Automatisierungsrezepte: gängige Einstellungen

Last updated: September 2, 2026

Fertige Automatisierungseinrichtungen, die Sie kopieren können, jede mit dem auszuwählenden Auslöser, wann sie ausgeführt wird, den hinzuzufügenden Bedingungen, vorgeschlagenen Aktionen und den Fallstricken, die vermieden werden sollten. Deckt die Nachverfolgung von Vorschlägen ab (angesehen, akzeptiert, Ablauf), erinnert Studierende an Start- und Enddaten der Versicherungspolice und reagiert auf Änderungen im Pipeline-Status. Dies ist eine lebendige Seite — im Laufe der Zeit werden weitere Rezepte hinzugefügt, wenn neue Auslöser und Bedingungen veröffentlicht werden.

Diese Seite beschreibt gängige Automatisierungseinrichtungen, die Sie in Einstellungen > Rekrutierung > Automatisierungen erstellen können. Jedes Rezept folgt derselben Struktur — was es erreicht, den auszuwählenden Auslöser, wann es ausgeführt wird, Bedingungen, die hinzuzufügt werden, vorgeschlagene Aktionen und worauf Sie achten sollten — sodass Sie schnell das passende finden und es in wenigen Minuten erstellen können.

Weitere Rezepte werden im Laufe der Zeit hinzugefügt, wenn neue Auslöser und Bedingungen veröffentlicht werden, also betrachten Sie dies als eine wachsende Bibliothek anstelle einer festen Liste. Wenn Sie etwas Nützliches erstellen, das hier noch nicht enthalten ist, kann es als weiterer Abschnitt hinzugefügt werden.

Für die vollständige Liste der verfügbaren Elemente siehe die Referenz zu Auslösern, Bedingungen und Aktionen, die am Ende verlinkt ist.

Rezept 1 — Nachverfolgung von Vorschlägen

Was es erreicht: Hält Vorschläge in Bewegung, ohne manuell nachzuhaken. Sie erinnern den Studierenden, bevor der Vorschlag abläuft, folgen nach, wenn er sich angesehen hat, aber noch nicht gehandelt wurde, und übergeben intern den Vorgang, sobald er akzeptiert wird.

Auslöser zum Auswählen: Eine Automatisierung pro Verhalten, das Sie möchten, aus der Gruppe Vorschläge:

  • Vorschlag angesehen — das erste Mal, wenn der Studierende den Vorschlag öffnet.
  • Vorschlag akzeptiert — wenn der Studierende ihn akzeptiert.
  • Ablaufdatum des Vorschlags — ein datumsbasierter Auslöser, den Sie so einstellen können, dass er vor, am oder nach dem Tag des Ablaufs des Vorschlags ausgeführt wird.

Wann es ausgeführt wird:

  • Vorschlag angesehen wird beim ersten Öffnen des Vorschlags durch den Studierenden ausgelöst und bei späteren Ansichten nicht erneut.
  • Vorschlag akzeptiert wird beim tatsächlichen Übergang zu akzeptiert ausgelöst.
  • Ablaufdatum des Vorschlags läuft relativ zum Ablaufdatum — für eine Erinnerung setzen Sie es einige Tage vorher. Wenn Sie einen datumsbasierten Auslöser erstellen, wiederholt der Builder die Regel in klarer Sprache, damit Sie bestätigen können, dass Sie den richtigen Offset und die richtige Richtung gewählt haben.

Bedingungen zum Hinzufügen: Begrenzen Sie die Automatisierung so, dass sie nur für die Studierenden ausgelöst wird, die Sie meinen — zum Beispiel bei Studenten-Nationalität oder bei Vorschlagsfeldern wie Zielort oder Programmtyp. Sie können dasselbe Feld mehr als einmal in einer Regel verwenden, wenn Sie zwei Tests dazu benötigen, und die Karte zeigt eine Zusammenfassung dessen, was Sie erstellt haben (zum Beispiel "3 Bedingungen · beliebig"). Wenn alles übereinstimmen soll, lassen Sie den Modus auf "Alle"; verwenden Sie "Beliebig", wenn eine einzelne Bedingung ausreicht.

Vorgeschlagene Aktionen:

  • Vor Ablauf: Senden Sie dem Studenten eine Erinnerung per E-Mail mit einem Link zum Vorschlag und erstellen Sie eine Aufgabe für den zuständigen Berater, um ihn anzurufen.
  • Bei Annahme: Senden Sie eine Glückwunsch-E-Mail, erstellen Sie die nächste Schritt-Aufgabe (Anzahlung, Dokumente) und benachrichtigen Sie das Team per Webhook oder interne Benachrichtigung.
  • Gesehen, aber nicht akzeptiert: Kombinieren Sie eine Proposal Viewed-Automatisierung mit einer Follow-up-E-Mail zu einem festgelegten Zeitpunkt oder verwenden Sie die Ablaufdatum-Erinnerung, um die Lücke zu schließen.

Achten Sie auf: Proposal Viewed wird nur beim ersten Öffnen ausgelöst — ein Student, der den Vorschlag fünfmal erneut öffnet, generiert nur ein Ereignis, also bauen Sie keine Logik, die wiederholte Ansichten annimmt. Proposal Accepted wird einmal, beim Übergang ausgelöst — wenn der Student Option A akzeptiert und dann zu Option B wechselt, ist das immer noch ein einzelnes Ereignis, nicht zwei, sodass eine Annahme-Automatisierung beim Wechsel nicht erneut ausgeführt wird.

Rezept 2 — Erinnern Sie Studenten an Versicherungspolicen-Daten

Was es erreicht: Studenten werden vor Beginn und Ende ihrer Versicherung informiert, damit sie mit aktivem Schutz reisen und wissen, wann sie erneuern müssen. Es gibt Ihrem Team auch eine Erinnerung, Dokumente zum richtigen Zeitpunkt zu überprüfen.

Auslöser zum Auswählen: Aus der neuen Versicherung-Kategorie im Trigger-Auswahlfeld:

  • Versicherungsbeginn — für Vorankunft- und "Ihr Schutz beginnt bald"-Nachrichten.
  • Versicherungsende — für Erneuerungs- und Ablauf-Erinnerungen.

Wann es ausgeführt wird: Beide sind datumsbasiert, also wählen Sie vor, am oder nach dem relevanten Tag — zum Beispiel sieben Tage vor dem Versicherungsbeginn oder vierzehn Tage vor dem Ablaufdatum. Der Builder wiederholt die Regel in einfacher Sprache, während Sie sie einstellen, sodass Sie überprüfen können, ob die Offset-Werte so gelesen werden, wie Sie es beabsichtigt haben, bevor Sie speichern.

Zu berücksichtigende Bedingungen: Verwenden Sie Versicherungsland, um länderspezifische Anweisungen zu senden, und Versicherungsanbieter, wenn die Formulierung oder Dokumente je nach Anbieter unterschiedlich sind. Kombinieren Sie sie, wenn Sie beides benötigen, und verwenden Sie die Zusammenfassung der Bedingungen auf der Karte, um zu bestätigen, dass die Regel Ihren Beschreibungen entspricht.

Vorgeschlagene Aktionen:

  • Senden Sie dem Studenten die Details seiner Police und was er mitbringen soll.
  • Erstellen Sie eine Aufgabe für den Berater, um zu bestätigen, dass der Student seine Dokumente hat.
  • Für Enddaten senden Sie eine Erneuerungs-Erinnerung per E-Mail und erstellen Sie eine Aufgabe, um die Verlängerung des Schutzes zu besprechen.

Achten Sie auf: Versicherungsauslöser gelten nur für bestätigte Buchungen. Policen, die an Buchungen angehängt sind, die noch nicht bestätigt wurden, lösen diese Trigger nicht aus, sodass ein Student im Pending-Status nichts erhält — verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf dieses Rezept für Ihre Überprüfung des Versicherungsschutzes.

Rezept 3 — Reagieren Sie auf Pipeline-Phasenänderungen

Was es erreicht: Verwandeln Sie Pipeline-Bewegungen automatisch in Aktionen — Begrüßungsnachrichten, wenn ein Student eine Phase betritt, Übergabeaufgaben bei Fortschritten und interne Warnungen, wenn sie zurückfallen oder eine Phase verlassen.

Auslöser zum Auswählen: Pipeline-Phasenwechsel.

Wann es ausgeführt wird: Wann immer sich die Pipeline-Phase eines Schülers ändert. Sie entscheiden dann, welche Änderungen Sie anhand der Bedingungen des Auslösers relevant finden.

Zu den Bedingungen hinzufügen: Verwenden Sie "In Phase verschoben", um zu handeln, wenn ein Schüler in eine bestimmte Phase eintritt, und "Aus Phase verschoben", um zu handeln, wenn er eine verlässt. Kombinieren Sie die beiden, um einen bestimmten Übergang zu erfassen (aus einer Phase heraus und in eine andere), und fügen Sie weitere Bedingungen hinzu — Nationalität, Zielort, Programm — um die Regel auf die richtigen Schüler zu beschränken.

Vorgeschlagene Aktionen:

  • In eine neue Phase verschoben: Senden Sie die phasenspezifische E-Mail und erstellen Sie die nächste Aufgabe für den Verantwortlichen.
  • Aus einer aktiven Phase zurückverschoben: Benachrichtigen Sie den Manager oder erstellen Sie eine Überprüfungsaufgabe.
  • Jede Phasenänderung: Senden Sie einen Webhook, damit Ihre Berichte oder CRM auf dem neuesten Stand bleiben.

Achten Sie auf: Massenzuweisungen lösen dies nicht aus. Wenn Phasen in großen Mengen geändert werden, läuft keine Automatisierung, sodass eine große Aufräum- oder Migrationsaktion in den Logs still erscheinen wird. Planen Sie jede Massenverschiebung der Phase unter der Annahme, dass Folge-E-Mails und Aufgaben nicht erstellt werden, und erledigen Sie diese manuell.

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