Ricette di automazione: configurazioni comuni

Last updated: September 2, 2026

Configurazioni di automazione predefinite che puoi copiare, ognuna con il trigger da scegliere, quando viene eseguita, le condizioni da aggiungere, le azioni suggerite e le insidie da evitare. Copre il follow-up sulle proposte (visualizzate, accettate, scadute), il promemoria agli studenti sulle date di inizio e fine della polizza assicurativa e la reazione ai cambiamenti di fase del pipeline. Questa è una pagina dinamica — più ricette vengono aggiunte nel tempo man mano che vengono rilasciati nuovi trigger e condizioni.

Questa pagina descrive configurazioni di automazione comuni che puoi creare in Impostazioni > Reclutamento > Automazioni. Ogni ricetta segue la stessa struttura — cosa realizza, il trigger da scegliere, quando viene eseguita, le condizioni da aggiungere, le azioni suggerite e cosa tenere d'occhio — così puoi scorrere e trovare quella di cui hai bisogno e crearla in pochi minuti.

Altre ricette verranno aggiunte qui nel tempo man mano che vengono rilasciati nuovi trigger e condizioni, quindi considera questa come una libreria in crescita piuttosto che una lista fissa. Se crei qualcosa di utile che ancora non è qui, può essere aggiunto come un'altra sezione.

Per l'elenco completo di ciò che è disponibile, consulta i riferimenti ai trigger, alle condizioni e alle azioni collegati in fondo.

Ricetta 1 — Follow-up sulle proposte

Cosa realizza: Mantiene le proposte in movimento senza doverle inseguire manualmente. Spingi lo studente prima che la proposta scada, fai follow-up quando l'ha visualizzata ma non ha agito, e consegni internamente nel momento in cui la accetta.

Trigger da scegliere: Un'automazione per ogni comportamento che desideri, tratto dal gruppo Proposte:

  • Proposta visualizzata — la prima volta che lo studente apre la proposta.
  • Proposta accettata — quando lo studente la accetta.
  • Data di scadenza della proposta — un trigger basato sulla data che puoi impostare per eseguirlo prima, durante o dopo il giorno in cui la proposta scade.

Quando viene eseguita:

  • Proposta visualizzata si attiva alla prima apertura della proposta da parte dello studente e non più in seguito.
  • Proposta accettata si attiva al passaggio effettivo a accettata.
  • Data di scadenza della proposta si esegue rispetto alla data di scadenza — per un promemoria, impostala alcuni giorni prima. Quando crei un trigger basato sulla data, il costruttore ti ripete la regola in modo semplice così puoi confermare di aver scelto il giusto offset e direzione.

    Condizioni da aggiungere: Rendi l'automazione più mirata in modo che si attivi solo per gli studenti che intendi — ad esempio sulla Nazionalità dello studente, o sui campi della proposta come destinazione o tipo di programma. Puoi usare lo stesso campo più di una volta in una regola se hai bisogno di due test su di esso, e la scheda mostra un riepilogo di ciò che hai creato (ad esempio "3 condizioni · qualsiasi"). Se vuoi che tutto corrisponda, mantieni la modalità di corrispondenza impostata su tutti; usa qualsiasi quando una singola condizione è sufficiente.

    Azioni suggerite:

    • Prima della scadenza: invia un'email di promemoria allo studente con un link alla proposta e crea un'attività per il consulente responsabile per chiamarlo.
    • In caso di accettazione: invia un'email di congratulazioni, crea l'attività per il passaggio successivo (deposito, documenti) e informa il team tramite webhook o notifica interna.
    • Visualizzato ma non accettato: abbina un'automazione Proposal Viewed con un'email di follow-up a un'ora stabilita dopo, o utilizza il promemoria della data di scadenza per coprire il gap.

    Attenzione a: Proposal Viewed si attiva solo alla prima apertura — uno studente che riapre la proposta cinque volte genera ancora un evento, quindi non creare logiche che assumano visualizzazioni ripetute. Proposal Accepted si attiva una sola volta, al momento del passaggio — se lo studente accetta l'opzione A e poi passa all'opzione B, si tratta comunque di un singolo evento, non di due, quindi un'automazione di accettazione non si attiverà di nuovo al cambio.

    Ricetta 2 — Ricorda agli studenti le date della polizza assicurativa

    Cosa ottiene: Gli studenti ricevono un avviso prima che la copertura assicurativa inizi e prima che finisca, così viaggiano con copertura attiva e sanno quando rinnovarla. Inoltre, dà al tuo team un promemoria per controllare i documenti al momento giusto.

    Trigger da scegliere: Dalla nuova categoria Assicurazione nel selettore di trigger:

    • Data di inizio della polizza — per messaggi pre-arrivo e "la tua copertura inizia presto".
    • Data di fine della polizza — per promemoria di rinnovo e scadenza.

    Quando si attiva: Entrambi sono basati sulla data, quindi puoi sceglierli prima, il giorno stesso o dopo — ad esempio sette giorni prima della data di inizio della polizza, o quattordici giorni prima della data di scadenza. Il costruttore ripete la regola in linguaggio semplice mentre la imposti, così puoi verificare che l'offset sia come desideri prima di salvare.

    Condizioni da aggiungere: Usa Paese di destinazione dell'assicurazione per inviare istruzioni specifiche per paese, e Provider dell'assicurazione se la formulazione o i documenti differiscono a seconda del provider. Combinali quando sono necessari entrambi, e usa il riepilogo delle condizioni sulla scheda per confermare che la regola corrisponda a quanto descritto.

    Azioni suggerite:

    • Invia un'email allo studente con i dettagli della polizza e cosa portare con sé.
    • Crea un'attività per il consulente per confermare che lo studente abbia i documenti.
    • Per le date di fine, invia un promemoria di rinnovo e crea un'attività per discutere di un'estensione della copertura.

    Attenzione a: I trigger dell'assicurazione si applicano solo alle prenotazioni confermate. Le polizze associate a prenotazioni non ancora confermate non attiveranno questi trigger, quindi uno studente in stato pendente non riceverà nulla — non fare affidamento su questa ricetta come unico controllo della copertura.

    Ricetta 3 — Rispondi ai cambiamenti di fase del pipeline

    Cosa ottiene: Trasforma il movimento del pipeline in azione automatica — messaggi di benvenuto quando uno studente entra in una fase, attività di passaggio di consegne quando progredisce, e avvisi interni quando torna indietro o lascia una fase.

    Trigger da selezionare: Cambio di fase del pipeline.

    Quando si attiva: Ogni volta che cambia la fase del pipeline di uno studente. Decidi quindi quali cambiamenti ti interessano usando le condizioni del trigger.

    Condizioni da aggiungere: Usa "Spostato in fase" per agire quando uno studente arriva in una fase specifica, e "Spostato da fase" per agire quando lascia una fase. Combina le due per catturare una transizione specifica (da una fase all'altra), e aggiungi altre condizioni — nazionalità, destinazione, programma — per mantenere la regola limitata agli studenti giusti.

    Azioni suggerite:

    • Spostato in una nuova fase: invia l'email appropriata alla fase e crea il prossimo compito per il proprietario.
    • Spostato da una fase attiva indietro: informa il responsabile, o crea un compito di revisione.
    • Qualsiasi cambiamento di fase: attiva un webhook in modo che i tuoi report o CRM rimangano aggiornati.

    Attenzione a: Le riassegnazioni di massa non attivano il trigger. Se le fasi vengono cambiate in massa, nessuna automazione viene eseguita, quindi una grande pulizia o migrazione apparirà silenziosa nei log. Pianifica qualsiasi spostamento di fase in massa assumendo che le email di follow-up e i compiti non verranno creati, e gestiscili manualmente.

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