وصفات الأتمتة: الإعدادات الشائعة

إعدادات الأتمتة الجاهزة التي يمكنك نسخها، كل منها مع المشغل للاختيار، متى يتم تشغيلها، الشروط لإضافتها، الإجراءات المقترحة، والمخاطر التي يجب تجنبها. تغطي متابعة المقترحات (مشاهدة، قبول، انتهاء الصلاحية)، تذكير الطلاب بتاريخ بدء وانتهاء بوليصة التأمين، والتفاعل مع تغييرات مرحلة خط الأنابيب. هذه صفحة حية — يتم إضافة المزيد من الوصفات مع مرور الوقت مع إصدار مشغلات وشروط جديدة.

تصف هذه الصفحة إعدادات الأتمتة الشائعة التي يمكنك بناؤها في الإعدادات > التوظيف > الأتمتة. تتبع كل وصفة نفس الشكل — ما تحققه، المشغل للاختيار، متى يتم تشغيله، الشروط لإضافتها، الإجراءات المقترحة، وما يجب الانتباه إليه — بحيث يمكنك التمرير بسرعة إلى ما تحتاجه وبنائه في بضع دقائق.

سيتم إضافة المزيد من الوصفات هنا مع مرور الوقت مع إصدار مشغلات وشروط جديدة، لذا اعتبرها مكتبة متنامية بدلاً من قائمة ثابتة. إذا قمت ببناء شيء مفيد ولم يكن هنا بعد، يمكن إضافته كقسم آخر.

للحصول على القائمة الكاملة لما هو متاح، راجع مرجع المشغلات، الشروط، والإجراءات المرتبط في الأسفل.

الوصفة 1 — متابعة المقترحات

ما تحققه: يحافظ على حركة المقترحات بدون متابعة يدوية. تقوم بتحفيز الطالب قبل انتهاء صلاحية المقترح، والمتابعة عندما ينظر إليه ولكن لم يتصرف، وتسليم الأمر داخليًا في اللحظة التي يقبله فيها.

المشغل للاختيار: أتمتة واحدة لكل سلوك تريد، مستمدة من مجموعة المقترحات:

• مشاهدة المقترح — المرة الأولى التي يفتح فيها الطالب المقترح.
• قبول المقترح — عندما يقبله الطالب.
• تاريخ انتهاء صلاحية المقترح — مشغل يعتمد على التاريخ يمكنك ضبطه ليعمل قبل، أو في، أو بعد اليوم الذي تنتهي فيه صلاحية المقترح.

متى يتم تشغيله:

• مشاهدة المقترح يطلق عند أول فتح للمقترح من قبل الطالب ولا يطلق مرة أخرى في المشاهدات اللاحقة.
• قبول المقترح يطلق عند الانتقال الفعلي إلى الحالة المقبولة.
• تاريخ انتهاء صلاحية المقترح يعمل بالنسبة لتاريخ الانتهاء — من أجل التنبيه، اضبطه قبل بضعة أيام. عند بناء مشغل يعتمد على التاريخ، يعيد المُنشئ صياغة القاعدة لك بلغة بسيطة حتى تتمكن من تأكيد اختيارك للإزاحة والاتجاه الصحيحين.

الشروط لإضافتها: ضيق الأتمتة بحيث تعمل فقط للطلاب الذين تقصدهم — على سبيل المثال على جنسية الطالب، أو على حقول المقترح مثل الوجهة أو نوع البرنامج. يمكنك استخدام نفس الحقل أكثر من مرة في قاعدة إذا كنت بحاجة إلى اختبارين عليه، وتعرض البطاقة ملخصًا لما بنيته (على سبيل المثال "3 شروط · أي"). إذا كنت تريد أن يتطابق كل شيء، احتفظ بوضع المطابقة على الكل؛ استخدم أي عندما يكون شرط واحد كافياً.

الإجراءات المقترحة:

• قبل الانتهاء: أرسل للبريد الإلكتروني للطالب تذكيرًا مع رابط للاقتراح، وأنشئ مهمة للمستشار المسؤول للاتصال بهم.
• عند القبول: أرسل بريدًا إلكترونيًا تهنئ فيه، وأنشئ مهمة للخطوة التالية (الإيداع، المستندات)، وأبلغ الفريق عبر webhook أو إشعار داخلي.
• تمت المشاهدة ولكن لم يتم القبول: اقترن بأتمتة تمت مشاهدة الاقتراح مع بريد متابعة بعد وقت معين، أو استخدم تذكير تاريخ الانتهاء لتغطية الفجوة.

احذر من: تمت مشاهدة الاقتراح يطلق فقط عند الفتح الأول — الطالب الذي يعيد فتح الاقتراح خمس مرات لا يزال يولد حدثًا واحدًا، لذا لا تبنِ منطقًا يفترض تكرار المشاهدات. تم قبول الاقتراح يطلق مرة واحدة، عند الانتقال — إذا قبل الطالب الخيار أ ثم انتقل إلى الخيار ب، فذلك لا يزال حدثًا واحدًا، وليس اثنين، لذلك لن يتم تشغيل أتمتة القبول مرة أخرى عند التبديل.

الوصفة 2 — تذكير الطلاب بمواعيد سياسة التأمين

ما يحققه: يحصل الطلاب على تنبيه قبل بدء تغطية التأمين وقبل انتهائها، بحيث يسافرون بتغطية نشطة ويعرفون متى يجددون. كما يمنح فريقك تذكيرًا للتحقق من المستندات في الوقت المناسب.

الزناد للاختيار: من فئة التأمين الجديدة في منتقي الزناد:

• تاريخ بدء السياسة — للرسائل قبل الوصول و"تبدأ تغطيتك قريبًا".
• تاريخ انتهاء السياسة — لتذكيرات التجديد والانتهاء.

متى يتم تشغيله: كلاهما يعتمد على التاريخ، لذا تختار قبل، أو في، أو بعد اليوم المعني — على سبيل المثال قبل سبعة أيام من تاريخ بدء السياسة، أو قبل أربعة عشر يومًا من تاريخ انتهاء السياسة. يعيد المُنشئ صياغة القاعدة بلغة واضحة كما قمت بضبطها، بحيث يمكنك التحقق من أن القراءة للفرق تتطابق مع ما قصدت قبل الحفظ.

الشروط التي يجب إضافتها: استخدم بلد وجهة التأمين لإرسال تعليمات خاصة بالبلد، ومزود التأمين حيث تختلف الصياغة أو المستندات حسب المزود. اجمع بينهما عند الحاجة إلى كلاهما، واستخدم ملخص الشرط على البطاقة لتأكيد أن القاعدة تتطابق مع ما وصفت.

الإجراءات المقترحة:

• أرسل للبريد الإلكتروني للطالب تفاصيل سياسته وما يجب أن يحمله معه.
• أنشئ مهمة للمستشار لتأكيد أن الطالب لديه مستنداته.
• بالنسبة لتواريخ الانتهاء، أرسل تذكيرًا بالتجديد وأنشئ مهمة لمناقشة تمديد التغطية.

احذر من: تنبيهات التأمين تنطبق على الحجوزات المؤكدة فقط. السياسات المرفقة بالحجوزات التي لم يتم تأكيدها بعد لن تثير هذه التنبيهات، لذا فإن الطالب في حالة انتظار لا يتلقى شيئًا — لا تعتمد على هذه الوصفة كوسيلة فحص التغطية الوحيدة.

الوصفة 3 — التفاعل مع تغييرات مرحلة خط الأنابيب

ما يحققه: يحول حركة خط الأنابيب إلى إجراء تلقائي — رسائل الترحيب عندما يدخل الطالب مرحلة، مهام التسليم عندما يتقدم، وتنبيهات داخلية عندما يتراجع أو يترك مرحلة.

التحفيز للاختيار: تغيير مرحلة المسار.

متى يتم تشغيله: كلما تغيرت مرحلة مسار الطالب. ثم تقرر التغييرات التي تهمك باستخدام شروط التحفيز.

الشروط التي يجب إضافتها: استخدم "انتقل إلى المرحلة" للعمل عندما يصل الطالب إلى مرحلة معينة، و"انتقل من المرحلة" للعمل عندما يغادر واحدة. دمج الاثنين لالتقاط انتقال معين (من مرحلة إلى أخرى)، وإضافة شروط أخرى — الجنسية، الوجهة، البرنامج — للحفاظ على القاعدة محددة للطلاب المناسبين.

الإجراءات المقترحة:

• انتقل إلى مرحلة جديدة: أرسل البريد الإلكتروني المناسب للمرحلة وأنشئ المهمة التالية للمالك.
• انتقل من مرحلة نشطة إلى الوراء: أخطر المدير، أو أنشئ مهمة مراجعة.
• أي تغيير في المرحلة: أطلق ويبهوك حتى تظل تقاريرك أو إدارة علاقات العملاء في خطوة واحدة.

احذر من: لا يتم تشغيل إعادة التعيين الجماعي. إذا تم تغيير المراحل بشكل جماعي، لا تعمل الأتمتة، لذلك ستبدو عملية التنظيف أو الترحيل كبيرة صامتة في السجلات. خطط لأي نقل جماعي للمرحلة على افتراض أن رسائل البريد الإلكتروني والمتابعات لن يتم إنشاؤها، وتعامل معها يدويًا.

ذات صلة

• كيفية إعداد الأتمتة — التفعيل، المُنشئ، وإنشاء أول قاعدة لك.
• مرجع الشروط، الإجراءات، والأحداث — القائمة الكاملة للأحداث، الشروط، الإجراءات، والمتغيرات.
• مراقبة تشغيل الأتمتة — علامة التبويب السجلات، الحالات، وكيفية استكشاف أخطاء تشغيل فشلت أو لم تحدث أبدًا.