الأتمتة: الإعداد، المشغلات، الوصفات، والمراقبة

الأتمتة هي قواعد تعمل تلقائيًا عند حدوث شيء ما في Edvisor — مثل إرسال بريد إلكتروني إلى طالب جديد، أو المتابعة عند عرض اقتراح أو قبوله، أو إخطار مستشار عند تغيير مرحلة في مسار المبيعات، أو إنشاء مهمة، أو دفع البيانات إلى خطاف ويب، أو التذكير قبل تاريخ التأشيرة أو بوليصة التأمين. تغطي هذه المقالة الشاملة تدفق الإعداد الكامل (مكان العثور على الأتمتة، وتفعيل الميزة، وإنشاء القواعد والعثور عليها وتكرارها وإدارتها)، ومرجعًا للأحداث الـ18 المتاحة عبر خمسة مجالات (الطلاب، والاقتراحات، والتسجيلات، والمبيعات، والتأمين) مع خيارات توقيت "متى يتم تشغيلها"، والشروط، والإجراءات، والمتغيرات، ووصفات أتمتة جاهزة، وكيفية مراقبة عمليات تشغيل الأتمتة في السجلات.

الأتمتة هي قواعد تعمل تلقائيًا عند حدوث شيء ما في Edvisor. لكل قاعدة حدث (ما الذي يبدأ تشغيلها)، وشروط اختيارية (عوامل التصفية)، وإجراء واحد أو أكثر (ما يجب فعله). تغطي هذه المقالة مكان العثور على الأتمتة، وكيفية تفعيل الميزة، وكيفية إنشاء القواعد والعثور عليها وتكرارها وإدارتها.

ما هي

الأتمتة هي قاعدة تعمل تلقائيًا عند حدوث شيء ما في Edvisor. تحتوي كل أتمتة على:

• حدث — ما الذي يبدأ تشغيلها.
• شروط اختيارية — عوامل التصفية التي يجب استيفاؤها.
• إجراء واحد أو أكثر — ما يجب فعله عند تشغيلها.

الاستخدامات الشائعة:

• إرسال بريد إلكتروني ترحيبي عند إنشاء طالب جديد.
• إخطار مستشار عند تحديث بيانات طالب.
• إنشاء مهمة متابعة عندما يطابق الطالب جنسية محددة.
• دفع بيانات الطالب إلى نظامك الخاص عبر خطاف ويب.
• إرسال تذكير قبل انتهاء تأشيرة الطالب.
• المتابعة عندما يعرض الطالب اقتراحًا أو يقبله، أو قبل انتهاء صلاحية الاقتراح.
• إنشاء مهمة تسليم عندما تقبل مدرسة تسجيلًا.
• إنشاء مهام الإعداد عند إنشاء عملية بيع.
• تذكير المستشار عندما ينتقل الطالب إلى مرحلة معينة في مسار المبيعات.
• تذكير الطالب قبل بدء بوليصة التأمين أو انتهائها.

الأحداث المتاحة

يتم تشغيل الأتمتة بواسطة حدث. هناك 18 حدثًا، مجمعة ضمن 5 مجالات. للحصول على التفاصيل الكاملة لكل منها، راجع قسم مرجع المشغلات والشروط والإجراءات أدناه.

الطلاب

• تم إنشاء طالب جديد
• تم تحديث طالب
• تم حذف طالب
• إنه عيد ميلاد الطالب
• أوشكت تأشيرة الطالب على الانتهاء

الاقتراحات

• تم إنشاء مقترح
• تم إصدار المقترح — تم إصداره أو إرساله إلى الطالب. كان يُسمى سابقًا نشر المقترح؛ وأُعيدت تسميته ليتوافق مع بقية المنتج.
• تم عرض المقترح — في أول مرة يفتح فيها الطالب المقترح، ولمرة واحدة فقط.
• تم قبول المقترح — يتم التشغيل عند الانتقال إلى حالة القبول.
• تاريخ انتهاء المقترح — قبل يوم انتهاء المقترح أو في يومه أو بعده.

التسجيلات

• تم إنشاء تسجيل جديد لطالب
• تم قبول تسجيل من قِبل المدرسة

المبيعات

• بدأت عملية بيع
• بدأ بيع إقامة
• تم إنشاء عملية بيع
• تغيير مرحلة المسار — باستخدام شرطي تم النقل إلى المرحلة وتم النقل من المرحلة. لا تؤدي عمليات إعادة التعيين الجماعية إلى تشغيله.

التأمين

• تاريخ بدء الوثيقة
• تاريخ انتهاء الوثيقة

تنطبق أحداث التأمين على الحجوزات المؤكدة فقط.

ملاحظة: ستتم إضافة أحداث جديدة بمرور الوقت لتوسيع نطاق الأحداث التي يمكنها تشغيل عملية تلقائية.

مكان العثور عليه

انتقل إلى الإعدادات > الاستقطاب > العمليات التلقائية.

يمكن للمسؤولين فقط إنشاء العمليات التلقائية أو تعديلها أو تمكينها أو تعطيلها أو حذفها. ويمكن للمستشارين عرض العمليات التلقائية، لكن لا يمكنهم تغييرها.

تفعيل العمليات التلقائية

في المرة الأولى التي تفتح فيها قسم العمليات التلقائية، ستظهر لك شاشة تفعيل تشرح الميزة. يؤدي تفعيلها إلى إنشاء زوج من مفاتيح API لحسابك، ويستخدمه Edvisor داخليًا لتشغيل العمليات التلقائية. لا تحتاج إلى إدارة المفاتيح بنفسك.

بعد التفعيل، ستنتقل إلى عرض قائمة العمليات التلقائية. يعرض العنوان العدد الإجمالي (على سبيل المثال، "العمليات التلقائية (21)")، وتظهر كل عملية تلقائية كبطاقة.

توضح كل بطاقة ما يلي:

• اسم العملية التلقائية.
• الحدث الذي يؤدي إلى تشغيلها.
• شريحة ملخص الشروط، على سبيل المثال "3 شروط · أي"، حتى تتمكن من معرفة عدد الشروط وما إذا كانت تستخدم منطق الكل أو أي منها دون فتح القاعدة.
• شرائح الإجراءات.
• مفتاح تبديل التمكين / التعطيل.
• قائمة البطاقة، حيث يمكنك تكرار عملية تلقائية.

إنشاء عملية تلقائية

هناك طريقتان للبدء:

• من البداية — انقر على إنشاء عملية تلقائية في أعلى اليمين.
• من قالب — اختر قالبًا من اللوحة الموجودة على الجانب الأيمن من عرض القائمة (على سبيل المثال، "الترحيب بالطالب الجديد"). تملأ القوالب حدثًا وشروطًا وإجراءات مسبقًا، لذا لا تحتاج إلا إلى تخصيص التفاصيل.

المنشئ

يتكون المنشئ من ثلاثة أجزاء:

• في الأعلى — اسم الأتمتة (مطلوب)، ووصف، ومفتاح تبديل "أرسل لي بريدًا إلكترونيًا عند فشل هذه الأتمتة". اترك مفتاح التبديل مفعّلًا لتتلقى بريدًا إلكترونيًا كلما فشل تشغيل هذه الأتمتة.
• اللوحة اليسرى — تسلسل القاعدة، معروضًا كثلاث خطوات متراصة: الحدث > الشروط > الإجراءات. انقر على أي خطوة لتكوينها.
• اللوحة اليمنى — إعدادات الخطوة التي حددتها.

يمكنك أيضًا الانتقال إلى الأمام والخلف بين الخطوات باستخدام أزرار الحدث / الشروط / الإجراءات الموجودة أسفل اللوحة اليمنى.

عند تكوين الحدث، تختار أيضًا وقت تشغيل الأتمتة — فورًا، أو قبل / في يوم / بعد الأحداث المرتبطة بتاريخ (تحدد مدة بالأيام). بالنسبة إلى الأحداث المستندة إلى التاريخ، يعيد المنشئ صياغة القاعدة لك بلغة واضحة أثناء إنشائها، حتى تتمكن من التحقق من التوقيت قبل الحفظ.

انقر على حفظ في أعلى اليمين عند الانتهاء. يظل زر الحفظ معطلًا حتى يتم ملء جميع الحقول المطلوبة.

العثور على أتمتة

بعد أن يصبح لديك أكثر من بضع قواعد، استخدم بحث في قائمة الأتمتة للعثور على واحدة بالاسم:

• اكتب في مربع البحث، وستتم تصفية القائمة أثناء الكتابة.
• ستحصل على عدد النتائج المطابقة.
• إذا لم تتطابق أي نتائج، فسترى حالة مخصصة لعدم وجود نتائج. وهذا يختلف عن الشاشة الفارغة "أنشئ أول أتمتة لك"، التي لا تظهر الآن إلا عندما لا تكون لديك أي أتمتة على الإطلاق.

تكرار أتمتة

لإعادة استخدام قاعدة بدلًا من إعادة إنشائها، افتح قائمة البطاقة الخاصة بالأتمتة واختر تكرار. يتم ذلك بنقرة واحدة.

تصل النسخة وهي متوقفة، وتعرض لافتة تخبرك بذلك. هذا مقصود: لن يتم تشغيل أي شيء حتى تراجعها. افتح النسخة، وعدّل الاسم وأي شيء آخر يحتاج إلى تغيير، ثم فعّلها باستخدام مفتاح التبديل.

إدارة الأتمتة الحالية

من قائمة الأتمتة، يمكنك:

• فتح أتمتة بالنقر على بطاقتها. يؤدي ذلك إلى فتح تعديل الأتمتة، مع علامتي تبويب: الأتمتة (المنشئ) والسجلات (سجل التنفيذ).
• التفعيل أو التعطيل باستخدام مفتاح التبديل الموجود على البطاقة. يتم الاحتفاظ بالأتمتة المعطلة، لكنها لا تعمل.
• تكرار أتمتة من قائمة البطاقة (انظر أعلاه).
• حذف أتمتة من داخل عرض التعديل. يتم الاحتفاظ بسجلات عمليات التشغيل السابقة.

اللغة

تتم ترجمة الأتمتة بالكامل إلى 22 لغة، وتتبع لغة حسابك.

مرجع المشغلات والشروط والإجراءات

هذا هو المرجع للكتل الأساسية التي تستخدمها لإنشاء أتمتة: الحدث الذي يبدأها، والشروط التي تحدد ما إذا كانت ستعمل، والإجراءات التي تنفذها.

ما هي

تتكون كل أتمتة من ثلاثة أجزاء:

• الحدث — الشيء الذي يحدث في Edvisor ويبدأ التشغيل الآلي (على سبيل المثال، يتم إنشاء طالب جديد).
• الشروط (اختيارية) — قواعد إضافية يجب أن تكون صحيحة حتى يتم تشغيل التشغيل الآلي.
• الإجراءات — ما يفعله التشغيل الآلي عند تشغيله (على سبيل المثال، إرسال بريد إلكتروني).

يمكنك اختيار هذه العناصر في منشئ التشغيل الآلي. يسرد هذا القسم كل خيار يمكنك تحديده.

الأحداث

الحدث هو المشغّل الذي يبدأ التشغيل الآلي. هناك 18 حدثًا، مجمّعة ضمن 5 فئات: الطلاب، والمقترحات، والتسجيلات، والمبيعات، والتأمين.

الطلاب (5 أحداث)

• يتم إنشاء طالب جديد
• يتم تحديث طالب
• يتم حذف طالب
• يحل عيد ميلاد أحد الطلاب
• يوشك تاريخ انتهاء تأشيرة أحد الطلاب على الحلول

المقترحات (5 أحداث)

• يتم إنشاء مقترح
• إصدار المقترح — يتم إصدار المقترح أو إرساله إلى الطالب. كان هذا الحدث يُسمى سابقًا نشر المقترح؛ وقد تمت إعادة تسميته ليتوافق مع بقية المنتج.
• عرض المقترح — أول مرة يفتح فيها الطالب المقترح. يتم تشغيله مرة واحدة فقط، ولا يتم تشغيله مجددًا عند المشاهدات اللاحقة.
• قبول المقترح — يتم تشغيله عند الانتقال الفعلي إلى حالة القبول. إذا قبل الطالب الخيار أ ثم الخيار ب، فهذا حدث واحد وليس حدثين.
• تاريخ انتهاء صلاحية المقترح — يعتمد على التاريخ. ويمكن تشغيله قبل يوم انتهاء صلاحية المقترح أو في يومه أو بعده.

التسجيلات (حدثان)

• يتم إنشاء تسجيل جديد لطالب
• تقبل المدرسة تسجيلًا

المبيعات (4 أحداث)

• تبدأ عملية بيع
• تبدأ عملية بيع للإقامة
• يتم إنشاء عملية بيع
• تغيير مرحلة المسار — ينتقل الطالب بين المراحل في مسار. تختار المراحل باستخدام شرطي تم النقل إلى المرحلة وتم النقل من المرحلة (انظر الشروط أدناه). لا تؤدي عمليات إعادة التعيين المجمّعة إلى تشغيل هذا الحدث.

التأمين (حدثان)

• تاريخ بدء الوثيقة
• تاريخ انتهاء الوثيقة

يعتمد كلا حدثي التأمين على التاريخ، وينطبقان على الحجوزات المؤكدة فقط — لن تؤدي الوثيقة المرتبطة بحجز غير مؤكد إلى تشغيلهما.

ملاحظة: ستتم إضافة أحداث جديدة بمرور الوقت لتوسيع نطاق الأحداث التي يمكنها تشغيل التشغيل الآلي.

متى يتم تشغيله

لكل حدث، تحدد التوقيت:

• فورًا — يتم تشغيل التشغيل الآلي بمجرد حدوث الحدث.
• قبل — يتم تشغيله قبل عدد محدد من الأيام من تاريخ معين.
• في اليوم نفسه — يتم تشغيله في التاريخ نفسه.
• بعد — يتم تشغيله بعد عدد محدد من الأيام من تاريخ معين.

تطلب منك الأحداث المستندة إلى التاريخ (مثل انتهاء صلاحية تأشيرة الطالب، أو تاريخ انتهاء صلاحية اقتراح، أو تاريخ بدء أو انتهاء وثيقة تأمين) إدخال المدة بالأيام قبل التاريخ أو بعده. لا يمكن تشغيل الأحداث المستندة إلى التاريخ "فورًا"، لأنها تعتمد على تاريخ مستقبلي.

أثناء إنشاء مشغّل مستند إلى التاريخ، يعيد المنشئ صياغة القاعدة لك بلغة واضحة، حتى تتمكن من التحقق من أن التوقيت يظهر بالطريقة التي قصدتها قبل الحفظ.

الشروط

الشروط هي قواعد اختيارية يجب أن تكون صحيحة حتى يتم تشغيل الأتمتة.

دمج الشروط

• يمكنك دمج الشروط باستخدام منطق الكل (يجب أن يكون كل شرط صحيحًا) أو منطق أي (يجب أن يكون شرط واحد على الأقل صحيحًا).
• تعرض بطاقة الأتمتة في عرض القائمة ملخصًا لما أعددته، على سبيل المثال "3 شروط · أي".
• يمكن استخدام الحقل نفسه أكثر من مرة في أتمتة واحدة، حتى تتمكن من إنشاء نطاقات وقواعد متعددة الأجزاء من حقل واحد.

أنواع الحقول

إلى جانب الحقول الأصلية بنمط القائمة، تدعم الشروط الآن:

• حقول التاريخ.
• حقول النص.
• حقول نعم/لا.

حقول الشروط المعروفة

• جنسية الطالب — مع عوامل تشغيل مثل "أي من". على سبيل المثال، تشغيل أتمتة للطلاب من جنسية محددة فقط.
• بلد وجهة التأمين — للقواعد المتعلقة بالتأمين.
• مزود التأمين — للقواعد المتعلقة بالتأمين.
• الانتقال إلى المرحلة والانتقال من المرحلة — تُستخدم مع حدث تغيير مرحلة المسار. تعرض أدوات الاختيار المسارات ومراحلها المتاحة، لذا تختار المسار أولًا ثم المرحلة.

التغييرات الأخيرة

• أصبح شرطان للاقتراح كانا مخفيين سابقًا متاحين الآن. لم يتم ذكر اسميهما في ملاحظات الإصدار، لذا تحقق من أداة اختيار الشروط في حدث اقتراح لمعرفة القائمة الحالية.
• تم إيقاف عامل تشغيل واحد لأنه لم يكن منطقيًا للحقل الذي كان ينطبق عليه. لم يتم ذكر اسمه في ملاحظات الإصدار. إذا لم تتمكن من العثور على عامل تشغيل استخدمته من قبل، فهذا هو السبب المرجح — أعد فتح الشرط واختر أقرب عامل تشغيل متبقٍ.

الإجراءات

الإجراءات هي ما تفعله الأتمتة عند تشغيلها. يمكنك إضافة أكثر من إجراء واحد. تُنفذ الإجراءات واحدًا تلو الآخر، ويعمل كل منها بشكل مستقل — فإذا فشل أحد الإجراءات، تستمر الإجراءات الأخرى في العمل.

تُجمع الإجراءات ضمن فئتين.

الاتصالات

• إرسال بريد إلكتروني إلى الطالب — يرسل بريدًا إلكترونيًا إلى الطالب. يتم ملء بريد الطالب الإلكتروني تلقائيًا. تحدد الموضوع والنص (وكلاهما مطلوب)، ويمكنك استخدام المتغيرات (انظر أدناه).
• إرسال بريد إلكتروني إلى المستشار — يرسل بريدًا إلكترونيًا إلى مستشار الطالب المعيّن.

التكاملات

• إنشاء مهمة — ينشئ مهمة. يمكنك تحديد اسم المهمة وتاريخ الاستحقاق والمسؤول عنها.
  • ملاحظة: يتم تخزين المتغيرات في المهمة كنص عادي ولا يتم استبدالها بالقيم الفعلية. لا تعتمد على المتغيرات داخل اسم المهمة.
• إرسال Webhook — يرسل البيانات إلى عنوان URL تختاره. يمكنك تحديد عنوان URL والحمولة. لأغراض السلامة، لا يمكن إرسال خطافات الويب إلا إلى عناوين عامة، وتتبع حدًا أقصى قدره 5 عمليات إعادة توجيه.

المتغيرات

تتيح لك المتغيرات إدراج تفاصيل الطالب والوكالة الفعلية في رسالة بريد إلكتروني. عند تشغيل الأتمتة، يتم استبدال كل متغير بالقيمة الفعلية.

الطالب

• معرّف الطالب
• الاسم الأول
• اسم العائلة
• البريد الإلكتروني
• تاريخ الميلاد

الوكالة

• اسم الوكالة
• اسم المكتب

إذا تعذر ملء متغير (على سبيل المثال، إذا لم يكن لدى الطالب تاريخ ميلاد)، تتم إزالة العنصر النائب من الرسالة.

اللغة

تمت ترجمة منشئ الأتمتة، بما في ذلك الأحداث والشروط والإجراءات، بالكامل إلى 22 لغة، ويتبع لغة حسابك.

وصفات الأتمتة: إعدادات شائعة

يصف هذا القسم إعدادات الأتمتة الشائعة التي يمكنك إنشاؤها في الإعدادات > التوظيف > الأتمتة. تتبع كل وصفة الشكل نفسه — ما الذي تحققه، والمشغل الذي يجب اختياره، ووقت تشغيلها، والشروط التي يجب إضافتها، والإجراءات المقترحة، وما يجب الانتباه إليه — حتى تتمكن من التصفح سريعًا إلى ما تحتاج إليه وإنشائه في بضع دقائق.

ستتم إضافة المزيد من الوصفات هنا بمرور الوقت مع إطلاق مشغلات وشروط جديدة، لذا اعتبر هذا مكتبة متنامية بدلًا من قائمة ثابتة. إذا أنشأت شيئًا مفيدًا غير موجود هنا بعد، فيمكن إضافته كقسم آخر.

للاطلاع على القائمة الكاملة لما هو متاح، راجع قسم مرجع المشغلات والشروط والإجراءات أعلاه.

الوصفة 1 — المتابعة بشأن المقترحات

ما الذي تحققه: تحافظ على تقدم المقترحات دون الحاجة إلى المتابعة اليدوية. تذكّر الطالب قبل انتهاء صلاحية المقترح، وتتابع معه عندما يكون قد اطلع عليه لكنه لم يتخذ إجراءً، وتحيله داخليًا فور قبوله.

المشغل الذي يجب اختياره: أتمتة واحدة لكل سلوك تريده، من مجموعة المقترحات:

• تم عرض المقترح — في المرة الأولى التي يفتح فيها الطالب المقترح.
• تم قبول المقترح — عندما يقبل الطالب.
• تاريخ انتهاء صلاحية المقترح — مشغل قائم على التاريخ يمكنك ضبطه ليعمل قبل يوم انتهاء صلاحية المقترح أو في ذلك اليوم أو بعده.

وقت تشغيلها:

• تم عرض العرض يتم تشغيله عند أول فتح للعرض من قبل الطالب ولا يتم تشغيله مرة أخرى عند المشاهدات اللاحقة.
• تم قبول العرض يتم تشغيله عند الانتقال الفعلي إلى حالة القبول.
• تاريخ انتهاء العرض يعمل بالنسبة إلى تاريخ الانتهاء — ولإرسال تذكير، حدده قبل بضعة أيام. أثناء إنشاء مشغّل قائم على التاريخ، يعيد مُنشئ القواعد صياغة القاعدة لك بلغة واضحة حتى تتمكن من التأكد من اختيار الإزاحة والاتجاه الصحيحين.

الشروط التي يجب إضافتها: ضيّق نطاق الأتمتة بحيث يتم تشغيلها فقط للطلاب المقصودين — على سبيل المثال بحسب جنسية الطالب، أو بحسب حقول العرض مثل الوجهة أو نوع البرنامج. يمكنك استخدام الحقل نفسه أكثر من مرة في القاعدة إذا احتجت إلى اختبارين عليه، وتعرض البطاقة ملخصاً لما أنشأته (على سبيل المثال "3 شروط · أي منها"). إذا كنت تريد أن تتطابق جميع الشروط، فاترك وضع المطابقة مضبوطاً على الكل؛ واستخدم "أي منها" عندما يكون شرط واحد كافياً.

الإجراءات المقترحة:

• قبل انتهاء الصلاحية: أرسل للطالب بريداً إلكترونياً للتذكير مع رابط إلى العرض، وأنشئ مهمة للمستشار المسؤول للاتصال به.
• عند القبول: أرسل رسالة تهنئة عبر البريد الإلكتروني، وأنشئ مهمة الخطوة التالية (الدفعة، المستندات)، وأخطر الفريق عبر خطاف ويب أو إشعار داخلي.
• تمت المشاهدة ولكن لم يتم القبول: اربط أتمتة تم عرض العرض برسالة متابعة عبر البريد الإلكتروني بعد فترة زمنية محددة، أو استخدم تذكير تاريخ انتهاء العرض لسد الفجوة.

انتبه إلى ما يلي: يتم تشغيل تم عرض العرض عند الفتح الأول فقط — فالطالب الذي يعيد فتح العرض خمس مرات لا يزال ينشئ حدثاً واحداً، لذا لا تنشئ منطقاً يفترض تكرار المشاهدات. يتم تشغيل تم قبول العرض مرة واحدة، عند الانتقال — فإذا قبل الطالب الخيار أ ثم انتقل إلى الخيار ب، يظل ذلك حدثاً واحداً وليس حدثين، ولذلك لن تعمل أتمتة القبول مرة أخرى عند التبديل.

الوصفة 2 — تذكير الطلاب بتواريخ وثائق التأمين

ما الذي تحققه: يحصل الطلاب على تنبيه قبل بدء تغطية التأمين وقبل انتهائها، حتى يسافروا وهم مغطون بتأمين ساري المفعول ويعرفوا متى يجددونه. كما تمنح فريقك تذكيراً للتحقق من المستندات في الوقت المناسب.

المشغّل الذي يجب اختياره: من فئة التأمين الجديدة في أداة اختيار المشغّل:

• تاريخ بدء الوثيقة — لرسائل ما قبل الوصول ورسائل "تبدأ تغطيتك قريباً".
• تاريخ انتهاء الوثيقة — لتذكيرات التجديد وانتهاء الصلاحية.

متى يتم تشغيله: كلاهما قائم على التاريخ، لذا تختار قبل اليوم المعني أو في يومه أو بعده — على سبيل المثال قبل سبعة أيام من تاريخ بدء الوثيقة، أو قبل أربعة عشر يوماً من تاريخ انتهاء الوثيقة. يعيد مُنشئ القواعد صياغة القاعدة بلغة واضحة أثناء إعدادها، حتى تتمكن من التحقق من أن الإزاحة مقروءة بالطريقة التي قصدتها قبل الحفظ.

الشروط التي يجب إضافتها: استخدم بلد وجهة التأمين لإرسال تعليمات خاصة بكل بلد، واستخدم مزود التأمين عندما تختلف الصياغة أو المستندات حسب المزود. اجمع بينهما عندما تحتاج إلى كليهما، واستخدم ملخص الشرط على البطاقة للتأكد من أن القاعدة تطابق ما وصفته.

الإجراءات المقترحة:

• أرسل إلى الطالب تفاصيل وثيقته وما يجب أن يحمله معه.
• أنشئ مهمة للمستشار للتأكد من أن الطالب لديه مستنداته.
• بالنسبة إلى تواريخ الانتهاء، أرسل تذكيراً بالتجديد وأنشئ مهمة لمناقشة تمديد التغطية.

انتبه إلى ما يلي: لا تنطبق مشغلات التأمين إلا على الحجوزات المؤكدة. السياسات المرتبطة بالحجوزات التي لم يتم تأكيدها بعد لن تشغّل هذه المشغلات، لذلك لن يحصل الطالب الذي تكون حالته معلقة على شيء — لا تعتمد على هذه الوصفة باعتبارها فحص التغطية الوحيد لديك.

الوصفة 3 — التفاعل مع تغييرات مرحلة مسار المبيعات

ما الذي تحققه: تحوّل حركة مسار المبيعات إلى إجراء تلقائياً — رسائل ترحيب عندما يدخل الطالب مرحلة، ومهام تسليم عندما يتقدم، وتنبيهات داخلية عندما يتراجع أو يغادر مرحلة.

المشغل الذي يجب اختياره: تغيير مرحلة مسار المبيعات.

متى يتم تشغيلها: كلما تغيرت مرحلة مسار مبيعات الطالب. ثم تقرر التغييرات التي تهمك باستخدام شروط المشغل.

الشروط التي يجب إضافتها: استخدم "تم النقل إلى المرحلة" لاتخاذ إجراء عندما يصل الطالب إلى مرحلة محددة، واستخدم "تم النقل من المرحلة" لاتخاذ إجراء عندما يغادر مرحلة. اجمع بين الشرطين لالتقاط انتقال محدد (الخروج من مرحلة والدخول إلى أخرى)، وأضف شروطاً أخرى — الجنسية، والوجهة، والبرنامج — للحفاظ على اقتصار القاعدة على الطلاب المناسبين.

الإجراءات المقترحة:

• تم النقل إلى مرحلة جديدة: أرسل البريد الإلكتروني المناسب للمرحلة وأنشئ المهمة التالية للمالك.
• تم النقل إلى الخلف من مرحلة نشطة: أخطر المدير، أو أنشئ مهمة للمراجعة.
• أي تغيير في المرحلة: شغّل خطاف ويب حتى تظل تقاريرك أو نظام إدارة علاقات العملاء لديك متزامنة.

انتبه إلى ما يلي: إعادة التعيين الجماعية لا تشغّله. إذا تم تغيير المراحل بشكل جماعي، فلن يتم تشغيل أي أتمتة، لذلك ستبدو عملية ترتيب أو ترحيل كبيرة صامتة في السجلات. خطط لأي نقل جماعي للمراحل على افتراض أن رسائل البريد الإلكتروني والمهام اللاحقة لن يتم إنشاؤها، وتعامل معها يدوياً.

مراقبة عمليات تشغيل الأتمتة

في كل مرة يتم فيها تشغيل أتمتة، يتم تسجيل إدخال في السجل. يوضح هذا القسم مكان العثور على هذه السجلات، وما يعنيه كل حقل، وكيفية قراءتها عند حدوث خطأ ما.

يمكن بدء الأتمتة بواسطة مجموعة واسعة من الأحداث — أحداث الطلاب، والمقترحات، والتسجيل، والمبيعات، والتأمين — لذلك تعكس سجلات أي أتمتة معينة المشغل الذي بُنيت عليه. الحقول والحالات وأسباب الفشل الواردة أدناه هي نفسها بغض النظر عن المشغل الذي تم تشغيله.

ماهيته

السجل هو سجل لتشغيل أتمتة واحد. ينشئ كل تشغيل إدخال سجل واحد، حتى تتمكن من رؤية ما حدث بالضبط ومتى حدث وما إذا كان ناجحًا. لا يمكن تعديل السجلات أو حذفها — فهي سجل دائم.

أين تجد السجلات

1. انتقل إلى الإعدادات > التوظيف > الأتمتة.
2. افتح الأتمتة التي تريد التحقق منها.
3. في شاشة تحرير الأتمتة، انتقل من علامة تبويب الأتمتة إلى علامة تبويب السجلات.

إذا لم يتم تشغيل الأتمتة من قبل، فسترى حالة فارغة تقول "لا توجد عمليات تنفيذ بعد" مع زر لعرض إعدادات الأتمتة.

قراءة السجلات

يعرض قسم السجلات ما يلي:

• مرشح الحالة (على سبيل المثال، "جميع الحالات") لتصفية عمليات التشغيل حسب النتيجة.
• عداد يوضح عدد عمليات التشغيل المدرجة (على سبيل المثال، "عرض 12").
• صف واحد لكل عملية تشغيل.

يعرض كل صف في السجل هذه الحقول:

• الوقت — وقت حدوث التشغيل.
• الحالة — النتيجة (انظر أدناه).
• المشغّل — الحدث الذي بدأ التشغيل. هذا هو المشغّل الذي بُنيت عليه الأتمتة، لذا يمكن أن يكون أي حدث متاح. تتضمن الأمثلة التي قد تراها إنشاء العرض، وإصدار العرض (كان يُسمى سابقًا نشر العرض)، وعرض العرض، وقبول العرض، وتاريخ انتهاء العرض، وتغيير مرحلة المسار، ومشغلي التأمين تاريخ بدء الوثيقة وتاريخ انتهاء الوثيقة.
• معرّف التنفيذ — معرّف فريد للتشغيل (يبدأ بـ "exec-"). أشر إلى معرّف التنفيذ عند الإبلاغ عن مشكلة، حتى يمكن العثور على التشغيل المحدد.
• الإجراءات — عدد الإجراءات التي تم تشغيلها، كنسبة (على سبيل المثال، "1/1" أو "0/1 تم تخطيه").
• المدة — المدة التي استغرقها التشغيل.

انقر على صف لتوسيعه والاطلاع على تفاصيل كل إجراء في ذلك التشغيل.

الحالات

• نجاح — تم تشغيل الأتمتة واكتملت جميع الإجراءات.
• فشل — لم يكتمل التشغيل.
• فشل جزئي — اكتملت بعض الإجراءات ولم يكتمل البعض الآخر.

أين تظهر عمليات التشغيل أيضًا

تظهر عمليات تشغيل الأتمتة أيضًا في موجز الأنشطة الأخيرة للطالب، حتى تتمكن من رؤية نشاط الأتمتة من ملف الطالب الشخصي.

الأسباب الشائعة للفشل

إذا فشل التشغيل، فعادةً ما يكون السبب واحدًا مما يلي:

• أعاد خطاف الويب استجابة غير 2xx.
• أشار عنوان URL لخطاف الويب إلى عنوان IP داخلي أو خاص (يتم حظر هذه العناوين).
• اتبع خطاف الويب أكثر من 5 عمليات إعادة توجيه.
• تعذر ملء متغير مطلوب.

لماذا قد لا تحتوي الأتمتة على عمليات تشغيل

إذا كانت علامة تبويب السجلات فارغة بينما كنت تتوقع وجود إدخالات، فتحقق مما إذا كانت الأتمتة قيد التشغيل. وعلى وجه الخصوص، عندما تقوم بتكرار أتمتة من قائمة البطاقة، تصل النسخة متوقفة، مع ظهور شريط على الأتمتة يوضح ذلك. لا تعمل الأتمتة المعطلة مطلقًا، ولذلك لا تنتج أي إدخالات في السجل حتى تقوم بتمكينها. وهذا هو السبب الأكثر شيوعًا لظهور الأتمتة المكررة حديثًا وكأنها لا تفعل شيئًا.

ومن المفيد أيضًا التأكد من حدوث المشغّل فعليًا ومن تطابق الشروط في الأتمتة مع السجلات التي تتوقعها — لا يُسجَّل التشغيل إلا عند تنشيط المشغّل واجتياز الشروط.

متى تتحقق من السجلات

تحقق من السجلات عندما لا يحدث بريد إلكتروني أو مهمة أو خطاف ويب متوقع، أو عندما يبلغ أحدهم بأن الأتمتة لا تعمل. توضح الحالة وتفاصيل الإجراء الموسعة الخطوة التي فشلت وسبب فشلها.