Automatisierungen: Einrichtung, Auslöser, Rezepte und Überwachung

Automatisierungen sind Regeln, die automatisch ausgeführt werden, wenn etwas in Edvisor passiert — zum Beispiel beim Senden einer E-Mail an einen neuen Studenten, beim Nachfassen, wenn ein Angebot angesehen oder angenommen wird, beim Benachrichtigen eines Beraters über eine Änderung der Pipeline-Phase, beim Erstellen einer Aufgabe, beim Übertragen von Daten an einen Webhook oder beim Erinnern an ein bevorstehendes Visum- oder Versicherungsdatum. Dieser konsolidierte Artikel behandelt den vollständigen Einrichtungsablauf (wo Automatisierungen zu finden sind, wie die Funktion aktiviert wird, wie Regeln erstellt, gefunden, dupliziert und verwaltet werden), eine Referenz zu den 18 verfügbaren Ereignissen in fünf Bereichen (Studenten, Angebote, Einschreibungen, Verkäufe, Versicherung) mit den Zeitoptionen „Wann wird es ausgeführt?“, Bedingungen, Aktionen und Variablen, fertige Automatisierungsrezepte sowie die Überwachung von Automatisierungsläufen in den Protokollen.

Automatisierungen sind Regeln, die selbstständig ausgeführt werden, wenn etwas in Edvisor passiert. Jede Regel verfügt über ein Ereignis (was sie auslöst), optionale Bedingungen (Filter) und eine oder mehrere Aktionen (was zu tun ist). Dieser Artikel behandelt, wo Automatisierungen zu finden sind, wie die Funktion aktiviert wird und wie Regeln erstellt, gefunden, dupliziert und verwaltet werden.

Was es ist

Eine Automatisierung ist eine Regel, die automatisch ausgeführt wird, wenn etwas in Edvisor passiert. Jede Automatisierung verfügt über:

• Ein Ereignis — was sie auslöst.
• Optionale Bedingungen — Filter, die erfüllt sein müssen.
• Eine oder mehrere Aktionen — was bei ihrer Ausführung zu tun ist.

Häufige Anwendungsfälle:

• Eine Willkommens-E-Mail senden, wenn ein neuer Student erstellt wird.
• Einen Berater benachrichtigen, wenn ein Student aktualisiert wird.
• Eine Nachfassaufgabe erstellen, wenn ein Student einer bestimmten Nationalität entspricht.
• Studentendaten über einen Webhook an Ihr eigenes System übertragen.
• Eine Erinnerung vor Ablauf des Visums eines Studenten senden.
• Nachfassen, wenn ein Student ein Angebot ansieht oder annimmt, oder bevor ein Angebot abläuft.
• Eine Übergabeaufgabe erstellen, wenn eine Schule eine Einschreibung annimmt.
• Onboarding-Aufgaben erstellen, wenn ein Verkauf erstellt wird.
• Den Berater daran erinnern, wenn ein Student in eine bestimmte Pipeline-Phase wechselt.
• Den Studenten vor Beginn oder Ende einer Versicherungspolice erinnern.

Verfügbare Ereignisse

Eine Automatisierung wird durch ein Ereignis ausgelöst. Es gibt 18 Ereignisse, die in 5 Bereiche gruppiert sind. Die vollständigen Details zu jedem Ereignis finden Sie im Abschnitt Referenz zu Auslösern, Bedingungen und Aktionen weiter unten.

Studenten

• Ein neuer Student wird erstellt
• Ein Student wird aktualisiert
• Ein Student wird gelöscht
• Ein Student hat Geburtstag
• Das Visum eines Studenten läuft bald ab

Angebote

• Ein Angebot wird erstellt
• Angebot ausgestellt — an den Studenten ausgestellt oder gesendet. Zuvor „Angebot veröffentlicht“ genannt; umbenannt, um dem Rest des Produkts zu entsprechen.
• Angebot angesehen — beim ersten Öffnen des Angebots durch den Studenten, nur einmal.
• Angebot angenommen — wird beim Übergang zu „angenommen“ ausgelöst.
• Ablaufdatum des Angebots — vor, am oder nach dem Tag, an dem das Angebot abläuft.

Einschreibungen

• Eine neue Einschreibung wird für einen Studenten erstellt
• Eine Einschreibung wird von der Schule angenommen

Verkäufe

• Ein Verkauf wird gestartet
• Ein Unterkunftsverkauf wird gestartet
• Ein Verkauf wird erstellt
• Pipeline-Phasenänderung — mit den Bedingungen In Phase verschoben und Aus Phase verschoben. Massenneuzuweisungen lösen dies nicht aus.

Versicherung

• Versicherungsbeginn
• Versicherungsende

Versicherungsereignisse gelten nur für bestätigte Buchungen.

Hinweis: Im Laufe der Zeit werden neue Ereignisse hinzugefügt, um den Umfang der Ereignisse zu erweitern, die eine Automatisierung auslösen können.

Wo Sie es finden

Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > Automatisierungen.

Nur Administratoren können Automatisierungen erstellen, bearbeiten, aktivieren, deaktivieren oder löschen. Berater können Automatisierungen anzeigen, aber nicht ändern.

Automatisierungen aktivieren

Wenn Sie den Bereich „Automatisierungen“ zum ersten Mal öffnen, wird ein Aktivierungsbildschirm angezeigt, der die Funktion erklärt. Durch die Aktivierung wird ein API-Schlüsselpaar für Ihr Konto generiert, das Edvisor intern zur Ausführung von Automatisierungen verwendet. Sie müssen die Schlüssel nicht selbst verwalten.

Nach der Aktivierung gelangen Sie zur Listenansicht der Automatisierungen. Die Kopfzeile zeigt die Gesamtanzahl an (zum Beispiel „Automatisierungen (21)“), und jede Automatisierung wird als Karte angezeigt.

Jede Karte zeigt:

• Den Namen der Automatisierung.
• Das Ereignis, das sie auslöst.
• Eine Zusammenfassung der Bedingungen als Chip, zum Beispiel „3 Bedingungen · beliebig“, sodass Sie sehen können, wie viele Bedingungen vorhanden sind und ob sie die Logik „alle“ oder „beliebig“ verwenden, ohne die Regel zu öffnen.
• Aktion-Chips.
• Einen Aktivieren-/Deaktivieren-Schalter.
• Ein Kartenmenü, über das Sie eine Automatisierung duplizieren können.

Eine Automatisierung erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, zu beginnen:

• Von Grund auf — klicken Sie oben rechts auf Automatisierung erstellen.
• Aus einer Vorlage — wählen Sie eine Vorlage aus dem Bedienfeld auf der rechten Seite der Listenansicht aus (zum Beispiel „Neuen Studenten willkommen heißen“). Vorlagen füllen ein Ereignis, Bedingungen und Aktionen vorab aus, sodass Sie nur die Details anpassen müssen.

Der Builder

Der Builder besteht aus drei Teilen:

• Oben — Automatisierungsname (erforderlich), Beschreibung und ein Schalter „Mich per E-Mail benachrichtigen, wenn diese Automatisierung fehlschlägt“. Lassen Sie den Schalter aktiviert, um jedes Mal eine E-Mail zu erhalten, wenn eine Ausführung dieser Automatisierung fehlschlägt.
• Linkes Bedienfeld — die Regelabfolge, dargestellt als drei übereinander angeordnete Schritte: EREIGNIS > BEDINGUNGEN > AKTIONEN. Klicken Sie auf einen beliebigen Schritt, um ihn zu konfigurieren.
• Rechtes Bedienfeld — die Konfiguration für den ausgewählten Schritt.

Sie können sich auch mit den Schaltflächen Ereignis / Bedingungen / Aktionen unten im rechten Bedienfeld durch die Schritte vor- und zurückbewegen.

Wenn Sie das Ereignis konfigurieren, legen Sie auch fest, wann die Automatisierung ausgeführt wird — sofort oder vor / am Tag / nach für Ereignisse, die an ein Datum gebunden sind (Sie legen eine Dauer in Tagen fest). Bei datumsbasierten Ereignissen formuliert der Builder die Regel während der Erstellung in einfacher Sprache für Sie neu, damit Sie den Zeitpunkt vor dem Speichern überprüfen können.

Klicken Sie oben rechts auf Speichern, wenn Sie fertig sind. „Speichern“ bleibt deaktiviert, bis alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind.

Eine Automatisierung finden

Sobald Sie mehr als eine Handvoll Regeln haben, verwenden Sie die Suche in der Automatisierungsliste, um eine Regel nach Namen zu finden:

• Geben Sie etwas in das Suchfeld ein, und die Liste wird während der Eingabe gefiltert.
• Sie erhalten eine Ergebnisanzahl für die Treffer.
• Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, sehen Sie einen eigenen Zustand keine Ergebnisse. Dies unterscheidet sich vom leeren Bildschirm „Erstellen Sie Ihre erste Automatisierung“, der nun nur angezeigt wird, wenn Sie tatsächlich noch keine Automatisierungen haben.

Eine Automatisierung duplizieren

Um eine Regel wiederzuverwenden, anstatt sie neu zu erstellen, öffnen Sie das Kartenmenü der Automatisierung und wählen Sie Duplizieren. Das geht mit einem Klick.

Die Kopie wird deaktiviert erstellt und zeigt ein Banner an, das Sie darüber informiert. Dies ist beabsichtigt: Es wird nichts ausgeführt, bevor Sie die Regel überprüft haben. Öffnen Sie die Kopie, ändern Sie den Namen und alles Weitere, was angepasst werden muss, und aktivieren Sie sie anschließend mit dem Schalter.

Vorhandene Automatisierungen verwalten

In der Automatisierungsliste können Sie:

• Eine Automatisierung öffnen, indem Sie auf ihre Karte klicken. Dadurch wird „Automatisierung bearbeiten“ mit zwei Registerkarten geöffnet: Automatisierung (der Builder) und Protokolle (Ausführungsverlauf).
• Sie über den Schalter auf der Karte aktivieren oder deaktivieren. Deaktivierte Automatisierungen bleiben erhalten, werden aber nicht ausgeführt.
• Eine Automatisierung über das Kartenmenü duplizieren (siehe oben).
• Eine Automatisierung in der Bearbeitungsansicht löschen. Protokolle vergangener Ausführungen bleiben erhalten.

Sprache

Automatisierungen sind vollständig in 22 Sprachen übersetzt und richten sich nach der Sprache Ihres Kontos.

Referenz zu Auslösern, Bedingungen und Aktionen

Dies ist die Referenz für die Bausteine, die Sie zum Erstellen einer Automatisierung verwenden: das Ereignis, das sie startet, die Bedingungen, die entscheiden, ob sie ausgeführt wird, und die Aktionen, die sie ausführt.

Was ist das?

Jede Automatisierung besteht aus drei Teilen:

• Ereignis — das, was in Edvisor passiert und die Automatisierung startet (zum Beispiel wird ein neuer Student erstellt).
• Bedingungen (optional) — zusätzliche Regeln, die erfüllt sein müssen, damit die Automatisierung ausgeführt wird.
• Aktionen — das, was die Automatisierung bei ihrer Ausführung tut (zum Beispiel eine E-Mail senden).

Diese wählen Sie im Automatisierungs-Builder aus. In diesem Abschnitt werden alle Optionen aufgelistet, die Sie auswählen können.

Ereignisse

Ein Ereignis ist der Auslöser, der eine Automatisierung startet. Es gibt 18 Ereignisse, die in 5 Kategorien gruppiert sind: Studenten, Vorschläge, Einschreibungen, Verkäufe und Versicherung.

Studenten (5 Ereignisse)

• Ein neuer Student wird erstellt
• Ein Student wird aktualisiert
• Ein Student wird gelöscht
• Ein Student hat Geburtstag
• Das Visum eines Studenten läuft bald ab

Vorschläge (5 Ereignisse)

• Ein Vorschlag wird erstellt
• Vorschlag ausgestellt — der Vorschlag wird ausgestellt oder an den Studenten gesendet. Dieses Ereignis hieß zuvor Vorschlag veröffentlicht; es wurde umbenannt, damit es dem übrigen Produkt entspricht.
• Vorschlag angesehen — wenn der Student den Vorschlag zum ersten Mal öffnet. Es wird nur einmal ausgelöst und niemals bei späteren Ansichten.
• Vorschlag angenommen — wird beim tatsächlichen Wechsel zum Status „angenommen“ ausgelöst. Wenn ein Student zunächst Option A und dann Option B annimmt, ist das ein Ereignis und nicht zwei.
• Ablaufdatum des Vorschlags — datumsbasiert. Es kann vor, am oder nach dem Tag ausgeführt werden, an dem der Vorschlag abläuft.

Einschreibungen (2 Ereignisse)

• Eine neue Einschreibung wird für einen Studenten erstellt
• Eine Einschreibung wird von der Schule angenommen

Verkäufe (4 Ereignisse)

• Ein Verkauf wird gestartet
• Ein Unterkunftsverkauf wird gestartet
• Ein Verkauf wird erstellt
• Änderung der Pipeline-Phase — ein Student wechselt zwischen Phasen in einer Pipeline. Sie wählen die Phasen mit den Bedingungen In Phase verschoben und Aus Phase verschoben aus (siehe Bedingungen unten). Massenneuzuweisungen lösen dieses Ereignis nicht aus.

Versicherung (2 Ereignisse)

• Beginn des Versicherungsvertrags
• Ende des Versicherungsvertrags

Beide Versicherungsereignisse sind datumsbasiert und gelten nur für bestätigte Buchungen — eine Versicherung für eine unbestätigte Buchung löst sie nicht aus.

Hinweis: Im Laufe der Zeit werden neue Ereignisse hinzugefügt, um den Bereich der Ereignisse zu erweitern, die eine Automatisierung auslösen können.

Ausführungszeitpunkt

Für jedes Ereignis legen Sie den Zeitpunkt fest:

• Sofort — die Automatisierung wird ausgeführt, sobald das Ereignis eintritt.
• Vorher — sie wird eine festgelegte Anzahl von Tagen vor einem Datum ausgeführt.
• Am Tag — sie wird am Datum selbst ausgeführt.
• Nachher — sie wird eine festgelegte Anzahl von Tagen nach einem Datum ausgeführt.

Datumsbasierte Ereignisse (wie das Ablaufdatum des Visums eines Studierenden, das Ablaufdatum eines Angebots oder das Anfangs- oder Enddatum einer Versicherungspolice) fordern Sie auf, eine Dauer in Tagen für Vorher oder Nachher einzugeben. Datumsbasierte Ereignisse können nicht „Sofort“ ausgeführt werden, da sie von einem zukünftigen Datum abhängen.

Beim Erstellen eines datumsbasierten Triggers formuliert der Builder die Regel für Sie in einfacher Sprache neu, damit Sie vor dem Speichern überprüfen können, ob der Zeitpunkt wie beabsichtigt formuliert ist.

Bedingungen

Bedingungen sind optionale Regeln, die erfüllt sein müssen, damit die Automatisierung ausgeführt wird.

Bedingungen kombinieren

• Sie können Bedingungen mit der Logik alle (jede Bedingung muss erfüllt sein) oder eine beliebige (mindestens eine Bedingung muss erfüllt sein) kombinieren.
• Die Karte der Automatisierung in der Listenansicht zeigt eine Zusammenfassung Ihrer Einstellungen, zum Beispiel „3 Bedingungen · beliebig“.
• Dasselbe Feld kann mehr als einmal in einer Automatisierung verwendet werden, sodass Sie Bereiche und mehrteilige Regeln aus einem einzigen Feld erstellen können.

Feldtypen

Neben den ursprünglichen listenartigen Feldern unterstützen Bedingungen jetzt:

• Datumsfelder.
• Textfelder.
• Ja/Nein-Felder.

Bekannte Bedingungsfelder

• Nationalität des Studierenden — mit Operatoren wie „ist eine beliebige aus“. Beispielsweise können Sie eine Automatisierung nur für Studierende einer bestimmten Nationalität ausführen.
• Zielland der Versicherung — für versicherungsbezogene Regeln.
• Versicherungsanbieter — für versicherungsbezogene Regeln.
• In Phase verschoben und Aus Phase verschoben — werden mit dem Ereignis „Änderung der Pipeline-Phase“ verwendet. Die Auswahlfelder führen die verfügbaren Pipelines und ihre Phasen auf, sodass Sie zuerst die Pipeline und anschließend die Phase auswählen.

Aktuelle Änderungen

• Zwei zuvor ausgeblendete Angebotsbedingungen sind jetzt verfügbar. Sie wurden in den Versionshinweisen nicht benannt. Prüfen Sie daher die Bedingungsauswahl bei einem Angebotsereignis auf die aktuelle Liste.
• Ein Operator wurde eingestellt, weil er für das Feld, auf das er angewendet wurde, nie sinnvoll war. Er wurde in den Versionshinweisen nicht benannt. Wenn Sie einen zuvor verwendeten Operator nicht finden können, ist dies wahrscheinlich der Grund — öffnen Sie die Bedingung erneut und wählen Sie den am besten passenden verbleibenden Operator aus.

Aktionen

Aktionen legen fest, was die Automatisierung bei ihrer Ausführung tut. Sie können mehr als eine hinzufügen. Aktionen werden nacheinander ausgeführt, und jede läuft unabhängig — wenn eine Aktion fehlschlägt, werden die anderen trotzdem ausgeführt.

Aktionen sind in zwei Kategorien gruppiert.

Kommunikation

• E-Mail an Studierenden senden — sendet eine E-Mail an den Studierenden. Die E-Mail-Adresse des Studierenden wird automatisch eingetragen. Sie legen den Betreff und den Textkörper fest (beide sind erforderlich) und können Variablen verwenden (siehe unten).
• E-Mail an Berater senden — sendet eine E-Mail an den zuständigen Berater des Studierenden.

Integrationen

• Aufgabe erstellen — erstellt eine Aufgabe. Sie legen den Aufgabennamen, das Fälligkeitsdatum und den Zuständigen fest.
  • Hinweis: Variablen in einer Aufgabe werden als einfacher Text gespeichert und nicht durch echte Werte ersetzt. Verlassen Sie sich nicht auf Variablen innerhalb eines Aufgabennamens.
• Webhook senden — sendet Daten an eine von Ihnen ausgewählte URL. Sie legen die URL und die Payload fest. Aus Sicherheitsgründen können Webhooks nur an öffentliche Adressen gesendet werden und folgen maximal 5 Weiterleitungen.

Variablen

Variablen ermöglichen es Ihnen, echte Schüler- und Agenturdetails in eine E-Mail einzufügen. Wenn die Automatisierung ausgeführt wird, wird jede Variable durch den echten Wert ersetzt.

Schüler

• Schüler-ID
• Vorname
• Nachname
• E-Mail
• Geburtsdatum

Agentur

• Agenturname
• Name der Geschäftsstelle

Wenn eine Variable nicht ausgefüllt werden kann (zum Beispiel, wenn der Schüler kein Geburtsdatum hat), wird der Platzhalter aus der Nachricht entfernt.

Sprache

Der Automatisierungs-Builder, einschließlich Ereignissen, Bedingungen und Aktionen, ist vollständig in 22 Sprachen übersetzt und richtet sich nach der Sprache Ihres Kontos.

Automatisierungsrezepte: häufige Setups

In diesem Abschnitt werden häufige Automatisierungs-Setups beschrieben, die Sie unter Einstellungen > Rekrutierung > Automatisierungen erstellen können. Jedes Rezept folgt demselben Aufbau — was es bewirkt, welchen Trigger Sie auswählen, wann es ausgeführt wird, welche Bedingungen Sie hinzufügen sollten, empfohlene Aktionen und worauf Sie achten sollten — damit Sie das benötigte Rezept schnell finden und in wenigen Minuten erstellen können.

Im Laufe der Zeit werden hier weitere Rezepte hinzugefügt, sobald neue Trigger und Bedingungen verfügbar werden. Betrachten Sie dies daher eher als eine wachsende Bibliothek und nicht als eine feste Liste. Wenn Sie etwas Nützliches erstellen, das hier noch nicht enthalten ist, kann es als weiterer Abschnitt ergänzt werden.

Eine vollständige Liste der verfügbaren Optionen finden Sie im Abschnitt „Referenz zu Triggern, Bedingungen und Aktionen“ weiter oben.

Rezept 1 — Vorschläge nachverfolgen

Was es bewirkt: Hält Vorschläge ohne manuelles Nachfassen in Bewegung. Sie erinnern den Schüler, bevor der Vorschlag abläuft, fassen nach, wenn er ihn angesehen, aber noch keine Aktion ausgeführt hat, und übergeben ihn intern, sobald er ihn annimmt.

Auszuwählender Trigger: Eine Automatisierung pro gewünschtem Verhalten, aus der Gruppe Vorschläge:

• Vorschlag angesehen — das erste Mal, wenn der Schüler den Vorschlag öffnet.
• Vorschlag angenommen — wenn der Schüler den Vorschlag annimmt.
• Ablaufdatum des Vorschlags — ein datumsbasierter Trigger, den Sie so einstellen können, dass er vor, am oder nach dem Tag ausgeführt wird, an dem der Vorschlag abläuft.

Wann es ausgeführt wird:

• Vorschlag angesehen wird beim ersten Öffnen des Vorschlags durch den Studenten ausgelöst und bei späteren Ansichten nie wieder.
• Vorschlag angenommen wird beim tatsächlichen Übergang zum Status „angenommen“ ausgelöst.
• Ablaufdatum des Vorschlags läuft relativ zum Ablaufdatum — für eine Erinnerung legen Sie es einige Tage vorher fest. Wenn Sie einen datumsbasierten Trigger erstellen, formuliert der Builder die Regel in Klartext für Sie um, damit Sie bestätigen können, dass Sie den richtigen Versatz und die richtige Richtung ausgewählt haben.

Bedingungen zum Hinzufügen: Schränken Sie die Automation ein, damit sie nur für die gewünschten Studenten ausgelöst wird — zum Beispiel nach Staatsangehörigkeit des Studenten oder nach Vorschlagsfeldern wie Zielort oder Programmtyp. Sie können dasselbe Feld mehr als einmal in einer Regel verwenden, wenn Sie zwei Prüfungen dafür benötigen, und die Karte zeigt eine Zusammenfassung dessen, was Sie erstellt haben (zum Beispiel „3 Bedingungen · beliebig“). Wenn alles übereinstimmen soll, lassen Sie den Abgleichmodus auf „alle“ eingestellt; verwenden Sie „beliebig“, wenn eine einzelne Bedingung ausreicht.

Vorgeschlagene Aktionen:

• Vor dem Ablauf: Senden Sie dem Studenten eine Erinnerungs-E-Mail mit einem Link zum Vorschlag und erstellen Sie eine Aufgabe für den zuständigen Berater, um ihn anzurufen.
• Bei Annahme: Senden Sie eine Glückwunsch-E-Mail, erstellen Sie die Aufgabe für den nächsten Schritt (Anzahlung, Dokumente) und benachrichtigen Sie das Team über einen Webhook oder eine interne Benachrichtigung.
• Angesehen, aber nicht angenommen: Kombinieren Sie eine Automation für Vorschlag angesehen mit einer Folge-E-Mail zu einem festgelegten späteren Zeitpunkt oder verwenden Sie die Erinnerung zum Ablaufdatum, um die Lücke abzudecken.

Beachten Sie: Vorschlag angesehen wird nur beim ersten Öffnen ausgelöst — ein Student, der den Vorschlag fünfmal erneut öffnet, erzeugt weiterhin nur ein Ereignis. Erstellen Sie daher keine Logik, die von wiederholten Ansichten ausgeht. Vorschlag angenommen wird einmalig beim Übergang ausgelöst — wenn der Student Option A annimmt und dann zu Option B wechselt, handelt es sich weiterhin um ein einzelnes Ereignis und nicht um zwei. Daher wird eine Annahme-Automation beim Wechsel nicht erneut ausgeführt.

Rezept 2 — Studenten an Versicherungsdaten erinnern

Was es bewirkt: Studenten erhalten rechtzeitig vor Beginn und Ende ihres Versicherungsschutzes eine Information, damit sie mit aktivem Versicherungsschutz reisen und wissen, wann sie verlängern müssen. Außerdem erhält Ihr Team eine Erinnerung, die Dokumente zum richtigen Zeitpunkt zu prüfen.

Auszuwählender Trigger: Wählen Sie im neuen Bereich Versicherung des Trigger-Auswahlmenüs:

• Beginn des Versicherungsschutzes — für Nachrichten vor der Anreise und „Ihr Versicherungsschutz beginnt bald“.
• Ende des Versicherungsschutzes — für Erinnerungen an Verlängerung und Ablauf.

Wann er ausgeführt wird: Beide sind datumsbasiert. Daher wählen Sie „vor“, „am“ oder „nach“ dem entsprechenden Tag — zum Beispiel sieben Tage vor Beginn des Versicherungsschutzes oder vierzehn Tage vor dessen Ende. Der Builder formuliert die Regel während der Einrichtung in Klartext um, sodass Sie vor dem Speichern prüfen können, ob der Versatz wie beabsichtigt angezeigt wird.

Hinzuzufügende Bedingungen: Verwenden Sie Versicherungszielland, um länderspezifische Anweisungen zu senden, und Versicherungsanbieter, wenn sich die Formulierung oder Dokumente je nach Anbieter unterscheiden. Kombinieren Sie beide, wenn Sie beides benötigen, und verwenden Sie die Bedingungszusammenfassung auf der Karte, um zu bestätigen, dass die Regel mit Ihrer Beschreibung übereinstimmt.

Vorgeschlagene Aktionen:

• Senden Sie dem Studenten seine Versicherungsdetails und Informationen darüber, was er mitnehmen sollte.
• Erstellen Sie eine Aufgabe für den Berater, um zu bestätigen, dass der Student seine Dokumente hat.
• Bei Enddaten: Senden Sie eine Aufforderung zur Verlängerung und erstellen Sie eine Aufgabe, um die Verlängerung des Versicherungsschutzes zu besprechen.

Beachten Sie: Versicherungsauslöser gelten nur für bestätigte Buchungen. Versicherungen, die Buchungen zugeordnet sind, die noch nicht bestätigt wurden, lösen diese Auslöser nicht aus. Ein Student mit dem Status „Ausstehend“ erhält daher nichts — verlassen Sie sich nicht auf dieses Rezept als einzige Prüfung des Versicherungsschutzes.

Rezept 3 — Auf Änderungen der Pipeline-Phase reagieren

Das wird erreicht: Pipeline-Bewegungen werden automatisch in Aktionen umgewandelt — Willkommensnachrichten, wenn ein Student eine Phase betritt, Übergabeaufgaben, wenn er weitergeht, und interne Benachrichtigungen, wenn er zurückfällt oder eine Phase verlässt.

Auslöser auswählen: Änderung der Pipeline-Phase.

Wann es ausgeführt wird: Immer wenn sich die Pipeline-Phase eines Studenten ändert. Anschließend entscheiden Sie mithilfe der Bedingungen des Auslösers, welche Änderungen relevant sind.

Hinzuzufügende Bedingungen: Verwenden Sie „In Phase verschoben“, um zu reagieren, wenn ein Student eine bestimmte Phase erreicht, und „Aus Phase verschoben“, um zu reagieren, wenn er eine Phase verlässt. Kombinieren Sie beide, um einen bestimmten Übergang zu erfassen (aus einer Phase heraus und in eine andere hinein), und ergänzen Sie weitere Bedingungen — Nationalität, Zielland, Programm —, um die Regel auf die richtigen Studenten zu beschränken.

Vorgeschlagene Aktionen:

• In eine neue Phase verschoben: Senden Sie die passende E-Mail für die Phase und erstellen Sie die nächste Aufgabe für den Verantwortlichen.
• Aus einer aktiven Phase rückwärts verschoben: Benachrichtigen Sie den Manager oder erstellen Sie eine Prüfaufgabe.
• Jede Phasenänderung: Lösen Sie einen Webhook aus, damit Ihre Berichte oder Ihr CRM auf dem aktuellen Stand bleiben.

Beachten Sie: Massenänderungen von Zuordnungen lösen den Auslöser nicht aus. Wenn Phasen massenweise geändert werden, wird keine Automatisierung ausgeführt, sodass eine umfangreiche Bereinigung oder Migration in den Protokollen unbemerkt bleibt. Planen Sie jede massenhafte Phasenänderung unter der Annahme, dass keine Folge-E-Mails und Aufgaben erstellt werden, und bearbeiten Sie diese manuell.

Automatisierungsläufe überwachen

Jedes Mal, wenn eine Automatisierung ausgeführt wird, wird ein Protokolleintrag erstellt. In diesem Abschnitt wird erklärt, wo Sie diese Protokolle finden, was die einzelnen Felder bedeuten und wie Sie sie lesen, wenn etwas schiefgeht.

Automatisierungen können durch eine Vielzahl von Ereignissen gestartet werden — Ereignisse zu Studenten, Angeboten, Einschreibungen, Verkäufen und Versicherungen —, daher spiegeln die Protokolle einer bestimmten Automatisierung den jeweiligen Auslöser wider, auf dem sie basiert. Die unten aufgeführten Felder, Status und Fehlergründe sind unabhängig davon, welcher Auslöser ausgelöst wurde, identisch.

Was es ist

Ein Protokoll ist die Aufzeichnung eines einzelnen Automatisierungslaufs. Jeder Lauf erstellt einen Protokolleintrag, damit Sie genau sehen können, was wann passiert ist und ob es funktioniert hat. Protokolle können nicht bearbeitet oder gelöscht werden — sie sind eine dauerhafte Aufzeichnung.

Wo Sie die Protokolle finden

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > Automatisierungen.
2. Öffnen Sie die Automatisierung, die Sie überprüfen möchten.
3. Wechseln Sie auf dem Bildschirm „Automatisierung bearbeiten“ vom Tab Automatisierung zum Tab Protokolle.

Wenn die Automatisierung noch nie ausgeführt wurde, sehen Sie einen leeren Status mit der Meldung „Noch keine Ausführungen“ und einer Schaltfläche zum Anzeigen der Automatisierungskonfiguration.

Protokolle lesen

Die Protokollansicht zeigt:

• Einen Statusfilter (zum Beispiel „Alle Status“), um Läufe nach Ergebnis zu filtern.
• Einen Zähler, der anzeigt, wie viele Läufe aufgelistet sind (zum Beispiel „12 werden angezeigt“).
• Eine Zeile pro Lauf.

Jede Protokollzeile zeigt diese Felder:

• Uhrzeit — wann der Lauf stattgefunden hat.
• Status — das Ergebnis (siehe unten).
• Auslöser — das Ereignis, das den Lauf gestartet hat. Dies ist der Auslöser, auf dem die Automatisierung basiert, sodass es jedes verfügbare Ereignis sein kann. Beispiele, die Sie sehen können, sind Vorschlag erstellt, Vorschlag ausgestellt (zuvor „Vorschlag veröffentlicht“ genannt), Vorschlag angesehen, Vorschlag angenommen, Ablaufdatum des Vorschlags, Pipeline-Phasenänderung sowie die Versicherungsauslöser Versicherungsbeginn und Versicherungsende.
• Ausführungs-ID — eine eindeutige ID für den Lauf (beginnt mit „exec-“). Geben Sie beim Melden eines Problems die Ausführungs-ID an, damit der genaue Lauf gefunden werden kann.
• Aktionen — wie viele Aktionen ausgeführt wurden, als Verhältnis (zum Beispiel „1/1“ oder „0/1 übersprungen“).
• Dauer — wie lange der Lauf gedauert hat.

Klicken Sie auf eine Zeile, um sie zu erweitern und Details zu jeder Aktion in diesem Lauf zu sehen.

Status

• Erfolgreich — die Automatisierung wurde ausgeführt und alle Aktionen wurden abgeschlossen.
• Fehlgeschlagen — der Lauf wurde nicht abgeschlossen.
• Teilweise fehlgeschlagen — einige Aktionen wurden abgeschlossen, andere nicht.

Wo Läufe ebenfalls angezeigt werden

Automatisierungsläufe werden auch im Feed „Letzte Aktivitäten“ des Studenten angezeigt, sodass Sie die Automatisierungsaktivität im Profil des Studenten sehen können.

Häufige Gründe für Fehler

Wenn ein Lauf fehlschlägt, liegt dies normalerweise an einem dieser Gründe:

• Der Webhook hat eine Nicht-2xx-Antwort zurückgegeben.
• Die Webhook-URL verwies auf eine interne oder private IP-Adresse (diese sind blockiert).
• Der Webhook folgte mehr als 5 Weiterleitungen.
• Eine erforderliche Variable konnte nicht ausgefüllt werden.

Warum eine Automatisierung keine Läufe haben kann

Wenn die Registerkarte „Protokolle“ leer ist, obwohl Sie Einträge erwartet haben, überprüfen Sie, ob die Automatisierung eingeschaltet ist. Wenn Sie insbesondere eine Automatisierung über das Kartenmenü duplizieren, wird die Kopie deaktiviert erstellt, worauf ein Banner in der Automatisierung hinweist. Eine deaktivierte Automatisierung wird nie ausgeführt und erzeugt daher überhaupt keine Protokolleinträge, bis Sie sie aktivieren. Dies ist der häufigste Grund dafür, dass eine neu duplizierte Automatisierung scheinbar nichts tut.

Es lohnt sich außerdem zu bestätigen, dass der Trigger tatsächlich ausgelöst wurde und die Bedingungen der Automatisierung mit den von Ihnen erwarteten Datensätzen übereinstimmen — ein Lauf wird nur protokolliert, wenn der Trigger ausgelöst wird und die Bedingungen erfüllt sind.

Wann Sie die Protokolle überprüfen sollten

Überprüfen Sie die Protokolle, wenn eine erwartete E-Mail, Aufgabe oder ein Webhook nicht ausgeführt wurde oder wenn jemand meldet, dass eine Automatisierung nicht funktioniert. Der Status und die erweiterten Aktionsdetails zeigen Ihnen, welcher Schritt fehlgeschlagen ist und warum.