Αυτοματισμοί: ρύθμιση, ενεργοποιητές, συνταγές και παρακολούθηση

Οι αυτοματισμοί είναι κανόνες που εκτελούνται αυτόματα όταν συμβαίνει κάτι στο Edvisor — για παράδειγμα, όταν στέλνουν email σε έναν νέο σπουδαστή, κάνουν παρακολούθηση όταν μια πρόταση προβάλλεται ή γίνεται αποδεκτή, ειδοποιούν έναν σύμβουλο όταν αλλάζει ένα στάδιο στη διοχέτευση, δημιουργούν μια εργασία, προωθούν δεδομένα σε ένα webhook ή υπενθυμίζουν μια επερχόμενη ημερομηνία βίζας ή ασφαλιστηρίου. Αυτό το ενοποιημένο άρθρο καλύπτει ολόκληρη τη ροή ρύθμισης (πού θα βρείτε τους Αυτοματισμούς, την ενεργοποίηση της λειτουργίας, τη δημιουργία, την εύρεση, την αντιγραφή και τη διαχείριση κανόνων), μια αναφορά για τα 18 διαθέσιμα συμβάντα σε πέντε τομείς (Σπουδαστές, Προτάσεις, Εγγραφές, Πωλήσεις, Ασφάλιση) με τις επιλογές χρονισμού «Πότε εκτελείται», τις συνθήκες, τις ενέργειες και τις μεταβλητές, έτοιμες συνταγές αυτοματισμού, καθώς και τον τρόπο παρακολούθησης των εκτελέσεων αυτοματισμών στα αρχεία καταγραφής.

Οι αυτοματισμοί είναι κανόνες που εκτελούνται αυτόματα όταν συμβαίνει κάτι στο Edvisor. Κάθε κανόνας έχει ένα συμβάν (τι τον ξεκινά), προαιρετικές συνθήκες (φίλτρα) και μία ή περισσότερες ενέργειες (τι πρέπει να γίνει). Αυτό το άρθρο καλύπτει πού θα βρείτε τους Αυτοματισμούς, πώς να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία και πώς να δημιουργείτε, να βρίσκετε, να αντιγράφετε και να διαχειρίζεστε τους κανόνες σας.

Τι είναι

Ένας αυτοματισμός είναι ένας κανόνας που εκτελείται αυτόματα όταν συμβαίνει κάτι στο Edvisor. Κάθε αυτοματισμός περιλαμβάνει:

• Ένα συμβάν — τι τον ξεκινά.
• Προαιρετικές συνθήκες — φίλτρα που πρέπει να πληρούνται.
• Μία ή περισσότερες ενέργειες — τι πρέπει να γίνει κατά την εκτέλεσή του.

Συνήθεις χρήσεις:

• Αποστολή email καλωσορίσματος όταν δημιουργείται ένας νέος σπουδαστής.
• Ειδοποίηση ενός συμβούλου όταν ενημερώνεται ένας σπουδαστής.
• Δημιουργία εργασίας παρακολούθησης όταν ένας σπουδαστής έχει συγκεκριμένη εθνικότητα.
• Προώθηση δεδομένων σπουδαστών στο δικό σας σύστημα μέσω webhook.
• Αποστολή υπενθύμισης πριν από τη λήξη της βίζας ενός σπουδαστή.
• Παρακολούθηση όταν ένας σπουδαστής προβάλλει ή αποδέχεται μια πρόταση ή πριν από τη λήξη μιας πρότασης.
• Δημιουργία εργασίας παράδοσης όταν ένα σχολείο αποδέχεται μια εγγραφή.
• Δημιουργία εργασιών εισαγωγής όταν δημιουργείται μια πώληση.
• Υπενθύμιση στον σύμβουλο όταν ένας σπουδαστής μετακινείται σε ένα συγκεκριμένο στάδιο της διοχέτευσης.
• Υπενθύμιση στον σπουδαστή πριν από την έναρξη ή τη λήξη ενός ασφαλιστηρίου.

Διαθέσιμα συμβάντα

Ένας αυτοματισμός ενεργοποιείται από ένα συμβάν. Υπάρχουν 18 συμβάντα, ομαδοποιημένα σε 5 τομείς. Για πλήρεις λεπτομέρειες σχετικά με καθένα από αυτά, ανατρέξτε στην ενότητα Αναφορά ενεργοποιήσεων, συνθηκών και ενεργειών παρακάτω.

Σπουδαστές

• Δημιουργείται ένας νέος σπουδαστής
• Ενημερώνεται ένας σπουδαστής
• Διαγράφεται ένας σπουδαστής
• Είναι τα γενέθλια ενός σπουδαστή
• Η βίζα ενός σπουδαστή πρόκειται να λήξει

Προτάσεις

• Δημιουργείται μια πρόταση
• Η πρόταση εκδόθηκε — εκδόθηκε ή στάλθηκε στον μαθητή. Προηγουμένως ονομαζόταν «Η πρόταση δημοσιεύτηκε»· μετονομάστηκε για να ταιριάζει με το υπόλοιπο προϊόν.
• Η πρόταση προβλήθηκε — την πρώτη φορά που ο μαθητής ανοίγει την πρόταση, μόνο μία φορά.
• Η πρόταση έγινε αποδεκτή — ενεργοποιείται κατά τη μετάβαση σε αποδεκτή.
• Ημερομηνία λήξης πρότασης — πριν, κατά ή μετά την ημέρα λήξης της πρότασης.

Εγγραφές

• Δημιουργείται μια νέα εγγραφή για έναν μαθητή
• Μια εγγραφή γίνεται αποδεκτή από το σχολείο

Πωλήσεις

• Ξεκινά μια πώληση
• Ξεκινά μια πώληση διαμονής
• Δημιουργείται μια πώληση
• Αλλαγή σταδίου διοχέτευσης — με τις συνθήκες Μετακινήθηκε στο στάδιο και Μετακινήθηκε από το στάδιο. Οι μαζικές επανεκχωρήσεις δεν την ενεργοποιούν.

Ασφάλιση

• Ημερομηνία έναρξης συμβολαίου
• Ημερομηνία λήξης συμβολαίου

Τα συμβάντα ασφάλισης ισχύουν μόνο για επιβεβαιωμένες κρατήσεις.

Σημείωση: Με την πάροδο του χρόνου θα προστεθούν νέα συμβάντα, ώστε να διευρυνθεί το εύρος των συμβάντων που μπορούν να ενεργοποιήσουν έναν αυτοματισμό.

Πού θα το βρείτε

Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Προσλήψεις > Αυτοματισμοί.

Μόνο οι διαχειριστές μπορούν να δημιουργούν, να επεξεργάζονται, να ενεργοποιούν, να απενεργοποιούν ή να διαγράφουν αυτοματισμούς. Οι σύμβουλοι μπορούν να προβάλλουν τους αυτοματισμούς, αλλά δεν μπορούν να τους αλλάξουν.

Ενεργοποίηση αυτοματισμών

Την πρώτη φορά που ανοίγετε την ενότητα Αυτοματισμοί, εμφανίζεται μια οθόνη ενεργοποίησης που εξηγεί τη λειτουργία. Η ενεργοποίησή της δημιουργεί ένα ζεύγος κλειδιών API για τον λογαριασμό σας, το οποίο το Edvisor χρησιμοποιεί εσωτερικά για την εκτέλεση αυτοματισμών. Δεν χρειάζεται να διαχειρίζεστε τα κλειδιά μόνοι σας.

Μετά την ενεργοποίηση, μεταβαίνετε στην προβολή λίστας Αυτοματισμών. Η κεφαλίδα εμφανίζει το συνολικό πλήθος (για παράδειγμα, «Αυτοματισμοί (21)»), και κάθε αυτοματισμός εμφανίζεται ως κάρτα.

Κάθε κάρτα εμφανίζει:

• Το όνομα του αυτοματισμού.
• Το συμβάν που τον ενεργοποιεί.
• Ένα chip σύνοψης συνθηκών, για παράδειγμα «3 συνθήκες · οποιαδήποτε», ώστε να βλέπετε πόσες συνθήκες υπάρχουν και αν χρησιμοποιούν λογική όλων ή οποιασδήποτε, χωρίς να ανοίξετε τον κανόνα.
• Chips ενεργειών.
• Έναν διακόπτη ενεργοποίησης / απενεργοποίησης.
• Ένα μενού κάρτας, από όπου μπορείτε να αντιγράψετε έναν αυτοματισμό.

Δημιουργία αυτοματισμού

Υπάρχουν δύο τρόποι για να ξεκινήσετε:

• Από την αρχή — κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία αυτοματισμού επάνω δεξιά.
• Από ένα πρότυπο — επιλέξτε ένα πρότυπο από το πλαίσιο στη δεξιά πλευρά της προβολής λίστας (για παράδειγμα, «Καλωσόρισμα νέου μαθητή»). Τα πρότυπα συμπληρώνουν εκ των προτέρων ένα συμβάν, συνθήκες και ενέργειες, ώστε να προσαρμόσετε μόνο τις λεπτομέρειες.

Το εργαλείο δημιουργίας

Το εργαλείο δημιουργίας αποτελείται από τρία μέρη:

• Επάνω — Όνομα αυτοματισμού (απαιτείται), Περιγραφή και ένας διακόπτης «Ενημέρωσέ με μέσω email όταν αποτυγχάνει αυτός ο αυτοματισμός». Αφήστε τον διακόπτη ενεργοποιημένο για να λαμβάνετε email κάθε φορά που αποτυγχάνει μια εκτέλεση αυτού του αυτοματισμού.
• Αριστερό πλαίσιο — η ακολουθία κανόνων, εμφανιζόμενη ως τρία στοιβαγμένα βήματα: ΣΥΜΒΑΝ > ΣΥΝΘΗΚΕΣ > ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε βήμα για να το διαμορφώσετε.
• Δεξί πλαίσιο — η διαμόρφωση για το βήμα που επιλέξατε.

Μπορείτε επίσης να μετακινείστε μπροστά και πίσω στα βήματα με τα κουμπιά Συμβάν / Συνθήκες / Ενέργειες στο κάτω μέρος του δεξιού πλαισίου.

Όταν διαμορφώνετε το Συμβάν, επιλέγετε επίσης πότε εκτελείται ο αυτοματισμός — Άμεσα ή Πριν / Την ημέρα / Μετά για συμβάντα που συνδέονται με ημερομηνία (ορίζετε διάρκεια σε ημέρες). Για συμβάντα που βασίζονται σε ημερομηνία, το εργαλείο δημιουργίας επαναδιατυπώνει τον κανόνα σε απλή γλώσσα καθώς τον δημιουργείτε, ώστε να μπορείτε να ελέγξετε τον χρονισμό πριν από την αποθήκευση.

Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση επάνω δεξιά όταν ολοκληρώσετε. Η επιλογή Αποθήκευση παραμένει απενεργοποιημένη μέχρι να συμπληρωθούν όλα τα απαιτούμενα πεδία.

Εύρεση αυτοματισμού

Όταν έχετε περισσότερους από μερικούς κανόνες, χρησιμοποιήστε την αναζήτηση στη λίστα Αυτοματισμοί για να βρείτε έναν με βάση το όνομα:

• Πληκτρολογήστε στο πλαίσιο αναζήτησης και η λίστα φιλτράρεται καθώς πληκτρολογείτε.
• Εμφανίζεται πλήθος αποτελεσμάτων για τις αντιστοιχίες.
• Αν δεν υπάρχει αντιστοιχία, εμφανίζεται μια ειδική κατάσταση χωρίς αποτελέσματα. Αυτό διαφέρει από την κενή οθόνη «δημιουργήστε τον πρώτο σας αυτοματισμό», η οποία εμφανίζεται πλέον μόνο όταν δεν έχετε πραγματικά κανέναν αυτοματισμό.

Δημιουργία διπλότυπου αυτοματισμού

Για να επαναχρησιμοποιήσετε έναν κανόνα αντί να τον δημιουργήσετε ξανά, ανοίξτε το μενού κάρτας του αυτοματισμού και επιλέξτε Δημιουργία διπλότυπου. Απαιτείται ένα κλικ.

Το αντίγραφο φτάνει απενεργοποιημένο και εμφανίζει ένα banner που σας ενημερώνει σχετικά. Αυτό είναι σκόπιμο: δεν εκτελείται τίποτα μέχρι να το ελέγξετε. Ανοίξτε το αντίγραφο, επεξεργαστείτε το όνομα και οτιδήποτε άλλο χρειάζεται αλλαγή και, στη συνέχεια, ενεργοποιήστε το με τον διακόπτη.

Διαχείριση υπαρχόντων αυτοματισμών

Από τη λίστα Αυτοματισμοί, μπορείτε να:

• Ανοίξετε έναν αυτοματισμό κάνοντας κλικ στην κάρτα του. Ανοίγει η επιλογή Επεξεργασία αυτοματισμού, με δύο καρτέλες: Αυτοματισμός (το εργαλείο δημιουργίας) και Αρχεία καταγραφής (ιστορικό εκτελέσεων).
• Ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε έναν αυτοματισμό χρησιμοποιώντας τον διακόπτη στην κάρτα. Οι απενεργοποιημένοι αυτοματισμοί διατηρούνται, αλλά δεν εκτελούνται.
• Δημιουργήσετε διπλότυπο ενός αυτοματισμού από το μενού κάρτας (βλ. παραπάνω).
• Διαγράψετε έναν αυτοματισμό από την προβολή επεξεργασίας. Τα αρχεία καταγραφής προηγούμενων εκτελέσεων διατηρούνται.

Γλώσσα

Οι αυτοματισμοί είναι πλήρως μεταφρασμένοι σε 22 γλώσσες και ακολουθούν τη γλώσσα του λογαριασμού σας.

Αναφορά εναυσμάτων, συνθηκών και ενεργειών

Αυτή είναι η αναφορά για τα δομικά στοιχεία που χρησιμοποιείτε για να δημιουργήσετε έναν αυτοματισμό: το συμβάν που τον ξεκινά, τις συνθήκες που αποφασίζουν αν θα εκτελεστεί και τις ενέργειες που πραγματοποιεί.

Τι είναι

Κάθε αυτοματισμός αποτελείται από τρία μέρη:

• Συμβάν — το γεγονός που συμβαίνει στο Edvisor και ξεκινά την αυτοματοποίηση (για παράδειγμα, δημιουργείται ένας νέος μαθητής).
• Προϋποθέσεις (προαιρετικά) — επιπλέον κανόνες που πρέπει να ισχύουν για να εκτελεστεί η αυτοματοποίηση.
• Ενέργειες — τι κάνει η αυτοματοποίηση όταν εκτελείται (για παράδειγμα, στέλνει ένα email).

Τα επιλέγετε στο εργαλείο δημιουργίας αυτοματισμών. Αυτή η ενότητα παραθέτει κάθε διαθέσιμη επιλογή.

Συμβάντα

Ένα συμβάν είναι η έναρξη που ενεργοποιεί μια αυτοματοποίηση. Υπάρχουν 18 συμβάντα, ομαδοποιημένα σε 5 κατηγορίες: Μαθητές, Προτάσεις, Εγγραφές, Πωλήσεις και Ασφάλιση.

Μαθητές (5 συμβάντα)

• Δημιουργείται ένας νέος μαθητής
• Ένας μαθητής ενημερώνεται
• Ένας μαθητής διαγράφεται
• Είναι τα γενέθλια ενός μαθητή
• Η βίζα ενός μαθητή πρόκειται να λήξει

Προτάσεις (5 συμβάντα)

• Δημιουργείται μια πρόταση
• Έκδοση πρότασης — η πρόταση εκδίδεται ή αποστέλλεται στον μαθητή. Αυτό το συμβάν ονομαζόταν προηγουμένως Δημοσίευση πρότασης· μετονομάστηκε ώστε να ταιριάζει με το υπόλοιπο προϊόν.
• Προβολή πρότασης — την πρώτη φορά που ο μαθητής ανοίγει την πρόταση. Ενεργοποιείται μόνο μία φορά και ποτέ ξανά σε μεταγενέστερες προβολές.
• Αποδοχή πρότασης — ενεργοποιείται κατά την πραγματική μετάβαση στην κατάσταση αποδοχής. Αν ένας μαθητής αποδεχτεί την επιλογή Α και στη συνέχεια την επιλογή Β, αυτό είναι ένα συμβάν και όχι δύο.
• Ημερομηνία λήξης πρότασης — βασίζεται σε ημερομηνία. Μπορεί να εκτελεστεί πριν, την ημέρα ή μετά την ημέρα λήξης της πρότασης.

Εγγραφές (2 συμβάντα)

• Δημιουργείται μια νέα εγγραφή για έναν μαθητή
• Μια εγγραφή γίνεται αποδεκτή από το σχολείο

Πωλήσεις (4 συμβάντα)

• Ξεκινά μια πώληση
• Ξεκινά μια πώληση διαμονής
• Δημιουργείται μια πώληση
• Αλλαγή σταδίου διοχέτευσης — ένας μαθητής μετακινείται μεταξύ σταδίων σε μια διοχέτευση. Επιλέγετε τα στάδια με τις προϋποθέσεις Μετακινήθηκε στο στάδιο και Μετακινήθηκε από το στάδιο (δείτε παρακάτω τις Προϋποθέσεις). Οι μαζικές επαναassignments δεν ενεργοποιούν αυτό το συμβάν.

Ασφάλιση (2 συμβάντα)

• Ημερομηνία έναρξης συμβολαίου
• Ημερομηνία λήξης συμβολαίου

Και τα δύο συμβάντα Ασφάλισης βασίζονται σε ημερομηνία και ισχύουν μόνο για επιβεβαιωμένες κρατήσεις — ένα συμβόλαιο σε μη επιβεβαιωμένη κράτηση δεν θα τα ενεργοποιήσει.

Σημείωση: Με την πάροδο του χρόνου θα προστίθενται νέα συμβάντα, ώστε να διευρύνεται το εύρος των συμβάντων που μπορούν να ενεργοποιήσουν μια αυτοματοποίηση.

Πότε εκτελείται

Για κάθε συμβάν ορίζετε τον χρόνο:

• Άμεσα — η αυτοματοποίηση εκτελείται μόλις συμβεί το συμβάν.
• Πριν — εκτελείται έναν καθορισμένο αριθμό ημερών πριν από μια ημερομηνία.
• Την ημέρα — εκτελείται την ίδια την ημερομηνία.
• Μετά — εκτελείται έναν καθορισμένο αριθμό ημερών μετά από μια ημερομηνία.

Τα συμβάντα που βασίζονται σε ημερομηνίες (όπως η λήξη της βίζας ενός φοιτητή, η ημερομηνία λήξης μιας πρότασης ή η ημερομηνία έναρξης ή λήξης ενός ασφαλιστηρίου συμβολαίου) σας ζητούν να εισαγάγετε μια Διάρκεια σε ημέρες για το Πριν ή το Μετά. Τα συμβάντα που βασίζονται σε ημερομηνίες δεν μπορούν να εκτελούνται «Άμεσα», επειδή εξαρτώνται από μια μελλοντική ημερομηνία.

Καθώς δημιουργείτε μια ενεργοποίηση που βασίζεται σε ημερομηνία, το εργαλείο δημιουργίας διατυπώνει ξανά τον κανόνα σε απλή γλώσσα, ώστε να ελέγξετε ότι ο χρονισμός είναι όπως τον προορίζατε πριν από την αποθήκευση.

Συνθήκες

Οι συνθήκες είναι προαιρετικοί κανόνες που πρέπει να ισχύουν για να εκτελεστεί ο αυτοματισμός.

Συνδυασμός συνθηκών

• Μπορείτε να συνδυάσετε συνθήκες με λογική όλων (κάθε συνθήκη πρέπει να ισχύει) ή λογική οποιασδήποτε (τουλάχιστον μία συνθήκη πρέπει να ισχύει).
• Η κάρτα του αυτοματισμού στην προβολή λίστας εμφανίζει μια σύνοψη όσων ρυθμίσατε, για παράδειγμα «3 συνθήκες · οποιαδήποτε».
• Το ίδιο πεδίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί περισσότερες από μία φορές σε έναν αυτοματισμό, ώστε να δημιουργείτε εύρη και κανόνες πολλών μερών από ένα μόνο πεδίο.

Τύποι πεδίων

Εκτός από τα αρχικά πεδία τύπου λίστας, οι συνθήκες υποστηρίζουν πλέον:

• Πεδία Ημερομηνίας.
• Πεδία Κειμένου.
• Πεδία Ναι/όχι.

Γνωστά πεδία συνθηκών

• Εθνικότητα φοιτητή — με τελεστές όπως «είναι οποιοδήποτε από». Για παράδειγμα, εκτελέστε έναν αυτοματισμό μόνο για φοιτητές συγκεκριμένης εθνικότητας.
• Χώρα προορισμού ασφάλισης — για κανόνες που σχετίζονται με την ασφάλιση.
• Πάροχος ασφάλισης — για κανόνες που σχετίζονται με την ασφάλιση.
• Μετακινήθηκε στο στάδιο και Μετακινήθηκε από το στάδιο — χρησιμοποιούνται με το συμβάν Αλλαγή σταδίου διοχέτευσης. Τα πεδία επιλογής εμφανίζουν τις διαθέσιμες διοχετεύσεις και τα στάδιά τους, ώστε να επιλέξετε πρώτα τη διοχέτευση και στη συνέχεια το στάδιο.

Πρόσφατες αλλαγές

• Δύο συνθήκες πρότασης που προηγουμένως ήταν κρυφές είναι πλέον διαθέσιμες. Δεν κατονομάστηκαν στις σημειώσεις έκδοσης, επομένως ελέγξτε το πεδίο επιλογής συνθηκών σε ένα συμβάν πρότασης για την τρέχουσα λίστα.
• Ένας τελεστής έχει αποσυρθεί επειδή δεν είχε ποτέ νόημα για το πεδίο στο οποίο εφαρμοζόταν. Δεν κατονομάστηκε στις σημειώσεις έκδοσης. Αν δεν μπορείτε να βρείτε έναν τελεστή που χρησιμοποιούσατε προηγουμένως, αυτός είναι πιθανότατα ο λόγος — ανοίξτε ξανά τη συνθήκη και επιλέξτε τον πλησιέστερο διαθέσιμο τελεστή.

Ενέργειες

Οι ενέργειες είναι όσα κάνει ο αυτοματισμός όταν εκτελείται. Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες από μία. Οι ενέργειες εκτελούνται η μία μετά την άλλη και καθεμία εκτελείται ανεξάρτητα — αν μία ενέργεια αποτύχει, οι υπόλοιπες εξακολουθούν να εκτελούνται.

Οι ενέργειες χωρίζονται σε δύο κατηγορίες.

Επικοινωνία

• Αποστολή email στον φοιτητή — στέλνει email στον φοιτητή. Το email του φοιτητή συμπληρώνεται αυτόματα. Ορίζετε το Θέμα και το Σώμα (και τα δύο απαιτούνται) και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μεταβλητές (δείτε παρακάτω).
• Αποστολή email στον σύμβουλο — στέλνει email στον σύμβουλο που έχει ανατεθεί στον φοιτητή.

Ενσωματώσεις

• Δημιουργία εργασίας — δημιουργεί μια εργασία. Ορίζετε το όνομα της εργασίας, την ημερομηνία λήξης και τον υπεύθυνο.
• Σημείωση: Οι μεταβλητές σε μια εργασία αποθηκεύονται ως απλό κείμενο και δεν αντικαθίστανται με πραγματικές τιμές. Μην βασίζεστε σε μεταβλητές μέσα στο όνομα μιας εργασίας.
• Αποστολή Webhook — στέλνει δεδομένα σε μια URL που επιλέγετε. Ορίζετε τη URL και το Payload. Για λόγους ασφάλειας, τα webhooks μπορούν να αποστέλλονται μόνο σε δημόσιες διευθύνσεις και ακολουθούν έως 5 ανακατευθύνσεις.

Μεταβλητές

Οι μεταβλητές σάς επιτρέπουν να εισάγετε πραγματικά στοιχεία μαθητών και φορέων σε ένα email. Όταν εκτελείται ο αυτοματισμός, κάθε μεταβλητή αντικαθίσταται με την πραγματική τιμή.

Μαθητής

• Αναγνωριστικό μαθητή
• Όνομα
• Επώνυμο
• Email
• Ημερομηνία γέννησης

Φορέας

• Όνομα φορέα
• Όνομα γραφείου

Εάν μια μεταβλητή δεν μπορεί να συμπληρωθεί (για παράδειγμα, ο μαθητής δεν έχει ημερομηνία γέννησης), το σύμβολο κράτησης θέσης αφαιρείται από το μήνυμα.

Γλώσσα

Ο δημιουργός αυτοματισμών, συμπεριλαμβανομένων των συμβάντων, των συνθηκών και των ενεργειών, είναι πλήρως μεταφρασμένος σε 22 γλώσσες και ακολουθεί τη γλώσσα του λογαριασμού σας.

Συνταγές αυτοματισμών: συνηθισμένες ρυθμίσεις

Αυτή η ενότητα περιγράφει συνηθισμένες ρυθμίσεις αυτοματισμών που μπορείτε να δημιουργήσετε στις Ρυθμίσεις > Προσλήψεις > Αυτοματισμοί. Κάθε συνταγή ακολουθεί την ίδια δομή — τι επιτυγχάνει, ποια έναυσμα να επιλέξετε, πότε εκτελείται, ποιες συνθήκες να προσθέσετε, προτεινόμενες ενέργειες και τι πρέπει να προσέξετε — ώστε να μπορείτε να εντοπίσετε γρήγορα αυτή που χρειάζεστε και να τη δημιουργήσετε σε λίγα λεπτά.

Με την πάροδο του χρόνου θα προστεθούν εδώ περισσότερες συνταγές, καθώς κυκλοφορούν νέα έναυσματα και συνθήκες, επομένως θεωρήστε το ως μια αναπτυσσόμενη βιβλιοθήκη και όχι ως μια σταθερή λίστα. Εάν δημιουργήσετε κάτι χρήσιμο που δεν υπάρχει ακόμη εδώ, μπορεί να προστεθεί ως άλλη ενότητα.

Για την πλήρη λίστα των διαθέσιμων στοιχείων, ανατρέξτε στην παραπάνω ενότητα αναφοράς για τα Εναύσματα, τις συνθήκες και τις ενέργειες.

Συνταγή 1 — Παρακολούθηση προτάσεων

Τι επιτυγχάνει: Διατηρεί την πορεία των προτάσεων χωρίς χειροκίνητη παρακολούθηση. Υπενθυμίζετε στον μαθητή πριν λήξει η πρόταση, επικοινωνείτε ξανά όταν την έχει δει αλλά δεν έχει προβεί σε ενέργεια και ενημερώνετε εσωτερικά την ομάδα μόλις την αποδεχτεί.

Έναυσμα προς επιλογή: Ένας αυτοματισμός ανά συμπεριφορά που θέλετε, από την ομάδα Προτάσεις:

• Προβολή πρότασης — την πρώτη φορά που ο μαθητής ανοίγει την πρόταση.
• Αποδοχή πρότασης — όταν ο μαθητής την αποδέχεται.
• Ημερομηνία λήξης πρότασης — ένα έναυσμα βάσει ημερομηνίας που μπορείτε να ρυθμίσετε ώστε να εκτελείται πριν, κατά ή μετά την ημέρα λήξης της πρότασης.

Πότε εκτελείται:

• Η πρόταση προβλήθηκε ενεργοποιείται όταν ο φοιτητής ανοίξει την πρόταση για πρώτη φορά και δεν ενεργοποιείται ξανά σε επόμενες προβολές.
• Η πρόταση έγινε αποδεκτή ενεργοποιείται κατά την πραγματική μετάβαση σε αποδεκτή.
• Ημερομηνία λήξης της πρότασης εκτελείται σε σχέση με την ημερομηνία λήξης — για μια υπενθύμιση, ορίστε την λίγες ημέρες νωρίτερα. Καθώς δημιουργείτε μια ενεργοποίηση βάσει ημερομηνίας, το εργαλείο δημιουργίας επαναδιατυπώνει τον κανόνα σε απλή γλώσσα, ώστε να επιβεβαιώσετε ότι επιλέξατε τη σωστή μετατόπιση και κατεύθυνση.

Συνθήκες προς προσθήκη: Περιορίστε την αυτοματοποίηση ώστε να ενεργοποιείται μόνο για τους φοιτητές που θέλετε — για παράδειγμα βάσει της Εθνικότητας φοιτητή ή πεδίων της πρότασης, όπως ο προορισμός ή ο τύπος προγράμματος. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο πεδίο περισσότερες από μία φορές σε έναν κανόνα, αν χρειάζεστε δύο ελέγχους σε αυτό, και η κάρτα εμφανίζει μια σύνοψη όσων δημιουργήσατε (για παράδειγμα "3 συνθήκες · οποιαδήποτε"). Αν θέλετε να ταιριάζουν όλα, διατηρήστε τη λειτουργία αντιστοίχισης στο όλα· χρησιμοποιήστε το οποιαδήποτε όταν αρκεί μία μόνο συνθήκη.

Προτεινόμενες ενέργειες:

• Πριν από τη λήξη: στείλτε στον φοιτητή ένα email υπενθύμισης με σύνδεσμο προς την πρόταση και δημιουργήστε μια εργασία για τον υπεύθυνο σύμβουλο, ώστε να τον καλέσει.
• Κατά την αποδοχή: στείλτε ένα email συγχαρητηρίων, δημιουργήστε την εργασία για το επόμενο βήμα (προκαταβολή, έγγραφα) και ειδοποιήστε την ομάδα μέσω webhook ή εσωτερικής ειδοποίησης.
• Προβλήθηκε αλλά δεν έγινε αποδεκτή: συνδυάστε μια αυτοματοποίηση Η πρόταση προβλήθηκε με ένα email παρακολούθησης έπειτα από καθορισμένο χρονικό διάστημα ή χρησιμοποιήστε την υπενθύμιση βάσει ημερομηνίας λήξης για να καλύψετε το κενό.

Προσοχή: Η Η πρόταση προβλήθηκε ενεργοποιείται μόνο κατά το πρώτο άνοιγμα — ένας φοιτητής που ανοίγει ξανά την πρόταση πέντε φορές εξακολουθεί να δημιουργεί ένα μόνο συμβάν, επομένως μην δημιουργείτε λογική που προϋποθέτει επαναλαμβανόμενες προβολές. Η Η πρόταση έγινε αποδεκτή ενεργοποιείται μία φορά, κατά τη μετάβαση — αν ο φοιτητής αποδεχτεί την επιλογή Α και στη συνέχεια μεταβεί στην επιλογή Β, αυτό εξακολουθεί να είναι ένα μόνο συμβάν, όχι δύο, επομένως μια αυτοματοποίηση αποδοχής δεν θα ενεργοποιηθεί ξανά κατά την αλλαγή.

Συνταγή 2 — Υπενθύμιση στους φοιτητές για τις ημερομηνίες του ασφαλιστηρίου

Τι επιτυγχάνει: Οι φοιτητές ενημερώνονται πριν ξεκινήσει και πριν λήξει η ασφαλιστική τους κάλυψη, ώστε να ταξιδεύουν με ενεργή κάλυψη και να γνωρίζουν πότε πρέπει να ανανεώσουν. Παράλληλα, δίνει στην ομάδα σας μια υπενθύμιση για τον έλεγχο των εγγράφων την κατάλληλη στιγμή.

Επιλογή ενεργοποίησης: Από τη νέα κατηγορία Ασφάλιση στον επιλογέα ενεργοποιήσεων:

• Ημερομηνία έναρξης ασφαλιστηρίου — για μηνύματα πριν από την άφιξη και μηνύματα «η κάλυψή σας ξεκινά σύντομα».
• Ημερομηνία λήξης ασφαλιστηρίου — για υπενθυμίσεις ανανέωσης και λήξης.

Πότε εκτελείται: Και οι δύο είναι βάσει ημερομηνίας, επομένως επιλέγετε πριν, κατά ή μετά τη σχετική ημέρα — για παράδειγμα επτά ημέρες πριν από την ημερομηνία έναρξης του ασφαλιστηρίου ή δεκατέσσερις ημέρες πριν από την ημερομηνία λήξης του ασφαλιστηρίου. Το εργαλείο δημιουργίας επαναδιατυπώνει τον κανόνα σε απλή γλώσσα καθώς τον ρυθμίζετε, ώστε να ελέγξετε ότι η μετατόπιση αποδίδει αυτό που εννοούσατε πριν από την αποθήκευση.

Συνθήκες προς προσθήκη: Χρησιμοποιήστε τη Χώρα προορισμού ασφάλισης για να στέλνετε οδηγίες ανά χώρα και τον Πάροχο ασφάλισης όπου η διατύπωση ή τα έγγραφα διαφέρουν ανά πάροχο. Συνδυάστε τα όταν χρειάζεστε και τα δύο και χρησιμοποιήστε τη σύνοψη συνθήκης στην κάρτα για να επιβεβαιώσετε ότι ο κανόνας αντιστοιχεί σε αυτό που περιγράψατε.

Προτεινόμενες ενέργειες:

• Στείλτε στον φοιτητή τα στοιχεία του ασφαλιστηρίου του και τι πρέπει να έχει μαζί του.
• Δημιουργήστε μια εργασία για τον σύμβουλο, ώστε να επιβεβαιώσει ότι ο φοιτητής έχει τα έγγραφά του.
• Για τις ημερομηνίες λήξης, στείλτε μια υπενθύμιση ανανέωσης και δημιουργήστε μια εργασία για να συζητήσετε την παράταση της κάλυψης.

Προσοχή: Οι ενεργοποιήσεις ασφάλισης εφαρμόζονται μόνο σε επιβεβαιωμένες κρατήσεις. Τα ασφαλιστήρια που επισυνάπτονται σε κρατήσεις οι οποίες δεν έχουν ακόμη επιβεβαιωθεί δεν θα ενεργοποιήσουν αυτές τις αυτοματοποιήσεις, επομένως ένας φοιτητής σε κατάσταση εκκρεμότητας δεν θα λάβει τίποτα — μην βασίζεστε σε αυτή τη συνταγή ως τον μοναδικό σας έλεγχο κάλυψης.

Συνταγή 3 — Ανταπόκριση σε αλλαγές σταδίων αγωγού

Τι επιτυγχάνει: Μετατρέπει αυτόματα την κίνηση στον αγωγό σε ενέργεια — μηνύματα καλωσορίσματος όταν ένας φοιτητής εισέρχεται σε ένα στάδιο, εργασίες παράδοσης όταν προχωρά και εσωτερικές ειδοποιήσεις όταν επιστρέφει σε προηγούμενο στάδιο ή αποχωρεί από ένα στάδιο.

Επιλογή ενεργοποίησης: Αλλαγή σταδίου αγωγού.

Πότε εκτελείται: Κάθε φορά που αλλάζει το στάδιο αγωγού ενός φοιτητή. Στη συνέχεια αποφασίζετε ποιες αλλαγές σας ενδιαφέρουν χρησιμοποιώντας τις συνθήκες της ενεργοποίησης.

Συνθήκες προς προσθήκη: Χρησιμοποιήστε το «Μετακινήθηκε στο στάδιο» για να ενεργείτε όταν ένας φοιτητής φτάνει σε ένα συγκεκριμένο στάδιο και το «Μετακινήθηκε από το στάδιο» για να ενεργείτε όταν αποχωρεί από ένα. Συνδυάστε τα δύο για να εντοπίσετε μια συγκεκριμένη μετάβαση (έξοδο από ένα στάδιο και είσοδο σε άλλο) και προσθέστε άλλες συνθήκες — εθνικότητα, προορισμό, πρόγραμμα — για να περιορίσετε τον κανόνα στους σωστούς φοιτητές.

Προτεινόμενες ενέργειες:

• Μετακίνηση σε νέο στάδιο: στείλτε το κατάλληλο για το στάδιο email και δημιουργήστε την επόμενη εργασία για τον υπεύθυνο.
• Μετακίνηση προς τα πίσω από ένα ενεργό στάδιο: ειδοποιήστε τον διευθυντή ή δημιουργήστε μια εργασία ελέγχου.
• Οποιαδήποτε αλλαγή σταδίου: ενεργοποιήστε ένα webhook, ώστε οι αναφορές ή το CRM σας να παραμένουν συγχρονισμένα.

Προσοχή: Οι μαζικές αναassignments δεν την ενεργοποιούν. Αν τα στάδια αλλάξουν μαζικά, δεν εκτελείται καμία αυτοματοποίηση, επομένως μια μεγάλη τακτοποίηση ή μετεγκατάσταση θα εμφανιστεί χωρίς καταχωρίσεις στα αρχεία καταγραφής. Προγραμματίστε οποιαδήποτε μαζική μετακίνηση σταδίων θεωρώντας ότι τα επακόλουθα email και οι εργασίες δεν θα δημιουργηθούν και διαχειριστείτε τα χειροκίνητα.

Παρακολούθηση εκτελέσεων αυτοματισμών

Κάθε φορά που εκτελείται ένας αυτοματισμός, καταγράφει μια καταχώριση στο αρχείο καταγραφής. Αυτή η ενότητα εξηγεί πού μπορείτε να βρείτε αυτά τα αρχεία, τι σημαίνει κάθε πεδίο και πώς να τα διαβάζετε όταν κάτι πάει στραβά.

Οι αυτοματισμοί μπορούν να ξεκινήσουν από ένα ευρύ φάσμα γεγονότων — γεγονότα φοιτητών, προτάσεων, εγγραφών, πωλήσεων και ασφάλισης — επομένως τα αρχεία καταγραφής για κάθε αυτοματισμό αντικατοπτρίζουν την ενεργοποίηση πάνω στην οποία βασίστηκε. Τα παρακάτω πεδία, οι καταστάσεις και οι λόγοι αποτυχίας είναι τα ίδια ανεξάρτητα από το ποια ενεργοποίηση εκτελέστηκε.

Τι είναι

Ένα αρχείο καταγραφής είναι η记录 μιας μεμονωμένης εκτέλεσης αυτοματισμού. Κάθε εκτέλεση δημιουργεί μία καταχώριση αρχείου καταγραφής, ώστε να βλέπετε ακριβώς τι συνέβη, πότε και αν ολοκληρώθηκε με επιτυχία. Τα αρχεία καταγραφής δεν μπορούν να υποστούν επεξεργασία ή να διαγραφούν — αποτελούν μόνιμο αρχείο.

Πού θα βρείτε τα αρχεία καταγραφής

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Προσλήψεις > Αυτοματισμοί.
2. Ανοίξτε τον αυτοματισμό που θέλετε να ελέγξετε.
3. Στην οθόνη Επεξεργασία αυτοματισμού, μεταβείτε από την καρτέλα Αυτοματισμός στην καρτέλα Αρχεία καταγραφής.

Αν ο αυτοματισμός δεν έχει εκτελεστεί ποτέ, θα εμφανιστεί μια κενή κατάσταση με το μήνυμα "Δεν υπάρχουν εκτελέσεις ακόμη" και ένα κουμπί για την προβολή της διαμόρφωσης του αυτοματισμού.

Ανάγνωση των αρχείων καταγραφής

Η προβολή Αρχεία καταγραφής εμφανίζει:

• Ένα Φίλτρο κατάστασης (για παράδειγμα, "Όλες οι καταστάσεις") για το φιλτράρισμα των εκτελέσεων κατά αποτέλεσμα.
• Έναν μετρητή που δείχνει πόσες εκτελέσεις εμφανίζονται (για παράδειγμα, "Εμφανίζονται 12").
• Μία γραμμή για κάθε εκτέλεση.

Κάθε γραμμή αρχείου καταγραφής εμφανίζει τα εξής πεδία:

• Ώρα — πότε πραγματοποιήθηκε η εκτέλεση.
• Κατάσταση — το αποτέλεσμα (δείτε παρακάτω).
• Έναυσμα — το συμβάν που ξεκίνησε την εκτέλεση. Πρόκειται για το έναυσμα πάνω στο οποίο δημιουργήθηκε ο αυτοματισμός, επομένως μπορεί να είναι οποιοδήποτε διαθέσιμο συμβάν. Παραδείγματα που μπορεί να δείτε είναι Δημιουργία πρότασης, Έκδοση πρότασης (προηγουμένως ονομαζόταν Δημοσίευση πρότασης), Προβολή πρότασης, Αποδοχή πρότασης, Ημερομηνία λήξης πρότασης, Αλλαγή σταδίου αγωγού και τα έναυσματα ασφάλισης Ημερομηνία έναρξης συμβολαίου και Ημερομηνία λήξης συμβολαίου.
• ID εκτέλεσης — ένα μοναδικό ID για την εκτέλεση (ξεκινά με "exec-"). Αναφέρετε το ID εκτέλεσης όταν αναφέρετε ένα ζήτημα, ώστε να μπορεί να εντοπιστεί η ακριβής εκτέλεση.
• Ενέργειες — πόσες ενέργειες εκτελέστηκαν, ως αναλογία (για παράδειγμα, "1/1" ή "0/1 σε παράλειψη").
• Διάρκεια — πόσο χρόνο χρειάστηκε η εκτέλεση.

Κάντε κλικ σε μια γραμμή για να την αναπτύξετε και να δείτε λεπτομέρειες για κάθε ενέργεια της συγκεκριμένης εκτέλεσης.

Καταστάσεις

• Επιτυχία — ο αυτοματισμός εκτελέστηκε και όλες οι ενέργειες ολοκληρώθηκαν.
• Αποτυχία — η εκτέλεση δεν ολοκληρώθηκε.
• Μερική αποτυχία — ορισμένες ενέργειες ολοκληρώθηκαν και ορισμένες όχι.

Πού εμφανίζονται επίσης οι εκτελέσεις

Οι εκτελέσεις αυτοματισμών εμφανίζονται επίσης στη ροή Πρόσφατων δραστηριοτήτων του μαθητή, ώστε να μπορείτε να βλέπετε τη δραστηριότητα αυτοματισμών από το προφίλ του μαθητή.

Συνήθεις λόγοι αποτυχίας

Αν μια εκτέλεση αποτύχει, συνήθως οφείλεται σε έναν από τους εξής λόγους:

• Το webhook επέστρεψε απόκριση που δεν ήταν 2xx.
• Η διεύθυνση URL του webhook οδηγούσε σε εσωτερική ή ιδιωτική διεύθυνση IP (αυτές αποκλείονται).
• Το webhook ακολούθησε περισσότερες από 5 ανακατευθύνσεις.
• Δεν ήταν δυνατή η συμπλήρωση μιας απαιτούμενης μεταβλητής.

Γιατί ένας αυτοματισμός μπορεί να μην έχει εκτελέσεις

Αν η καρτέλα Αρχεία καταγραφής είναι κενή ενώ περιμένατε καταχωρίσεις, ελέγξτε αν ο αυτοματισμός είναι ενεργοποιημένος. Ειδικότερα, όταν κάνετε Αντιγραφή ενός αυτοματισμού από το μενού της κάρτας, το αντίγραφο εμφανίζεται απενεργοποιημένο, με ένα banner στον αυτοματισμό που το υποδεικνύει. Ένας απενεργοποιημένος αυτοματισμός δεν εκτελείται ποτέ, επομένως δεν δημιουργεί καθόλου καταχωρίσεις στο αρχείο καταγραφής μέχρι να τον ενεργοποιήσετε. Αυτός είναι ο πιο συνηθισμένος λόγος για τον οποίο ένας αυτοματισμός που μόλις αντιγράφηκε φαίνεται να μην κάνει τίποτα.

Αξίζει επίσης να επιβεβαιώσετε ότι η ενεργοποίηση έχει πράγματι πραγματοποιηθεί και ότι οι συνθήκες του αυτοματισμού ταιριάζουν με τις εγγραφές που περιμένετε — μια εκτέλεση καταγράφεται μόνο όταν ενεργοποιηθεί η έναρξη και πληρούνται οι συνθήκες.

Πότε να ελέγχετε τα αρχεία καταγραφής

Ελέγξτε τα αρχεία καταγραφής όταν ένα αναμενόμενο email, μια εργασία ή ένα webhook δεν πραγματοποιήθηκε ή όταν κάποιος αναφέρει ότι ένας αυτοματισμός δεν λειτουργεί. Η κατάσταση και οι αναπτυγμένες λεπτομέρειες ενεργειών σάς ενημερώνουν ποιο βήμα απέτυχε και γιατί.