Các công thức tự động hóa: cài đặt phổ biến

Last updated: September 2, 2026

Các thiết lập tự động hóa sẵn có mà bạn có thể sao chép, mỗi cái với trigger để chọn, khi nó chạy, các điều kiện để thêm, các hành động đề xuất, và những sai lầm cần tránh. Bao gồm theo dõi các đề xuất (đã xem, đã chấp nhận, hết hạn), nhắc nhở sinh viên về ngày bắt đầu và kết thúc của chính sách bảo hiểm, và phản ứng với các thay đổi trong giai đoạn của pipeline. Đây là một trang sống — nhiều công thức hơn sẽ được thêm theo thời gian khi các trigger và điều kiện mới được cập nhật.

Trang này mô tả các thiết lập tự động hóa phổ biến mà bạn có thể xây dựng trong Cài đặt > Tuyển dụng > Tự động hóa. Mỗi công thức theo cùng một hình dạng — những gì nó đạt được, trigger để chọn, khi nào nó chạy, các điều kiện để thêm, các hành động đề xuất, và những điều cần chú ý — để bạn có thể xem lướt qua và xây dựng trong vài phút.

Nhiều công thức hơn sẽ được thêm vào đây theo thời gian khi các trigger và điều kiện mới được cập nhật, vì vậy hãy xem đây như một thư viện ngày càng phát triển thay vì danh sách cố định. Nếu bạn xây dựng một thứ gì đó hữu ích mà chưa có ở đây, nó có thể được thêm vào như một phần khác.

Để xem danh sách đầy đủ các tùy chọn, hãy xem các tham khảo về trigger, điều kiện, và hành động liên kết ở cuối trang.

Công thức 1 — Theo dõi các đề xuất

Những gì nó đạt được: Giữ cho các đề xuất luôn tiến triển mà không cần theo đuổi thủ công. Bạn nhắc nhở sinh viên trước khi đề xuất hết hạn, theo dõi khi họ đã xem xét nhưng chưa hành động, và chuyển giao nội bộ ngay khi họ chấp nhận.

Trigger để chọn: Một tự động hóa cho mỗi hành vi bạn muốn, lấy từ nhóm Đề xuất:

  • Xem đề xuất — lần đầu tiên sinh viên mở đề xuất.
  • Chấp nhận đề xuất — khi sinh viên chấp nhận.
  • Ngày hết hạn đề xuất — trigger dựa trên ngày mà bạn có thể đặt để chạy trước, trong hoặc sau ngày đề xuất hết hạn.

Khi nó chạy:

  • Xem đề xuất kích hoạt lần đầu sinh viên mở đề xuất và không bao giờ kích hoạt lại trong các lần xem sau.
  • Chấp nhận đề xuất kích hoạt khi chuyển đổi thực tế sang trạng thái chấp nhận.
  • Ngày hết hạn đề xuất chạy theo ngày hết hạn — để nhắc nhở, đặt nó vài ngày trước. Khi bạn xây dựng trigger dựa trên ngày, trình tạo sẽ nhắc lại quy tắc cho bạn bằng ngôn ngữ rõ ràng để bạn xác nhận đã chọn đúng độ lệch và hướng.

Điều kiện để thêm: Thu hẹp phạm vi tự động hóa để chỉ kích hoạt cho những sinh viên bạn muốn — ví dụ như dựa trên Quốc tịch sinh viên, hoặc các trường đề xuất như điểm đến hoặc loại chương trình. Bạn có thể sử dụng cùng một trường nhiều lần trong một quy tắc nếu cần hai phép thử trên đó, và thẻ hiển thị tóm tắt những gì bạn đã xây dựng (ví dụ "3 điều kiện · bất kỳ"). Nếu bạn muốn tất cả đều phù hợp, giữ chế độ phù hợp là tất cả; dùng bất kỳ khi chỉ cần một điều kiện là đủ.

Hành động đề xuất:

  • Trước khi hết hạn: gửi email nhắc nhở sinh viên kèm liên kết đến đề xuất, và tạo nhiệm vụ cho cố vấn phụ trách gọi họ.
  • Trong trường hợp chấp nhận: gửi email chúc mừng, tạo nhiệm vụ bước tiếp theo (tiền gửi, tài liệu), và thông báo cho nhóm qua webhook hoặc thông báo nội bộ.
  • Đã xem nhưng chưa chấp nhận: kết hợp tự động Proposal Viewed với email theo dõi sau một khoảng thời gian nhất định, hoặc sử dụng nhắc nhở ngày hết hạn để lấp đầy khoảng trống.

Cẩn thận với: Proposal Viewed chỉ kích hoạt lần đầu tiên mở — một sinh viên mở đề xuất năm lần vẫn tạo ra một sự kiện, vì vậy đừng xây dựng logic giả định xem lại nhiều lần. Proposal Accepted kích hoạt một lần, khi chuyển đổi — nếu sinh viên chấp nhận tùy chọn A rồi chuyển sang tùy chọn B, đó vẫn là một sự kiện duy nhất, không phải hai, vì vậy tự động chấp nhận sẽ không chạy lại khi chuyển đổi.

Công thức 2 — Nhắc nhở sinh viên về ngày chính sách bảo hiểm

Điều nó đạt được: Sinh viên nhận được thông báo trước khi bảo hiểm của họ bắt đầu và trước khi kết thúc, để họ đi lại với bảo hiểm còn hiệu lực và biết khi nào cần gia hạn. Nó cũng cung cấp cho nhóm của bạn một lời nhắc để kiểm tra tài liệu đúng thời điểm.

Chồi kích hoạt: Từ danh mục Bảo hiểm mới trong trình chọn kích hoạt:

  • Ngày bắt đầu chính sách — cho các tin nhắn trước khi đến và "bảo hiểm của bạn sắp bắt đầu".
  • Ngày kết thúc chính sách — để nhắc gia hạn và hết hạn.

Khi nào chạy: Cả hai đều dựa trên ngày, vì vậy bạn chọn trước, đúng ngày hoặc sau ngày liên quan — ví dụ bảy ngày trước ngày bắt đầu chính sách, hoặc mười bốn ngày trước ngày kết thúc chính sách. Trình tạo lại quy tắc bằng ngôn ngữ rõ ràng khi bạn thiết lập, để bạn có thể kiểm tra xem độ lệch đọc đúng như ý định trước khi lưu.

Điều kiện cần thêm: Sử dụng Quốc gia đích của bảo hiểm để gửi hướng dẫn theo quốc gia, và Nhà cung cấp bảo hiểm nếu cách diễn đạt hoặc tài liệu khác nhau theo nhà cung cấp. Kết hợp chúng khi cần cả hai, và sử dụng tóm tắt điều kiện trên thẻ để xác nhận quy tắc phù hợp với mô tả của bạn.

Hành động đề xuất:

  • Email cho sinh viên chi tiết chính sách của họ và những gì cần mang theo.
  • Tạo nhiệm vụ cho cố vấn xác nhận sinh viên đã có tài liệu của họ.
  • Đối với ngày kết thúc, gửi email nhắc gia hạn và tạo nhiệm vụ thảo luận về việc gia hạn bảo hiểm.

Cẩn thận với: Các kích hoạt bảo hiểm chỉ áp dụng cho đặt chỗ đã xác nhận. Các chính sách đính kèm vào đặt chỗ chưa xác nhận sẽ không kích hoạt các kích hoạt này, vì vậy sinh viên trong trạng thái chờ sẽ không nhận được gì — đừng dựa vào công thức này như là kiểm tra bảo hiểm duy nhất của bạn.

Công thức 3 — Phản ứng với thay đổi giai đoạn pipeline

Điều nó đạt được: Chuyển động pipeline thành hành động tự động — tin nhắn chào mừng khi sinh viên vào giai đoạn, nhiệm vụ chuyển giao khi họ tiến bộ, và cảnh báo nội bộ khi họ quay lại hoặc rời khỏi giai đoạn.

Trigger để chọn: Thay đổi Giai đoạn Dòng chảy.

Khi nó chạy: Bất cứ khi nào giai đoạn dòng chảy của học sinh thay đổi. Bạn sau đó quyết định những thay đổi nào bạn quan tâm bằng cách sử dụng điều kiện của trigger.

Điều kiện cần thêm: Sử dụng "Chuyển sang giai đoạn" để hành động khi học sinh đến một giai đoạn cụ thể, và "Chuyển từ giai đoạn" để hành động khi họ rời khỏi một giai đoạn. Kết hợp hai điều này để bắt một chuyển đổi cụ thể (ra khỏi một giai đoạn và vào giai đoạn khác), và thêm các điều kiện khác — quốc tịch, điểm đến, chương trình — để giữ quy tắc phù hợp với đúng học sinh.

Hành động đề xuất:

  • Chuyển sang giai đoạn mới: gửi email phù hợp với giai đoạn và tạo nhiệm vụ tiếp theo cho người sở hữu.
  • Chuyển từ giai đoạn hoạt động trở lại: thông báo cho quản lý, hoặc tạo nhiệm vụ xem xét.
  • Bất kỳ thay đổi giai đoạn nào: kích hoạt webhook để báo cáo hoặc CRM của bạn luôn cập nhật.

Cẩn thận với: Chuyển giao hàng loạt không kích hoạt nó. Nếu các giai đoạn được thay đổi hàng loạt, không có tự động hóa nào chạy, vì vậy việc dọn dẹp lớn hoặc di chuyển sẽ không hiển thị gì trong nhật ký. Lập kế hoạch cho bất kỳ chuyển giai đoạn hàng loạt nào dựa trên giả định rằng email theo dõi và nhiệm vụ sẽ không được tạo, và xử lý chúng thủ công.

Liên quan