Receitas de automação: configurações comuns

Configurações de automação prontas a usar que pode copiar, cada uma com o gatilho a selecionar, quando ela é executada, as condições a adicionar, ações sugeridas e os obstáculos a evitar. Cobre o acompanhamento de propostas (visualizadas, aceitas, expiração), lembretes aos estudantes sobre as datas de início e fim da apólice de seguro, e reações às mudanças de estágio do pipeline. Esta é uma página dinâmica — mais receitas são adicionadas ao longo do tempo à medida que novos gatilhos e condições são disponibilizados.

Esta página descreve configurações comuns de automação que pode criar em Configurações > Recrutamento > Automações. Cada receita segue a mesma estrutura — o que ela alcança, o gatilho a selecionar, quando ela é executada, condições a adicionar, ações sugeridas e o que deve ser observado — para que possa percorrer rapidamente até à que necessita e construí-la em poucos minutos.

Mais receitas serão adicionadas aqui ao longo do tempo à medida que novos gatilhos e condições forem disponibilizados, portanto, considere esta uma biblioteca em crescimento em vez de uma lista fixa. Se criar algo útil que ainda não está aqui, pode acrescentá-lo como outra secção.

Para a lista completa do que está disponível, consulte a referência de gatilhos, condições e ações ligada na parte inferior.

Receita 1 — Acompanhamento de propostas

O que ela alcança: Mantém as propostas em movimento sem necessidade de acompanhamento manual. Você incentiva o estudante antes da expiração da proposta, faz o acompanhamento quando ele a visualizou mas não agiu, e transfere internamente o momento em que ela é aceita.

Gatilho a selecionar: Uma automação por comportamento que desejar, retirada do grupo Propostas:

• Proposta Visualizada — a primeira vez que o estudante abre a proposta.
• Proposta Aceita — quando o estudante aceita.
• Data de expiração da proposta — um gatilho baseado na data que pode definir para executar antes, na, ou após o dia em que a proposta expira.

Quando ela é executada:

• Proposta Visualizada dispara na primeira abertura da proposta pelo estudante e nunca mais em visualizações posteriores.
• Proposta Aceita dispara na transição real para aceite.
• Data de expiração da proposta executa relativamente à data de expiração — para um incentivo, defina-a alguns dias antes. Ao criar um gatilho baseado em data, o construtor reafirma a regra para si em linguagem simples para que possa confirmar se escolheu o deslocamento e direção corretos.

Condições a adicionar: Limite a automação para que só dispare para os estudantes que pretende — por exemplo, com Nacionalidade do Estudante, ou em campos de proposta como destino ou tipo de programa. Pode usar o mesmo campo mais de uma vez numa regra se precisar de dois testes nele, e o cartão mostra um resumo do que criou (por exemplo, "3 condições · qualquer"). Se desejar que tudo corresponda, mantenha o modo de correspondência definido para todos; use qualquer quando uma única condição for suficiente.

Ações sugeridas:

• Antes da expiração: envie um email ao estudante com um lembrete e um link para a proposta, e crie uma tarefa para o conselheiro responsável ligar para ele.
• Após aceitação: envie um email de parabéns, crie a tarefa de próximo passo (depósito, documentos), e notifique a equipa via webhook ou notificação interna.
• Visualizado mas não aceite: associe uma automação Proposta Visualizada com um email de acompanhamento após um tempo definido, ou use o lembrete da data de expiração para preencher a lacuna.

Fique atento a: Proposta Visualizada só dispara na primeira abertura — um estudante que reabre a proposta cinco vezes ainda gera um evento, então não crie lógica que assuma visualizações repetidas. Proposta Aceita dispara uma vez, na transição — se o estudante aceita a opção A e depois muda para a opção B, isso ainda é um único evento, não dois, portanto uma automação de aceitação não será executada novamente na troca.

Receita 2 — Lembre os estudantes sobre as datas da apólice de seguro

O que alcança: Os estudantes recebem um aviso antes do início e do fim da cobertura do seguro, para viajarem com cobertura ativa e saberem quando renovar. Também dá à sua equipa um lembrete para verificar documentos no momento certo.

Gatilho a escolher: A partir da nova categoria Seguro no seletor de gatilhos:

• Data de início da apólice — para mensagens pré-chegada e "sua cobertura começa em breve".
• Data de fim da apólice — para lembretes de renovação e expiração.

Quando executa: Ambos são baseados em datas, então você escolhe antes, na ou após o dia relevante — por exemplo, sete dias antes da data de início da apólice, ou catorze dias antes da data de fim. O construtor reafirma a regra em linguagem simples enquanto você a define, para que possa verificar se o deslocamento está correto antes de salvar.

Condições a adicionar: Use País de destino do seguro para enviar instruções específicas por país, e Provedor de seguro onde a redação ou os documentos diferem por provedor. Combine-os quando precisar de ambos, e use o resumo da condição no cartão para confirmar se a regra corresponde ao que descreveu.

Ações sugeridas:

• Envie um email ao estudante com os detalhes da apólice e o que deve levar.
• Crie uma tarefa para o conselheiro confirmar que o estudante possui os documentos.
• Para datas de fim, envie um lembrete de renovação e crie uma tarefa para discutir a extensão da cobertura.

Fique atento a: Os gatilhos de seguro aplicam-se apenas a reservas confirmadas. Políticas associadas a reservas ainda não confirmadas não dispararão esses gatilhos, portanto um estudante em estado pendente não receberá nada — não confie nesta receita como sua única verificação de cobertura.

Receita 3 — Reaja às mudanças de estágio do pipeline

O que alcança: Transforma o movimento do pipeline em ação automática — mensagens de boas-vindas quando um estudante entra em um estágio, tarefas de transferência quando eles progridem, e alertas internos quando eles recuam ou deixam um estágio.

Gatilho para selecionar: Alteração de Etapa do Pipeline.

Quando é executado: Sempre que a etapa do pipeline de um estudante muda. Você decide então quais as mudanças que lhe interessam usando as condições do gatilho.

Condições a adicionar: Use "Movido para etapa" para agir quando um estudante chegar a uma etapa específica, e "Movido de etapa" para agir quando sair de uma. Combine as duas para capturar uma transição específica (de uma etapa para outra), e adicione outras condições — nacionalidade, destino, programa — para manter a regra limitada aos estudantes certos.

Ações sugeridas:

• Movido para uma nova etapa: envie o email adequado à etapa e crie a próxima tarefa para o responsável.
• Movido de uma etapa ativa para uma anterior: notifique o gestor, ou crie uma tarefa de revisão.
• Qualquer mudança de etapa: dispare um webhook para que seus relatórios ou CRM fiquem atualizados.

Cuidado com: Reatribuições em massa não ativam. Se as etapas forem alteradas em massa, nenhuma automação será executada, portanto uma grande limpeza ou migração parecerá silenciosa nos logs. Planeje qualquer mudança de etapa em massa assumindo que os emails de acompanhamento e tarefas não serão criados, e trate-os manualmente.

Relacionado

• Como configurar Automations — ativação, construtor e criação da sua primeira regra.
• Referência de gatilhos, condições e ações — a lista completa de eventos, condições, ações e variáveis.
• Monitoramento de execuções de automação — a aba de Logs, status e como solucionar problemas de uma execução que falhou ou nunca ocorreu.