Recetas de automatización: configuraciones comunes

Last updated: September 2, 2026

Configuraciones de automatización predefinidas que puedes copiar, cada una con el disparador para seleccionar, cuándo se ejecuta, las condiciones para agregar, acciones sugeridas y las trampas a evitar. Cubre el seguimiento de propuestas (vista, aceptada, vencimiento), recordando a los estudiantes las fechas de inicio y fin de la póliza de seguro, y reaccionando a cambios en las etapas del pipeline. Esta es una página dinámica — se añaden más recetas con el tiempo a medida que se lanzan nuevos disparadores y condiciones.

Esta página describe configuraciones de automatización comunes que puedes crear en Configuración > Reclutamiento > Automatizaciones. Cada receta sigue la misma estructura — lo que logra, el disparador para seleccionar, cuándo se ejecuta, las condiciones para agregar, acciones sugeridas y qué tener en cuenta — para que puedas buscar rápidamente la que necesitas y crearla en unos minutos.

Se agregarán más recetas aquí con el tiempo a medida que se lancen nuevos disparadores y condiciones, así que trata esto como una biblioteca en crecimiento en lugar de una lista fija. Si construyes algo útil que aún no está aquí, puede añadirse como otra sección.

Para la lista completa de lo que está disponible, consulta las referencias de disparadores, condiciones y acciones enlazadas en la parte inferior.

Receta 1 — Seguimiento de propuestas

Lo que logra: Mantiene las propuestas en movimiento sin necesidad de perseguirlas manualmente. Empujas al estudiante antes de que expire la propuesta, haces un seguimiento cuando la han revisado pero no actuado, y lo entregas internamente en el momento en que la aceptan.

Disparador para seleccionar: Una automatización por comportamiento que desees, extraída del grupo Propuestas:

  • Propuesta vista — la primera vez que el estudiante abre la propuesta.
  • Propuesta aceptada — cuando el estudiante la acepta.
  • Fecha de vencimiento de la propuesta — un disparador basado en la fecha que puedes configurar para que se ejecute antes, en o después del día en que expira la propuesta.

Cuándo se ejecuta:

  • Propuesta vista se activa en la primera apertura de la propuesta por parte del estudiante y nunca más en vistas posteriores.
  • Propuesta aceptada se activa en la transición real a aceptada.
  • Fecha de vencimiento de la propuesta se ejecuta en relación con la fecha de vencimiento — para un empujón, configúralo unos días antes. Al construir un disparador basado en la fecha, el creador te reafirma la regla en un lenguaje sencillo para que puedas confirmar que elegiste el desplazamiento y la dirección correctos.

Condiciones para agregar: Limita la automatización para que solo se active para los estudiantes que quieres — por ejemplo, en Nacionalidad del Estudiante, o en campos de propuesta como destino o tipo de programa. Puedes usar el mismo campo más de una vez en una regla si necesitas dos pruebas sobre él, y la tarjeta muestra un resumen de lo que construiste (por ejemplo, "3 condiciones · cualquiera"). Si quieres que todo coincida, mantén el modo de coincidencia en todo; usa cualquiera cuando una sola condición sea suficiente.

Acciones sugeridas:

  • Antes de la expiración: envía un correo electrónico recordatorio al estudiante con un enlace a la propuesta y crea una tarea para que el consejero responsable lo llame.
  • Al aceptar: envía un correo de felicitación, crea la tarea de siguiente paso (depósito, documentos) y notifica al equipo mediante webhook o notificación interna.
  • Visto pero no aceptado: combina una automatización Propuesta vista con un correo de seguimiento en un tiempo establecido después, o usa el recordatorio de fecha de expiración para cubrir la brecha.

Ten cuidado con: Propuesta vista solo se activa en la primera apertura — un estudiante que vuelve a abrir la propuesta cinco veces aún genera un evento, así que no construyas lógica que asuma vistas repetidas. Propuesta aceptada se activa una vez, en la transición — si el estudiante acepta la opción A y luego cambia a la opción B, eso sigue siendo un solo evento, no dos, por lo que una automatización de aceptación no se ejecutará nuevamente en el cambio.

Receta 2 — Recordar a los estudiantes las fechas de la póliza de seguro

Lo que logra: Los estudiantes reciben una advertencia antes de que comience su cobertura de seguro y antes de que termine, para que viajen con cobertura activa y sepan cuándo renovar. También da a tu equipo un recordatorio para revisar los documentos en el momento adecuado.

Disparador a elegir: Desde la nueva categoría Seguro en el selector de disparadores:

  • Fecha de inicio de la póliza — para mensajes previos a la llegada y "tu cobertura comienza pronto".
  • Fecha de finalización de la póliza — para recordatorios de renovación y expiración.

Cuándo se ejecuta: Ambos son basados en fechas, así que eliges antes, en o después del día relevante — por ejemplo, siete días antes de la fecha de inicio de la póliza, o catorce días antes de la fecha de finalización de la póliza. El creador reafirma la regla en lenguaje sencillo mientras la configuras, para que puedas verificar que la lectura del desplazamiento sea la que pretendías antes de guardar.

Condiciones a agregar: Usa País de destino del seguro para enviar instrucciones específicas por país, y Proveedor de seguro donde el texto o los documentos difieran según el proveedor. Combínalos cuando necesites ambos, y usa el resumen de condiciones en la tarjeta para confirmar que la regla coincide con lo que describiste.

Acciones sugeridas:

  • Envía un correo al estudiante con los detalles de su póliza y qué llevar con él.
  • Crea una tarea para que el consejero confirme que el estudiante tiene sus documentos.
  • Para las fechas de finalización, envía un recordatorio de renovación y crea una tarea para discutir la extensión de la cobertura.

Ten cuidado con: Los disparadores de seguro solo se aplican a reservas confirmadas. Las pólizas adjuntas a reservas que aún no están confirmadas no activarán estos disparadores, por lo que un estudiante en estado pendiente no recibirá nada — no confíes en esta receta como tu único control de cobertura.

Receta 3 — Reaccionar a cambios en las etapas del pipeline

Lo que logra: Convierte el movimiento en el pipeline en acciones automáticamente — mensajes de bienvenida cuando un estudiante entra en una etapa, tareas de transferencia cuando progresan y alertas internas cuando retroceden o abandonan una etapa.

Disparador para seleccionar: Cambio de etapa del pipeline.

Cuándo se ejecuta: Siempre que cambia la etapa del pipeline de un estudiante. Luego decides qué cambios te importan usando las condiciones del disparador.

Condiciones a agregar: Usa "Movido a etapa" para actuar cuando un estudiante llega a una etapa específica, y "Movido desde etapa" para actuar cuando sale de una. Combina las dos para captar una transición específica (de una etapa a otra), y añade otras condiciones — nacionalidad, destino, programa — para mantener la regla enfocada en los estudiantes correctos.

Acciones sugeridas:

  • Movido a una nueva etapa: envía el correo electrónico apropiado para esa etapa y crea la siguiente tarea para el responsable.
  • Movido desde una etapa activa hacia atrás: notifica al gerente, o crea una tarea de revisión.
  • Cualquier cambio de etapa: activa un webhook para que tus informes o CRM se mantengan sincronizados.

Ten cuidado con: Las reasignaciones masivas no lo activan. Si se cambian etapas en masa, no se ejecuta ninguna automatización, por lo que una limpieza o migración grande parecerá silenciosa en los registros. Planifica cualquier movimiento masivo de etapas asumiendo que los correos electrónicos y tareas de seguimiento no se crearán, y maneja esas acciones manualmente.

Relacionado