Receitas de automação: configurações comuns

Configurações de automação prontas que você pode copiar, cada uma com o gatilho para escolher, quando ela será executada, as condições a serem adicionadas, ações sugeridas e os obstáculos a evitar. Cobre o acompanhamento de propostas (visualizadas, aceitas, expiração), lembretes aos estudantes sobre as datas de início e fim da apólice de seguro, e reações às mudanças de estágio do pipeline. Esta é uma página dinâmica — mais receitas são adicionadas ao longo do tempo conforme novos gatilhos e condições são lançados.

Esta página descreve configurações comuns de automação que você pode criar em Configurações > Recrutamento > Automações. Cada receita segue a mesma estrutura — o que ela realiza, o gatilho para escolher, quando ela é executada, condições a serem adicionadas, ações sugeridas e o que observar — para que você possa percorrer rapidamente até a que precisa e construí-la em poucos minutos.

Mais receitas serão adicionadas aqui ao longo do tempo conforme novos gatilhos e condições forem lançados, então trate isto como uma biblioteca em crescimento ao invés de uma lista fixa. Se você criar algo útil que ainda não está aqui, pode ser acrescentado como outra seção.

Para a lista completa do que está disponível, consulte a referência de gatilhos, condições e ações vinculada na parte inferior.

Receita 1 — Acompanhamento de propostas

O que ela realiza: Mantém as propostas em movimento sem necessidade de acompanhamento manual. Você incentiva o estudante antes que a proposta expire, faz um acompanhamento quando ele visualizou mas não agiu, e transfere internamente no momento em que ele aceita.

Gatilho para escolher: Uma automação por comportamento que você deseja, retirada do grupo Propostas:

• Proposta Visualizada — a primeira vez que o estudante abre a proposta.
• Proposta Aceita — quando o estudante aceita.
• Data de expiração da proposta — um gatilho baseado em data que você pode configurar para rodar antes, na, ou após o dia em que a proposta expira.

Quando ela é executada:

• Proposta Visualizada dispara na primeira abertura da proposta pelo estudante e nunca mais em visualizações posteriores.
• Proposta Aceita dispara na transição real para aceita.
• Data de expiração da proposta roda em relação à data de expiração — para um lembrete, configure alguns dias antes. Ao criar um gatilho baseado em data, o construtor reitera a regra para você em linguagem simples para que possa confirmar se escolheu o deslocamento e a direção corretos.

Condições a serem adicionadas: Limite a automação para que ela só dispare para os estudantes que você quer — por exemplo, em Nacionalidade do Estudante, ou em campos de proposta como destino ou tipo de programa. Você pode usar o mesmo campo mais de uma vez na mesma regra se precisar de duas verificações, e o cartão mostra um resumo do que você construiu (por exemplo, "3 condições · qualquer"). Se desejar que tudo corresponda, mantenha o modo de correspondência definido como todos; use qualquer quando uma única condição for suficiente.

Ações sugeridas:

• Antes do vencimento: envie um lembrete por e-mail ao estudante com um link para a proposta e crie uma tarefa para o conselheiro responsável ligar para ele.
• Na aceitação: envie um e-mail de parabéns, crie a próxima tarefa (depósito, documentos) e notifique a equipe via webhook ou notificação interna.
• Visualizado mas não aceito: associe uma automação Proposta Visualizada com um e-mail de acompanhamento após um tempo definido ou use o lembrete da data de vencimento para cobrir a lacuna.

Fique atento a: Proposta Visualizada só dispara na primeira abertura — um estudante que reabre a proposta cinco vezes ainda gera um evento, então não crie lógica que assuma visualizações repetidas. Proposta Aceita dispara uma vez, na transição — se o estudante aceita a opção A e depois troca para a opção B, isso ainda é um único evento, não dois, então uma automação de aceitação não será executada novamente na troca.

Receita 2 — Lembre os estudantes sobre as datas da apólice de seguro

O que ela realiza: Os estudantes recebem um aviso antes do início da cobertura do seguro e antes do seu término, para que viajem com cobertura ativa e saibam quando renovar. Também dá à sua equipe um lembrete para verificar os documentos no momento adequado.

Gatilho para selecionar: A partir da nova categoria Seguro no seletor de gatilhos:

• Data de início da apólice — para mensagens pré-chegada e "sua cobertura começa em breve".
• Data de término da apólice — para lembretes de renovação e vencimento.

Quando é executado: Ambos são baseados em datas, então você escolhe antes, na ou após o dia relevante — por exemplo, sete dias antes da data de início da apólice ou quatorze dias antes da data de término. O construtor reafirma a regra em linguagem simples enquanto você a define, para que possa verificar se o deslocamento está correto antes de salvar.

Condições para adicionar: Use País de destino do seguro para enviar instruções específicas por país, e Provedor de seguro onde a redação ou os documentos diferem por provedor. Combine-os quando precisar de ambos e use o resumo da condição no cartão para confirmar se a regra corresponde ao que você descreveu.

Ações sugeridas:

• Envie ao estudante os detalhes da apólice e o que deve levar com ele.
• Crie uma tarefa para o conselheiro confirmar que o estudante possui seus documentos.
• Para as datas de término, envie um lembrete de renovação e crie uma tarefa para discutir a extensão da cobertura.

Fique atento a: Os gatilhos de seguro se aplicam a reservas confirmadas apenas. Políticas vinculadas a reservas que ainda não estão confirmadas não dispararão esses gatilhos, então um estudante em estado pendente não receberá nada — não confie nesta receita como sua única verificação de cobertura.

Receita 3 — Reagir às mudanças de estágio do pipeline

O que ela realiza: Transforma o movimento do pipeline em ação automaticamente — mensagens de boas-vindas quando um estudante entra em um estágio, tarefas de transferência quando eles progridem e alertas internos quando eles retornam ou deixam um estágio.

Gatilho para seleção: Alteração de Etapa do Pipeline.

Quando é executado: Sempre que a etapa do pipeline de um estudante muda. Você então decide quais mudanças são importantes usando as condições do gatilho.

Condições a adicionar: Use "Movido para a etapa" para agir quando um estudante chegar a uma etapa específica, e "Movido da etapa" para agir quando ele sair de uma. Combine as duas para capturar uma transição específica (de uma etapa para outra), e adicione outras condições — nacionalidade, destino, programa — para manter a regra focada nos estudantes certos.

Ações sugeridas:

• Movido para uma nova etapa: envie o e-mail adequado à etapa e crie a próxima tarefa para o responsável.
• Movido de uma etapa ativa para uma anterior: notifique o gerente, ou crie uma tarefa de revisão.
• Qualquer mudança de etapa: acione um webhook para que seus relatórios ou CRM fiquem atualizados.

Cuidado com: Reatribuições em massa não acionam isso. Se as etapas forem alteradas em massa, nenhuma automação será executada, então uma grande limpeza ou migração parecerá silenciosa nos registros. Planeje qualquer mudança de etapa em massa assumindo que os e-mails de acompanhamento e tarefas não serão criados, e lide com eles manualmente.

Relacionado

• Como configurar Automations — ativação, o construtor, e criação da sua primeira regra.
• Referência de gatilhos, condições e ações — a lista completa de eventos, condições, ações e variáveis.
• Monitoramento de execuções de automação — a aba de Logs, status, e como solucionar problemas de uma execução que falhou ou nunca ocorreu.