρμα

Μετά την υποβολή, συμβαίνουν αυτόματα αρκετές ενέργειες:

• Το προφίλ του μαθητή ενημερώνεται με τυχόν τυπικά πεδία μαθητή που περιλαμβάνονται στη φόρμα. Οι υπάρχουσες τιμές διατηρούνται, αντικαθίστανται ή προστίθενται, ανάλογα με τη ρύθμιση Αν η τιμή του πεδίου υπάρχει ήδη της φόρμας.
• Η πλήρης απάντηση (συμπεριλαμβανομένων των προσαρμοσμένων στοιχείων Basic και Premium) εμφανίζεται στην καρτέλα Απαντήσεις της φόρμας στις ρυθμίσεις σας.
• Λαμβάνετε μια ειδοποίηση μέσω email που επιβεβαιώνει την υποβολή.

Πότε να χρησιμοποιείτε την επιλογή Ανάθεση σε μαθητή

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη λειτουργία όταν χρειάζεστε δομημένα δεδομένα από έναν μαθητή που βρίσκεται ήδη στη διοχέτευσή σας — πληροφορίες βίζας, επιβεβαιώσεις εγγράφων, προτιμήσεις διαμονής. Για οποιονδήποτε δεν έχει καταχωρηθεί ακόμη, χρησιμοποιήστε την επιλογή Κοινοποίηση μέσω συνδέσμου ή Ενσωμάτωση στον ιστότοπό σας.