Resep otomatisasi: pengaturan umum

Last updated: September 2, 2026

Pengaturan otomatisasi siap pakai yang dapat Anda salin, masing-masing dengan pemicu untuk dipilih, kapan dijalankan, kondisi untuk ditambahkan, tindakan yang disarankan, dan jebakan yang harus dihindari. Meliputi tindak lanjut proposal (dilihat, diterima, kedaluwarsa), mengingatkan siswa tentang tanggal mulai dan akhir polis asuransi, dan bereaksi terhadap perubahan tahap pipeline. Ini adalah halaman yang terus diperbarui — lebih banyak resep ditambahkan seiring waktu saat pemicu dan kondisi baru dirilis.

Halaman ini menjelaskan pengaturan otomatisasi umum yang dapat Anda buat di Pengaturan > Perekrutan > Otomatisasi. Setiap resep mengikuti pola yang sama — apa yang dicapai, pemicu untuk dipilih, kapan dijalankan, kondisi untuk ditambahkan, tindakan yang disarankan, dan apa yang harus diwaspadai — sehingga Anda dapat dengan cepat menemukan yang Anda butuhkan dan membangunnya dalam beberapa menit.

Lebih banyak resep akan ditambahkan di sini seiring waktu saat pemicu dan kondisi baru dirilis, jadi anggap ini sebagai perpustakaan yang berkembang daripada daftar tetap. Jika Anda membangun sesuatu yang berguna yang belum ada di sini, itu dapat ditambahkan sebagai bagian lain.

Untuk daftar lengkap apa yang tersedia, lihat referensi pemicu, kondisi, dan tindakan yang tertaut di bagian bawah.

Resep 1 — Tindak lanjuti proposal

Apa yang dicapai: Menjaga proposal tetap bergerak tanpa perlu pengejaran manual. Anda mendorong siswa sebelum proposal kedaluwarsa, menindaklanjuti saat mereka telah melihatnya tetapi belum bertindak, dan menyerahkan secara internal saat mereka menerimanya.

Pemicu untuk dipilih: Satu otomatisasi per perilaku yang ingin Anda gunakan, diambil dari grup Proposal:

  • Proposal Dilihat — pertama kali siswa membuka proposal.
  • Proposal Diterima — saat siswa menerimanya.
  • Tanggal kedaluwarsa proposal — pemicu berbasis tanggal yang dapat Anda atur untuk dijalankan sebelum, saat, atau setelah hari proposal kedaluwarsa.

Kapan dijalankan:

  • Proposal Dilihat dipicu saat siswa pertama kali membuka proposal dan tidak lagi dipicu pada tampilan berikutnya.
  • Proposal Diterima dipicu saat transisi aktual ke diterima.
  • Tanggal kedaluwarsa proposal dijalankan relatif terhadap tanggal kedaluwarsa — untuk dorongan, atur beberapa hari sebelumnya. Saat Anda membangun pemicu berbasis tanggal, pembuatnya mengulang kembali aturan tersebut dalam bahasa yang sederhana sehingga Anda dapat mengonfirmasi bahwa Anda memilih offset dan arah yang benar.

Kondisi untuk ditambahkan: Persempit otomatisasi sehingga hanya memicu untuk siswa yang Anda maksud — misalnya pada Kebangsaan Siswa, atau pada bidang proposal seperti tujuan atau jenis program. Anda dapat menggunakan bidang yang sama lebih dari sekali dalam satu aturan jika Anda membutuhkan dua pengujian, dan kartu menampilkan ringkasan apa yang Anda bangun (misalnya "3 kondisi · sembarang"). Jika Anda ingin semuanya cocok, tetap mode pencocokan diatur ke semua; gunakan sembarang saat satu kondisi cukup.

Tindakan yang disarankan:

  • Sebelum kedaluwarsa: kirim email pengingat kepada siswa dengan tautan ke proposal, dan buat tugas untuk konselor yang bertanggung jawab menghubungi mereka.
  • Setelah diterima: kirim email ucapan selamat, buat tugas langkah berikutnya (deposit, dokumen), dan beri tahu tim melalui webhook atau notifikasi internal.
  • Dilihat tetapi belum diterima: pasangkan otomatisasi Proposal Dilihat dengan email tindak lanjut setelah waktu tertentu, atau gunakan dorongan tanggal kedaluwarsa untuk menutup celahnya.

Perhatikan: Proposal Dilihat hanya aktif saat pertama dibuka — siswa yang membuka proposal lima kali tetap menghasilkan satu kejadian, jadi jangan buat logika yang mengasumsikan tampilan berulang. Proposal Diterima aktif sekali, saat transisi — jika siswa menerima opsi A dan kemudian beralih ke opsi B, itu tetap satu kejadian, bukan dua, jadi otomatisasi penerimaan tidak akan berjalan lagi saat beralih.

Resep 2 — Mengingatkan siswa tentang tanggal polis asuransi

Apa yang dicapai: Siswa mendapatkan pengingat sebelum asuransi mereka mulai dan sebelum berakhir, sehingga mereka bepergian dengan perlindungan aktif dan tahu kapan harus memperbarui. Ini juga memberi tim Anda pengingat untuk memeriksa dokumen pada waktu yang tepat.

Pemicu yang dipilih: Dari kategori Asuransi baru di pemilih pemicu:

  • Tanggal mulai polis — untuk pesan sebelum kedatangan dan "perlindungan Anda akan segera dimulai".
  • Tanggal berakhir polis — untuk pengingat perpanjangan dan kedaluwarsa.

Kapan dijalankan: Keduanya berbasis tanggal, jadi Anda memilih sebelum, saat, atau setelah hari yang relevan — misalnya tujuh hari sebelum tanggal mulai polis, atau empat belas hari sebelum tanggal berakhir polis. Pembuat aturan mengulang kembali aturan tersebut dalam bahasa yang sederhana saat Anda mengaturnya, sehingga Anda dapat memeriksa offset-nya sesuai yang Anda inginkan sebelum menyimpan.

Persyaratan kondisi: Gunakan Negara tujuan asuransi untuk mengirim instruksi khusus negara, dan Penyedia asuransi jika kata-kata atau dokumen berbeda tergantung penyedia. Gabungkan keduanya jika Anda membutuhkan keduanya, dan gunakan ringkasan kondisi di kartu untuk memastikan aturan sesuai dengan yang Anda deskripsikan.

Langkah yang disarankan:

  • Kirim email kepada siswa berisi detail polis mereka dan apa yang harus mereka bawa.
  • Buat tugas untuk konselor mengonfirmasi bahwa siswa memiliki dokumen mereka.
  • Untuk tanggal akhir, kirim email pengingat perpanjangan dan buat tugas untuk membahas perpanjangan perlindungan.

Perhatikan: Pemicu asuransi berlaku hanya untuk reservasi yang dikonfirmasi. Polis yang terlampir pada reservasi yang belum dikonfirmasi tidak akan memicu pemicu ini, jadi siswa dalam status tertunda tidak akan mendapatkan apa-apa — jangan andalkan resep ini sebagai satu-satunya pemeriksaan perlindungan Anda.

Resep 3 — Merespons perubahan tahap pipeline

Apa yang dicapai: Mengubah pergerakan pipeline menjadi tindakan secara otomatis — pesan sambutan saat siswa memasuki tahap, tugas serah terima saat mereka maju, dan peringatan internal saat mereka kembali atau meninggalkan tahap.

Trigger untuk dipilih: Perubahan Tahap Pipeline.

Kapan akan berjalan: Setiap kali tahap pipeline siswa berubah. Anda kemudian memutuskan perubahan mana yang penting menggunakan kondisi trigger.

Kondisi yang harus ditambahkan: Gunakan "Pindah ke tahap" untuk bertindak saat seorang siswa tiba di tahap tertentu, dan "Pindah dari tahap" untuk bertindak saat mereka meninggalkan satu tahap. Gabungkan keduanya untuk menangkap transisi tertentu (dari satu tahap ke tahap lain), dan tambahkan kondisi lain — kebangsaan, tujuan, program — untuk menjaga aturan tetap relevan untuk siswa yang tepat.

Langkah yang disarankan:

  • Pindah ke tahap baru: kirim email yang sesuai tahap dan buat tugas berikutnya untuk pemiliknya.
  • Pindah dari tahap aktif ke belakang: beri tahu manajer, atau buat tugas tinjauan.
  • Setiap perubahan tahap: aktifkan webhook agar pelaporan atau CRM Anda tetap sinkron.

Perhatikan: Reassign massal tidak memicu ini. Jika tahap diubah secara massal, tidak ada otomatisasi yang berjalan, jadi pembersihan besar atau migrasi akan terlihat diam di log. Rencanakan setiap pemindahan tahap massal dengan asumsi bahwa email tindak lanjut dan tugas tidak akan dibuat, dan tangani secara manual.

Terkait