Formulare: Erstellen, Teilen und das Studentenportal

Last updated: October 9, 2026

Formulare sammeln Informationen und Dokumente von neuen und bestehenden Studenten. Wenn jemand Neues ein Formular ausfüllt, erstellt Edvisor ein Studentenprofil für diese Person. Wenn ein bestehender Student es ausfüllt, wird das Profil aktualisiert. Sie erstellen ein Formular, indem Sie die benötigten Felder hineinziehen und anschließend festlegen, wie Einsendungen verarbeitet werden. Dieser Artikel behandelt das Erstellen eines Formulars, das Teilen oder Zuweisen sowie das, was Studenten sehen, wenn sie ein Formular in ihrem Studentenportal ausfüllen.

Ein Formular erstellen

Was es ist

Ein Formular in Edvisor erfasst Informationen von Studenten. Wenn jemand Neues es ausfüllt, erstellt Edvisor ein Studentenprofil in Ihrer Pipeline. Wenn ein bestehender Student es ausfüllt, wird sein Profil aktualisiert. Formulare befinden sich unter Einstellungen > Rekrutierung > Formulare.

Ein neues Formular erstellen

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Rekrutierung > Formulare.
  2. Klicken Sie auf + Neues Formular erstellen. Der Formular-Builder wird mit zwei Registerkarten geöffnet: Formular erstellen und Formulareinstellungen (eine Registerkarte Antworten wird angezeigt, sobald Einsendungen eingehen).

Formular erstellen: Felder auswählen

Das Formularelemente-Panel auf der linken Seite enthält drei Kategorien. Ziehen Sie ein beliebiges Element in den Formularbereich auf der rechten Seite und ändern Sie die Reihenfolge durch Ziehen.

  • Student — die Standardfelder des Studentenprofils: Vorname, Nachname, E-Mail, Bevorzugter Name, Geschlecht, Telefonnummer, Geburtsdatum, Privatadresse, Nationalität, Aktueller Standort, Passnummer, Aktuelle Passnummer, Visumtyp, Ablaufdatum des Visums, Visumland, Sekundärer Kontakt, Gewünschtes Zielland, Gewünschte Schulen, Gewünschte Programme, Gewünschtes Anfangsdatum, Gewünschte Studiendauer, Unterkunftspräferenz und Budget. Wenn ein Formular mit diesen Feldern eingereicht wird, trägt Edvisor sie für neue Studenten ein oder aktualisiert sie für bestehende Studenten.
  • Basic — allgemeine Felder für Daten, die keinem Profilfeld zugeordnet werden: Textfeld, E-Mail, Textbereich, URL, Zahl, Telefonnummer, Adresse, Datum/Uhrzeit, Tag, Kontrollkästchen, Uhrzeit, Auswahlfelder, Auswahl, Optionsfeld, Datei und Schaltfläche.
  • Premium — Signatur.

Verwenden Sie jederzeit Formularvorschau (oben rechts), um zu sehen, was der Student sehen wird.

Formulareinstellungen: Verhalten des Formulars

Informationen

  • Name (erforderlich) — wird in der Formularliste und in der Formular-URL angezeigt.
  • Nachricht nach der Einreichung — der Text, der nach einer erfolgreichen Einreichung angezeigt wird (eine Dankesnachricht oder nächste Schritte).

Neue Studenten

Wenn eine Einreichung von einer E-Mail-Adresse kommt, die noch keinem Profil zugeordnet ist, erstellt Edvisor einen neuen Studenten. Vier Dropdown-Menüs legen fest, wo dieser landet:

  • Büro für neue Studenten, die über das Formular erstellt wurden.
  • Standard-Pipeline für neue Studenten.
  • Standard-Pipeline-Status.
  • Neue Studenten zuweisen an — das Teammitglied, das als zuständiger Berater zugewiesen wird.

Bestehende Studenten

Wenn eine Einreichung mit einem bestehenden Profil übereinstimmt und Felder enthält, für die bereits Daten vorhanden sind, steuert die Einstellung „Was soll passieren, wenn bereits ein Feldwert vorhanden ist?“ das Verhalten (dies gilt für das gesamte Formular, nicht pro Feld):

  • Wert anhängen — den bestehenden Wert beibehalten und den neuen hinzufügen.
  • Wert ersetzen — den bestehenden Wert überschreiben.
  • Überspringen — den neuen Wert ignorieren und den Wert im Profil beibehalten.

Benachrichtigungen

Die Einstellung „Benachrichtigung bei Übermittlung des Formulars“ steuert, wer eine E-Mail erhält:

  • Dem Schüler zugewiesenes Teammitglied.
  • Administrator der Agentur.
  • Alle Teammitglieder.

Speichern

Klicken Sie auf Speichern (oben rechts). Das Formular kann nun geteilt werden — die öffentliche URL und das Einbettungs-Snippet befinden sich im Abschnitt Formular teilen direkt darunter. Siehe den untenstehenden Abschnitt Ein Formular teilen oder zuweisen.

Formularantworten anzeigen

Nachdem ein Formular übermittelt wurde, können Sie die Antworten auf zwei Arten anzeigen:

  • Über das Schülerprofil. Öffnen Sie das Profil des Schülers und gehen Sie zum Tab Formulare, um die Antwort dieses Schülers anzuzeigen.
  • Über die Einstellungen. Gehen Sie zu Einstellungen > Rekrutierung > Formulare, öffnen Sie das Formular und gehen Sie zum Tab Antworten, um alle Antworten für dieses Formular anzuzeigen.

Demnächst verfügbar: Sie können Formularantworten direkt aus Edvisor herunterladen.

Tipps und häufige Probleme

  • Verwenden Sie nach Möglichkeit die Schüler-Felder, damit Einreichungen das Schülerprofil automatisch ausfüllen oder aktualisieren.
  • Geben Sie jedem Formular einen eindeutigen Namen — er wird in der Formularliste und in der URL angezeigt.
  • Sehen Sie sich das Formular vor dem Teilen in der Vorschau an, um die Benutzererfahrung des Schülers zu überprüfen.

Ein Formular teilen oder zuweisen

Sobald ein Formular gespeichert ist, können Sie es auf drei Arten verteilen: einen öffentlichen Link teilen, es auf Ihrer Website einbetten oder es einem Schüler in Ihrer Pipeline zuweisen.

Was es ist

Nachdem Sie ein Formular gespeichert haben, stehen drei Verteilungsoptionen zur Verfügung. Die ersten beiden befinden sich unter Formulareinstellungen > Formular teilen; die dritte funktioniert über das Profil eines Schülers.

Option 1: Über einen Link teilen

Edvisor erstellt für jedes Formular eine öffentliche URL, die unter Formulareinstellungen > Formular teilen > Über einen Link teilen angezeigt wird. Klicken Sie auf Link kopieren.

Verwenden Sie einen öffentlichen Link zur Lead-Erfassung — in sozialen Medien, E-Mail-Signaturen oder Marketing-E-Mails. Jeder, der über den Link verfügt, kann das Formular übermitteln, auch ohne ein Edvisor-Konto.

Option 2: Auf Ihrer Website einbetten

Der gleiche Abschnitt Formular teilen enthält ein Auf Ihrer Website einbetten-Snippet. Klicken Sie auf Snippet kopieren und fügen Sie es in den HTML-Code Ihrer Website ein.

Verwenden Sie die Einbettung für Lead-Erfassungsformulare auf Ihrer eigenen Marketing-Website, damit die Schüler auf Ihrer Domain bleiben, anstatt zu Edvisor weitergeleitet zu werden.

Option 3: Einem bestimmten Schüler zuweisen

So senden Sie ein Formular an einen Schüler, der sich bereits in Ihrer Pipeline befindet:

  1. Gehen Sie zu Pipelines und öffnen Sie das Profil des Studenten.
  2. Klicken Sie auf den Tab Formulare.
  3. Wählen Sie das Formular aus und weisen Sie es dem Studenten zu.

Verwenden Sie dies zum Sammeln von Visa- oder Passinformationen, nachdem ein Student erfasst wurde, um einen Studenten aufzufordern, Angaben vor der Buchung zu bestätigen oder zu aktualisieren, oder für jede strukturierte Datenerfassung von einem bekannten Studenten.

Wenn Sie einem Studenten ein Formular zuweisen, füllt der Student es über sein Studentenportal aus – im Abschnitt Formulare im Studentenportal weiter unten erfahren Sie, was der Student sieht und was nach dem Absenden passiert.

Tipps und häufige Probleme

  • Verwenden Sie Über Link teilen oder Einbetten für Personen, die noch nicht erfasst wurden; verwenden Sie Einem Studenten zuweisen für jemanden, der sich bereits in Ihrer Pipeline befindet.
  • Das Antwortverhalten (Anhängen, Ersetzen oder Überspringen) wird im Formular selbst festgelegt. Siehe den Abschnitt Ein Formular erstellen weiter oben.

Formulare im Studentenportal

Wenn Sie einem Studenten ein Formular zuweisen (über das Profil des Studenten → Tab „Formulare“), wird er benachrichtigt und füllt das Formular über sein Studentenportal aus. In diesem Abschnitt wird beschrieben, was er sieht.

Die E-Mail

Der Student erhält eine E-Mail mit der Information, dass ein Formular auf ihn wartet. Die E-Mail enthält den Namen des Formulars und einen Link zu seinem Studentenportal.

Im Studentenportal

Wenn sich der Student anmeldet, erscheint das zugewiesene Formular neben den anderen Inhalten seines Portals. Er kann:

  • Das Formular öffnen und alle von Ihnen eingefügten Felder sehen.
  • Seine Antworten ausfüllen.
  • Das Formular nach Abschluss absenden.

Die Feldtypen, die der Student sieht, hängen davon ab, was Sie in das Formular gezogen haben – Textfelder, Dropdowns, Kontrollkästchen, Datei-Uploads, Unterschriften und vieles mehr.

Wenn der Student absendet

Nach dem Absenden geschehen automatisch mehrere Dinge:

  • Das Studentenprofil wird mit allen im Formular enthaltenen Standardfeldern für Studenten aktualisiert. Vorhandene Werte werden beibehalten, ersetzt oder angehängt, je nach Einstellung des Formulars Wenn der Feldwert bereits existiert.
  • Die vollständige Antwort (einschließlich benutzerdefinierter Basic- und Premium-Komponenten) erscheint im Tab Antworten des Formulars in Ihren Einstellungen.
  • Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung zur Bestätigung der Übermittlung.

Wann „Einem Studenten zuweisen“ verwenden

Verwenden Sie dies, wenn Sie strukturierte Daten von einem Studenten benötigen, der sich bereits in Ihrer Pipeline befindet – Visa-Informationen, Bestätigungen von Dokumenten oder Unterkunftspräferenzen. Für Personen, die noch nicht erfasst wurden, verwenden Sie stattdessen „Über Link teilen“ oder „Einbetten“ auf Ihrer Website.